Настройка интеркампани в «1С»: автоматизация продаж между несколькими юридическими лицами

При увеличении количества юридических лиц в компании операционный учет усложняется. Разные остатки, договоры и обособленные структуры часто начинают мешать работе коммерческого блока. Менеджеры по продажам вместо работы с клиентами тратят время на выяснение, за какой организацией числится товар и от какого лица его можно отгрузить.

Решить эти проблемы можно на уровне информационной системы без ручных операций. В этой статье рассмотрено, как организовать процессы в конфигурациях «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» и 1С:ERP при наличии нескольких юрлиц, и как встроенный инструмент интеркампани оптимизирует коммерческую деятельность.

Подробнее о проблеме

Для сотрудника отдела продаж принадлежность товара конкретному юрлицу не имеет значения. Его задача — быстро подтвердить заказ и отгрузить его покупателю. Однако система блокирует проведение документа, выдавая ошибку: «У ООО нет товара А на остатках».

Чтобы обойти это ограничение, сотрудникам приходится вручную оформлять передачу товара между организациями. Это замедляет операционную деятельность, увеличивает время ожидания для клиента и создает лишнюю нагрузку на персонал.

Решением проблемы является штатный механизм интеркампани. Он позволяет автоматически производить переоформление прав на товар между собственными организациями, освобождая коммерческий отдел от контроля принадлежности складских запасов.

Что такое интеркампани и как это работает

Интеркампани — это инструмент для автоматизации межфирменных хозяйственных операций внутри группы компаний, которые используют общие складские помещения и единую номенклатуру товаров.

Для активации и настройки данного функционала необходимо выполнить четыре шага в интерфейсе программы.

1. Включение функционала. В настройках параметров учета активируются опции, отвечающие за передачу товаров между организациями и контроль остатков товаров организаций.
2. Настройка ценообразования. Создается отдельный вид цены с признаком «Использовать при передаче между организациями». По этой стоимости одна структура будет покупать товар у другой (например, вид цены «Межфирменная» с наценкой 5% к себестоимости).
3. Оформление договоров. Создается договор купли-продажи (или комиссии) между собственными компаниями. В нем фиксируются организация-поставщик, организация-покупатель и порядок проведения расчетов (по договору или по накладным).
4. Настройка схемы передачи товаров. В соответствующем разделе программы задаются правила взаимодействия: указываются организация-владелец товара, организация-продавца, созданный вид цены и договор. После этого программа разрешает сквозные продажи по указанным направлениям.

Как работает интеркампани на практике

Применение данного инструмента на практике состоит из двух основных этапов.

Сценарий 1. Продажа чужого товара

Менеджер формирует документ «Реализация товаров и услуг» от имени компании-продавца. Он выбирает из справочника товар, которого нет на остатках этой фирмы, но который присутствует у организации-владельца.

Сценарий 2. Автоматическое оформление передачи

В течение месяца программа накапливает информацию о совершенных кросс-фирменных продажах. Перед закрытием месяца бухгалтер переходит по пути: Финансовый результат и контроллинг → Товародвижение между организациями → Передачи товаров к оформлению.

Контроль и отчетность

Для мониторинга межфирменных процессов в программе предусмотрены три ключевых отчета.

• Отчет «Ведомость по товарам организаций». Отображает остатки товаров в разрезе каждой организации. Позволяет выявлять отрицательные показатели, требующие проведения документов передачи.
• Отчет «Продажи между организациями». Используется для анализа объемов внутреннего товарооборота, сопоставления себестоимости после закрытия периода и расчета полученной валовой прибыли.
• Отчет «Расчеты между организациями». Демонстрирует актуальное состояние текущей задолженности между собственными организациями и помогает контролировать взаиморасчеты.

Расчеты между организациями

После того как документы передачи проведены в системе, возникает задолженность одной организации перед другой. Этот этап необходим для поддержания корректного баланса и закрытия бухгалтерского контура.

Для устранения возникшего долга организация-должник оформляет операцию списания денежных средств со своего расчетного счета. Организация-получатель фиксирует поступление этих средств на свой расчетный счет. Все расчеты производятся на основании сформированных документов передачи, что обеспечивает соответствие данных в балансе группы компаний.

Преимущества использования интеркампани

• Ускорение продаж. Отгрузка покупателю происходит сразу, без ожидания предварительного ручного переоформления документов между фирмами.
• Упрощение документооборота. Вместо создания нескольких ручных документов оформляется один сводный документ передачи.
• Автоматизация учета. Контроль остатков и формирование документов передачи выполняются алгоритмами программы.
• Прозрачность взаиморасчетов. Специализированные отчеты показывают точные суммы задолженностей внутри группы компаний.
• Экономия времени бухгалтерии. Сотрудникам финансового отдела не требуется вручную оформлять межфирменные операции для каждой отгрузки.

Когда внедрять интеркампани

Переход на данный режим взаимодействия необходим для компаний, которые соответствуют следующим условиям:

Несколько юридических лиц используют общие складские помещения

В практике холдингов часто используется один физический склад (или сеть складов), на котором лежат товары, принадлежащие разным фирмам группы. Без автоматизации сотрудникам склада приходится вести раздельный учет зон хранения для каждого ООО. Это приводит к нерациональному использованию складских площадей и усложняет проведение инвентаризаций.

Интеркампани позволяет рассматривать склад как единое пространство. Физическое размещение товара больше не привязывается к конкретному собственнику. Складской комплекс работает с общим объемом запасов, а разделение по юридическим лицам происходит автоматически на уровне программного продукта.

Товары закупаются на одни организации, а продаются с других

Такая схема характерна для компаний, где функции закупающего центра и продающих подразделений разделены. Например, одна организация импортирует продукцию или закупает крупные партии у производителей, получая максимальные скидки, а розничные или региональные филиалы (оформленные как отдельные юрлица) осуществляют непосредственный сбыт.

Если механизм перепродажи не автоматизирован, бухгалтерии приходится ежедневно сверять объемы проданного децентрализованно товара и вручную формировать зеркальные документы купли-продажи между организациями. Использование интеркампани полностью устраняет ручной труд: система фиксирует, какая организация выступила продавцом, какая — поставщиком, и сама готовит базу для проведения межфирменных накладных.

Менеджеры не должны контролировать принадлежность товара при оформлении заказов

Основная задача сотрудника отдела продаж — заключение сделки и оперативное обслуживание клиента. Если менеджер вынужден перед каждым оформлением проверять, какому именно юридическому лицу принадлежит товар, эффективность его работы падает. Возникают ситуации, когда товар физически есть на складе, но менеджер отказывает клиенту или переносит звонок, потому что позиция числится за «соседней» организацией, и нужно ждать, пока бухгалтерия сделает ручную проводку.

После настройки интеркампани менеджер видит в интерфейсе 1С совокупный остаток по всей группе компаний. При подборе позиций в документ «Реализация товаров и услуг» программа не выдает предупреждений о дефиците, если товар есть хотя бы у одного юридического лица группы. Сотрудник коммерческого отдела фокусируется исключительно на продажах, не отвлекаясь на особенности внутреннего устройства бизнеса.

Требуется высокая скорость обработки и отгрузки заказов клиентов

В сегментах с высокой конкуренцией (например, в оптовой торговле или электронной коммерции) скорость отгрузки является ключевым фактором сохранения лояльности клиентов. Любые внутренние задержки, вызванные необходимостью ручного согласования и переброски остатков, приводят к срыву сроков доставки и отказу от заказов.

Поскольку интеркампани осуществляет резервирование и списание запасов автоматически в момент проведения документа продажи, склад может сразу приступать к сборке и подготовке груза. Вся бумажная и юридическая сторона сделки между внутренними структурами смещается на конец отчетного периода и никак не влияет на скорость обслуживания конечного покупателя.

Подведем итог

Наличие нескольких юридических лиц не должно замедлять операционную деятельность и снижать скорость продаж.

Механизм интеркампани устраняет барьеры между продажами и учетом. Менеджеры продают доступный на складах товар, не задумываясь о его принадлежности, а система автоматически оформляет межфирменные операции. В результате компания получает быстрые отгрузки, прозрачный учет, автоматизацию документооборота и корректные взаиморасчеты между организациями.