Планирование и организация работ по проекту: переход на «1С:ЗУП КОРП» без остановки бизнеса

Крупные предприятия с филиальной структурой сталкиваются с одной и той же проблемой: со временем каждый филиал начинает жить по своим правилам, самостоятельно настраивая бухгалтерский и кадровый учет, расчет заработной платы так, как удобно именно ему. Разные версии учетных систем, несогласованные справочники, дублирование данных, ручная сверка сводной отчетности между подразделениями – все это превращается в серьезный барьер для эффективного управления компанией в целом.

Годы самостоятельного развития учетных систе, по типу «1С», на местах обычно приводят к тому, что головное учреждение теряет единую, актуальную и достоверную картину по компании: сводные отчеты по филиалам приходится собирать вручную и приводить к единому формату, тратить время на устранение расхождений, выделять отдельные бюджеты на поддержку разрозненной ИТ-инфраструктуры.

В этой статье мы расскажем, с какими вызовами столкнулась проектная команда, как были реализованы планирование и организация работ по проекту, какие архитектурные и организационные решения легли в основу перехода, а также как удалось сохранить непрерывность работы предприятия во время миграции.

Предпроектное обследование

На первоначальном этапе выяснилось, что у головного учреждения были неполные сведения о работе своих филиалов, поэтому было принято решение провести предпроектное обследование. По его итогам были решены следующие задачи:

• уточнена структура филиальной сети предприятия и количество сотрудников в каждом из филиалов;

• уточнены учетные системы, в которых работают филиалы: выяснилось, что меньшинство филиалов работает в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», остальные – в продуктах, отличных от «1С». Для филиалов, работавших на платформе «1С:Предприятие 8», был проведен аудит доработок системы и оценена необходимость их переноса в единую базу. По итогам был составлен согласованный с заказчиком перечень доработок для переноса;

• рассмотрена специфика предприятия и предложены варианты реализации в единой учетной системе;

• на основании данных филиалов составлен перечень нормативно-справочной информации для унификации, а также определены алгоритмы унификации следующих справочников:

  • трудовые функции;

  • должности;

  • подразделения организаций;

  • виды стажа;

  • виды отпусков;

  • виды использования рабочего времени;

  • военкоматы;

  • oграфики работы сотрудников;

  • oспособы отражения зарплаты в бухучете;

  • oплан видов расчетов Начисления и Удержания.

• составлен перечень переносимых данных для начала работы:

  • штатное расписание;

  • сведения по физическим лицам и сотрудникам;

  • начальная штатная расстановка, постоянные начисления и удержания;

  • сведения о среднем заработке;

  • сведения о НДФЛ;

  • сведения о страховых взносах;

  • сведения об отпусках и резервах;

• составлена карта ролей и групп пользователей системы;

• определен план-график работ в разрезе мероприятий по каждому филиалу.

Расскажем подробнее о каждом из этих этапов, а также о проблемах, возникших уже в ходе проекта.

Организация структуры данных предприятия

На этапе объединения первым встал вопрос организации структуры предприятия в базе «1С:ЗУП КОРП». Существовало два варианта:

• заводить филиалы как элементы справочника «Организации» с установленным признаком «это филиал (обособленное подразделение)» в иерархии головной организации (с флагом «У организации есть филиалы (обособленные подразделения)»);

• заводить филиалы как обособленные подразделения в составе одной организации.

Был выбран первый вариант – с признаком «это филиал (обособленное подразделение)» для каждой организации-филиала. Это решение обусловлено тем, что регламентированную отчетность по форме «Расчет по страховым взносам» каждая организация составляла отдельно за себя, а отчетность по НДФЛ направлялась в разные ИФНС по принадлежности к КПП. Вместе с тем главным запросом головного учреждения было то, чтобы каждый филиал видел только «своих» сотрудников и только созданные им документы в «1С».

Аудит учетных систем и доработок

На следующем этапе мы проанализировали учетные системы заказчика. Выяснилось, что меньшая часть филиалов работала в «1С:ЗУП КОРП», остальные – на продуктах, отличных от «1С». Было принято решение провести аудит доработок: важные для заказчика доработки перенести в общую базу, остальные – оставить в текущих системах.

Правильные планирование и организация работ по проекту позволили эффективно провести аудит, по результатам которого ключевыми доработками, потребовавшими переноса, оказались обработки выгрузки данных в банк и несколько печатных форм. Ничего глобального и сложного переносить в единую базу не потребовалось.

Специфика предприятия и проектные решения

При анализе специфики предприятия был выявлен ряд особенностей, которые решались в ходе проекта.

Каждый филиал заводил штатную структуру так, как ему было удобно, из-за чего данные по приказам о штатном расписании не во всех филиалах совпадали с тем, что было отражено в учетных системах. Также выявилась потребность в дополнительной аналитике по подразделениям, не входящей в приказ о штатном расписании.

При анализе штатного расписания выявились позиции, которые действуют в определенный период – «сезонные», «межсезонные» (действующие в период межсезонья) и «постоянные» (действующие круглый год). Требовалось быстро выполнять отбор по этим признакам.

Для отдельных категорий должностей расчет заработной платы должен был производиться исходя из нормы времени графика пятидневной рабочей недели, установленного на предприятии, при том, что норма времени по фактическому графику сотрудника отличалась от нее.

Для таких случаев в «1С» были созданы отдельные виды расчета, а типовой показатель «Норма часов» заменен на показатель «Норма по 5-ке по часам». Настройка этого показателя выполнена через «Шаблон документа ввода исходных данных для расчета заработной платы» для организации.

В рамках регулярных процессов, которые предусматривают планирование и организация работ по проекту, каждый филиал ежемесячно вводит норму часов на год вперед, после чего программа производит корректный расчет заработной платы.

Специфика расчета заработной платы предприятия предполагала сложный почасовой учет для сменных графиков: были выделены отдельные оплаты за выполнение специализированной работы, которые должны учитываться и рассчитываться вместо оклада, а учет ночных и вечерних часов требовал разной стоимости часа для разных категорий должностей.

Эти задачи решили через ввод дополнительных видов времени и разработку функционала расчета стоимости часа для отдельных категорий должностей.

Перенос данных

Для загрузки данных был выбран вариант с использованием файлов Excel – поскольку часть филиалов работала в отдельных учетных системах, отличных от «1С», их данные было проще всего преобразовать именно в табличный формат. Загрузка данных была разделена на два этапа: унификация нормативно-справочной информации и загрузка данных филиалов.

Унификация нормативно-справочной информации

Сначала были определены данные, подлежащие унификации, после чего в разрезе каждого справочника проводилась отдельная работа:

• Трудовые функции и Должности – унифицированы на основании информации по должностям, предоставленной головной организацией; для каждой должности создана соответствующая трудовая функция;

• Подразделения организаций – приведены в соответствие со штатной структурой согласно штатному расписанию каждого филиала;

• Виды стажа – унификация прошла без сложностей, так как в организации использовались стандартные виды стажей;

• Виды отпусков – все отпуска соотнесены с главой 19 ТК РФ; учтены различные виды дополнительного отпуска, а также выявлены категории сотрудников, которым положен расчет отпуска исходя из шестидневной рабочей недели;

• Виды использования рабочего времени – справочник дополнен видами времени по специализированным видам работ в разрезе дневных, ночных и вечерних часов, а также ночных и вечерних часов в командировке;

• Военкоматы – унификация проводилась по адресу военкомата;

• Графики работы сотрудников – унификацию заказчик провел самостоятельно из-за разрозненности описаний графиков в филиалах; за основу были взяты количество бригад и режимы работы. Итоговый справочник был разделен на группы по бригадам для удобства использования, отдельно выделены графики пятидневной и неполной рабочей недели, а также сокращенного рабочего дня;

• Способы отражения зарплаты в бухучете – унификация ориентировалась на обязательную аналитику затрат по счетам 20, 25 и 26;

• План видов расчетов «Начисления»/ «Удержания» – за основу были приняты внутренние приказы предприятия по дополнительным надбавкам и начислениям, что значительно упростило унификацию.

После унификации все справочники в качестве эталонных были загружены в единую базу данных. Четкие планирование и организация работ по проекту позволили своевременно подготовить регистры соответствия, которые заполнялись при участии филиалов перед основной загрузкой для сопоставления поступающих данных с эталонными справочниками.

Загрузка данных филиалов

Отдельного внимания заслуживает период, выбранный заказчиком для старта работы в программе – август. Грамотные планирование и организация работ по проекту позволили учесть особенности такого решения: хотя рекомендуемым периодом начала работы в «1С:ЗУП» традиционно считается начало года, на практике встречаются ситуации, когда заказчику необходимо начать работу в новой базе в середине года. У этого подхода есть свои плюсы и минусы.

• у заказчика есть время освоить новую систему до начала нового рабочего года;

• появляется ресурс для отладки и оптимизации всех бизнес-процессов, а также для их модификации при необходимости;

• на проверку данных после переноса выделяется больше времени, чем в начале года, что снижает риск ошибок при расчете заработной платы.

• заказчик вынужден продолжать работу в двух системах – старой и новой – до конца года, в целях сдачи регламентированной отчетности;

• как следствие – повышенная нагрузка на сотрудников заказчика.

Как уже отмечалось, для загрузки основных данных использовались шаблоны Excel.

Обработка загрузки была разделена на следующие этапы:

На этом этапе загружаются позиции штатного расписания с указанием основного начисления (оклада или тарифа). Обработка преобразует данные из шаблона, выбирая элементы из унифицированных справочников в соответствии с заполненными регистрами соответствия; на каждом этапе предусмотрена команда «Проверить соответствие по шаблону» для удобства контроля.

2. Загрузка данных по физическим лицам, включая:

• ФИО;

• документы физических лиц;

• сведения о семье;

• сведения об инвалидности и льготах;

• сведения об образовании;

• сведения о стажах;

• сведения о воинском учете;

• сведения о вычетах НДФЛ.

3. Загрузка начальной штатной расстановки, включая:

• создание сотрудников и заполнение документа «Начальная штатная расстановка»;

• загрузку данных по постоянным удержаниям (профвзносы, исполнительные листы);

• загрузку основных данных контракта, договора сотрудника;

• реестр кадровых приказов;

• загрузку лицевых счетов сотрудников.

4. Загрузка среднего заработка, включая:

• данные о времени и начислениях за предшествующий год – для расчета отпусков, командировок и т.п.;

• данные о начислениях и времени для расчета среднего заработка по больничным листам.

5. Загрузка НДФЛ – данные по доходам, исчисленному и удержанному налогу, информация о предоставленных вычетах с начала налогового года. Поскольку НДФЛ рассчитывается в программе нарастающим итогом, загруженных данных оказалось достаточно для достоверного расчета налога в последующих периодах.

6. Загрузка страховых взносов – доходы для исчисления страховых взносов и суммы исчисленных взносов.

7. Загрузка сведений по отпускам – остатки отпусков, положенные права на отпуска, коэффициенты индексации, остатки по резервам оплаты отпусков, сведения о накопившихся отгулах.

Настройка ролей и групп пользователей

Для заказчика было принципиально важно, чтобы каждому филиалу была доступна только своя группа физических лиц. Для этого использовалась настройка «Доступ с точностью до физических лиц» (раздел Администрирование → Настройка пользователей и прав).

В справочнике «Группы доступа физических лиц» были созданы элементы по числу филиалов, и каждый элемент справочника «Физические лица» отнесен к соответствующей группе доступа. При переводе сотрудника в другой филиал для него создавался составной элемент справочника – например, «Филиал 1 + Филиал 2».

Далее пользователи по каждому филиалу были распределены по группам пользователей (для этого включена настройка «Группы пользователей» в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав).

Следующим шагом стала настройка профилей групп доступа:

• Бухгалтер-расчетчик

• Кадровик

• Старший кадровик

• Табельщик

• Экономист

За основу были взяты типовые профили, в разрезе каждого из которых список «Разрешенных действий (ролей)» настраивался – часть ролей добавлялась, часть исключалась.

После настройки профилей были созданы сами группы доступа, разделенные на «Головное учреждение» и «Филиалы». В разрезе каждого филиала были созданы элементы вида:

• Филиал 1. Кадровики

• Филиал 1. Старшие кадровики

• Филиал 1. Табельщики

• Филиал 1. Бухгалтера-расчетчики

• Филиал 1. Экономисты

Для каждой группы доступа заданы следующие ограничения:

• Организации – разрешена только организация соответствующего филиала;

• Группы доступа физических лиц – разрешена только группа физических лиц данного филиала.

При переводе сотрудника между филиалами администратор системы должен создать общую группу доступа физического лица («Филиал 1 + Филиал 2») и добавить ее в разрешенные значения настройки для обоих филиалов – иначе после перевода сотрудник перестанет отображаться, так как продолжит числиться в группе доступа физических лиц прежнего филиала.

Отдельно стоит отметить: при заполнении регламентированной отчетности (в частности, 6-НДФЛ и РСВ) установленные ограничения доступа могут приводить к ошибкам, из-за которых отчетность не формируется. Для решения этой проблемы потребовалась доработка механизма заполнения регламентированной отчетности под пользователями филиалов.

Для удобства работы под разными профилями доступа интерфейс был настроен индивидуально через «Настройки навигации» и «Настройки действий» (скрыты ненужные документы, добавлены нужные разделы), а затем с помощью обработки «Настройки пользователей» (раздел Администрирование → Настройки пользователей и прав → Персональные настройки пользователей) команда «Скопировать другим» позволила растиражировать настроенный интерфейс на остальных пользователей соответствующих групп.

Планирование и организация работ по проекту

Поскольку проект охватывал большое количество филиалов с разной степенью готовности учетных данных, критически важным этапом стало составление четкого плана-графика работ в разрезе мероприятий по каждому филиалу. Такой план позволил синхронизировать работу команды проекта, ИТ-специалистов Заказчика и ответственных сотрудников на местах, а также контролировать статус готовности каждого филиала к переходу на новую систему.

В план-график проекта были включены следующие мероприятия:

• Подготовка эталонной базы – формирование единой базы данных с унифицированными справочниками и настроенной структурой организаций, на основе которой в дальнейшем производилась загрузка данных филиалов.

• Разработка инструментов переноса данных – создание обработки загрузки данных из Excel-шаблонов (штатное расписание, физические лица, начальная штатная расстановка, средний заработок, НДФЛ, страховые взносы, отпуска), а также регистров соответствия для сопоставления данных филиалов с эталонными справочниками.

• Перенос данных – непосредственная загрузка данных конкретного филиала в единую базу с использованием подготовленных инструментов и заполненных филиалом Excel-шаблонов.

• Сверка и корректировка данных по филиалам – проверка перенесенных данных ответственными сотрудниками филиала совместно с командой проекта: сверка штатной расстановки, начислений и удержаний, остатков отпусков, данных НДФЛ и страховых взносов с исходными системами. На этом этапе выявленные расхождения устранялись до демонстрации результата заказчику.

• Демонстрация переноса данных заказчику – презентация результатов переноса представителям филиала и головного учреждения, получение формального подтверждения корректности данных перед началом эксплуатации.

• Подготовка пользователей к работе в системе «1С:ЗУП КОРП» – проведение обучений по ролям кадровиков, табельщиков, бухгалтеров-расчетчиков и экономистов филиала работе в новой системе с учетом настроенных для них ролей и интерфейсов.

• Ввод в промышленную эксплуатацию системы – переход филиала на полноценную работу в единой базе с прекращением ведения учета в прежней системе (за исключением случаев, когда до конца отчетного периода требовалось параллельное ведение данных для целей регламентированной отчетности).

Такая последовательность мероприятий, зафиксированная в план-графике по каждому филиалу, позволила выстроить процесс перехода не как единовременное событие, а как управляемый поэтапный процесс – с возможностью объективно оценивать прогресс, своевременно выявлять риски и при необходимости корректировать сроки для отдельных филиалов, не останавливая работу над проектом в целом.

Итоги проекта

Проект по объединению филиальной сети в единую учетную систему занял 9 месяцев и завершился без остановки расчета заработной платы и кадрового учета ни в одном из филиалов – все ~10 000 сотрудников предприятия продолжали получать заработную плату и кадровое обслуживание в штатном режиме на всех этапах миграции.

• Единая и достоверная картина по компании. Головное учреждение получило возможность в режиме реального времени видеть консолидированные данные по всей филиальной сети – без ручного сведения отчетов из разрозненных систем. Формирование сводной отчетности, на которое ранее уходили дни, теперь занимает часы.

• Снижение затрат на ИТ-инфраструктуру. Вместо поддержки нескольких разнородных учетных систем (часть из которых не относилась к «1С») предприятие перешло на обслуживание единой платформы, что снизило затраты на лицензии, сопровождение и обучение персонала.

• Унификация нормативно-справочной информации. Приведение к единым стандартам справочников должностей, графиков работы, видов начислений и отпусков не только упростило учет, но и выявило и устранило накопившиеся расхождения между штатным расписанием и фактическими кадровыми документами филиалов.

• Корректный расчет заработной платы для сложных категорий сотрудников. Реализованные доработки (учет нормы пятидневной недели через отдельный показатель, специальные виды времени для сменных графиков, доработанный расчет стоимости часа для отдельных категорий) позволили корректно и без ручных корректировок рассчитывать заработную плату для категорий сотрудников со сложными условиями труда – то, что ранее в разрозненных системах филиалов решалось вручную или вовсе не учитывалось.

• Гибкое разграничение доступа. Настроенная система групп доступа с точностью до физических лиц позволила сохранить принцип «каждый филиал видит только своих сотрудников», при этом головное учреждение получило полный доступ к данным всей сети – без риска утечки данных между подразделениями и без потери управляемости.

• Прозрачность штатной структуры. Приведение штатного расписания филиалов в соответствие с приказами, а также внедрение дополнительной аналитики через функционал «Территории», дало головному учреждению точное понимание фактической численности и структуры персонала по каждому подразделению – то, чего не удавалось добиться при разрозненном учете.

• Управляемый и прозрачный процесс перехода. Пошаговый план-график – от подготовки эталонной базы и разработки инструментов переноса до сверки данных, обучения пользователей и ввода в промышленную эксплуатацию – позволил на каждом этапе объективно контролировать готовность конкретного филиала, оперативно выявлять расхождения в данных до их фиксации в системе и избежать типичной для таких проектов ситуации, когда миграция всей сети происходит «одним рывком» с непредсказуемыми рисками.

Опыт данного проекта показывает, что успешное объединение филиальной сети в единую систему требует:

• тщательного предпроектного обследования – без понимания реального положения дел в филиалах (а не только формальной отчетности) невозможно корректно спланировать миграцию;

• готовности к компромиссам в архитектуре – выбор в пользу организаций-филиалов вместо обособленных подразделений был продиктован не техническими предпочтениями, а конкретными требованиями регламентированной отчетности и разграничения доступа;

• гибкости в переносе данных – старт работы в середине года потребовал дополнительных организационных решений (двойной учет до конца отчетного периода), но дал время на адаптацию персонала и отладку процессов без давления начала календарного года;

• вовлеченности филиалов в процесс унификации – там, где заказчик самостоятельно участвовал в сопоставлении данных (например, при унификации графиков работы), удавалось учесть специфику, которую сложно было бы формализовать со стороны команды проекта;

• пошагового план-графика с четкими контрольными точками по каждому филиалу – разбивка перехода на последовательные этапы (подготовка базы → перенос → сверка → демонстрация → обучение → ввод в эксплуатацию) позволила распределить нагрузку во времени, оперативно устранять ошибки на ранних стадиях и обеспечить плавный, а не форсированный переход для всей филиальной сети.

В результате заказчик получил не просто техническое объединение учетных систем, а инструмент управления персоналом и фондом оплаты труда всей филиальной сети из единого центра – с сохранением необходимой автономности филиалов в части доступа к данным и одновременно с полной прозрачностью для головного учреждения.

Готовы объединить свою филиальную сеть?

Если ваша от компания узнала себя в описанных проблемах – разрозненные учетные системы в филиалах, ручная сверка отчетности, зависимость специфики каждого подразделения, отсутствие единой картины по кадрам и заработной плате – это верный признак того, что пришло время задуматься об объединении учета в единую систему.

Наша команда обладает практическим опытом реализации подобных проектов на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» – от аудита текущей инфраструктуры и унификации нормативно-справочной информации до разработки индивидуальных инструментов переноса данных и тонкой настройки прав доступа под структуру именно вашей компании.

Мы понимаем, что у каждой филиальной сети – своя специфика: свои графики работы, свои виды начислений, свои исторически сложившиеся процессы. Поэтому не предлагаем универсальное решение «из коробки» – мы проводим предпроектное обследование (автоматизация), разрабатываем архитектуру именно под вашу структуру и сопровождаем компанию на всех этапах перехода: от первой встречи до обучения пользователей и запуска в промышленную эксплуатацию.

Не откладывайте объединение учета на потом. Чем дольше филиалы работают разрозненно, тем выше стоимость последующей миграции и тем больше накопленных расхождений придется устранять. Начните с бесплатной консультации – наши специалисты оценят текущее состояние ваших учетных систем и предложат оптимальный путь перехода к единой платформе.