Через 5 месяцев бумажные транспортные накладные станут вне закона. Федеральный закон № 140-ФЗ от 07.06.2025 вносит изменения в 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности». С 1 сентября 2026 года использование электронных перевозочных документов (ЭПД) становится обязательным для всех участников грузоперевозок, в том числе ИП.
В этой статье мы расскажем, почему начинать подготовку нужно прямо сейчас, как определить, какое решение подходит именно вашему бизнесу, и как наши специалисты помогают пройти этот путь без потерь.
Почему «сделать потом» – самая дорогая ошибка 2026 года?
У вас есть всего 5 месяцев. Многие рассуждают так: «Закон в сентябре, значит, внедрим в августе». Это рискованная иллюзия. Переход на ЭПД – это не просто настройка программы, а изменение бизнес-процессов, затрагивающее всех участников перевозки.
Что произойдет, если вы не успеете подготовиться?
-
Остановка работы с контрагентами. Электронная транспортная накладная – это связующее звено между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем. Если хотя бы один участник цепочки не будет подключен к ЭПД, документооборот встанет. Груз не уедет, оплата не придет.
-
Ажиотаж у подрядчиков. В августе все побегут за электронными подписями и настройкой. Очереди в удостоверяющие центры и загрузка партнеров вырастут в разы.
-
Потеря конкурентного преимущества. Пока ваши конкуренты будут судорожно догонять уходящий поезд в сентябре, вы уже будете работать в штатном режиме. Рынок освободится для тех, кто готов.
Мы рекомендуем запустить пилотный проект с ключевым контрагентом уже в апреле-мае. Это позволит отловить ошибки и войти в сентябрь в режиме полной готовности.
Что мы знаем о переходе, и чего пока не знаем?
Закон принят, но не все форматы ЭПД еще утверждены.
Согласно заявлениям Минтранса России, с 1 сентября 2026 года в электронный формат должны перейти:
-
транспортная накладная при перевозке грузов автомобильным транспортом;
заказ (заявка) при перевозке грузов автомобильным транспортом;
-
железнодорожная накладная;
-
грузовая накладная при перевозках грузов воздушным транспортом;
-
экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка).
Важный нюанс: на момент написания статьи (март 2026 года) правила обмена электронными перевозочными документами и форматы для ЖД и авиаперевозок находятся в стадии разработки. Минтранс совместно с ФНС и Минцифры продолжает эту работу.
Что это значит для бизнеса?
-
Автомобильные перевозчики могут начинать подготовку уже сейчас – форматы ЭТрН и ЭПЛ утверждены и работают.
-
Железнодорожным и авиаперевозчикам стоит следить за нормативной базой – точные форматы появятся ближе к лету.
Именно поэтому важно выбрать партнера, который умеет работать в условиях неопределенности. Мы прошли через обязательный переход на онлайн-кассы в 2017 году, через внедрение маркировки в 2019–2021 годах. Знаем, что значит оперативно реагировать на изменения и не бросать клиента в момент, когда «что-то поменялось» и когда срочно нужно передать данные в ЕГАИС.
Отдельная история: экспедиторы и ГосЛог
Если вы работаете как транспортный экспедитор, вас ждут дополнительные требования, о которых важно знать уже сейчас.
С 1 марта 2026 года все экспедиторские компании обязаны зарегистрироваться в государственном реестре через платформу «ГосЛог». Переходный период – 60 календарных дней, то есть успеть нужно до 1 мая 2026 года.
Штрафы за нарушение:
-
за работу без регистрации в реестре – 100–300 тыс. рублей при первом нарушении;
-
при повторном – 500 тыс. – 1 млн рублей.
Но это не все. После регистрации в реестре у экспедитора есть 45 дней, чтобы:
Подать заявление в региональное управление ФСБ.
-
Установить рекомендованное программное обеспечение и оборудование для передачи данных.
-
Обеспечить хранение данных на российских серверах в течение трех лет.
Важно: на момент написания статьи (март 2026 года) участники рынка сообщают о технических сложностях при регистрации – интерфейс на «Госуслугах» заработал не с первого дня, а требования к интеграции с ФСБ до конца не прояснены.
Наша рекомендация: если вы экспедитор – не откладывайте регистрацию в ГосЛоге. Этот процесс может занять больше времени, чем кажется.
Что именно становится обязательным? Разбираем сценарии
Закон № 140-ФЗ делает обязательным обмен электронными перевозочными документами при осуществлении платных перевозок грузов.
Сценарий 1. Вы возите свои грузы своим транспортом (без оформления платной услуги)
Здесь ЭТрН не требуется – внутри одной организации транспортная накладная не оформляется. НО: путевой лист (ЭПЛ) обязателен. По текущим планам обязательный ЭПЛ для всех вводится с 2027 года, но готовиться лучше сейчас.
Сценарий 2. Вы – перевозчик (оказываете платные услуги)
Здесь обязательны и ЭТрН, и ЭПЛ. ЭТрН – это цепочка подписей: грузоотправитель → перевозчик → грузополучатель.
Сценарий 3. Вы – экспедитор или логистический оператор
Помимо ЭПД, вас ждет регистрация в ГосЛоге и взаимодействие с ФСБ (см. раздел 3).
Какие инструменты существуют и как выбрать свой
Мы начинаем не с выбора новой программы, а с того, что уже есть.
Вариант А. Доработка существующей системы
Для кого? У вас уже есть учетная система, возможно, самописная конфигурация на «1С», или полностью кастомизированная 1С:ERP, или даже нетиповая база, которая долгое время развивалась под ваши процессы.
Что мы делаем? Многие компании боятся, что для перехода на ЭПД придется «сломать» то, что годами настраивалось, и переходить на новую программу. Это не так. Мы можем:
проанализировать вашу текущую систему;
-
определить, какие блоки уже готовы к работе с ЭПД, а какие требуют доработки;
-
реализовать интеграцию с оператором ЭДО прямо в вашей существующей базе;
-
доработать формы документов, маршрутизацию подписания, интеграцию с мобильными приложениями.
Вы сохраняете инвестиции в уже построенную IT-инфраструктуру. Мы не предлагаем «заменить все», мы делаем так, чтобы ваша система заговорила на языке ЭПД.
Вариант Б. «1С:Управление автотранспортом» («1С:УАТ»)
Для кого? Компании с собственным автопарком, которые управляют перевозками как одной из бизнес-функций (производственные предприятия, торговые сети, строительные компании).
Версии «1С:УАТ»
-
«1С:УАТ СТАНДАРТ» – базовый учет автопарка, путевых листов, ГСМ. Подходит для небольших парков.
-
«1С:УАТ ПРОФ» – расширенная версия: управление заказами, тарификация, работа с привлеченным транспортом.
-
Модуль «1С:УАТ» для 1С:ERP – интеграция транспортного блока в комплексную ERP-систему.
Важно: УАТ изначально создавался для управления автопарком. Возможность работы с ЭПД – это конкурентное преимущество, которое делает продукт еще более ценным. Вы получаете единую систему: создаете заявку → формируете маршрут → выпускаете путевой лист → отправляете ЭТрН контрагенту – все в одном месте, без дублирования данных.
Вариант В. «1С:ТЛЭ КОРП» (Транспортная логистика, экспедирование)
Для кого? Крупные логистические операторы, экспедиторы, компании со сложной маршрутной сетью и большим количеством контрагентов. Это решение для тех, у кого управление перевозками – это основной бизнес.
Особенность. У таких компаний часто уже есть какая-то учетная система – возможно, самописная, возможно, устаревшая версия «1С». Вопрос не в том, чтобы «поставить ТЛЭ», а в том, как интегрировать его с существующей инфраструктурой. Мы умеем это делать.
Вариант Г. Типовые конфигурации «1С» + подключение оператора ЭДО
Для кого? Компании, у которых нет глубокого транспортного учета, но ЭПД нужны для работы с контрагентами (например, производственные предприятия, которые время от времени заказывают перевозки и/или получают грузы).
Что это? В типовых конфигурациях «1С» («1С:Бухгалтерия», «1С:Управление нашей фирмой», 1С:ERP и другие) после обновления появляется блок работы с ЭПД. Вам не нужно покупать отдельную транспортную программу – достаточно организовать подключение оператора ЭДО и настроить обмен. Оператор ЭДО «Астрал» разработал сервис «1С-ЭПД», которое добавляет функционал работы с электронными перевозочными документами в любую конфигурацию «1С» .
Важные нюансы
-
Расширение содержит ролевую модель: администратор, диспетчер, медработник, механик, грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель .
-
Из коробки расширение корректно работает только с типовыми конфигурациями «1С». Если у вас нетиповая или доработанная база – требуется настройка и адаптация .
-
Мы помогаем с этой настройкой. «Просто подключить» – не наш подход.
Реальные выгоды от перехода на ЭПД
Скорость оплаты
По опыту внедрений ЭДО, обязательный переход на электронные документы сокращает срок закрытия актов и получения оплаты. Электронная накладная доходит за секунды, а не за 1–3 дня курьерской доставки. Для заказчика «документ получен и подписан» – прямой сигнал к оплате.
Мгновенное исправление ошибок
В бумажном документообороте ошибка в накладной – это катастрофа. Водитель везет документы обратно, переоформление занимает дни. В электронном формате исправление занимает минуты: вы вносите изменения в системе, и новый вариант документа становится доступен всем участникам перевозки мгновенно. Никаких «водитель уже уехал» или «оригиналы в другом городе».
Выгода 3. Никаких потерянных документов
В одном из наших проектов проблема потерянных документов была одной из ключевых: документы терялись при перенаправлении из магазинов в офис, при передаче на доработку. С внедрением ЭДО и подключением оператора эта проблема исчезла – это сильная поддержка. Электронный архив хранится в системе вечно и доступен по запросу за 1 минуту.
Выгода 4. Снижение налоговых рисков
Когда налоговая видит чистый цифровой след, вероятность выездной проверки снижается. В том же проекте благодаря автоматической выгрузке и проверке счетов-фактур компания стала своевременно сдавать декларации по НДС без расхождений .
Выгода 5. Конкурентное преимущество
Пока ваши конкуренты в сентябре будут в аврале разбираться с подписями настройками, вы уже будете работать штатно. Те, кто не успеет, будут вынуждены отказываться от заказов – и эти заказы придут к вам.
Как мы работаем: прозрачный процесс с четкими сроками
Мы работаем в том формате, который удобен вам: классический каскад (Waterfall) или гибкие итерации (Agile/Scrum). Но в любом случае процесс выглядит примерно так:
| Этап | Что происходит | Типовые сроки |
|---|---|---|
| Недели 1–2 |
Аудит текущей системы, анализ процессов, проектирование решения.
На выходе – понимание объема работ и вилка по срокам/бюджету. |
1–2 недели |
| Недели 3–4 | Настройка выбранного инструмента, доработки (если нужны), подключение к оператору ЭДО. |
1–4 недели
(зависит от сложности) |
| Недели 5–6 | Тестирование с ключевыми контрагентами, отладка роуминга, обучение сотрудников. | 1–2 недели |
| Недели 7–8 | Запуск в промышленную эксплуатацию, сопровождение, фиксация результатов и эффективности вовлечения сотрудников. | 1–2 недели |
Важно: это типовой путь. Простое подключение ЭДО в типовой конфигурации может занять дни. Сложная интеграция с доработками – недели или месяцы. На первой встрече мы сможем оценить объем работ и дать вилку по срокам.
Почему стоит доверить задачу по подготовке нашим специалистам?
Коротко о главном – чтобы вы понимали, с кем имеете дело.
-
32 года на рынке – с 1993 года. Один из старейших и надежных партнеров «1С» в России .
-
Статус «1С:Центр реальной автоматизации» – подтверждение того, что мы умеем внедрять комплексные решения, а не просто продавать коробки .
-
Статус «1С:Центр компетенций КОРП» – работаем со сложными, высоконагруженными проектами для крупного бизнеса .
-
Сертифицированы по ISO 9001 – система менеджмента качества подтверждена международным сертификатом .
-
Более 5200 клиентов на сопровождении – опыт внедрения ЭДО, маркировки, онлайн-касс в самых разных отраслях .
Мы не продаем «коробку». Мы помогаем настроить процесс так, чтобы ваш бизнес не останавливался.
Чек-лист готовности: проверьте себя прямо сейчас
| Вопрос | Да | Нет |
|---|---|---|
| Есть ли у ключевых сотрудников действующая КЭП? | ||
| Подключена ли компания к оператору ЭДО? | ||
| Обновлена ли «1С» до версии, поддерживающей ЭПД? | ||
| Проводили ли тестовый обмен ЭтрН с контрагентом? | ||
| Если вы экспедитор – зарегистрировались ли в ГосЛог? | ||
| Готовы ли ваши основные контрагенты к переходу? |
Если хотя бы один пункт – нет, время начинать.
Резюме: ваш план действий на апрель-май
-
Не ждите сентября. Внедрение требует времени.
-
Пройдите чек-лист. Если есть хотя бы одно «нет» – время начинать.
-
Если вы экспедитор – зарегистрируйтесь в ГосЛоге до 1 мая.
-
Найдите подрядчика. Мы всегда готовы помочь. Мы проведем аудит ваших процессов и определим, какой вариант вам подходит:
доработать существующую систему;
внедрить «1С:УАТ» или «1С:ТЛЭ КОРП»;
настроить сервис «1С-ЭПД» от ГК «Астрал».
-
Запустите пилот с одним контрагентом, чтобы войти в сентябрь готовыми.
Не дайте бумажной волоките остановить ваш бизнес
Вы можете получить консультацию в ГЭНДАЛЬФ – и мы подберем решение под ваш сценарий.
ПодробнееЧасто задаваемые вопросы
Это реальный риск, и мы его учитываем. Мы строим настройки так, чтобы они были максимально гибкими. Операторы ЭДО также дорабатывают свои системы. Наша задача – оперативно адаптировать настройки под любые изменения. Мы прошли через это с маркировкой и онлайн-кассами – знаем, как работать в условиях меняющихся требований.
Технически – да, можно. Но с 1 сентября 2026 года для платных перевозок грузов обязательным становится именно электронный формат. Бумажные документы в этом случае не будут считаться легитимными. Поэтому мы рекомендуем не создавать себе двойной документооборот, а сразу переходить на ЭПД в полном объеме.
Это самая частая проблема. Мы помогаем:
-
провести переговоры с ключевыми контрагентами (часто они просто не знают, с чего начать);
организовать совместное тестирование;
-
если контрагент работает на другой системе – настроить роуминг (обмен между разными операторами ЭДО).
Если контрагент категорически не готов – это повод задуматься о смене партнера, потому что с 1 сентября вы просто не сможете с ним работать.
И то, и другое. Регистрация в ГосЛоге – до 1 мая 2026 года, подача заявления в ФСБ – в течение 45 дней после регистрации. Обязательный ЭПД – с 1 сентября. Готовиться нужно параллельно, также запустив обучение персонала.
 1.png){kind=icon}
.png){kind=icon}