Сталкиваетесь с необходимостью обрабатывать информацию в Excel? Тогда эта статья именно то, что вам нужно. Мы расскажем, как делать качественные отчеты, которые вызовут восхищенные возгласы коллег и выделят в глазах руководителя.
Сомневаетесь? Тогда сравните эти отчеты. Какой из них вы бы хотели получить на месте руководителя?
5 способов добиться «вау-эффекта»
при создании отчета в эксель
1. Добавьте наглядности
- Старайтесь располагать данные от большего к меньшему – так информация воспринимается проще.
- Не забывайте разделять разряды в больших числах. Просто сравните: 10 000 000 и 10000000. Будьте лаконичными. Делайте акцент на содержимом таблицы, а не на яркости сетки или цветном фоне.
- Выделяйте шапку и строки/столбцы с итогами.
- Выделяйте отрицательные значения красным, а второстепенные значения — серым. В Excel это можно сделать автоматически с помощью условного форматирования.
- Визуализируйте данные в таблицах. Можно строить гистограммы непосредственно в ячейках при помощи условного форматирования и создавать миниграфики, которые располагаются в одной ячейке (спарклайны).
2. Если можно вставить диаграмму – сделайте это!
Еще в школе нас учили, что информация, представленная визуально, запоминается быстрее и воспринимается проще по сравнению с обычным текстом. Если вам нужно показать взаимосвязь, рост или падение результатов, тренды – используйте графики и диаграммы.
3. Напишите пояснение
Ваш отчет нужно отправить руководителю или заказчику? Представьте себя на его месте – все ли вы поймете из представленного файла?
Если вы хотите, чтобы получатель сказал вам «спасибо», добавьте сопроводительное письмо с комментариями, добавьте туда скриншот диаграмм.
4. Добавьте навигацию
Если ваш отчет занимает более 10 листов, сделайте работу с ним комфортной для читателя. Можно использовать несколько простых приемов:
- добавьте лист Summary и покажите на нем главные цифры с ссылками «Подробнее» с переходом на листы с данными;
- сделайте оглавление и добавьте в него ссылки на каждый лист с аналитикой.
5. Автоматизируйте обновление регулярных отчетов
Это поможет вам сократить часы, которые можно посвятить профессиональному развитию или решению более приоритетных задач. Позвольте экселю взять на себя часть ваших задач:
- настройте выгрузку всех необходимых данных на один лист в Excel, назовите его «Source»;
- создайте необходимые аналитические таблицы на других листах;
- формулами в эти аналитические таблицы подтяните нужные данные с листа Source;
- сделайте связку Power Point — Excel. Тогда при изменении диаграмм в Excel, в презентации Power Point они будут обновляться автоматически.
Так вы создадите отчёт один раз и сможете быстро обновлять его в последующем, просто добавляя новые данные на лист Source, а все остальные таблицы и диаграммы тут же обновятся.
Эти 5 советов помогут сделать ваши отчеты ценнее благодаря понятности, наглядности и доступности. Самое удивительное, что вы, наверняка, сможете делать их быстрее ваших коллег благодаря автоматизации!
Хотите узнать больше полезных инструментов и «фишек» по работе в Excel? Запишитесь на специальный курс Excel в Ростове-на-Дону: есть курс для новичков и «продвинутых» пользователей.
Подберем подходящий курс уже сегодня: оставьте контакты в форме ниже или позвоните по телефону: (863) 300-10-10. Мы ждем!
