Выберите свой город

Наверх

5 способов делать отчеты в Excel профессионально

Сталкиваетесь с необходимостью обрабатывать информацию в Excel? Тогда эта статья именно то, что вам нужно. Мы расскажем, как делать качественные отчеты, которые вызовут восхищенные возгласы коллег и выделят в глазах руководителя.

Сомневаетесь? Тогда сравните эти отчеты. Какой из них вы бы хотели получить на месте руководителя?

5 способов добиться «вау-эффекта»

при создании отчета в эксель

1. Добавьте наглядности

  • Старайтесь располагать данные от большего к меньшему – так информация воспринимается проще.
  • Не забывайте разделять разряды в больших числах. Просто сравните: 10 000 000 и 10000000. Будьте лаконичными. Делайте акцент на содержимом таблицы, а не на яркости сетки или цветном фоне.
  • Выделяйте шапку и строки/столбцы с итогами.
  • Выделяйте отрицательные значения красным, а второстепенные значения — серым. В Excel это можно сделать автоматически с помощью условного форматирования.
  • Визуализируйте данные в таблицах. Можно строить гистограммы непосредственно в ячейках при помощи условного форматирования и создавать миниграфики, которые располагаются в одной ячейке (спарклайны).

Excel

2. Если можно вставить диаграмму – сделайте это!

Еще в школе нас учили, что информация, представленная визуально, запоминается быстрее и воспринимается проще по сравнению с обычным текстом. Если вам нужно показать взаимосвязь, рост или падение результатов, тренды – используйте графики и диаграммы.

Excel

3. Напишите пояснение

Ваш отчет нужно отправить руководителю или заказчику? Представьте себя на его месте – все ли вы поймете из представленного файла?

Если вы хотите, чтобы получатель сказал вам «спасибо», добавьте сопроводительное письмо с комментариями, добавьте туда скриншот диаграмм.

4. Добавьте навигацию

Если ваш отчет занимает более 10 листов, сделайте работу с ним комфортной для читателя. Можно использовать несколько простых приемов:

  • добавьте лист Summary и покажите на нем главные цифры с ссылками «Подробнее» с переходом на листы с данными;
  • сделайте оглавление и добавьте в него ссылки на каждый лист с аналитикой.

Excel

5. Автоматизируйте обновление регулярных отчетов

Это поможет вам сократить часы, которые можно посвятить профессиональному развитию или решению более приоритетных задач. Позвольте экселю взять на себя часть ваших задач:

  • настройте выгрузку всех необходимых данных на один лист в Excel, назовите его «Source»;
  • создайте необходимые аналитические таблицы на других листах;
  • формулами в эти аналитические таблицы подтяните нужные данные с листа Source;
  • сделайте связку Power Point — Excel. Тогда при изменении диаграмм в Excel, в презентации Power Point они будут обновляться автоматически.

Так вы создадите отчёт один раз и сможете быстро обновлять его в последующем, просто добавляя новые данные на лист Source, а все остальные таблицы и диаграммы тут же обновятся.

Эти 5 советов помогут сделать ваши отчеты ценнее благодаря понятности, наглядности и доступности. Самое удивительное, что вы, наверняка, сможете делать их быстрее ваших коллег благодаря автоматизации!


Хотите узнать больше полезных инструментов и «фишек» по работе в Excel? Запишитесь на специальный курс Excel в Ростове-на-Дону: есть курс для новичков и «продвинутых» пользователей.

Подберем подходящий курс уже сегодня: оставьте контакты в форме ниже или позвоните по телефону: (863) 300-10-10. Мы ждем!


Поделиться