Переход на централизованную бухгалтерию: зачем нужно и как организовать

Еще недавно каждая школа, больница или детский сад имели своего бухгалтера или даже целый отдел бухгалтерии. Но сейчас все больше организаций переходят на централизованный учет — когда один бухгалтерский центр ведет учет сразу для нескольких учреждений.

Если сравнивать с повседневной жизнью, то это похоже на крупную клининговую компанию, которая убирает десятки зданий, вместо того чтобы в каждом офисе держали отдельного уборщика. Экономия ресурсов, единые стандарты, контроль качества – все это работает и в бухгалтерии.

Почему централизованная бухгалтерия выгоднее, чем традиционный учет?

Во-первых, это экономия. Содержание бухгалтеров в каждом учреждении – это большие расходы: зарплата, рабочее место, оборудование, обучение. В централизованной бухгалтерии можно сократить эти затраты, потому что один специалист сможет обслуживать сразу несколько организаций.

Во-вторых, это профессионализм. Когда бухгалтер один в организации, он может не разбираться во всех тонкостях учета или пропустить изменения в законодательстве. В централизованной системе работают опытные специалисты, которые постоянно следят за изменениями и могут оперативно адаптировать учет.

В-третьих, порядок в документах. Централизованная бухгалтерия работает по единым стандартам, что снижает вероятность ошибок. Вся отчетность оформляется по одному регламенту, а значит, проще выявлять и исправлять неточности.

Кроме того, централизованная бухгалтерия активно использует современные технологии. Рабочие процессы автоматизируются, внедряются системы электронного документооборота, что ускоряет работу и делает ее более удобной.

Какие задачи выполняет централизованная бухгалтерия?

Суть в том, что централизованная бухгалтерия берет на себя абсолютно все бухгалтерские функции. Это не просто расчет зарплаты или оформление отчетов, а полный комплекс работ:

• ведение бухгалтерского и налогового учета,

• начисление зарплаты, больничных, отпускных,

• формирование бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности,

• контроль за соблюдением законодательства и учетной политики,

• ведение учета основных средств, материалов, запасов.

Проще говоря, учреждения освобождаются от бумажной рутины, а их сотрудники могут сосредоточиться на своих основных задачах.

Какие организации чаще всего переходят на централизованную бухгалтерию?

Этот формат работы все чаще выбирают бюджетные учреждения: школы, детские сады, больницы, библиотеки, администрации небольших населенных пунктов. Особенно это актуально для небольших городов и сельской местности, где сложно найти квалифицированного бухгалтера.

Раньше бухгалтером в таких местах часто работал один и тот же человек в течение 20–30 лет. Он знал свою работу, но не всегда успевал следить за нововведениями. В результате отчетность заполнялась по старым шаблонам, а в налоговом учете могли быть ошибки. С переходом на централизованный учет таких проблем становится меньше.

Как организовать работу централизованной бухгалтерии?

Чтобы централизованная бухгалтерия работала эффективно, важно правильно организовать процесс. Для этого нужно:

• Четко распределить обязанности между сотрудниками, чтобы каждый знал, за что отвечает.

• Внедрить единый регламент документооборота – чтобы все учреждения работали по одним правилам.

• Настроить внутренний контроль – чтобы ошибки выявлялись и исправлялись на ранних этапах.

• Использовать современное программное обеспечение, которое автоматизирует учет и помогает избежать человеческих ошибок.

Создание централизованной бухгалтерии – это процесс, который требует подготовки. Нужно наладить взаимодействие с учреждениями, перенести данные из старых систем учета, провести инвентаризацию, унифицировать формы документов.

Как перейти на централизованную бухгалтерию: этапы

Переход на централизованный учет – это не просто передача документов, а комплексный процесс, включающий несколько этапов:

1. Организационные мероприятия

Для успешного запуска централизованной бухгалтерии необходимо:

• Издать нормативные документы о создании бухгалтерии.

• Разработать положение, определяющее ее работу.

• Утвердить структуру и штатное расписание.

• Заключить соглашения с обслуживаемыми учреждениями.

• Разработать регламенты взаимодействия.

• Определить учетную политику.

• Разработать должностные инструкции.

• Утвердить формы первичных документов.

2. Техническое обеспечение

Необходимо создать инфраструктуру для работы централизованной бухгалтерии:

• Оборудовать рабочие места компьютерной техникой.

• Создать локальную сеть.

• Обеспечить надежное интернет-соединение.

• Внедрить систему электронного документооборота.

• Настроить специализированное программное обеспечение.

3. Кадровое обеспечение

Важно сформировать профессиональную команду бухгалтеров:

• Подобрать квалифицированный персонал.

• Четко распределить должностные обязанности.

• Организовать обучение сотрудников.

• Разработать систему мотивации.

• Создать систему взаимозаменяемости.

4. Методологическое обеспечение

Для единообразия учета необходимо:

• Разработать единую учетную политику.

• Создать общий план счетов.

• Унифицировать формы первичных документов.

• Стандартизировать процессы учета.

• Определить график документооборота.

5. Подготовительные работы

Перед запуском системы требуется:

• Провести инвентаризацию имущества и обязательств.

• Сверить расчеты с контрагентами.

• Закрыть бухгалтерские счета.

• Сформировать передаточные документы.

• Перенести остатки в новую систему учета.

6. Информационная безопасность

Для защиты данных необходимо:

• Организовать систему защиты информации.

• Разграничить права доступа.

• Настроить систему резервного копирования.

• Обеспечить антивирусную защиту.

• Разработать регламенты информационной безопасности.

7. Правовое обеспечение

Необходимо урегулировать юридические вопросы:

• Внести изменения в учредительные документы.

• Оформить доверенности.

• Уведомить контролирующие органы.

• Заключить новые договоры.

• Актуализировать внутренние нормативные акты.

8. Финансовое обеспечение

Важно заранее продумать бюджетирование и финансирование:

• Рассчитать затраты на создание централизованной бухгалтерии.

• Определить источники финансирования.

• Спланировать бюджет.

• Оценить экономическую эффективность.

• Организовать систему финансового контроля.

9. Коммуникационное обеспечение

Для эффективного взаимодействия с учреждениями необходимо:

• Организовать каналы связи.

• Создать систему оперативного взаимодействия.

• Разработать формы отчетности.

• Определить порядок передачи документов.

• Организовать архив.

10. Контроль качества

Для поддержания высокого уровня работы бухгалтерии следует:

• Разработать систему контроля качества.

• Создать систему мониторинга ошибок.

• Организовать внутренний аудит.

• Разработать корректирующие мероприятия.

• Оценивать эффективность работы бухгалтерии.

Учетная политика для централизованной бухгалтерии

Формирование учетной политики для государственных учреждений регулируется стандартом «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утвержденным приказом Минфина РФ от 30.12.2017 № 274н. Согласно пункту 7 этого документа, при централизованном ведении учета единая учетная политика разрабатывается централизованной бухгалтерией. Окончательное утверждение документа осуществляется приказом или распоряжением, подписанным руководителем централизованной бухгалтерии.

Что включает единая учетная политика?

В учетной политике централизованной бухгалтерии обычно прописываются следующие ключевые моменты:

• Методы оценки объектов бухучета – порядок постановки на учет, списания и раскрытия информации в бухгалтерской отчетности.

• Формы учетных регистров и других документов, используемых централизованной бухгалтерией, если для них нет утвержденных унифицированных бланков.

• Порядок проведения инвентаризации – взаимодействие с подведомственными учреждениями при проверке нефинансовых активов, обязательств и забалансового имущества.

• Отражение событий после отчетной даты – правила их признания в учете.

• Рабочий план счетов, включающий коды счетов всех организаций, учет которых ведется централизованной бухгалтерией. Важно предусмотреть порядок внесения изменений и добавления новых счетов.

• Документооборот и технология обработки информации – порядок передачи и обработки первичных документов.

Дополнительные аспекты учетной политики

Каждая централизованная бухгалтерия может дополнить учетную политику, включив в нее:

• правила формирования отложенных обязательств и резервов предстоящих расходов;

• регламент внутреннего контроля;

• специфику учета на забалансовых счетах;

• порядок уточнения кодов бюджетной классификации (КБК) и другие важные моменты.

Если организация хочет перейти на централизованную бухгалтерию, но не знает, с чего начать, лучше всего обратиться за помощью к специалистам.