Все больше бухгалтеров, экономистов и управленцев переходят на учет в «1С». Это объясняется удобством программ, соответствием требованиям законодательства и возможностью автоматизировать учетные процессы. Специальные решения разработаны для разных сфер деятельности, и все больше предприятий, включая государственные учреждения, используют «1С».
Перед госорганизациями стоит задача внедрения решений, соответствующих законодательным нормам, обеспечивающих единые методы учета и контроль достоверности данных. Программа должна гарантировать безопасность информации, защиту конфиденциальности и разграничение прав доступа сотрудников.
Для бюджетного учета, формирования отчетности и расчета зарплаты в госсекторе чаще всего используются «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8». Эти программы позволяют эффективно решать задачи учета в государственных учреждениях.
Ручной ввод данных: трудоемко, но полезно
Пользователи могут вводить информацию вручную, используя специальные документы. В «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» предусмотрен «Помощник ввода начальных остатков», который находится в разделе «Администрирование».
Если в базе зарегистрировано несколько организаций, остатки загружаются отдельно для каждой. Ввод остатков требует аналитического учета, поэтому нельзя загрузить сразу данные по всем счетам.
В «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» ввод начальных данных выполняется с помощью документа «Начальная штатная расстановка». До этого необходимо добавить карточку учреждения, список сотрудников, их должности, подразделения, графики работы и штатное расписание.
Ручной ввод позволяет сотрудникам изучить программу и лучше разобраться в ее возможностях, а также не требует дополнительных затрат на автоматизацию. Однако процесс занимает много времени, а если данные вносятся с задержкой, первичная документация накапливается. Это может привести к тому, что к моменту формирования отчетности сотрудники просто не успеют обработать весь объем информации.
Не знаете, с чего начать?
Расскажем, как перейти на «1С» без ошибок, учтем требования вашего учреждения, поможем с выбором, настройкой и обеспечим поддержку на всех этапах.
Получить консультациюЗагрузка данных из Excel: быстрее, но с ограничениями
Альтернативой ручному вводу является импорт данных из Excel. Пользователь заполняет шаблон, после чего данные загружаются в «1С». Такой метод удобен, так как позволяет сразу видеть структуру сведений и ускоряет процесс переноса данных. Однако подготовка таблиц требует времени, а сам процесс загрузки может быть сложным.
Не все виды учетных данных можно перенести в «1С» таким способом, так как список поддерживаемых объектов ограничен. Чтобы минимизировать ошибки и ускорить процесс, необходимо привлекать специалистов, которые могут корректно настроить импорт.
Когда переходить на «1С»
Лучше всего переходить на новую систему в начале года, когда начинается новый финансовый и налоговый период. Это позволяет сразу заполнить все данные, загрузить нормативно-справочную информацию и корректно внести остатки.
Иногда переход приходится делать в середине года. Это может быть связано с запланированным внедрением, устареванием предыдущего программного обеспечения или нехваткой времени в начале года из-за высокой нагрузки.
Если компания переходит на новую программу в середине финансового года, необходимо перенести всю историю учета с начала отчетного периода. Это усложняет процесс, так как возрастает объем данных, а вместе с ними могут мигрировать ошибки из старой системы.
В предыдущих учетных программах могли быть неточности, которые не сразу выявлялись, так как не контролировались системой или исправлялись вручную. Например, при переходе на «1С:ЗКГУ» 3.1 из более ранней версии или из программы «Парус», могут появиться ошибки в расчете НДФЛ.
Если налог был начислен, но не удержан, новая программа отобразит его в виде задолженности. Возможны и другие ошибки, например, суммы без указания количества или наоборот.
Исправлять такие ошибки должны сотрудники, которые хорошо знают внутренний учет компании. Только они могут объяснить причины расхождений и принять решение о том, как корректно внести данные в новую систему.
Возникли сложности с переходом на «1С»?
Разберем вашу ситуацию, подберем оптимальное решение, настроим систему, перенесем данные и обучим сотрудников для уверенной работы без сбоев.
Получить консультациюЧто важно учитывать при переходе
Перед началом работы в «1С» необходимо подготовить данные, проверить их на ошибки и привести к единому стандарту. Важно определить ответственных за перенос данных сотрудников и провести их обучение, чтобы избежать проблем при работе в новой системе.
Переход на «1С» – это не просто замена одной программы на другую, а полноценное изменение системы учета. Если заранее не проработать этот процесс, могут возникнуть ошибки, которые усложнят работу бухгалтерии.
Автоматизация учета ускоряет обработку данных, снижает количество ошибок и делает учетные процессы более прозрачными. Но успех внедрения зависит от качественной подготовки данных, обучения сотрудников и внимательного подхода к каждому этапу перехода. Чем лучше спланирован процесс, тем проще и быстрее пройдет адаптация к новой системе.
 1.png){kind=icon}
.png){kind=icon}