Наверх
Gendalf Gendalf

Грамотный переход на ЭДО – это как?

2021-04-22

Вы знаете, что ЭДО (электронный документооборот) скоро станет обязательным? Да, не нужно удивляться, мир прогрессирует: деньги стали электронными, из мандаринов научились добывать электроэнергию, а отношения строить в сети.

В некоторых сферах без ЭДО сейчас никак. Например, маркировка: сведения о маркированном товаре подаются в систему мониторинга только в электронном варианте с помощью сервисов для электронного документооборота.

Как грамотно перейти на ЭДО?

Перейдете вы на ЭДО сейчас или годом позже — вопрос второстепенный. Главный вопрос: как перейти на ЭДО грамотно и сэкономить?

Когда будете переходить на ЭДО, помните, что часть документов можно оставить в бумажном варианте. Речь о документах внутреннего документооборота, которые не выходят за пределы вашей компании. Переводить их в электронный формат или нет — дело за вами.

Какие документы относятся к внутреннему документообороту?

  • Документы по кадрам (личные карточки, расчетные ведомости, табели учета рабочего времени, заявления на отпуск и др.).
  • Служебные (докладные записки, управленческие отчеты, распоряжения, переписка между сотрудниками).
  • Складские (документы на материалы и товары — ордера, акты, накладные при перемещении).
  • Кассовые (приходные и расходные ордера, кассовая книга, книги по учету БСО и прочие).

Эти документы иногда могут запрашивать ФНС или ПФР во время камеральной или выездной проверки.

Что входит во внешний электронный обмен документами (ЭДО)?

Внешний ЭДО необходим для обмена документами с контрагентами и контролирующими органами:

  • Отчетность и все, что сопутствует.
  • Входящие документы от поставщиков, исполнителей, подрядчиков.
  • Исходящие документы клиентам, покупателям.
  • Обязательные сведения в:
    • «Честный ЗНАК» по маркировке;
    • сервис «Меркурий» по ветеринарному контролю;
    • банк по валюте или при блокировке по 115-ФЗ;
    • ФНС в ответ на требование и прочие.
  • Первичные документы в КНАП: сортировка, поиск дублей, ввод в «1С», создание электронного архива.

Внешний документооборот в определенных ситуациях может быть обязательным и не зависит от вашего выбора.

4 совета для вас

Выберите оператора ЭДО и оцените сервис. Для этого рекомендуем взять бесплатный демодоступ к программе и посмотреть на ее «внутреннюю кухню» — интерфейс и навигацию. «ГЭНДАЛЬФ» предлагает такую возможность с сервисом «1С-ЭДО».

Протестируйте «1С-ЭДО» бесплатно!

Подключите бесплатный тариф «1С-ЭДО» на неограниченное количество дней!

Попробовать бесплатно

Откажитесь от лишнего. Стоимость сервиса для ЭДО зависит от количества направлений отправки отчетности. Выберите самые необходимые вам. Обычно стандарт такой: ФНС, ПФР, ФСС и Росстат. Если вам нужны только эти направления, не приобретайте дорогой тариф.

Используйте сервисом на полную «катушку». Не игнорируйте возможности, которые предоставляет сервис по ЭДО. В него могут быть включены такие полезные инструменты, как налоговый календарь, калькуляторы, экспертная поддержка. Если вы отправляете отчетность, а у вас есть возможность передать до 100 электронных документов контрагентам бесплатно, воспользуйтесь ею.

Часто «дешево» не значит «качественно». Не гонитесь за дешевизной, а проверьте, чтобы в тариф были включены все необходимые для вашей работы опции. Вы не обрадуетесь экономии, если, например, в тариф «забудут» включить отчеты в ФСС или получение электронной подписи.

У одного и того же оператора можно подключить и электронную отчетность и ЭДО.

Почему для перехода на электронный документооборот выбирают «1С-ЭДО»?

  • Снижает риски начисления пени и штрафов за ошибки в оформлении документов благодаря автоматическому заполнению реквизитов.
  • Сокращает затраты и время на ведение документооброта (отплата труда, бумаги, картриджей, места хранения документов, ручной ввод и др.).

В «ГЭНДАЛЬФ» можно подобрать индивидуальный тариф по выгодной цене. Специалисты оценят работу и специфику вашей компании, подберут для вас только необходимые функции, не подключая ничего лишнего.

Переходите на ЭДО с минимальными затратами в «ГЭНДАЛЬФ»!

Оставить заявку

Поделиться  
×