Вы знаете, что ЭДО (электронный документооборот) скоро станет обязательным? Да, не нужно удивляться, мир прогрессирует: деньги стали электронными, из мандаринов научились добывать электроэнергию, а отношения строить в сети.
В некоторых сферах без ЭДО сейчас никак. Например, маркировка: сведения о маркированном товаре подаются в систему мониторинга только в электронном варианте с помощью сервисов для электронного документооборота.
Как грамотно перейти на ЭДО?
Перейдете вы на ЭДО сейчас или годом позже — вопрос второстепенный. Главный вопрос: как перейти на ЭДО грамотно и сэкономить?
Когда будете переходить на ЭДО, помните, что часть документов можно оставить в бумажном варианте. Речь о документах внутреннего документооборота, которые не выходят за пределы вашей компании. Переводить их в электронный формат или нет — дело за вами.
Какие документы относятся к внутреннему документообороту?
- Документы по кадрам (личные карточки, расчетные ведомости, табели учета рабочего времени, заявления на отпуск и др.).
- Служебные (докладные записки, управленческие отчеты, распоряжения, переписка между сотрудниками).
- Складские (документы на материалы и товары — ордера, акты, накладные при перемещении).
- Кассовые (приходные и расходные ордера, кассовая книга, книги по учету БСО и прочие).
Эти документы иногда могут запрашивать ФНС или ПФР во время камеральной или выездной проверки.
Что входит во внешний электронный обмен документами (ЭДО)?
Внешний ЭДО необходим для обмена документами с контрагентами и контролирующими органами:
- Отчетность и все, что сопутствует.
- Входящие документы от поставщиков, исполнителей, подрядчиков.
- Исходящие документы клиентам, покупателям.
- Обязательные сведения в:
- «Честный ЗНАК» по маркировке;
- сервис «Меркурий» по ветеринарному контролю;
- банк по валюте или при блокировке по 115-ФЗ;
- ФНС в ответ на требование и прочие.
- Первичные документы в КНАП: сортировка, поиск дублей, ввод в «1С», создание электронного архива.
Внешний документооборот в определенных ситуациях может быть обязательным и не зависит от вашего выбора.
4 совета для вас
Выберите оператора ЭДО и оцените сервис. Для этого рекомендуем взять бесплатный демодоступ к программе и посмотреть на ее «внутреннюю кухню» — интерфейс и навигацию. «ГЭНДАЛЬФ» предлагает такую возможность с сервисом «1С-ЭДО».
Протестируйте «1С-ЭДО» бесплатно!
Подключите бесплатный тариф «1С-ЭДО» на неограниченное количество дней!
Откажитесь от лишнего. Стоимость сервиса для ЭДО зависит от количества направлений отправки отчетности. Выберите самые необходимые вам. Обычно стандарт такой: ФНС, ПФР, ФСС и Росстат. Если вам нужны только эти направления, не приобретайте дорогой тариф.
Используйте сервисом на полную «катушку». Не игнорируйте возможности, которые предоставляет сервис по ЭДО. В него могут быть включены такие полезные инструменты, как налоговый календарь, калькуляторы, экспертная поддержка. Если вы отправляете отчетность, а у вас есть возможность передать до 100 электронных документов контрагентам бесплатно, воспользуйтесь ею.
Часто «дешево» не значит «качественно». Не гонитесь за дешевизной, а проверьте, чтобы в тариф были включены все необходимые для вашей работы опции. Вы не обрадуетесь экономии, если, например, в тариф «забудут» включить отчеты в ФСС или получение электронной подписи.
У одного и того же оператора можно подключить и электронную отчетность и ЭДО.
Почему для перехода на электронный документооборот выбирают «1С-ЭДО»?
- Снижает риски начисления пени и штрафов за ошибки в оформлении документов благодаря автоматическому заполнению реквизитов.
- Сокращает затраты и время на ведение документооброта (отплата труда, бумаги, картриджей, места хранения документов, ручной ввод и др.).
В «ГЭНДАЛЬФ» можно подобрать индивидуальный тариф по выгодной цене. Специалисты оценят работу и специфику вашей компании, подберут для вас только необходимые функции, не подключая ничего лишнего.
Переходите на ЭДО с минимальными затратами в «ГЭНДАЛЬФ»!
