Ведение документооборота с программой «1С:Архив»

Управление документами играет ключевую роль в работе любой компании. Для упрощения этого процесса фирма «1С» выпустила программу «1С:Архив», эксперты рассказали о ее преимуществах и возможности интеграции с программой «1С:Документооборот».

Для начала погрузимся в теорию: что такое архив, кому подойдет и как программа «1С:Архив» поможет вам в работе с внутренним документооборотом.

Разбираемся, зачем вашей компании такой тандем и какие требования предъявляют к длительному хранению документов.

Основные требования по организации длительного хранения данных

В организациях, государственных архивах и сторонних организациях, занимающихся хранением документов, существуют определенные требования к срокам хранения. В Российской Федерации эти требования регулируются несколькими законодательными актами:

• Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» является основным законодательным актом, который регулирует архивное дело в стране. Этот закон обязателен для всех государственных и не государственных архивов, а также для организаций и граждан, которые имеют отношение к архивным документам.
• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» обеспечивает правовую защиту использования электронной подписи в Российской Федерации. Он регулирует использование электронной подписи как в гражданском, так и в государственном секторе.
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных» обеспечивает защиту прав субъектов персональных данных в России. Этот закон является важным в области защиты персональных данных и устанавливает строгие правила и требования для обработки таких данных, которые должны соблюдаться всеми организациями и государственными учреждениями.
• ГОСТ Р ИСО 15489‑1‑2019 является национальным стандартом Российской Федерации. Он устанавливает принципы, политику и процедуры управления документацией в организациях, включая создание, управление, сохранение и утилизацию документов. Этот стандарт также регулирует организацию работы с документами, управление жизненным циклом документации и обеспечение конфиденциальности, целостности и доступности документов.
• Методические рекомендации Росархива по применению Правил от 2016 года. Они включают рекомендации по формированию архивного фонда, порядку выдачи документов в архив, каталогизации документов, организации доступа к архивным документам, а также по вопросам электронного документооборота и электронного архивирования.
• Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 утверждены правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях утверждены Эти правила важно соблюдать при организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в указанных структурах.
• Приказ Росархива от 22.05.2019 № 71 регламентирует создание документов, технологии работы с ними, организацию текущего хранения и подготовку к передаче в архив на единой правовой основе.

Обратите внимание! Программа «1С:Архив» полностью соответствует вышеуказанным данным нормативных актов.

Как хранить документы по принятым требованиям закона

Ниже представлен краткий перечень правил, которых нужно придерживаться при длительном хранении документов.

• Документы должны храниться в соответствии с установленным сроком хранения.
• Документы должны храниться в безопасных условиях, чтобы избежать порчи, уничтожения, кражи и других проблем.
• Документы должны быть легко доступны для работы и контроля сроков хранения.
• Документы должны быть читаемыми и понятными.
• Документы должны быть защищены от несанкционированного доступа.
• Учитывать конфиденциальность при хранении документов.
• Указывать срок хранения, место хранения и ответственного за сохранность каждого документа.
• Уничтожать документы в соответствии с правилами и процедурами.

Виды архивов

Для разных организация подходят разные архивы документов.

• Бумажный архив. Наиболее распространенный вид архива, где документы хранятся на бумажном носителе. Требует дополнительных затрат на хранение и безопасность.
• Электронный архив. Документы хранятся в электронном виде на серверах или облачных платформах. Обеспечивает сохранность, быстрый доступ и удобство управления.
• Гибридный архив. Используются бумажные и электронные носители для хранения документов. Позволяет учитывать особенности работы с разными типами документов.

Электронный документооборот на данный момент является самым удобным и практичным методом обработки и хранения документов.

Кому подойдет электронный архив

Можно выделить три категории пользователей электронных документов.

• Компании, занимающиеся обработкой большого объема документов или имеющие значительные архивные записи.
• Организации, которые обязаны соблюдать законодательные требования в области архивного дела.
• Компании, которым необходим быстрый доступ к документам в любое время и из любого места.

Как обезопасить документы от утери и сэкономить с помощью «1С:Архив»

Программа «1С:Архив» предлагает ряд возможностей для сохранности документов.

• Электронные документы могут быть надежно сохранены в формате PDF/A и визуализированы с электронной подписью.
• Документы сохраняют свою юридическую значимость на протяжении всего срока их хранения.
• Вся информация о реквизитах, связях, визах, резолюциях, а также бумажные документы и их файлы могут быть сохранены.
• При истечении срока действия сертификатов можно добавить новые архивные метки времени с электронной подписью.

Использование «1С:Архива» позволяет сократить расходы на хранение бумажных документов.

• Нет необходимости содержать специальные здания и помещения для архива, так как электронные документы не требуют особых условий хранения.
• Нет нужды в оборудовании для хранения бумажных документов.
• Автоматизированные процедуры помогают снизить трудозатраты на архивные процессы, такие как составление описи дел, актов на уничтожение и проверка физического состояния документов.

Почему необходимо организовывать архив отдельно от системы документооборота?

Можно выделить несколько основных причин.

• Разные требования к хранению: В зависимости от законодательства или внутренних правил организации, различные документы могут иметь разные сроки хранения и требования к их хранению. Отдельная организация архива позволяет учитывать эти различия и обеспечивать соответствие требованиям.
• Отсутствие необходимости в постоянном доступе: Некоторые документы могут не быть необходимыми для текущей работы организации и могут храниться только для архивных целей. Отдельный архив позволяет уменьшить нагрузку на систему электронного документооборота и эффективнее управлять документами.
• Безопасность: Документы, хранящиеся в архиве, могут содержать конфиденциальную информацию, которую необходимо дополнительно защитить. Отдельный архив обеспечивает лучший контроль доступа к этим документам и гарантирует их безопасность.

Ведение отдельного архива помогает организациям эффективно справляться с требованиями хранения документов, уменьшает нагрузку на систему документооборота и обеспечивает безопасность конфиденциальной информации.

2 способа приема документов в архив

• Прием готовых сдаточных описей. Если источник комплектования поддерживает списание документов в дела и формирование сдаточных описей, то документы могут быть приняты в архив вместе с уже готовыми сдаточными описями. Это означает, что документы сразу же попадают в архивный контур хранения в составе этих описей.
• Прием произвольных пакетов документов без дел и сдаточных описей. В случае, когда источник комплектования не поддерживает списание документов в дела и формирование сдаточных описей, документы могут быть приняты на оперативный контур без оформления дел и сдаточных описей. После этого, в «1С:Архиве»оформляются дела и сдаточные описи, и только после этого документы попадают в архивный контур.

Выбор способа зависит от источника комплектования документов. Так можно эффективнее организовать процесс хранения и учета документов.