Новые правила хранения архивных документов: приказ Росархива вступил в силу 17 сентября 2023 года

Росархив утвердил новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

Сам приказ содержит в себе указание на введение в действие правил, которых определяют порядок работы с архивными документами, включая их хранение, формирование комплектов, учет и использование.

Кого касаются новые правила

• Государственные органы, органы местного самоуправления и организации должны беречь свои архивные документы в течение определенного времени хранения.
• Государственные органы и органы местного самоуправления должны создавать архивы в своей работе.
• Организации могут создавать свои архивы, если им это понадобится.

Приказ вступил в силу 17 сентября 2023 года.

Хранение электронных архивных документов осуществляется с применением системы хранения электронных документов (СХЭД)

При разработке и оценке систем электронного документооборота (СХЭД), а также для улучшения функциональных возможностей уже используемых систем, государственные органы руководствуются набором Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов. Этот набор требований был утвержден приказом Росархива от 15 июня 2020 года под номером № 69 и известен как «Типовые функциональные требования».

Типовые функциональные требования представляют собой набор стандартов и рекомендаций, которыми руководствуются государственные органы в области электронного документооборота и систем хранения электронных документов в архивах. Они определяют основные критерии и функциональные возможности, которые должны быть обеспечены в системах для эффективного управления документами и обмена информацией.

Размещение документов, не находящихся в СХЭД

Архивные документы хранятся в различных форматах:

• бумажные документы - в коробках, папках, конвертах;
• аудиовизуальные материалы - в коробках, бюксах, яуфах, конвертах;
• электронные документы - на физических носителях в рекомендованной упаковке.

Выдача архивных документов во временное пользование

Для выдачи архивных документов во временное пользование необходимо составить акт, который должен соответствовать рекомендуемому образцу, приведенному в Приложении № 21 к Правилам. Выдача архивных документов работникам структурных подразделений государственных органов, органов местного самоуправления и организаций осуществляется на основании заказа (служебной записки, заявки) на выдачу единиц хранения. Факт выдачи единиц хранения должен быть обязательно зафиксирован.

Если в организации используется СХЭД, учет выдачи документов, в том числе во временное пользование, ведется в электронном виде.

Основные требования к хранению документов при работе с СХЭД

1. Электронные архивные документы могут находится в СХЭД и/или на физически обособленных носителях.
2. Организации, за исключением государственных органов, органов местного самоуправления и государственных организаций, имеют право использовать услуги третьих сторон для хранения электронных архивных документов в СХЭД.
3. Хранение электронных архивных документов в СХЭД должно соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации в области информационных систем и информационной безопасности. Государственные органы, органы местного самоуправления и организации обязаны обеспечивать защиту информации и персональных данных, содержащихся в СХЭД, согласно законодательству.
4. СХЭД должна быть совместима с другими информационными системами, такими как информационные системы государственных архивов. Она должна соответствовать требованиям систем электронного документооборота и систем хранения электронных документов в государственных органах.

Передача электронных документов в архив

Электронные документы передаются на архивное хранение по защищенным каналам связи или на физических носителях. Они могут быть переданы в СХЭД из других информационных систем. В некоторых случаях, документы могут быть хранены на физических носителях, если их сохранение в СХЭД невозможно или не требуется для юридической значимости.

Прием-передача электронных документов из архива для госсектора

Для передачи электронных архивных документов из СХЭД организации-источника комплектования архива в информационную систему государственного/муниципального архива необходимо следовать установленному федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства порядку и получить согласование с государственным/муниципальным архивом по описям электронных документов. Реестры файлов электронных документов представляются в соответствии с пунктом 146 Правил.

Порядок приема-передачи электронных архивных документов в пределах государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, а также между их территориальными подразделениями и подведомственными организациями, определяется локальными нормативными актами.

Эти акты включают в себя установление прав доступа работников (государственных и муниципальных служащих) к электронным архивным документам, а также к учетным и справочно-поисковым системам. При взаимодействии между организациями, порядок приема-передачи регулируется договорами или соглашениями об информационном взаимодействии.

При приеме-передаче в СХЭД включаются электронные архивные документы, регистрационно-учетные сведения (метаданные) этих документов, регистрационно-учетные сведения об электронных делах и описях электронных документов. Метаданные включаются в АУФ в соответствии с Правилами.

Обратите внимание

При миграции или конвертации электронных архивных документов необходимо обеспечить их аутентичность, достоверность, целостность и пригодность для использования. После конвертации следует провести визуальный контроль соответствия и проверить полноту содержания. Исходные файлы электронных документов должны быть сохранены в течение не менее одного года. Факты конвертации регистрируются в акте, а изменения в регистрационно-учетных сведениях вносятся в реестры и в АУФ СХЭД.

Уничтожение архивных электронных документов

Электронные архивные документы, сроки хранения которых истекли, уничтожаются физически или программно-техническими средствами. Факт уничтожения фиксируется в акте. В СХЭД сохраняются информация об индексах, заголовках электронных дел и детали уничтожения.

Организация хранения, комплектования и учета аудиовизуальных документов

Документы в формате аудио и видео хранятся в контейнерах и коробках, в то время как электронные версии таких документов рекомендуется хранить в упаковке, рекомендованной производителем, СХЭД.

Кроме того, носители аудиовизуальных документов хранятся отдельно от документов на бумажном носителе.

Фирма «1С» предлагает пользователям современную программу, которая помогает организовать работу с архивными документами в соответствии с новыми правилами – «1С:Архив»

Использование данной программы осуществляется в рамках соблюдения норм, установленных Правилами хранения Росархива от 2023.

«1С:Архив» – программа для долговременного хранения документов с гарантией юридической значимости. Она разработана на основе нормативно-правовых актов и позволяет выполнять все операции по хранению документов. Ее можно использовать для хранения как бумажной, так и электронной документации из различных информационных систем.

Программа поддерживает архивный учет, контролирует доступ к хранимой информации и обеспечивает сохранность и безопасность документов. Программа значительно снижает нагрузку на учетные системы организации и позволяет минимизировать риски потери информации.