Интеграция «1С:Архив» и «1С:Документооборот» на практике: пошаговая инструкция

Теоретическую базу работы архива документов мы уже разобрали. Пришло время освоить практическое применение новой интеграции программ «1С:Архив» и «1С:Документооборот».

В этом вам поможет наша поэтапная инструкция в данной статье.

Обратите внимание

Если интеграция с программой «1С:Документооборот» ред. 3.0 уже настроена, документы автоматически переносятся в базу «1С:Архива».

Передача ответственным сотрудником документов в архив, если интеграция не настроена

Чтобы выполнить это действие в программе «1С:Документооборот», вам необходимо создать и организовать номенклатуру дел.

• Для этого откройте раздел «НСИ» и выберите «Номенклатура дел».
• Номенклатура дел организована по разделам. Каждый раздел содержит подразделы, а каждая карточка номенклатуры дел имеет свои уникальные атрибуты.

Далее:

Выбираем карточку и основные реквизиты дел во вкладке «Основные».

Каждая карточка номенклатуры дел имеет свои реквизиты, такие как индекс, организация, заголовок, раздел, форма хранения, категория хранения, срок хранения, срок оперативного хранения и номер статей.

Далее перейдите на вкладку «Настройки» и укажите предпочтительный способ хранения.

Нажмите кнопку «Записать и закрыть».

В самом архиве можно хранить только закрытые дела.

Чтобы отправить дела в архив ответственный сотрудник должен выполнить следующие действия:

• Перейдите в раздел «Документы», затем выберите «Дела (тома)».
• Выберите фильтр «Все документы». Здесь будут отображаться все документы, которые уже не находятся в процессе работы.

Выбираем материал для передачи в архив и выбираем карточку. Отмечаем галочкой закрытие дела. Дело получает знак в виде замка.

Перейдите в раздел «Документы», а затем выберите «Передача дел в архив». Эта функция позволяет осуществить выгрузку дел в программу «1С:Архив».

Создайте новую карточку «Передача дел в архив». Это позволит вам заполнить необходимые реквизиты и завершить процесс передачи.

Далее проводите ряд действий:

• Выберите форму, которая соответствует процессу передачи дел в архиве.
• Укажите организацию (если необходимо) для корректного сопоставления дел с соответствующей организацией.
• Нажмите кнопку «Заполнить». Программа автоматически сформирует дела, которые уже готовы к передаче в архив.
• Если необходимо, вы можете вручную добавить документы к делу, нажав кнопку «Добавить».

Устанавливаем статус обмена с «1С:Архивом» на «Готов к выгрузке» в нижней части экрана. Затем нажимаем кнопку «Записать и закрыть».

После этого выгрузка происходит автоматически.

Как принять документ в программе «1С:Архив»

Для выполнения данных действий, сотрудник архива должен следовать следующей последовательности шагов:

• Перейти в раздел «Архив документов».
• Затем, внутри этого раздела, выбрать «Сдаточные описи».

• Проверить, что полученный документ автоматически появился в общем списке документов с не проведенным статусом.
• Открыть документ и приступить к его обработке или выполнению соответствующих действий.

Необходимо внимательно проверить полученные дела на наличие ошибок и несоответствий.

Если ошибок не обнаружено, нажать на кнопку «Да, ошибок не обнаружено».

После того, как сотрудник архива нажимает на указанную кнопку и подтверждает отсутствие ошибок, автоматически появляется статус проверки с текстом «Проверка выполнена успешно».

Когда сдаточная опись принята, программа «1С:Документооборот» автоматически отправляет отчет о пройденной проверке. В карточке дела, в строке «Передача дел в архив», статус обмена с «1С:Архивом» меняется на «Принят в архив». Если нажать на кнопку «Подробнее», можно увидеть информацию о том, когда и кто принял данную сдаточную опись в архив.

Обратите внимание

В самой карточке дела будет указано число и статус, что дело было передано в архив. Схожая информация также будет отражена в самих документах, которые были переданы в архив.

Далее выполняем распределение дел по описи, следуя следующей последовательности действий.

• Перейти в раздел «Архив документов».
• Внутри этого раздела выбрать «Распределение дел по описи».

• Указать категорию дел, которую необходимо распределить.
• Выбрать необходимую организацию.
• Нажать кнопку «Заполнить дела».
• Выбрать нужные дела для включения в опись.
• Указать сводную опись для данных дел.
• Нажать кнопку «Включить дела в опись».

Годовые разделы описи: где посмотреть?

Чтобы просмотреть все документы, которые приняты в архив и не распределены в опись, необходимо выполнить некоторые шаги.

• Перейти в раздел «Архив».
• Затем выбрать «Документы».
• В этом разделе хранятся все документы, которые были приняты в архив и пока не были распределены в опись.
• Есть возможность просмотреть их общим списком, отражаясь так, как они хранятся в соответствующей описи. Также можно выбрать просмотр по годовым разделам описи.

• Нажимаем кнопку «Еще», а затем выбрать «Просмотр».
• В появившемся меню выбираем опцию «По годовым разделам описей».

В данном окне пользователю доступны на выбор все необходимые критерии для отбора: организация, том и год.

Во вкладке «Основное» карточки документа указаны контейнеры с контентом и метаданными, файлы, усиленные электронные подписи и визуализация копии в формате PDF/A.

Также видно информацию о подписях, их статусе, сроках действия и реквизиты документа.

Обратите внимание

Программа «1С:Архив» автоматически продлевает подписи без необходимости ручного вмешательства.

Архивный шифр для документа автоматически присваивается программой.

• На вкладке «Визы» можно просмотреть информацию о согласовании данного документа, если он был обработан в программе «1С:Документооборот».
• На вкладке «Журнал передачи» можно передать данный документ другому пользователю или кому-либо, указав соответствующую информацию.
• На вкладке «Протокол работы» можно просмотреть полную историю работы с данным документом: кто работал с ним, какие файлы были загружены, когда это происходило и какие действия пользователь совершил в отношении этого документа.
• Предусмотрена возможность выгрузить документы в формате, подходящем для предоставления в ФНС или экспортировать все файлы, нажав на соответствующую кнопку.

Уничтожение дел: этапы

• В разделе «Архив документов» переходим к вкладке «Уничтожение дел».

• Указываем нужную форму и выбираем организацию.
• Нажимаем на кнопку «Заполнить».
• При помощи программы «1С:Архив» автоматически формируется список дел, которые необходимо уничтожить из-за окончания срока их хранения.
• В нижней части экрана отображается ответственный пользователь, который будет осуществлять эту процедуру.
• Для подтверждения уничтожения дел нажимаем кнопку "Записать".

При необходимости, можно сформировать и распечатать акт об уничтожении, нажав соответствующую кнопку.

Обратите внимание

При уничтожении дела в программе «1С:Документооборот» эта информация также отражается в карточке дела. Все документы, которые были включены в это дело, помечаются со статусом «Уничтожен» и указывается дата уничтожения.

Управление документами и их архивирование

В программе «1С:Архив» выполняются регулярные действия, связанные с управлением документами и архивированием. Эти действия включают:

• постоянное обновление индексов на регулярной основе;
• актуализация электронных подписей документов; подготовка документов к их передаче на хранение в архив;
• постоянное резервирование материала, резервное копирование данных, проверка;
• уничтожение документов по истечению срока давности.

Кто может получить права доступа

В программе «1С:Архив» можно настроить права доступа к документам на уровне трех пользовательских ролей:

• архивиста;
• пользователя;
• администратора.