Теоретическую базу работы архива документов мы уже разобрали. Пришло время освоить практическое применение новой интеграции программ «1С:Архив» и «1С:Документооборот».
В этом вам поможет наша поэтапная инструкция в данной статье.
Ведение документооборота с программой «1С:Архив»
Читать статьюОбратите внимание
![Обратите внимание Обратите внимание](https://gendalf.ru/upload/medialibrary/4f4/lu8s74ptqthukjfo6ktyju9spqzsx5gn/first.png)
Если интеграция с программой «1С:Документооборот» ред. 3.0 уже настроена, документы автоматически переносятся в базу «1С:Архива».
Передача ответственным сотрудником документов в архив, если интеграция не настроена
Чтобы выполнить это действие в программе «1С:Документооборот», вам необходимо создать и организовать номенклатуру дел.
- Для этого откройте раздел «НСИ» и выберите «Номенклатура дел».
- Номенклатура дел организована по разделам. Каждый раздел содержит подразделы, а каждая карточка номенклатуры дел имеет свои уникальные атрибуты.
![Эффективный документооборот с «1С»: архив документов Программа «1С» для архивирования и управления документооборотом, обеспечивающая эффективность и надежность процессов.](https://gendalf.ru/upload/medialibrary/985/mxnrum8ojxdunbxjwdgldjgisng3hq09/Risunok1.png)
Фирма «1С» представила программу «1С:Архив»
Читать статью![Управление документами в «1С»: Решение для архивации и документооборота Программное решение «1С» для эффективной архивации и управления документами в рамках документооборота.](https://gendalf.ru/upload/medialibrary/6f5/llgtyotzun9fpfs2eapqz387kokb4mve/Risunok2.png)
Преимущества и функционал «1С:Документооборот» для вас
Расскажем о пользе программы в конкретных ситуациях.
Получить консультациюДалее:
Выбираем карточку и основные реквизиты дел во вкладке «Основные».
Каждая карточка номенклатуры дел имеет свои реквизиты, такие как индекс, организация, заголовок, раздел, форма хранения, категория хранения, срок хранения, срок оперативного хранения и номер статей.
![«1С:Архив» для документов и оптимизация документооборота Программа «1С» для создания архивных копий документов и оптимизации процессов документооборота.](https://gendalf.ru/upload/medialibrary/9b7/x90xvqr01vqazxfm569bslvk73klm5sy/Risunok3.png)
Далее перейдите на вкладку «Настройки» и укажите предпочтительный способ хранения.
Нажмите кнопку «Записать и закрыть».
![Система «1С:Архив» и управление документооборотом Интегрированная система «1С» для архивации данных и эффективного управления документооборотом.](https://gendalf.ru/upload/medialibrary/ebe/vsioi6ghjd8l5ta5acbe4rk3puxh6k79/Risunok4.png)
В самом архиве можно хранить только закрытые дела.
Нормативная база «1С:Архива»: о соответствии законодательству и дополнительных решениях
Читать статьюЧтобы отправить дела в архив ответственный сотрудник должен выполнить следующие действия:
- Перейдите в раздел «Документы», затем выберите «Дела (тома)».
- Выберите фильтр «Все документы». Здесь будут отображаться все документы, которые уже не находятся в процессе работы.
![«1С:Документооборот» и «1С:Архив» в одном решении Уникальное программное решение «1С», объединяющее функции документооборота и архивации.](https://gendalf.ru/upload/medialibrary/184/ibl7s89sy3gm1roxsx0eknf9kubmih8v/Risunok5.png)
Выбираем материал для передачи в архив и выбираем карточку. Отмечаем галочкой закрытие дела. Дело получает знак в виде замка.
![Архив «1С»: эффективное управление документооборотом Программа «1С» для создания и управления архивом документов, обеспечивающая оптимизацию документооборота.](https://gendalf.ru/upload/medialibrary/e22/enobnxuoiuo0cex3z5671zdd4q31dhr0/Risunok6.png)
![«1С»: Решение для архива и документооборота Интегрированное решение «1С» для архива документов и управления процессами документооборота.](https://gendalf.ru/upload/medialibrary/3a8/n4o7dx0ywau1ynpjn3xkmq9qken8unfj/Risunok7.png)
Перейдите в раздел «Документы», а затем выберите «Передача дел в архив». Эта функция позволяет осуществить выгрузку дел в программу «1С:Архив».
Как работает «1С:Архив»? Расскажем лично
Получите консультацию эксперта программы.
Получить консультациюСоздайте новую карточку «Передача дел в архив». Это позволит вам заполнить необходимые реквизиты и завершить процесс передачи.
![Архив документов в программе «1С»: оптимизация документооборота перенос данных](https://gendalf.ru/upload/medialibrary/7dd/cmsio9bz2lze8frt2n2fcr9ph4hr9n1p/Risunok8.png)
Далее проводите ряд действий:
- Выберите форму, которая соответствует процессу передачи дел в архиве.
- Укажите организацию (если необходимо) для корректного сопоставления дел с соответствующей организацией.
- Нажмите кнопку «Заполнить». Программа автоматически сформирует дела, которые уже готовы к передаче в архив.
- Если необходимо, вы можете вручную добавить документы к делу, нажав кнопку «Добавить».
![Программное решение «1С» для создания архивных копий документов и повышения эффективности документооборота.](https://gendalf.ru/upload/medialibrary/56b/jvmcrhnxxhm11mwd50aaz2f77091r0v1/Risunok9.png)
Устанавливаем статус обмена с «1С:Архивом» на «Готов к выгрузке» в нижней части экрана. Затем нажимаем кнопку «Записать и закрыть».
После этого выгрузка происходит автоматически.
![«1С:Архив» и управление документооборотом Интегрированная система «1С» для архивации документов и управления процессами документооборота.](https://gendalf.ru/upload/medialibrary/75c/yk2rvq01dsuv3zshumzz5q1kszmgehag/Risunok10.png)
Как принять документ в программе «1С:Архив»
Для выполнения данных действий, сотрудник архива должен следовать следующей последовательности шагов:
- Перейти в раздел «Архив документов».
- Затем, внутри этого раздела, выбрать «Сдаточные описи».
- Проверить, что полученный документ автоматически появился в общем списке документов с не проведенным статусом.
- Открыть документ и приступить к его обработке или выполнению соответствующих действий.
![Оптимизация документооборота с помощью «1С:Архив» Программа «1С» для архивации и улучшения процессов документооборота.](https://gendalf.ru/upload/medialibrary/245/r7ct8izpsnh2qzqj2jh2kv2cw6u9n6j1/Risunok11.png)
![«1С:Архив»: эффективный архив и документооборот Программа «1С» для создания эффективных архивных копий документов и организации документооборота.](https://gendalf.ru/upload/medialibrary/dab/iuyzhpu69kf0f5bal2vvo7n30waxvz82/Risunok12.png)
Необходимо внимательно проверить полученные дела на наличие ошибок и несоответствий.
Если ошибок не обнаружено, нажать на кнопку «Да, ошибок не обнаружено».
![Управление документами в «1С:Архив» и «1С:Документооборот» Решение «1С», позволяющее архивировать документы и эффективно управлять документооборотом.](https://gendalf.ru/upload/medialibrary/570/3e7wibk2tt4a1624rzpgb467rte32pwy/Risunok13.png)
После того, как сотрудник архива нажимает на указанную кнопку и подтверждает отсутствие ошибок, автоматически появляется статус проверки с текстом «Проверка выполнена успешно».
![Архив документов В «1С» и современный документооборот Инновационное решение «1С» для архива документов и организации современного документооборота.](https://gendalf.ru/upload/medialibrary/7a7/3dw3q6bmgnhc3k4emxraay2pw0k0en6f/Risunok14.png)
Когда сдаточная опись принята, программа «1С:Документооборот» автоматически отправляет отчет о пройденной проверке. В карточке дела, в строке «Передача дел в архив», статус обмена с «1С:Архивом» меняется на «Принят в архив». Если нажать на кнопку «Подробнее», можно увидеть информацию о том, когда и кто принял данную сдаточную опись в архив.
Ведение документооборота с программой «1С:Архив»
Читать статьюОбратите внимание
![Обратите внимание Обратите внимание](https://gendalf.ru/upload/medialibrary/f3a/nspexn4jghk6vdl4ds0wirk9l7raihf6/Risunok15.png)
В самой карточке дела будет указано число и статус, что дело было передано в архив. Схожая информация также будет отражена в самих документах, которые были переданы в архив.
Далее выполняем распределение дел по описи, следуя следующей последовательности действий.
- Перейти в раздел «Архив документов».
- Внутри этого раздела выбрать «Распределение дел по описи».
- Указать категорию дел, которую необходимо распределить.
- Выбрать необходимую организацию.
- Нажать кнопку «Заполнить дела».
- Выбрать нужные дела для включения в опись.
- Указать сводную опись для данных дел.
- Нажать кнопку «Включить дела в опись».
![«1С»: эффективный архив и управление документооборотом Программа «1С» для создания архивных копий и оптимизации процессов документооборота.](https://gendalf.ru/upload/medialibrary/9b4/oa7uxouyah2344230t8pz937tn2xbwof/Risunok16.png)
![Архив и документооборот в «1С»: оптимизация бизнес-процессов Программа «1С» для архивации документов и улучшения организации документооборота в компании.](https://gendalf.ru/upload/medialibrary/fce/4zelutsnib60xl3qls6y1beinx26prq9/Risunok17.png)
Годовые разделы описи: где посмотреть?
Чтобы просмотреть все документы, которые приняты в архив и не распределены в опись, необходимо выполнить некоторые шаги.
- Перейти в раздел «Архив».
- Затем выбрать «Документы».
- В этом разделе хранятся все документы, которые были приняты в архив и пока не были распределены в опись.
- Есть возможность просмотреть их общим списком, отражаясь так, как они хранятся в соответствующей описи. Также можно выбрать просмотр по годовым разделам описи.
- Нажимаем кнопку «Еще», а затем выбрать «Просмотр».
- В появившемся меню выбираем опцию «По годовым разделам описей».
![«1С»: архив документов и современный документооборот Программа «1С» для создания архивных копий документов и организации современных процессов документооборота.](https://gendalf.ru/upload/medialibrary/a65/j39fgrv9mxbuusglhnlf6hzx2hw181m3/Risunok18.png)
![«1С:Архив» и документооборот - эффективное взаимодействие Программное решение «1С» для эффективной архивации документов и организации процессов документооборота.](https://gendalf.ru/upload/medialibrary/a38/2dpuic3g3atftoqbamb9ombosat0bcdh/Risunok19.png)
В данном окне пользователю доступны на выбор все необходимые критерии для отбора: организация, том и год.
![Архив документов в «1С»: оптимизация документооборота Программа «1С» для создания архивных копий документов и улучшения организации документооборота.](https://gendalf.ru/upload/medialibrary/38f/i9797vh4fqwl33qzuazm0bki6g9rpv7g/Risunok20.png)
Во вкладке «Основное» карточки документа указаны контейнеры с контентом и метаданными, файлы, усиленные электронные подписи и визуализация копии в формате PDF/A.
Также видно информацию о подписях, их статусе, сроках действия и реквизиты документа.
Обратите внимание
![Обратите внимание Обратите внимание](https://gendalf.ru/upload/medialibrary/b67/zimy8ql18vdvwnpkw7grchx7tx4aq3vl/Risunok21.png)
Программа «1С:Архив» автоматически продлевает подписи без необходимости ручного вмешательства.
![«1С:Архив» и документооборот - современные решения Программа «1С» для эффективной архивации документов и организации современных процессов документооборота.](https://gendalf.ru/upload/medialibrary/5ea/bpu1xf96cbzw2a6pr2c3g2zvx4c7rc10/Risunok22.png)
Архивный шифр для документа автоматически присваивается программой.
- На вкладке «Визы» можно просмотреть информацию о согласовании данного документа, если он был обработан в программе «1С:Документооборот».
- На вкладке «Журнал передачи» можно передать данный документ другому пользователю или кому-либо, указав соответствующую информацию.
- На вкладке «Протокол работы» можно просмотреть полную историю работы с данным документом: кто работал с ним, какие файлы были загружены, когда это происходило и какие действия пользователь совершил в отношении этого документа.
- Предусмотрена возможность выгрузить документы в формате, подходящем для предоставления в ФНС или экспортировать все файлы, нажав на соответствующую кнопку.
![Оптимизация бизнес-процессов с «1С»: архив и документооборот Программное решение «1С» для архивации документов и оптимизации бизнес-процессов через управление документооборотом.](https://gendalf.ru/upload/medialibrary/619/bl5jec16guy9yxxklntbi06pejcek367/Risunok23.png)
Уничтожение дел: этапы
- В разделе «Архив документов» переходим к вкладке «Уничтожение дел».
- Указываем нужную форму и выбираем организацию.
- Нажимаем на кнопку «Заполнить».
- При помощи программы «1С:Архив» автоматически формируется список дел, которые необходимо уничтожить из-за окончания срока их хранения.
- В нижней части экрана отображается ответственный пользователь, который будет осуществлять эту процедуру.
- Для подтверждения уничтожения дел нажимаем кнопку "Записать".
![«1С»: простой архив и качество управления документооборотом Решение «1С» для создания полноценного архива и оптимизации документооборота.](https://gendalf.ru/upload/medialibrary/a56/hozhyrw5xglr31byp0vhinlap5hwpdbm/Risunok24.png)
При необходимости, можно сформировать и распечатать акт об уничтожении, нажав соответствующую кнопку.
![Архив документов в программе «1С»: ведение документооборота Программа «1С» для работы с архивом документов и повышения качества документооборота.](https://gendalf.ru/upload/medialibrary/778/8rbst7lz39hx5n3b0553je764flh8isy/Risunok25.png)
Обратите внимание
![Обратите внимание Обратите внимание](https://gendalf.ru/upload/medialibrary/89f/hcbtmvi17jawnfw5u10wl22eok10h8n1/Risunok26.png)
При уничтожении дела в программе «1С:Документооборот» эта информация также отражается в карточке дела. Все документы, которые были включены в это дело, помечаются со статусом «Уничтожен» и указывается дата уничтожения.
Управление документами и их архивирование
В программе «1С:Архив» выполняются регулярные действия, связанные с управлением документами и архивированием. Эти действия включают:
- постоянное обновление индексов на регулярной основе;
- актуализация электронных подписей документов; подготовка документов к их передаче на хранение в архив;
- постоянное резервирование материала, резервное копирование данных, проверка;
- уничтожение документов по истечению срока давности.
Кто может получить права доступа
В программе «1С:Архив» можно настроить права доступа к документам на уровне трех пользовательских ролей:
- архивиста;
- пользователя;
- администратора.
Хотите узнать больше об интеграции программ «1С:Архив» и «1С:Документооборот»?
Закажите консультацию специалиста, который ответит на ваши вопросы.
Получить консультацию