Наверх
Gendalf Gendalf
436

Интеграция «1С:Архив» и «1С:Документооборот» на практике: пошаговая инструкция

Теоретическую базу работы архива документов мы уже разобрали. Пришло время освоить практическое применение новой интеграции программ «1С:Архив» и «1С:Документооборот».

В этом вам поможет наша поэтапная инструкция в данной статье.

Ведение документооборота с программой «1С:Архив»

Читать статью

Обратите внимание

Обратите внимание

Если интеграция с программой «1С:Документооборот» ред. 3.0 уже настроена, документы автоматически переносятся в базу «1С:Архива».

Передача ответственным сотрудником документов в архив, если интеграция не настроена

Чтобы выполнить это действие в программе «1С:Документооборот», вам необходимо создать и организовать номенклатуру дел.

  • Для этого откройте раздел «НСИ» и выберите «Номенклатура дел».
  • Номенклатура дел организована по разделам. Каждый раздел содержит подразделы, а каждая карточка номенклатуры дел имеет свои уникальные атрибуты.
Программа «1С» для архивирования и управления документооборотом, обеспечивающая эффективность и надежность процессов.

Фирма «1С» представила программу «1С:Архив»

Читать статью
Программное решение «1С» для эффективной архивации и управления документами в рамках документооборота.

Преимущества и функционал «1С:Документооборот» для вас

Расскажем о пользе программы в конкретных ситуациях.

Получить консультацию

Далее:

Выбираем карточку и основные реквизиты дел во вкладке «Основные».

Каждая карточка номенклатуры дел имеет свои реквизиты, такие как индекс, организация, заголовок, раздел, форма хранения, категория хранения, срок хранения, срок оперативного хранения и номер статей.

Программа «1С» для создания архивных копий документов и оптимизации процессов документооборота.

Далее перейдите на вкладку «Настройки» и укажите предпочтительный способ хранения.

Нажмите кнопку «Записать и закрыть».

Интегрированная система «1С» для архивации данных и эффективного управления документооборотом.

В самом архиве можно хранить только закрытые дела.

Нормативная база «1С:Архива»: о соответствии законодательству и дополнительных решениях

Читать статью

Чтобы отправить дела в архив ответственный сотрудник должен выполнить следующие действия:

  • Перейдите в раздел «Документы», затем выберите «Дела (тома)».
  • Выберите фильтр «Все документы». Здесь будут отображаться все документы, которые уже не находятся в процессе работы.
Уникальное программное решение «1С», объединяющее функции документооборота и архивации.

Выбираем материал для передачи в архив и выбираем карточку. Отмечаем галочкой закрытие дела. Дело получает знак в виде замка.

Программа «1С» для создания и управления архивом документов, обеспечивающая оптимизацию документооборота. Интегрированное решение «1С» для архива документов и управления процессами документооборота.

Перейдите в раздел «Документы», а затем выберите «Передача дел в архив». Эта функция позволяет осуществить выгрузку дел в программу «1С:Архив».

Как работает «1С:Архив»? Расскажем лично

Получите консультацию эксперта программы.

Получить консультацию

Создайте новую карточку «Передача дел в архив». Это позволит вам заполнить необходимые реквизиты и завершить процесс передачи.

перенос данных

Далее проводите ряд действий:

  • Выберите форму, которая соответствует процессу передачи дел в архиве.
  • Укажите организацию (если необходимо) для корректного сопоставления дел с соответствующей организацией.
  • Нажмите кнопку «Заполнить». Программа автоматически сформирует дела, которые уже готовы к передаче в архив.
  • Если необходимо, вы можете вручную добавить документы к делу, нажав кнопку «Добавить».
Программное решение «1С» для создания архивных копий документов и повышения эффективности документооборота.

Устанавливаем статус обмена с «1С:Архивом» на «Готов к выгрузке» в нижней части экрана. Затем нажимаем кнопку «Записать и закрыть».

После этого выгрузка происходит автоматически.

Интегрированная система «1С» для архивации документов и управления процессами документооборота.

Как принять документ в программе «1С:Архив»

Для выполнения данных действий, сотрудник архива должен следовать следующей последовательности шагов:

  • Перейти в раздел «Архив документов».
  • Затем, внутри этого раздела, выбрать «Сдаточные описи».
  • Программа «1С» для архивации и улучшения процессов документооборота.
  • Проверить, что полученный документ автоматически появился в общем списке документов с не проведенным статусом.
  • Открыть документ и приступить к его обработке или выполнению соответствующих действий.
Программа «1С» для создания эффективных архивных копий документов и организации документооборота.

Необходимо внимательно проверить полученные дела на наличие ошибок и несоответствий.

Если ошибок не обнаружено, нажать на кнопку «Да, ошибок не обнаружено».

Решение «1С», позволяющее архивировать документы и эффективно управлять документооборотом.

После того, как сотрудник архива нажимает на указанную кнопку и подтверждает отсутствие ошибок, автоматически появляется статус проверки с текстом «Проверка выполнена успешно».

Инновационное решение «1С» для архива документов и организации современного документооборота.

Когда сдаточная опись принята, программа «1С:Документооборот» автоматически отправляет отчет о пройденной проверке. В карточке дела, в строке «Передача дел в архив», статус обмена с «1С:Архивом» меняется на «Принят в архив». Если нажать на кнопку «Подробнее», можно увидеть информацию о том, когда и кто принял данную сдаточную опись в архив.

Ведение документооборота с программой «1С:Архив»

Читать статью

Обратите внимание

Обратите внимание

В самой карточке дела будет указано число и статус, что дело было передано в архив. Схожая информация также будет отражена в самих документах, которые были переданы в архив.

Далее выполняем распределение дел по описи, следуя следующей последовательности действий.

  • Перейти в раздел «Архив документов».
  • Внутри этого раздела выбрать «Распределение дел по описи».
  • Программа «1С» для создания архивных копий и оптимизации процессов документооборота.
  • Указать категорию дел, которую необходимо распределить.
  • Выбрать необходимую организацию.
  • Нажать кнопку «Заполнить дела».
  • Выбрать нужные дела для включения в опись.
  • Указать сводную опись для данных дел.
  • Нажать кнопку «Включить дела в опись».
Программа «1С» для архивации документов и улучшения организации документооборота в компании.

Годовые разделы описи: где посмотреть?

Чтобы просмотреть все документы, которые приняты в архив и не распределены в опись, необходимо выполнить некоторые шаги.

  • Перейти в раздел «Архив».
  • Затем выбрать «Документы».
  • В этом разделе хранятся все документы, которые были приняты в архив и пока не были распределены в опись.
  • Есть возможность просмотреть их общим списком, отражаясь так, как они хранятся в соответствующей описи. Также можно выбрать просмотр по годовым разделам описи.
  • Программа «1С» для создания архивных копий документов и организации современных процессов документооборота.
  • Нажимаем кнопку «Еще», а затем выбрать «Просмотр».
  • В появившемся меню выбираем опцию «По годовым разделам описей».
Программное решение «1С» для эффективной архивации документов и организации процессов документооборота.

В данном окне пользователю доступны на выбор все необходимые критерии для отбора: организация, том и год.

Программа «1С» для создания архивных копий документов и улучшения организации документооборота.

Во вкладке «Основное» карточки документа указаны контейнеры с контентом и метаданными, файлы, усиленные электронные подписи и визуализация копии в формате PDF/A.

Также видно информацию о подписях, их статусе, сроках действия и реквизиты документа.

Обратите внимание

Обратите внимание

Программа «1С:Архив» автоматически продлевает подписи без необходимости ручного вмешательства.

Программа «1С» для эффективной архивации документов и организации современных процессов документооборота.

Архивный шифр для документа автоматически присваивается программой.

  • На вкладке «Визы» можно просмотреть информацию о согласовании данного документа, если он был обработан в программе «1С:Документооборот».
  • На вкладке «Журнал передачи» можно передать данный документ другому пользователю или кому-либо, указав соответствующую информацию.
  • На вкладке «Протокол работы» можно просмотреть полную историю работы с данным документом: кто работал с ним, какие файлы были загружены, когда это происходило и какие действия пользователь совершил в отношении этого документа.
  • Предусмотрена возможность выгрузить документы в формате, подходящем для предоставления в ФНС или экспортировать все файлы, нажав на соответствующую кнопку.
Программное решение «1С» для архивации документов и оптимизации бизнес-процессов через управление документооборотом.

Уничтожение дел: этапы

  • В разделе «Архив документов» переходим к вкладке «Уничтожение дел».
  • Решение «1С» для создания полноценного архива и оптимизации документооборота.
  • Указываем нужную форму и выбираем организацию.
  • Нажимаем на кнопку «Заполнить».
  • При помощи программы «1С:Архив» автоматически формируется список дел, которые необходимо уничтожить из-за окончания срока их хранения.
  • В нижней части экрана отображается ответственный пользователь, который будет осуществлять эту процедуру.
  • Для подтверждения уничтожения дел нажимаем кнопку "Записать".

При необходимости, можно сформировать и распечатать акт об уничтожении, нажав соответствующую кнопку.

Программа «1С» для работы с архивом документов и повышения качества документооборота.

Обратите внимание

Обратите внимание

При уничтожении дела в программе «1С:Документооборот» эта информация также отражается в карточке дела. Все документы, которые были включены в это дело, помечаются со статусом «Уничтожен» и указывается дата уничтожения.

Управление документами и их архивирование

В программе «1С:Архив» выполняются регулярные действия, связанные с управлением документами и архивированием. Эти действия включают:

  • постоянное обновление индексов на регулярной основе;
  • актуализация электронных подписей документов; подготовка документов к их передаче на хранение в архив;
  • постоянное резервирование материала, резервное копирование данных, проверка;
  • уничтожение документов по истечению срока давности.

Кто может получить права доступа

В программе «1С:Архив» можно настроить права доступа к документам на уровне трех пользовательских ролей:

  • архивиста;
  • пользователя;
  • администратора.

Хотите узнать больше об интеграции программ «1С:Архив» и «1С:Документооборот»?

Закажите консультацию специалиста, который ответит на ваши вопросы.

Получить консультацию
Поделиться  

Рейтинг статьи:

4.9

(на основе 11 голосов)

.km