«1С» для ИП: как работает «1С:Управление нашей фирмой»

Малому и среднему бизнесу часто не хватает рабочих рук. Из–за этого привычный рабочий процесс нарушается, что приводит к денежным потерям. Чтобы избежать такой ситуации, ИП может нанять много новых сотрудников или один раз приобрести программу «1С:Управление нашей фирмой».

Почему «1С:УНФ»?

Большинство программ для комплексной автоматизации предназначены только для крупных компаний. Однако такой подход необходим и малым предприятиям, где ресурс работников очень ограничен. Основная проблема – сбор и анализ данных вручную, ведь далеко не каждый способен справится с этой задачей, даже в маленькой компании.

Чтобы небольшие ИП чувствовали себя увереннее и могли легко организовать как управленческий, так и регламентированный учет, компания «1С» разработала и запустила «1С:Управление нашей фирмой». Что это за программа?

«1С:УНФ» – это решение для малого и среднего бизнеса, функционал которого помогает ИП настроить учет, вести и контролировать его. У данного программного продукта масса преимуществ – от понятного интерфейса до комплексного анализа деятельности компании. При этом программа имеет демократичную цену и не потребует от сотрудников компании знаний специальной бухгалтерской терминологии.

Кому подходит «1С:УНФ»

Программа позволяет работать с большим количеством направлений малого бизнеса, а именно:

• оптовые продажи;
• розничные продажи;
• интернет–магазины;
• сфера услуг и выполнение работ;
• небольшое собственное производство.

Количество автоматизированных рабочих мест обычно варьируется в диапазоне от 1 места (к примеру, для управляющего или руководителя) до 20 мест, если сотрудников много.

Программа «1С:Управление нашей фирмой» позволяет компании автоматизировать ряд важных функций, которые ранее приходилось выполнять вручную: заполнение таблиц с данными, составление отчетных документов и так далее.

«1С:УНФ» объединяет в одной программе все составляющие стабильной работы любой фирмы:

• торговля и склад;
• CRM;
• услуги и работы;
• закупки и резервы;
• банк и касса;
• зарплата и кадры;
• налоги и отчетность;
• производство и сборка;
• аналитические отчеты.

Все документы в «1С:УНФ» соответствуют законодательству, в частности печатные формы, 54–ФЗ, ЕГАИС. Это позволит избежать претензий от налоговой и других государственных служб.

Полезные функции «1С:Управление нашей фирмой»

«1С:УНФ» действительно полезный инструмент для владельцев малого и среднего бизнеса. Сама программа имеет много различных функций, которые делают работу ИП комфортнее:

• Быстрый старт и понятный интерфейс. Чтобы начать работать в программе, руководителю не нужно проходить долгие обучения или нанимать специалиста, который объяснит ему, что делать. Интерфейс «1С:УНФ» содержит функцию «Быстрый старт» и ее помощью пользователь может настроить программу под особенности учета и управления, принятых в конкретной компании. После настройки можно сразу начинать работать, без дополнительных консультаций.
• Производство. В программе реализована возможность ведения производственного учета: планирование производства, расчет фактической себестоимости продукта. «1С:УНФ» поддерживает планирование и ведение учета для серийного и позаказного производства.
• CRM (управление взаимоотношениями с клиентами). Данная функция также встроена в «1С:УНФ» и позволяет сотрудникам компании правильно организовывать работу с клиентами, выстраивать верную концепцию общения с ними в дальнейшем. Для этого в программе предусмотрена фиксация звонков, встреч, переговоров, заказов, писем и пожеланий. CRM в «1С:УНФ» дает возможность руководителю компании контролировать работу сотрудников при общении с клиентами, оперативно отрабатывать жалобы и следить за эффективностью сотрудничества клиентов с компанией от первого обращения до предоставления конечного продукта.
  Еще одна полезная функция «1С:УНФ» – программа помогает сотрудникам выстраивать процесс общения с клиентами. К примеру, после совершения звонка и заполнения карточки покупателя в системе будет автоматически сформировано новое событие, которое должно следовать за предыдущим для эффективной коммуникации. Это может быть отправка коммерческого предложения или оповещение клиента об изменении состояния его заказа. Перед этим менеджер отдела продаж может настроить систему оповещения и для себя. Ему придет напоминание о необходимости написать письмо клиенту.
• Единая информационная база. Все данные о компании хранятся в программе, а именно в единой информационной базе. Их можно просмотреть в любое удобное время. Это помогает значительно сократить время работников, избавляя их от постоянного поиска нужной информации среди бумажного архива документов.
  В информационной базе хранятся истории по всем контрагентам компании: договоры, счета, остатки товара на складах, кассовые и банковские операции, расчеты с сотрудниками и еще многое другое. В «1С:Управление нашей фирмой» все данные в базе надежно защищены благодаря разграничению прав доступа, поэтому за их конфиденциальность можно не переживать.
• Аналитика для бизнеса. Для успешного ведения бизнеса важно отслеживать его эффективность. Статистика по продажам, анализ финансов, учет доходов и расходов за определенный период времени – все это можно проверить в «1С:УНФ» в несколько кликов и для этого нет необходимости рассчитывать что–то вручную.
  Руководители могут увидеть в программе маржу, спрос на свои товары, услуги и динамику заказов, провести анализ остатков товара на складе, проследить за эффективностью работы своих сотрудников и многое другое. Дополнительное удобство при работе с программой обеспечивает возможность подготовки отчетности: пользователь может выбрать любой период и сравнивать документы между собой. Это пригодится в том случае, когда руководителю необходимо сравнить старые и новые закупочные цены, а искать эти данные в бумажной документации нет времени.
• Интеграция программы с сайтом компании. Если для увеличения продаж вам необходимо создать собственный сайт, то вы легко сможете сделать это с помощью встроенной платформы 1C–UMI. При этом серьезные навыки программирования и создания сайтов не понадобятся. ¬ Запустить сайт может любой пользователь, потратив на это не больше пяти минут. Для начала необходимо выбрать формат сайта: интернет–магазин, сайт специалиста, лендинг или просто сайт для рекламы услуг фирмы. Все, что требуется от пользователя ¬– указать электронную почту и название для сайта, после чего платформа подготовит и предоставит вам готовый сайт. При этом все необходимые фотографии, описание и стоимость товаров загрузятся из «1С:УНФ» автоматически.
• Платежный календарь. Чтобы компания не разорилась на непредвиденных тратах, все расходы должны контролироваться руководством. «1С:Управление нашей фирмой» имеет встроенный платежный календарь, который помогает оптимизировать траты компании и дать сотруднику полную информацию о предстоящих расходах. В нем отражены все предстоящие траты компании: даты начисления заработной платы, оплата аренды помещения, поступление денег от клиентов и так далее. Благодаря платежном календарю «1С:УНФ» позволяет владельцу бизнеса видеть, сколько денег нужно выделить и распланировать все выплаты. Такое планирование поможет избежать лишних расходов и сэкономить деньги фирмы.
• «Монитор основных показателей» и «Монитор руководителя». У руководителей компаний часто не хватает времени на тщательное изучение отчетов. Если штат сотрудников не очень большой и сделать это некому, в «1С:УНФ» есть подходящие решения – «Монитор основных показателей» и «Монитор руководителя». Здесь собраны комплекты самых важных отчетов, благодаря которым руководитель может собрать все данные и вывести их на экран. Это необходимо для эффективного управления фирмой и отслеживания тенденций роста.
  «Монитор руководителя» показывает сумму средств в кассах и на счетах компании, подробную информацию о наличии дебиторской или кредиторской задолженности, полученной прибыли, понесенным убыткам и так далее. Эта функция также позволяет проанализировать проблемные участки бизнеса: все ли обязательства перед клиентами по предоставлению товаров или услуг выполнены, нет ли проблем с поставщиками и партнерами и так далее.
  «Монитор основных показателей» предназначен для отражения денежных средств за определенный период по отдельным статьям, динамики кредиторской и дебиторской задолженности в виде графиков. Здесь же можно увидеть общие показатели по компании: прибыльность, количество и состояние продаж, доходы и расходы.

• Финансовое планирование. Не секрет, что грамотное финансовое планирование может значительно увеличить прибыль компании. Для этого нужно уметь собирать и анализировать большой объем данных, но далеко не все ИП могут позволить себе услуги специалистов квалицированного финансиста в штате. «1С:УНФ» дает руководителю возможность хорошо ориентироваться в делах компании, основных показателя бизнеса, формировать бюджет, сравнивать планы с текущими доходами и расходами и так далее.
  С помощью «1С:УНФ» можно планировать не только финансы: в программе предусмотрено планирование продаж, по позициям, подразделениям и клиентам, делать прогнозы по динамике клиентской активности на основе показателей за предыдущие периоды.
• Планирование продаж. Грамотное планирование продаж повышает их эффективность и, как следствие, прибыль компании увеличивается. В «1С:УНФ» планы продаж можно формировать по подразделениям, по товарным категориям, по отдельным сотрудникам и даже подразделениям. Планировать можно в стоимостном и натуральном выражении. «1С:УНФ» также может объединить все отдельные планы в единую сводную таблицу продаж предприятия. Контролировать выполнение планов можно с помощью средств сравнительного анализа данных о запланированных и фактических продажах. Сравнивать можно по отдельным сотрудникам, группам товаров или товарным позициям.
• Розничные продажи. «1С:УНФ» предусматривает создание специальных отчетов для розничной торговли. К ним относятся отчет по движениям и остаткам товара в розничных ценах, товарный отчет по продажам в розничных ценах, отчет ТОРГ–29. Пользователям доступно ведение суммового или количественно–суммового учета.
• Синхронизация «1С:УНФ 8» и «1С:Бухгалтерии». С помощью «1С:УНФ» ИП на упрощенной системе налогообложения или ЕНВД может сдавать налоговую отчетность в ФСС И ПФР. Для компаний использующих другие налоговые режимы предусмотрена синхронизация «1С:УНФ» и программы «1С:Бухгалтерия», куда данные для отчетности будут передаваться в автоматическом режиме. Такая интеграция значительно упрощает рабочий процесс бухгалтера, избавляя его от повторного оформления отчетных документов.
  Синхронизация двух программ полезна и руководителю. Подготовка управленческих отчетов занимает намного меньше времени, чем если сотрудники будут заполнять их вручную. Все необходимые для такой отчетности данные хранятся в «1С:УНФ»на постоянной основе и доступны в пару кликов. Информация будет понятна любому пользователю, даже без особых знаний в области экономики и финансов.
• Магазин расширений. Содержит ряд полезных дополнений к «1С:УНФ» и постоянно пополняется. Установка нужных дополнений – простая процедура, которая не отнимет у сотрудника много времени.
• Быстрый поиск и анализ. Программа «1С:УНФ» полезна тем, что автоматизирует большую часть рутинной работы фирмы. С помощью ее функционала сотрудники легко ориентируются во всех данных, которые отражают процесс работы компании. Это очевидный плюс для руководителя: время, которое сотрудники фирмы тратили на ручной ввод данных контрагентов или заполнение налоговой отчетности, они могут выделить для более важных дел, которые не поддаются автоматизации. Большую часть операций по учету выполняет программа, а сотрудники начинают работать продуктивнее без кучи ручной работы с бумагами.
  Данные о деятельности компании хранятся в одной системе и их не нужно искать по всей фирме. Руководитель может анализировать их в любое время и получать лишь актуальные результаты.
• Мобильный клиент «1С:УНФ». Да, эта программа может быть не только на работе. С помощью мобильного клиента сотрудники будут иметь доступ к «1С:УНФ» даже вдали от локального компьютера, установив на смартфон специальное приложение. Его интерфейс полностью адаптирован под мобильную версию программы.
  Мобильный клиент состоит из идентичного компьютерной версии функционала: услуги и работы, производство и сборка, торговля и склад, закупки и резервы, кадры и зарплата, банк и касса, аналитические отчеты, CRM.

Отчетность в «1С:Управление нашей фирмой»

Отчетность – одна из частых головных болей бухгалтера в любой компании. Оформлять налоговые документы долго, скучно, иногда сложно. А в ИП, где бухгалтера в штате нет вовсе, все еще сложнее – нужно звать на помощь сторонних специалистов. «1С:УНФ» позволяет автоматизировать этот процесс, что позволит руководителю фирмы сдавать отчетность самостоятельно, без помощи бухгалтера или с минимальными временными затратами для него.

Часть отчетов можно формировать непосредственно в «1С:УНФ», а недостающее заполнить в «1С:Бухгалтерии, куда данные будут переданы автоматически. В разделе «Налоги» пользователь может найти «Календарь налогов и отчетности». Он позволяет увидеть на одном экране точную и полную картину по датам сдачи отчетности и уплате налогов.

«1С:УНФ» совместима с несколькими налоговыми режимами. К ним относятся упрощенная и патентная системы налогообложения. Также есть возможность совместить два режима сразу. В программе учитываются особенности оформления отчетностей для данных режимов.

К примеру, «1С:УНФ» автоматически формирует книгу учета доходов, которую обязаны вести компании на патентной системе налогообложения. Книга позволяет компанию подтвердить, что предельная величина дохода не превышена и можно дальше использовать патент в своей деятельности.

Книгу учета доходов и расходов при упрощенке сдавать в налоговую необязательно, однако заполнять ее все равно нужно. В случае выездной проверки инспектор может потребовать эту книгу. «1С:УНФ» также заполняет ее автоматически.

Через «1С:УНФ» можно оформлять и сдавать разные отчеты, получать справки за работников фирмы. Это могут быть справки 6–НДФЛ и 2–НДФЛ, расчеты по страховым взносам, сведения о среднесписочной численности работников, 4–ФСС, сведения о застрахованных лицах, СЗВ–Стаж.

Список, какие виды отчетов и справок доступны в «1С:Управление нашей фирмой» для разных налоговых режимов?

• Компании на УСН. Декларация по УСН, книга учета доходов и расходов (КУДиР), 4–ФСС, 2–НДФЛ, 6–НДФЛ, расчеты по страховым взносам (РСВ), Сведения о застрахованных лицах), сведения о застрахованных лицах (СЗВ–М), сведения о среднесписочной численности работников.
• Компании на патентной системе налогообложения. Книга учета доходов и расходов (КУДиР), 4–ФСС, 2–НДФЛ, 6–НДФЛ, сведения о застрахованных лицах (СЗВ–М), сведения о среднесписочной численности работников, расчеты по страховым взносам (РСВ).
• ИП на Патенте + УСН. Книга учета доходов и расходов (КУДиР), сведения о среднесписочной численности работников, 2–НДФЛ, 6–НДФЛ, 4–ФСС, сведения о застрахованных лицах (СЗВ–М), расчеты по страховым взносам (РСВ).

При необходимости, ИП может составлять в «1С:УНФ» декларации об объеме розничной продажи пива и пивных напитков № 12, декларацию по НДС, если этот налог предусмотрен.

Программа «1С:Управление нашей фирмой» уже выручила большое количество предприятий малого и среднего бизнеса. Это удобно, если у ИП нет возможности нанять в штат бухгалтера, кадровика и аналитика. Система сама спланирует, посчитает и в пару кликов мышкой выдаст конечный результат, на получение которого сотрудник может тратить несколько дней или даже недель.