Компания JIT Solutions смогла наладить ИТ-инфраструктуру всего за несколько часов благодаря Microsoft Office 365

Благодаря внедрению Office 365 компания Just In Time Solutions смогла сразу выйти на технологический уровень, который присущ крупным компаниям и лидерам рынка.

Just In Time Solutions (JIT Solutions) – малое предприятие, осуществляющее свою деятельность в сфере логистики по направлениям: складская логистика, оказание услуг по перевозкам грузов как внутри России так и за ее пределами, а также услуг в сфере проектных поставок инсталляционных материалов и телекоммуникационного оборудования для реализации проектов по строительству сетей связи. Компания создана в конце 2011 года, офис расположен в Москве. Сейчас в «JIT Solutions» работает пять человек. Для реализации региональных проектов на договорной основе привлекаются местные специалисты. В перспективе планируется создание нескольких удаленных филиалов.

Ситуация

Сотрудникам JIT Solutions, независимо от местонахождения, требовалось постоянно находиться в едином корпоративном информационном поле и взаимодействовать в режиме реального времени.

Проанализировав ситуацию, специалисты JIT Solutions приняли решение об использовании облачных сервисов как альтернативы традиционной инфраструктурной модели. Новая система была призвана обеспечить технологическую базу для решения следующих задач:

• сформировать единую информационно-коммуникативную среду в компании, основанную на принципах надежности, доступности и масштабируемости;
• минимизировать расходы на ИТ-составляющую;
• обеспечить сотрудникам доступ ко всем необходимым информационным ресурсам компании в любое время, из любой географической точки с любого мобильного устройства;
• создать среду для обмена почтовыми сообщениями, причем организовать работу корпоративной почты без привязки к конкретным устройствам;
• организовать виртуальное пространство для обмена мгновенными сообщениями с использованием компьютера или любого мобильного устройства.

Решение

В результате анализа собственных потребностей и тщательного исследования рынка программного обеспечения, предназначенного для создания единой коммуникационной среды в облаке, руководством компании было выбрано решение Microsoft Office 365.

Освоение облачного сервиса Office 365 в компании началось с Exchange Online – облачной электронной почты корпоративного класса, обладающей интегрированной защитой от вирусов и спама. Клиентом для Exchange Online является приложение Microsoft Outlook, поэтому не потребовалось никаких дополнительных усилий для обучения пользователей.

Одновременно был реализован доступ к электронной почте через веб-браузер с использованием Outlook Web App. Таким образом, пользователи получили возможность работать с почтовыми сообщениями, вложенными в них документами, календарями и задачами практически с любого устройства независимо от местонахождения.

Управление корпоративной почтой в компании сегодня осуществляется одним сотрудником, наделенным правами администратора. Он производит требуемые настройки и при необходимости создает новые почтовые ящики.

На следующем этапе проекта был развернут Lync Online – служба онлайн коммуникаций. В приложении сразу видны индикаторы присутствия и занятости коллег. Благодаря интуитивно понятному интерфейсу Lync Online сотрудники компании быстро и самостоятельно освоили приемы работы с приложением.

Пользуясь Lync Online, сотрудники JIT Solutions решают друг с другом текущие вопросы в виртуальном офисе, даже если их разделяют сотни километров, проводя сеансы обмена мгновенными сообщениями, голосовыми звонками, а также видео- или веб-конференции.

Для работы с офисными документами в компании используется пакет приложений Microsoft Office 2010 профессиональный плюс. Все данные, которые создаются в среде Office 365, хранятся и на компьютерах пользователей, и в «облаке». Такой подход позволяет пользователям работать как онлайн, так и оффлайн, с последующей автоматической синхронизацией данных при подключении к Интернету.

Преимущества

Оплата приложения по принципу аренды позволила отнести расходы на ИТ не к капитальным, а к операционным. При этом у компании всегда сохраняется возможность гибко управлять количеством лицензий – убирая или добавляя новые облачные «рабочие места» по мере увеличения или сокращения штата.

Дополнительная экономия достигнута за счет того, что компания избавлена от необходимости вводить в штат должность системного администратора: его функции вполне может выполнять обычный сотрудник, при этом совмещая это с основной деятельностью.

В планах компании – дальнейшее освоение функционала Office 365. В частности, в среднесрочной перспективе предполагается расширить функционал корпоративного сайта, трансформировав его в многофункциональное портальное решение на базе SharePoint Online. В рамках корпоративного портала будет организована интеграция Office 365 с приложением «1С: Комплексная автоматизация», включая учетную систему, бухгалтерское ПО, CRM, автоматизацию процессов складского управления и электронный документооборот.