Три инструмента для автоматизации документооборота вашего бизнеса

В эпоху информационных технологий автоматизация стала важной составляющей успешного развития бизнеса. В отдельный процесс можно выделить автоматизацию документооборота, которая заключается в полной или частичной замене ручного ввода данных и бумажной документации. Этот процесс приносит пользу всем участникам бизнес-процессов.

Именно ручная обработка и заполнение документов влекут ошибки, которые в свою очередь приведут к проблемам разного характера.

Ручное внесение данных занимает много времени и сил. Каждый раз, когда требуется заполнить форму, составить отчёт или подготовить документ, сотрудники тратят значительное количество времени на выполнение рутинных задач.

Человеческий фактор. Даже самый опытный и аккуратный сотрудник может допускать ошибки и неточности при ручном вводе данных. Это может привести к неправильным расчётам, некорректным данным и потере времени на исправление ошибок.

Трудности в поиске и организации документов. Бумажные документы требуют физического хранения, классификации и структуризации, что может занимать много времени и пространства. Без автоматизированной системы хранения и поиска, мы опять погружаемся в трудозатратную рутину.

Своевременность и оперативность передачи документов. Ручная передача документов, особенно при работе с удалёнными или распределёнными командами, может привести к задержкам и несвоевременной доставке.

Опасность потери или повреждения бумажных документов. Бумажные документы легко утратить или повредить. Чрезвычайные происшествия, такие как пожар, наводнение или кража, ведут к безвозвратной потере всех значимых бумаг. Что негативно скажется на деловой репутации, финансовых операциях и юридических обязательствах.

Сложности в управлении и мониторинге документооборота. Без автоматизированной системы контроль и отслеживание документов становятся затруднительными и малоэффективными процессами. Нарушение в отслеживание статусов, сроков, возврата документации приведет к потере управляемости не только в части документооборота с контрагентами, но и формировании отчетной документации.

Значительные расходы на печать, бумагу и хранение документов. Ручной документооборот предполагает большие затраты на печать, покупку бумаги, регулярное обслуживание техники, а также физических архивов. Канцелярские нюансы, которые создают дополнительную нагрузку на бюджет компании и снижают эффективность использования ресурсов.

Ограниченный доступ к документам. Без автоматизации доступ к документам может быть ограничен и зависеть от местоположения сотрудников или отделов. Что затрудняет совместную работу, сотрудничество и обмен информацией между сотрудниками и партнёрами.

Рост объёма бумажной работы. Чем раньше будет произведена автоматизация, тем проще в будущем будет организована работа сотрудников, работающих с документами. Любой бизнес стремится к развитию, а с увеличением оборотов увеличивается и количество бумажной работы, архивы растут как снежный ком. В итоге работа с большим количеством бумаг приведет к перегрузке сотрудников, снижению производительности и повышению вероятности ошибок.

Ограниченная мобильность и гибкость. Ручное управление документами снижает мобильность и гибкость работы сотрудников. Без доступа к документам и работы с ними онлайн сотрудники сталкиваются с трудностями при выполнении задач вне офиса или на удалённых объектах.

Мы перечислили проблемы, которые лежат на поверхности и существенно замедляют бизнес-процессы, повышают риски и издержки компании. Отметим, что Федеральная налоговая служба планирует к 2024 году отказаться от бумажного документооборота и перевести все организации на электронный документооборот (ЭДО). Поэтому уже сейчас следует подумать о модернизации процессов документооборота в компании. Если подойти к этому вопросу конструктивно и рационально, то достаточно трёх сервисов: «1С-ЭДО», «1С–РПД» и «1С:Кабинет сотрудника». Что это за программы и как они функционируют отдельно? Расскажем подробнее.

«1С-ЭДО» — это сервис для обмена счетами-фактурами и другими юридически значимыми документами с контрагентами. Всё происходит в электронной форме прямо из программ «1С» или через операторов электронного документооборота, поддерживающих технологию «1С-ЭДО». Сервис имеет ряд преимуществ:

• Интеграция с другими программами не требуется, так как «1С-ЭДО» встроен в типовые решения «1С» и не требует выгрузки документов во внешние модули.
• Возможность обмениваться документами с пользователями других операторов ЭДО, главное, чтобы контрагент пользовался электронными документами.
• Привычный интерфейс вашей «1С» с механизмами работы с электронными документами (хранение, поиск, фильтрация по типам, статусам, массовое подписание) уже встроен в программу, поэтому не нужно изучать новую программу.
• Архив электронных документов уже встроен в «1С:Предприятие 8», а резервная копия электронного архива создаётся стандартными средствами.
• Возможность обмениваться не только счетами-фактурами, но и всеми остальными документами — накладными, актами, счетами, заказами и так далее.
• Входящие документы в информационной базе «1С» автоматически формируются на основе электронных документов, которые остаётся только провести. Для удобства работы в «1С» предусмотрена система сопоставления вашей номенклатуры с номенклатурой ваших контрагентов с гибкими настройками.

«1С:Распознавание первичных документов» («1С-РПД») — это сервис, который автоматически обрабатывает информацию с первичных документов, таких как счета и накладные. Он обладает следующими преимуществами:

• проверка корректности чисел в таблицах по формулам;
• подсветка мест, требующих внимания;
• удобный интерфейс для сравнения распознанного документа с оригиналом в одном окне;
• возможность быстрого и точного создания недостающей номенклатуры;
• автоматическое прикрепление сканов документов, если они есть в базе;
• формирование комплектов документов, отражающих одну хозяйственную операцию;
• прикрепление распознанного документа к созданному учётному документу;
• автоматический выбор правильного варианта номенклатуры при несовпадении у поставщика и покупателя.

«1С:Кабинет сотрудника» предоставляет сотрудникам возможность самостоятельно решать кадровые вопросы без посещения бухгалтерии и кадрового отдела. Этот сервис помогает работать с персональными данными, работать с документами, узнавать свою зарплату, график работы и многое другое. Возможности включают:

• централизованный доступ к персональным данным: сотрудники получают быстрый и удобный доступ к своим данным в одном месте, что упрощает и ускоряет процесс получения информации о зарплате, отпуске, графике работы и других рабочих аспектах;
• больше свободы: сотрудники могут легко и без личного посещения бухгалтерии обновлять свои данные, такие как рождение ребёнка, смена паспорта, семейное положение и другие, что помогает поддерживать актуальность данных и улучшать коммуникации внутри организации;
• быстрое получение информации о зарплате: сотрудники могут оперативно узнавать свою зарплату, начисления и удержания, что повышает прозрачность и даёт им возможность контролировать свои доходы;
• улучшение взаимодействия с HR-отделом: сотрудники могут обращаться в HR-отдел через «1С:Кабинет сотрудника», задавать вопросы, запрашивать информацию о правилах работы, отпусках, бонусах и других HR-вопросах, что улучшает коммуникацию между сотрудниками и отделом кадров и повышает лояльность;
• удобное управление графиком работы и отпусками: сервис позволяет сотрудникам управлять своим графиком работы, запрашивать отпуска, согласовывать их с руководством, отслеживать оставшиеся дни отпуска, а также назначать и согласовывать заместителей, что делает процесс управления рабочим временем более гибким и удобным.

Главный вопрос: как установить и настроить эти сервисы?

Для корректной работы сервисов рекомендуется обратиться к специалистам подрядчика. Проверьте наличие сертификации «1С», узнайте, с какими ещё компаниями они сотрудничали, соберите отзывы клиентов и обратите внимание на срок присутствия франчайзи на рынке. Будет замечательно, если вам предоставят возможность оценить преимущества сервисов.

Источник: VC.RU ( https://vc.ru/u/453641-gendalf/772692-avtomatizirovat-dokumentooborot-vsego-lish-3-mya-servisami ), Spark (https://spark.ru/user/76535/blog/132456/avtomatizirovat-dokumentooborot-vsego-lish-3-mya-servisami ), Megasreda ( https://megasreda.ru/post/64a682569cc782206b3675ee ).