Правила предоставления ежегодных отпусков

Порядок расчета отпускных

Положение №922 от 24.12.2007, утвержденное Правительством РФ, – основной документ, на который должна опираться бухгалтерия, производя начисление отпускных, в том числе и в 2016 г.

Существует три основных случая, в которых необходимо рассчитать отпускные:

• сотрудник проработал год и идет в отпуск;
• сотрудник работает на предприятии меньше года и собирается уйти в отпуск;
• сотрудник увольняется и требуется начислить и выплатить компенсацию за отпуск, который не был использован.

При расчете среднего заработка для выплаты отпускных или компенсации за неиспользованный сотрудником отпуск, в том числе и в 2016 г., нужно использовать коэффициент 29,3 (среднее количество дней в календарном месяце).

На расчет суммы отпускных выплат также влияют и другие факторы. Так, отпускные связаны с продолжительностью периода расчета и средней суммой зарплаты за данный период времени.

Напоминаем, что расчетным называется период, за который исчисляется среднее значение одного дневного заработка работника-отпускника. Обычно расчет производится исходя из двенадцати месяцев, но срок может быть и меньшим, если работник был принят в организации менее чем год назад.

Например, если работника приняли в штат на определенную должность с 15 апреля 2016 г., то в отпуск он может пойти не ранее октября, отработав в течение полугода. За данный период будет осуществляться расчет суммы отпускных.

При определении среднего заработка учитываются все вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда (заработная плата, надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет, выплаты, связанные с условиями труда, и т. д.). А вот выплаты социального характера и иные доходы работников, не относящиеся к оплате труда, в расчет не входят (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг и др.).

Примеры расчетов отпускных

Рассмотрим расчет отпускных выплат на конкретных примерах.

1. Расчетный период отработан полностью

2. Расчетный период отработан не полностью

Особенности учета премий в подсчете отпускных

Для того чтобы рассчитать средний заработок, необходимо включить в него все премии, которые были начислены сотруднику в расчетный период. Обратите внимание, что в расчет учитываются только премии, которые предустановленны положением об оплате труда организации.

Если премия была начислена в рабочем году, за который берется отпуск, то она обязательно должна войти в суммарный заработок за этот период, даже если премия выдана в другом рабочем году сотрудника.

Годовую итоговую премию мы включаем в состав суммарного заработка независимо от месяца ее начисления и выплаты. То есть если вы начислили премию за год своему сотруднику уже после подсчета отпускных выплат, то необходимо будет пересмотреть расчет и пересчитать отпускные этому сотруднику.

НДФЛ с отпускных

В 2016 г. произошло много изменений в учете НДФЛ, которые не обошли и сроки перечисления НДФЛ в бюджет. Рассмотрим подробнее этот вопрос.

Отпускные, выплачиваемые работнику при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, образуют его доход и облагаются НДФЛ. Удерживать и перечислять налог с отпускных должен работодатель как налоговый агент. НДФЛ удерживается в день выплаты отпускных (пп.1 п.1 ст.223 НК РФ; Письма Минфина РФ от 26.01.2015 № 03-04-06/2187, от 10.04.2015 № 03-04-06/20406, ФНС от 24.10.2013 № БС-4-11/19079О, Постановление Президиума ВАС от 07.02.2012 № 11709/11). И откладывать удержание налога с отпускных на последний день месяца нельзя.

С 1 января 2016 г. вступили в силу изменения в НК РФ, в соответствии с которыми удержанный с отпускных НДФЛ необходимо будет перечислять в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором эти отпускные были выплачены работнику (п.6 ст.226 НК РФ в ред. Закона от 02.05.2015 № 113-ФЗ). То есть работодатель должен удерживать НДФЛ с отпускных выплат, как и раньше, при их фактической выплате (п.4 ст.226 НК РФ в ред. Закона от 02.05.2015 № 113-ФЗ). А вот перечислять НДФЛ в бюджет можно будет в любой день, начиная со дня их выплаты, и заканчивая последним днем текущего месяца.

Оплата праздничных и выходных дней

Согласно Федеральному закону от 23.04.2012 № 35-ФЗ нерабочими праздничными днями в РФ являются:

• 1, 2, 3, 4, 5, 6 и 8 января - Новогодние каникулы;
• 7 января - Рождество Христово;
• 23 февраля - День защитника Отечества;
• 8 марта - Международный женский день;
• 1 мая - Праздник Весны и Труда;
• 9 мая - День Победы;
• 12 июня - День России;
• 4 ноября - День народного единства.

При совпадении выходных и нерабочих праздничных дней выходные дни могут переноситься на другие дни федеральным законом или нормативным правовым актом Правительства РФ. Обычно официальное опубликование подобных актов производится не позднее, чем за месяц до наступления соответствующего календарного года.

Нередко возникают ситуации, когда необходимо привлечь сотрудников, не работающих по сменному графику, к работе в выходные или праздничные дни.

Российским законодательством предусмотрены специальные правила вызова сотрудников на работу и компенсация их работы сверх положенного.

В ТК РФ существует статья, которая запрещает привлекать своих сотрудников к работе в эти дни (ч. 1 ст. 113 ТК РФ), кроме некоторых случаев. Например, допускаются работы в непрерывно действующих организациях, работы, обусловленные необходимостью обслуживания населения, а также неотложные ремонтные и погрузочно-разгрузочные работы.

При этом есть один существенный нюанс: привлекать своих сотрудников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни работодатель может только по письменному распоряжению.

Но может возникнуть ситуация, когда сотрудник будет обязан выйти на работу в выходные или праздники без своего согласия. Такая вероятность может случиться, если потребуется участие сотрудника:

• для предотвращения производственной аварии, катастрофы, устранения последствий производственной аварии, катастрофы либо стихийного бедствия;
• для предотвращения несчастных случаев, уничтожения или порчи имущества работодателя, государственного или муниципального имущества;
• для выполнения работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения.

Необходимо учитывать, что если в компании работа организована по сменному графику, то работа в субботу или воскресенье не приравнивается к работе в выходной. Но если смена выпадает на праздничный день, тогда применяются положения ст. 113 ТК РФ, которые мы рассмотрели выше. Праздничные дни являются выходными для всех работников вне зависимости от того, предусмотрена работа в эти дни сменным графиком или нет.

Если сотрудника, работающего по сменному графику, вызывают на работу в праздничный день, определенный по календарю РФ (даже если этот день определен в его графике в качестве рабочего), то работодатель обязан этот день оплатить в повышенном размере, исходя из двойной дневной или часовой ставки сотрудника.

Выход сотрудника на работу в выходные или праздничные дни должен быть обязательно отмечен в табеле учета рабочего времени: в графе под соответствующей датой необходимо проставлять буквенный код «РВ», который обозначает продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни, а также указать точное количество часов, отработанных сотрудником в этот день.

Согласно ст. 153 ТК РФ работу в выходные и нерабочие праздничные дни все работодатели должны оплачивать в следующем порядке:

• сотрудникам-сдельщикам — не менее чем в двойном размере по сдельным расценкам;
• сотрудникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым ставкам, — в размере не менее двойной дневной или часовой ставки;
• сотрудникам, получающим месячный оклад, — в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада, в случае, когда сотрудник вышел на работу в праздничный день, но время, проведенное на работе, не превысило месячную норму рабочего времени, и в размере не менее двойной часовой или дневной ставки сверх оклада, если время, проведенное на работе было сверх месячной нормы.

Также в соответствии с ч. 3. ст. 153 ТК РФ сотрудник, который привлекался к работе в свой выходной или нерабочий праздничный день, может взять себе другой день отдыха по согласованию с руководителем. Тогда этому сотруднику можно будет оплатить его работу в выходной или нерабочий праздничный день в обычном размере, а день отдыха соответственно уже оплате не подлежит и исключается из нормы рабочего времени.

Обратите внимание: если ваш сотрудник не успевает выполнить свою работу в свое рабочее время и по своей инициативе выходит на работу в выходной или праздничный день, то в этом случае работодатель имеет полное право не оплачивать работу в двойном размере и даже вообще ее не компенсировать (апелляционное определение Судебной коллегии по гражданским делам Иркутского областного суда от 10 августа 2012 г. по делу № 33-6529/2012).