Как сервис «1С-ЭДО» помогает вам работать
Большинство предприятий ведет учет хозяйственной деятельности и создает документы для оформления сделок в программе «1С», распечатывают, подписывают и отправляют их почтой или курьером. Документы от контрагентов нужно не только подписать и возвратить, но и ввести в свою программу. Значительно упрощает эту работу специальный сервис от фирмы «1С» – «1С-ЭДО».:
- Подписание и отправка электронного документа происходит нажатием одной кнопки в программе «1С».
- Входящие документы в информационной базе «1С» формируются автоматически на основе электронных документов – их остается только провести.
Функция обмена электронными документами уже встроена непосредственно в типовые решения «1С» – выгружать отправляемые и принимаемые документы не требуется. Механизмы работы с электронными документами (хранение, поиск, фильтрация по типам, статусам, массовое подписание) являются частью программ «1С». А в ходе стандартных процедур по резервированию информационной базы вы создаете резервную копию из электронного архива.
Электронный документооборот способствует:
- Снижению ошибок, связанных с человеческим фактором, за счет автоматического формирования документов, автоматического сопоставления номенклатур. Это приводит к отсутствию расхождений в книге покупок и продаж у обеих сторон, а значит к отсутствию несоответствий при сдаче НДС.
- Ускорению обмена документами со своими контрагентами.
- Сокращению затрат на ведение документооборота (оплата труда, бумаги, картриджей, место хранения документов, курьерскую доставку и пр.), поскольку все документы формируются и отправляются в электронном виде.
- Сокращению времени на ввод входящих документов в информационную систему.
- Сокращению времени на поиск нужного документа, например, при проверках.
- Быстрому нахождению и сохранности документов, так как они хранятся в электронном виде.
Условия получения сервиса «1С-ЭДО»
Сервис «1С-ЭДО» предоставляется пользователям по договору сопровождения 1С:ИТС. За входящие документы оплата не взимается. Тарифицируются только исходящие документы. Стоимость одно комплекта документов (счет-фактура + 2 любых других документа или просто 2 любых других документа) – от 5 до 10 руб. (в зависимости от объема). В договор 1С:ИТС уровня ПРОФ включена бесплатная отправка 100 комплектов в месяц. В договор уровня Техно – 50 комплектов.
Сам сервис уже встроен в программы «1С» и требуется лишь его настройка.
Электронная подпись
Для подписания электронных документов может применяться квалифицированный сертификат электронной подписи (ЭП), выданный любым удостоверяющим центром, аккредитованным Минкомсвязи России. В частности, если у вас уже подключен сервис «1С – Отчетность» для отправки отчетности в контролирующие органы из «1С», то полученный сертификат подойдет и для электронного документооборота. Кроме этого в программах «1С» предусмотрен отдельный сервис – «1С:Подпись». Для пользователей договора сопровождения 1С:ИТС уровня ПРОФ оба сервиса предоставляются на льготных условиях.
Несколько важных моментов об «1С-ЭДО»
- Обмениваться можно как формализованными документами (например, счетами-фактурами), так и неформализованными (счетами, заказами и т. д.).
- Система работает с любым количеством пользователей, имеющих сертификаты электронной подписи. При этом функция подготовки и подписания документов могут быть разделены. А руководитель может подписывать электронной подписью сразу группу документов, выбранных с помощью гибкой системы фильтров.
- Организовано автоматическое заполнение журналов и реестров входящих/исходящих электронных документов, автоматическое сопоставление номенклатур продавца и покупателя.
- Есть роуминг, то есть возможность обмена электронными документами между контрагентами-пользователями «1С-ЭДО», если они подключены через разных операторов.
Автор: Ксения Кулешова,
заместитель руководителя отдела сопровождения