Существует документ, в котором четко прописаны все обязанности, ответственность и полномочия занимаемой должности – должностная инструкция.

Этот документ является эффективным инструментом для управления персоналом, а также для решения различных споров, соответственно если инструкция составлено корректно. Важно отметить, что данный документ, при верном его составлении полезен как для работодателя, так и для самого сотрудника.

В статье рассмотрим подробнее составление, структуру данного документа, а также обсудим, чем должностная инструкция отличается от рабочей инструкции.

• Что включает в себя должностная инструкция и является ли она обязательной на законодательном уровне?
• Отличия должностной инструкции от рабочей инструкции
• Кто занимается разработкой должностных инструкций
• Основные элементы должностной инструкции
• Оформление и внедрение должностных инструкций
• Основные правила, причины и способы внесения изменений в должностную инструкцию
• Основные ресурсы при написании должностной инструкции
• Рекомендации

Что включает в себя должностная инструкция и является ли она обязательной на законодательном уровне?

Должностная инструкция – это официальный, локальный документ организации, который четко определяет права, квалификацию, ответственность и обязанности, а также критерии оценки эффективности работника на конкретной занимаемой должности.

Законодательно не у всех работодателей есть обязанность в составлении данного документа, но в интересах самого работодателя создать и утвердить официальный, внутренний документ, который поможет разрешать определенные споры и результативно управлять персоналом.

Помимо всех вышеуказанных плюсов, на основании должностной инструкции работодатель может законно отказать в приеме на работу, это указано в пункте 10 абзаце 3 Постановлением Пленума ВС от 17.03.2004 № 2, а также опираясь на этот документ возможно совершенно аргументировано обосновать работнику то или иное дисциплинарное взыскание.

Выше было сказано, что обязанность по составлению есть не у всех работодателей, вот перечень тех профессий, для которых данный документ является обязательным:

• Частные охранники – на основании закона РФ от 11.03.92 N 2487-I;
• Работники ядерных объектов – на основании Приказ Ростехнадзора от 08.09.2015 № 343);
• Медицинские работники – в подавляющем большинстве случаев;
• Педагогические работники – для соответствия ФГОС.

Отличия должностной инструкции от рабочей инструкции

Основное отличие данных инструкций состоит в том, что они составляются для разных категорий работников несмотря на то, что это разделение является формальным, так как любой сотрудник при трудоустройстве должен четко понимать свои обязанности и ответственность.

Если говорить конкретнее, то при приеме на работу таких сотрудников, как руководители, специалисты различных областей и иные служащие, то для них перечень должностных обязанностей, уровень необходимой квалификации и ответственность будет перечислена в должностной инструкции.

Для рабочих профессий разрабатываются производственные инструкции, основанные на тарифно-квалификационных справочниках. Их также можно встретить под названием «рабочие инструкции».

Кто занимается разработкой должностных инструкций

Передовыми разработчиками выступают естественно руководители и заместители руководителей, а также сотрудники кадровой службы и юридической – для согласования и соответствия всем законодательным нормам.

Этапы утверждения и согласования должностной инструкции можно описать так:

Основные элементы должностной инструкции

Должностная инструкция состоит из следующих ключевых разделов.

1. Общие сведения: этот раздел содержит информацию о должности, ее месте в организационной структуре (подчиненность и подчиненные), процедуре назначения и освобождения от должности, а также перечень нормативных документов, регулирующих деятельность сотрудника. Также здесь указываются необходимые квалификационные требования;
2. Квалификационные требования: в этом разделе перечисляются требования к образованию, опыту работы, специальным знаниям и навыкам, а также личным качествам, важным для успешного выполнения работы.
Функциональные обязанности: это основной раздел инструкции, в котором подробно описываются функции сотрудника, конкретные задачи, периодичность их выполнения, взаимодействие с другими отделами, порядок работы с документами и требования к отчетности. Важно использовать четкие и конкретные глаголы для описания обязанностей, избегая общих формулировок.
3. Права сотрудника: в этом разделе перечисляются права, соответствующие обязанностям, такие как доступ к необходимой информации, право подписи документов, взаимодействие с другими подразделениями, возможность повышения квалификации и участие в принятии решений.
4. Ответственность сотрудника: здесь определяется ответственность за невыполнение обязанностей (дисциплинарная и материальная, при необходимости), нарушение внутренних правил и последствия неиспользования предоставленных прав.

Оформление и внедрение должностных инструкций

Утверждение должностной инструкции происходит в несколько шагов – после проверки юристами на соответствие всех законодательных правил необходимо издать приказ об утверждении инструкции. Далее руководитель должен ознакомиться, согласовать и утвердить данный документ.

После регистрации инструкции в журнале внутренних документов компании, необходимо ознакомить сотрудников с данным документом и получить этому подтверждение. Лучше и проще всего это сделать путем ознакомления под подпись. Но есть и иные способы ознакомления, такие как:

• Внедренный электронный документооборот и отметка об ознакомлении через него;
• Использование журнала ознакомления с должностными инструкциями.

В любом случае после ознакомления лучше выдать сотрудникам личный экземпляр должностной инструкции на руки.

После утверждения, подписания должностной инструкции ее необходимо внедрить в работу компании и сделать прозрачной и доступной для сотрудников. Это можно сделать путем приложения к трудовому договору, а в случае необходимости внесения изменений нужно будет прибегать к дополнительным соглашениям к трудовому договору.

Так же должностная инструкция может быть самостоятельным документом, а при изменениях достаточно будет утвержденного и подписанного приказа от руководителя.

Наиболее частая практика, когда должностные инструкции становятся составляющей списка правил внутреннего распорядка компании.

Основные правила, причины и способы внесения изменений в должностную инструкцию

Внесение изменений в должностные инструкции требуется в нескольких ситуациях. К ним относятся: реорганизация структуры компании, корректировка трудовых обязанностей (например, в связи с изменениями в законодательстве), обновление нормативной базы, внедрение новых технологий или оптимизация бизнес-процессов.

В случае внесения изменений, необходимо поставить в известность сотрудников. Способ будет зависеть от того, каким образом изначально была предоставлена должностная инструкция сотрудникам.

Если инструкция приложена к трудовому договору, то сотрудника необходимо письменно уведомить об изменениях, а также получить письменное уведомление об ознакомлении и согласии со всеми положениями инструкции. После этого подготавливается дополнительное соглашение к трудовому договору.

В случае, если должностная инструкция является отдельным документом в организации, необходимо выпустить приказ о ее изменении, ознакомить каждого сотрудника с получением подписи и выдать на руки новый экземпляр документа.

Основные ресурсы при написании должностной инструкции

Законодательно установленные справочники и основные из них – это Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКСД) и Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Так же не мало важным источником при составлении должностной инструкции являются профессиональные стандарты, так как в них наиболее детально описаны требования к той или иной квалификации, представлены современные трудовые функции, актуальные знания и умения, а также уровни квалификации, которыми должен обладать кандидат на ту или иную должность.

Все профессиональные стандарты можно найти в первую очередь в Реестре профессиональных стандартов Минтруда РФ, а также в различных справочно-правовых системах и на официальных сайтах отраслевых министерств.

При разработке должностных инструкций необходимо учитывать внутреннюю документацию компании, такую как правила внутреннего трудового распорядка, регламенты бизнес-процессов и политику безопасности.

Наиболее частые ошибки при составлении должной инструкции

Первой и наиболее частой ошибкой является не точное и размытое содержание или, например, когда трудовые функции пересекаются между разными должностями, так же если в разных положениях одной инструкции идет противоречие между ее блоками и описаны нереалистичные обязанности, которые выходят за рамки рабочего времени.

Помимо ошибок самого содержания, часто допускаются ошибки в дальнейшем оформлении. Такими являются отсутствие даты составления и утверждения документа, ошибки в реквизитах организации, несоответствие наименования должностей штатному расписанию или вовсе отсутствие подписи руководителя.

Так же имеют место быть и юридические ошибки, связанные с наложением необоснованной материальной ответственностью или требованиями, не соответствующими Трудовому кодексу РФ. Также возможна дискриминация при найме или возложении обязанностей, превышающих должностные полномочия.

Рекомендации

Хочется привести несколько рекомендаций по составлению должностной инструкции. Важно, чтобы были указаны конкретные, четкие и измеримые обязанности, чтобы не было размытых понятий, из-за которых потом могут возникать споры, инструкция, наоборот, должна служить инструментом разрешения всевозможных споров.

Так же инструкция должна быть актуальна текущим бизнес-процессам и законодательству, она должна быть понятна – изложена ясно, без сложных терминов, должна быть логична, а главное – реалистична, ее пункты и задачи должны быть выполнимы в рамках рабочего времени.

Следуя этим основным принципам, каждая организация сможет сделать понятную и корректную должностную инструкцию и избежать частых ошибок.