Мы на Workspace
Наверх
Gendalf Gendalf

Котик

Мррр...

Уже уходите?

Подпишитесь на анонс новых выпусков, чтобы вернуться к ним вновь

Подписаться

Оформляем командировки правильно в 2025 году: практические советы с примерами

Марина Перевизник

Служебные командировки — важная часть бизнес-процессов, особенно когда речь идет о поездках сотрудников в другие города или страны для выполнения рабочих задач. В 2025 году вступили в силу изменения в правилах суточных, освобождаемых от НДФЛ и страховых взносов, а также были скорректированы некоторые моменты, касающиеся оформления командировок.

Давайте разберемся, как правильно организовать командировку, чтобы все соответствовало новым требованиям закона.

Марина Перевизник, эксперт ГЭНДАЛЬФ

Что такое служебная командировка: определение и нормативная база

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок с целью выполнения служебных задач за пределами постоянного места работы. Этот процесс регулируется Трудовым кодексом РФ и другими нормативными актами.

Главные признаки командировки:

  • поездка осуществляется по распоряжению работодателя;
  • она имеет деловую цель;
  • работник временно выполняет свои обязанности вне основного рабочего места;
  • командировка ограничена по времени.

Командировки не следует путать с разъездной работой, когда сотрудник постоянно работает в пути (например, курьеры, экспедиторы). Для таких работников командировки не оформляются.

Нормативная база на 2025 год:

  • Глава 24 Трудового кодекса РФ;
  • Положение об особенностях направления работников в командировки (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749);
  • Налоговый кодекс РФ (статья 217 и другие).

Порядок оформления командировки в 2025 году

Документальное оформление командировки

Чтобы правильно оформить командировку, работодателю нужно подготовить следующие документы.

  1. Распоряжение работодателя. Это основной документ для направления сотрудника в командировку. Используется унифицированная форма № Т-9 или любая другая форма, которая включает:
    • ФИО и должность сотрудника;
    • Место командировки (организация, город);
    • Срок командировки;
    • Цель поездки;
    • Источник финансирования.
  2. Согласие работника (для особых категорий сотрудников). Необходимо получить согласие, если в командировку направляется:
    • Работник с детьми до 3 лет;
    • Родитель, воспитывающий ребенка-инвалида;
    • Многодетный родитель (пока младшему ребенку не исполнилось 14 лет);
    • Одинокий родитель с детьми до 14 лет и другие категории.
  3. Авансовый отчет. Для выплаты денежных средств до поездки оформляется смета расходов или служебная записка, в которой прописаны:
    • Проездные расходы;
    • Проживание;
    • Суточные;
    • Иные расходы.

Финансовая сторона командировок

Командировочные расходы — это важная часть, на которой работодатели должны сфокусироваться, чтобы избежать ошибок. В 2025 году изменились лимиты суточных, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Новые лимиты суточных на 2025 год

  • В пределах России — 700 рублей в день;
  • За пределами России — 2500 рублей в день;
  • Для работников с разъездным характером работы — 3500 рублей в день.

Возмещение расходов. Работодатель обязан возместить работнику:

  • Суточные за каждый день командировки (включая выходные и праздничные дни);
  • Расходы на проезд;
  • Проживание;
  • Дополнительные расходы, связанные с командировкой (например, оформление виз, медицинская страховка для заграничных командировок).

Если суточные превышают установленные лимиты, эта сумма облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Оплата труда во время командировки

Работник, находящийся в командировке, сохраняет свой средний заработок за время поездки. Для расчета среднего заработка учитывается:

  • 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки;
  • Если сотрудник работает меньше 12 месяцев — фактически отработанное время.

Если сотрудник работает в выходной или праздничный день в командировке, ему необходимо выплатить компенсацию за работу в два раза больше или предоставить день отдыха, а также выплатить суточные.

Пример расчета

Если сотрудник в командировке работает сверхурочно, первые два часа оплачиваются не менее чем в полуторном размере, а следующие — в двойном.

Особенности командировок для иностранных сотрудников

При отправке иностранных работников в командировку важно учитывать их статус. В зависимости от этого, могут быть установлены ограничения по срокам командировки и должностям.

Особенности по статусам

  • Временно пребывающие. Могут находиться в командировке в пределах срока действия патента или визы;
  • Высококвалифицированные специалисты. Не ограничены по срокам, если это соответствует их договору;
  • Граждане ЕАЭС. Могут быть направлены в командировку без ограничений по сроку.

Командировки на территорию новых регионов России: особые правила

Для командировок в новые регионы России, такие как Донецкая и Луганская Народные Республики, Запорожская и Херсонская области, установлены специальные условия. Например, суточные для командировок в эти регионы составляют 8480 рублей в день. Кроме того, работник может получить дополнительные выплаты и компенсации.

Частые ошибки при оформлении командировок и как их избежать

Ошибки при оформлении

  1. Неправильное определение срока командировки. Не забывайте, что в командировку включаются все дни, включая выезд и возвращение.
  2. Отсутствие письменного согласия от работников, относящихся к льготным категориям. Убедитесь, что согласие получено.
  3. Невыплата суточных за выходные дни. Суточные должны быть выплачены за каждый день командировки, включая выходные.
  4. Неправильное налогообложение сверхнормативных суточных. Убедитесь, что НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суммы, превышающей установленный лимит.

Подведем итог

Правильное оформление командировок — важная часть кадрового и бухгалтерского учета. Соблюдение всех нормативов и правил поможет избежать ошибок и защитить интересы как работника, так и работодателя. Чтобы облегчить этот процесс, рекомендуется:

  • разработать внутренние положения о командировках;
  • автоматизировать учет командировок;
  • следить за изменениями в законодательстве.

Знание и правильное применение всех правил поможет избежать штрафов и спорных ситуаций, а также улучшить процесс командировок в вашей организации.

Подпишись на рассылку от «ПБ», чтобы всегда сходился баланс :)

Новости, экспертные статьи, обучение.

Настоящим подтверждаю, что я ознакомлен с условиями политики конфиденциальности и даю и согласие на обработку персональных данных.*

Автор: Марина Перевизник,
эксперт ГЭНДАЛЬФ

Все статьи автора

Возможно, вам будет интересно

Оцените статью:
Спасибо, ваш голос учтен
(0)

Возможно, вам будет полезно

Трактиръ

Сообщит менеджер

Трактиръ

Подробнее