При увольнении сотрудника из организации ему необходимо выдать ряд документов. Некоторые из них являются обязательными, а некоторые выдаются по запросу. В 2023 году в силу законодательных нововведений в части предоставления таких документов произошли изменения. Рассмотрим правила и актуальный список того, что необходимо выдать сотруднику при увольнении.

• Обязательные документы
• Трудовая книжка или СТД-Р
• Расчетный листок
• Выписка из отчета ЕФС-1
• Выписка из Раздела 3 Расчета по страховым взносам
• Выписка из Персонифицированных сведений по физлицам
• Что делать с документами, которые ранее предоставлял увольняемый сотрудник
• Документы по запросу сотрудника
• Сроки и правила выдачи документов
• Ответственность за непредоставление документов

Обязательные документы

В список обязательных документов, выдаваемых сотруднику при увольнении, входят:

• Трудовая книжка (при условии ее ведения) или сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р);
• Расчетный листок;
• Заверенные выписки: из ЕФС-1, раздела 3 РСВ, Персонифицированных сведений по физлицам.

Рассмотрим порядок предоставления этих документов.

Трудовая книжка или СТД-Р

Трудовая книжка может вестись как в бумажном виде, так и в электронном. Согласно ст. 84.1 ТК РФ, если по сотруднику велась бумажная трудовая книжка, то в ней нужно отразить запись об увольнении и в последний день работы выдать сотруднику.

Если же ранее сотрудник написал заявление на ведение электронной трудовой книжки или был принят после 1 января 2022 и при этом данная организация была первым местом его работы, то на руки сотруднику выдаются сведения о трудовой деятельности в виде справки по форме СТД-Р (ст. 66.1 ТК РФ). Форма справки СТД-Р утверждена приказом Минтруда РФ от 10.11.2022 № 713н. Выдача СТД-Р возможна и на бумаге, и в электронном виде (в этом случае документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью работодателя).

При этом сотрудник, имеющий бумажную трудовую книжку, может запросить справку по форме СТД-Р. При наличии бумажной трудовой книжки в обязанности работодателя не входит выдача справки СТД-Р, однако, в соответствии с письмом Минтруда от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465, компания все же может ее выдать, пойдя навстречу сотруднику.

Расчетный листок

Согласно ст. 136 ТК каждая выплата заработной платы сотрудника должна сопровождаться его письменным оповещением. Для этого необходимо оформлять расчетный листок, который также будет входить в комплект документов при увольнении. В этом случае в него входит, как правило, часть заработной платы работника до дня увольнения и компенсация за неиспользованный отпуск. Помимо этого, в расчетный листок при увольнении могут включаться и дополнительные суммы (выплаты по больничному листу, выходное пособие при увольнении и пр.).

Форма расчетного листка не регламентируется законодательством, поэтому каждая организация справе разработать ее самостоятельно.

Предоставить расчетный листок сотруднику можно либо на бумажном носителе, либо в электронном формате. Конкретный способ извещения сотрудника организация определяет для себя самостоятельно, закрепляя это в соответствующем локальном нормативном акте.

Выписка из отчета ЕФС-1

В день увольнения работодатель обязан выдать сотруднику данные, перечисленные в п. 2 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ — это данные о нем как о застрахованном лице, сведения и документы о страховом стаже и его особенностях. Ранее для этого заполнялись отчеты по формам СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3. С 2023 года данные формы упразднены, а вся перечисленная информация включается в новый отчет ЕФС-1 (его подразделы 1.1, 1.2, 2 и 3 Раздела 1), который сдается в Социальный фонд России — результат объединения ПФР и ФСС.

Заполнение указанных подразделов отчета ЕФС-1 имеет свою специфику:

На данный момент нет четкой информации о необходимости включать выписку из ЕФС-1 в список обязательных документов для выдачи уволенному сотруднику, однако есть следующие нюансы, исходя из которых данную выписку все же лучше предоставить:

1. О необходимости предоставления выписки из ЕФС-1 прописано в письме СФР от 06.03.2023 № 19-20/33754, но есть также письмо Минтруда от 10.04.2023 № 14-6/ООГ-2661, в котором говорится, что данная выписка при увольнении не нужна. Минтруд объясняет это тем, что вся информация уже есть в трудовой книжке либо справке СТД-Р.
2. Информация в трудовой книжке и справке СТД-Р соответствует данным из Подраздела 1.1 (ранее — СЗВ-ТД), однако данные о дополнительных страховых взносах и документах, которые подтверждают право сотрудника на досрочную пенсию, в нем не содержатся. При этом работодатель обязан предоставить их сотруднику в день увольнения. Содержатся эти данные только в подразделах 1.2, 2 и 3 Раздела 1 ЕФС-1.
3. Отсюда следует, что, несмотря на некоторые законодательные противоречия, оптимальным решением будет все же предоставить сотруднику выписку из ЕФС-1. Это обезопасит работодателя от возможных трудовых споров.

Также нужно помнить о необходимости представить в СФР Подраздел 1.1 ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) по уволенному сотруднику. Срок его отправки — один рабочий день, следующий за днем увольнения.

Выписка из Раздела 3 Расчета по страховым взносам

Согласно п. 8 ст. 11 закона № 27-ФЗ, работодатель обязан выдать сотруднику данные раздела 3 РСВ, в котором отражены сведения о застрахованном лице и его выплатах, в том числе облагаемых страховыми взносами. Период, за который предоставляются сведения, охватывает временной отрезок с начала квартала до даты увольнения. Актуальную форму РСВ можно найти в Приложении 1 к приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

Выписка из Персонифицированных сведений по физлицам

Персонифицированные сведения по физлицам — это новый отчет, введенный с 2023 года, включающий личные данные по сотруднику и его выплатам. Аналогом этого отчета ранее был отчет по форме СЗВ-М. Период выписки должен охватывать текущий месяц.

Что делать с документами, которые ранее предоставлял увольняемый сотрудник

Если ранее сотрудник предоставлял в отдел кадров копии своих документов (паспорта, СНИЛС, военного билета, диплома и т.п.), то при увольнении их нужно ему вернуть. В противном случае в дальнейшем их необходимо будет уничтожить. Исключением являются оригиналы ранее предоставленных сотрудником справок — их работодатель может не возвращать, однако если от сотрудника поступит такой запрос, то выдать их все же придется.

Важно отметить, что в период работы хранение документов сотрудника у работодателя возможно только при наличии письменного согласия работника. Отсутствие такого согласия считается нарушением закона о персональных данных.

Документы по запросу сотрудника

Среди необязательных документов, выдаваемых сотруднику только по его запросу, можно выделить следующие:

• Копия приказа об увольнении. Чаще всего этот документ запрашивают на случай возникновения споров с бывшим работодателем. Согласно ст. 84.1 ТК РФ, по запросу работодатель должен выдать заверенную копию данного документа.
• Справка о доходах. Документ необходим работнику для представления в проверяющие органы для подтверждения его платежеспособности или наличия права на вычеты. Ранее сотрудникам выдавали справку 2-НДФЛ, но, так как она давно отменена, вместо нее работодатель формирует справку о доходах и суммах налога физического лица (Приложение № 4 к приказу ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@).
• Справка о зарплате 182н или справка о сумме среднего заработка для следующего работодателя. Несмотря на то, что приказ Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н, утвердивший данную справку, утратил свою силу с 2023 года и все данные передаются теперь в СФР, по запросу сотрудника работодатель в любом случае обязан ее выдать. Так ориентируют специалисты Роструда, отвечая на вопросы работников. Объясняется это тем, что взаимодействие компаний и СФР иногда бывает недостаточно оперативным, в связи с чем фонд может не располагать необходимой информацией для расчета пособий.

Сотрудник имеет право запросить любые документы, связанные с его работой. Если же документы с работой не связаны или содержат в себе персональные данные других людей, то выдавать такие документы работодатель не обязан. Если это все же необходимо, то из документа, содержащего чужие персональные данные, делается выписка или копия, где будут только данные человека, сделавшего запрос. Также работодатель не обязан предоставлять по запросу локальные нормативные акты компании, так как они напрямую не связаны с сотрудником и после увольнения не будут иметь к нему никакого отношения.

Сроки и правила выдачи документов

Срок выдачи документов зависит от их вида:

• Обязательные документы должны быть предоставлены в день увольнения;
• Документы по запросу — не позднее трех рабочих дней со дня поступления запроса.

Рекомендуется зафиксировать факт выдачи документов. Например, можно взять с сотрудника расписку об их получении, или составить акт приема-передачи.

В случае невозможности в срок передать документы сотруднику (например, по причине болезни), согласно ст. 84.1 ТК РФ работодатель должен отправить ему уведомление о необходимости получить документы или дать согласие на их отправку по почте. Таким образом, компания обезопасит себя от нарушения законодательства.

Если сотрудник не получил документы вовремя, но пришел за ними позднее, ему необходимо оформить письменное обращение, где будет указан способ получения документов.

Ответственность за непредоставление документов

За несвоевременную выдачу документов предусматривается административная ответственность по ст. 5.27 КоАП в виде штрафов:

• Для ИП 1-5 тыс. руб.;
• Для юрлиц 30-50 тыс. руб.

При задержке выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности сотрудник вправе обратиться в суд. Если будет доказано, что вина лежит на компании, а сотрудник пытался ее получить и при этом ее отсутствие мешало ему работать, бывший работодатель обязан будет выплатить ему неполученный заработок (ст. 234 ТК РФ). Кроме того, сотрудник может потребовать возмещения морального вреда, который был нанесен ему задержкой документов.