Реконструкция или капитальный ремонт: как произвести учет основных средств

При учете основных средств нужно различать понятия модернизации, реконструкции и ремонта – от этого будет зависеть, увеличится ли балансовая стоимость объекта или затраты спишутся в расходы. Уточним корреспонденции счетов и подробно рассмотрим оформление модернизации основных средств в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 1.0.

• Чем отличаются модернизация, реконструкция, ремонт
• Какие документы нужны, чтобы оформить модернизацию, реконструкцию или ремонт в госучреждении
• Бухучет работ по восстановлению основных средств
• Отражаем операции по модернизации в «1С»

Различия между понятиями модернизации, реконструкции, ремонта

В процессе эксплуатации основных средств организациям приходится нести затраты на обеспечение их функционирования.  Способ отражения указанных затрат в учете зависит от характера проведенных работ: модернизация, реконструкция или ремонт.

Модернизацией и реконструкцией представляется переустройство объекта основных средств. Главной целью модернизации является усовершенствование объекта основных средств, которое приводит к повышению технического уровня и экономических характеристик объекта (абз. 2 п. 2 ст. 257 НК РФ). В результате модернизации улучшаются его качественные характеристики (например, повышается срок службы, увеличивается мощность, расширяются технические возможности и т. п.). Реконструкция приводит к улучшению качества продукции (работ, услуг), изменению ее номенклатуры, а также к увеличению производственных мощностей (п. 14, 14.1 ст. 1 Градостроительного кодекса РФ, абз. 3 п. 2 ст. 257 НК РФ).

Затраты на модернизацию и реконструкцию увеличивают балансовую стоимость объекта, а затраты на ремонт необходимо списать на расходы.

Например, в апреле отчетного года учреждение приобрело компьютер, первоначальная стоимость которого составила 27 000 руб. В этом же месяце объект был введен в эксплуатацию и модернизирован. Был установлен DVD-дисковод, что улучшило технические характеристики компьютера. Работу выполнила сторонняя фирма. Стоимость работ (с учетом стоимости новых деталей) составила 5000 руб. (без учета НДС). По итогам модернизации балансовая стоимость объекта основных средств составила 32 000 руб.

В бухгалтерском учете учреждения затраты на ремонт могут быть списаны следующими способами:

• по мере возникновения расходов включены в стоимость продукции (работ, услуг), либо сразу отнесены на расходы.
• за счет образованного резерва на ремонт основных средств.

Являются ли восстановительные работы ремонтом или модернизацией (реконструкцией) объекта основных средств иногда сложно определить. К какому виду относятся работы по восстановлению зданий и сооружений - к ремонту, реконструкции или модернизации, определяется следующими нормативными документами:

• Положение о проведении планово-предупредительного ремонта производственных зданий и сооружений МДС 13-14.2000, утвержденное постановлением Госстроя СССР от 29.12.1973 №279;
• Ведомственные строительные нормативы (ВСН) №58-88 (Р), утвержденные приказом Госкомархитектуры при Госстрое СССР от 23.11.1988 №312;
• Письмо Минфина СССР от 29.05.1984 № 80 (ред. от 11.02.1986) «Об определении понятий нового строительства, расширения, реконструкции и технического перевооружения действующих предприятий».

Документальное оформление

Необходимость ремонтных работ рекомендуется оформлять документально. Если организация ремонтирует ОС, которые уже эксплуатируются, то можно составить акт о выявленных дефектах основного средства (дефектная ведомость). Ремонт нового оборудования, неисправность которого была выявлена до принятия на учет в качестве основного средства, нужно также документально оформлять.

Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 №52н не предусмотрена форма первичного документа для указанных целей. Но можно составить акт о выявленных дефектах оборудования по форме №ОС-16 (ОКУД 0306008).  Его применение нужно обязательно закрепить в учетной политике, ведь сейчас формы документов класса 03 по ОКУД в обязательном порядке не применяются.

Для некоторых отраслей предусмотрены унифицированные ведомственные формы подтверждающих документов. Например, чтобы оформить выявленные дефекты подъемно-транспортного оборудования морских торговых портов, используют дефектную ведомость, утвержденную постановлением Минтранса РФ от 09.01.2004 №2.

При передаче объекта ОС в ремонт в специальное подразделение учреждения (например, ремонтную службу) следует составить накладную на внутреннее перемещение (ф.0504102) в трех экземплярах. Если при ремонте местонахождение объекта ОС не меняется, накладную составлять не нужно. Такой порядок следует из Методических указаний, утвержденных приказом Минфина РФ от 30.03.2015 №52н.

Если организация выполняет ремонтные работы не собственными силами, с исполнителями требуется заключить договор подряда (ст. 702 ГК РФ).

При передаче основного средства подрядчику для длительного ремонта, нужно оформить акт о приеме-передаче основного средства. Вообще, в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина РФ от 30.03.2015 №52н, сказано, что при передаче объекта основных средств нужно составить акт приема-сдачи по форме №0504103. Но если обратить внимание на реквизиты самого акта (ф.0504103), то можно увидеть, что при передаче его заполнить не получится. Так как, начало акта содержит следующий текст:

«Комиссия, назначенная приказом (распоряжением) от «_» ____ 20_ г., произвела осмотр отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств и установила следующее:..»

Следовательно, последующие разделы акта заполняются после того, как подрядчик уже передал отремонтированное имущество. Поэтому, когда вы только отдаете объект на ремонт, можно составить акт в произвольной форме.

В случае порчи (утраты) объекта основных средств подписанный акт позволит учреждению требовать у подрядчика возмещения причиненных убытков (ст. 714 и 15 ГК РФ). Если такого акта нет, то доказать передачу данного объекта основных средств подрядчику будет затруднительно.

После подписания акт (ф.0504103) утверждает руководитель учреждения, далее акт передается в бухгалтерию. На основании полученного акта бухгалтеру нужно отразить сведения о выполненном ремонте в инвентарной карточке учета основного средства по форме №0504031 (№0504032). Бухгалтерские записи по изменению стоимости объекта делать не нужно.

Решение о реконструкции основных средств рекомендуется оформить приказом руководителя учреждения, в котором необходимо указать:

• причины реконструкции;
• сроки ее проведения;
• лиц, ответственных за проведение реконструкции.

Бухучет работ по восстановлению ОС

Затраты на реконструкцию основных средств учитываются на счете 106.01 «Вложения в основные средства» (п.130 Инструкции к Единому плану счетов №157н).

Приведем основные корреспонденции, которые необходимо отразить в учете в таблице.

Таблица «Корреспонденция счетов по операциям реконструкции ОС»

Такой порядок установлен Инструкцией к Единому плану счетов №157н (счета 101.00, 106.01, 302.00).

Затраты на проведение ремонта, в том числе капитального, с привлечением сторонней организации в учете отражаются проводками, отраженными в таблице 2.

Таблица 2. Корреспонденция счетов по операциям ремонта ОС

Операции по модернизации в «1С»

Рассмотрим пример отражения операций по модернизации основных средств в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 1.0, на примере установки кондиционера в автобус.

Отразим покупку кондиционера. В справочник «Номенклатура» добавляется новый элемент «Кондиционер». Тип номенклатуры выберем «Оборудование», единица измерение «штука», счет учета 105.36.

Сохраняем по кнопке «ОК».

Далее необходимо отразить покупку кондиционера документом «Покупка материалов».

Заполняются все реквизиты шапки документа, вкладки табличной части «Общее» и «Материалы». По кнопке «ОК» документ проводится.

Работы по установке кондиционера отражаются документом «Услуги сторонних организаций».

Заполняются и реквизиты шапки и табличная часть документа. Счет дебета 106.31 – «Вложения в основные средства – иное движимое имущество учреждения».

Далее отражается списание стоимости кондиционера документом «Списание материалов» с видом операции «Списание на себестоимость НФА, работ, услуг на счета 106.0, 109.0».

Необходимо заполнить реквизиты шапки документа. На вкладку «Общая» заносятся МОЛ/Подразделение, указывается счет 106.31. Основные средства — автобус и виды затрат.

На закладке «Материалы» заполняется табличная часть и документ проводится. Таким образом, сумма кондиционера и его стоимость переносится на счет 106.31.

Сформированная сумма модернизации 18 000 руб. переносится на основное средство автобус, на счет 101.34, документом «Капремонт, модернизация». Документ можно найти в пункте главного меню «ОС, НМА, НПА» — «Прочие операции» — «Капремонт, модернизация».

Далее создается новый документ с видом операции «Модернизация, реконструкция, достройка основных средств» и в него заносятся все реквизиты по порядку. На вкладке «Общая» отражается счет кредита и объект учета расходов по амортизации — автобус и нажмем кнопку «Рассчитать сумму модернизации». Справа автоматически появится сумма «18 000».

На вкладке «Основные средства» добавляется наше основное средство –автобус. Проводим документ по кнопке «ОК».

Результат увеличенной стоимости основного средства с учетом модернизации можно посмотреть в отчете «Ведомость ОС и НМА».