НДФЛ и страховые взносы: как избежать ошибок

Рассмотрим, как избежать ошибок при формировании отчетности по НДФЛ и страховым взносам, уплаченным за работников в ПФР. В первую очередь, обратим внимание на два наиболее важных отчета, которые предстоит сдать в I квартале 2016 г.

Автоматическое формирование отчетности в «1С»

В течение I квартала необходимо подготовить и представить в контролирующие органы большое количество отчетов. Значительную долю времени занимает подготовка отчетов по начисленным и уплаченным учреждениями налогам, сборам и страховым взносам. Как правило, представление отчетности производится учреждениями по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, а формирование – с применением программного обеспечения. Существует различное программное обеспечение, предназначенное для указанных целей. Проще формировать отчеты в той программе, которая применяется для ведения учета.

Бухгалтеры государственных (муниципальных) учреждений, занимающиеся расчетом заработной платы с применением программы «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» имеют возможность автоматического формирования полного комплекта корректной отчетности по налогам и страховым взносам для представления по всем направлениям без необходимости переноса данных в сторонние программы.

Зачастую бухгалтер сталкивается с рядом трудностей при формировании отчетов. Рассмотрим два наиболее важных отчета, которые предстоит сдать в I квартале 2016 г.

Формирование отчета 2-НДФЛ

В соответствии с требованиями п. 2 ст. 230 НК РФ «Сведения о доходах физических лиц» (2-НДФЛ) за 2015 г. следует представить не позднее 1 апреля 2016 г. В случае направления Сведений по ТКС датой их представления считается дата их отправки, зафиксированная оператором электронного документооборота, налоговым органом. То есть представленными считаются те формы, по которым получены подтверждение их отправки, положительный протокол ИФНС.

Сведения необходимо представить в виде справки по форме 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица», которая утверждена приказом ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485. Утвержденный приказом формат, принятый для представления сведений о доходах физических лиц, содержит поле для ИНН физлиц, однако этот реквизит не является обязательным. Порядком заполнения формы 2-НДФЛ (раздел 4 Приложения 2 к приказу) предусмотрено, что поле не заполняется при отсутствии у налогоплательщика ИНН.

Вместе с тем инспекция настаивает на обязательном указании данного реквизита, вероятно, предполагая, что ИНН присвоен всем гражданам РФ. Чтобы исключить вероятность приема от юридических лиц справок 2-НДФЛ с недостоверными сведениями, ФНС вводит на стороне инспекций новые правила контроля реквизитов граждан. Основанием для доработки программного обеспечения налоговых органов послужило письмо Управления налогообложения имущества и доходов физических лиц ФНС РФ от 23.11.2015 № 11-2-06/0733. При отсутствии данных в поле «ИНН в Российской Федерации» справку о доходах не примут.

Новые поля

Обратите внимание, что в новой форме предусмотрен ряд полей, ранее отсутствовавших. Так, например, появились поля:

• «Номер корректировки», в котором следует указать значение «00» при составлении первичной справки и значения «01», «02» и т.д. – при составлении корректирующих справок или «99» в случае представления аннулирующей справки;
• «ИНН в стране гражданства» для указания ИНН сотрудников-иностранцев.

При отражении информации о вычетах в разделе 4 «Стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные налоговые вычеты», кроме социальных и имущественных, теперь отражаются еще инвестиционные вычеты. Предусмотрено поле для реквизитов уведомления на получение социальных вычетов.

Основным условием автоматического формирования корректной отчетности и исключения возможных ошибок является введение полных и корректных данных о сотрудниках и учреждении. Так, перед началом работы в программе «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» необходимо заполнить все коды учреждения в сведениях об учреждении (доступ осуществляется либо на вкладке рабочего стола «Учреждение», либо из меню «Кадровый учет» – «Наши учреждения»).

Для подготовки отчета требуется ввести новый экземпляр документа «Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС», доступ к которому организован через пункт главного меню «Налоги и взносы» – «Справки 2-НДФЛ для передачи в ИФНС».

В форме документа в реквизите «Учреждение» следует указать учреждение, от имени которого формируются сведения, в реквизите «ОКТМО/КПП» – выбрать код ОКТМО и КПП. В реквизите «Налоговый период» при подготовке отчетности за 2015 год должно быть указано значение «2015», в реквизите «Вид справок» – «Ежегодная отчетность».

Процедура автоматического сбора сведений о доходах физических лиц по данным информационной базы запускается с помощью кнопки «Заполнить» – «Физлицами, получавшими доходы». Собранные сведения помещаются в табличные части документа.

Для каждого физического лица и ставки налога сформируется отдельная справка (список подготовленных справок 2-НДФЛ отобразится в левой табличной части о доходах физических лиц).

Справа на форме документа «Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС» располагается панель с двумя закладками «Доходы, вычеты, налоги» и «Личные данные налогоплательщика», на которых отображаются данные текущей, выделенной в левом списке справки о доходах. Перемещаясь по строкам списка справок можно поочередно просмотреть данные каждой подготовленной к передаче в ИФНС справки. Именно данные, указанные на этих закладках, используются при выгрузке сведений о доходах в файл и при формировании печатной формы справки 2-НДФЛ.

Проверка корректности

После формирования отчета необходимо проверить корректность содержащихся в нем данных.

Во-первых, необходимо вывести на печать реестр справок и сверить общую сумму начисленной зарплаты и исчисленного НДФЛ с отчетом «Свод начисленной зарплаты», сформированным за 2015 год. Помните, что могут быть начисления, которые не облагаются НДФЛ, это нужно учесть при сверке.

Также следует обратить внимание на то, что в справках по форме 2-НДФЛ предусмотрено отражение данных об исчисленных, удержанных и перечисленных суммах налога. Возможны ситуации, когда суммы отличаются, но в общем случае, если налог с работников удержан в полном объеме, а учреждение не имеет задолженности перед ИФНС, они должны совпадать. Несовпадения сумм исчисленного и удержанного налогов можно избежать, заранее установив в «Параметрах учета» (вкладка «Учреждения» рабочего стола программы) в разделе «Расчет зарплаты» флажок «При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержанный». Отсутствие же сумм налога в графе «Перечислено» чаще всего связано с тем, что не отражены необходимые данные. Информация для отражения сумм уплаченного налога вводится при помощи документа «Перечисление НДФЛ в бюджет» (вкладка рабочего стола «Налоги»).

Частые ошибки в 2-НДФЛ

Если в процессе работы с базой были допущены ошибки, при проведении отчета откроется окно с сообщениями о найденных ошибках.

Наиболее распространенными являются следующие виды ошибок в личных данных физических лиц:

1. «Ошибка в серии удостоверения личности: в серии документа должно быть две группы цифр» – необходимо проверить ввод через пробел серии документа, удостоверяющего личность физического лица.
2. «Указан неверный ИНН» – необходимо проверить корректность введения ИНН физического лица.
3. «В адресе регистрации не указан индекс», «Не указан документ, удостоверяющий личность, не указан адрес регистрации» – необходимо проверить введение адреса физического лица путем выбора из адресного классификатора.

Если будут выявлены рассмотренные выше ошибки, их можно исправить на вкладке «Личные данные» в форме отчета. Но лучше это сделать непосредственно в справочнике «Физлица», а на вкладке «Личные данные» нажать кнопку «Обновить» (либо, исправив сразу несколько подобных ошибок, заново заполнить форму отчета). Иначе такие исправления придется делать каждый раз при формировании отчетности.

Одной из распространенных критичных ошибок является ошибка «задвоения» физического лица и формирования на одного человека двух справок. Такая ситуация недопустима. Причиной ошибки является внесение в справочник «Физические лица» одного человека дважды. Эта ситуация чаще всего возникает вследствие того, что один человек в течение 2015 года был уволен и принят на работу повторно, и, проигнорировав предупреждение программы, данный сотрудник был введен в справочник «Физические лица» заново. Исправить ошибку можно непосредственно в форме отчета, добавив суммы дохода физического лица-«двойника» помесячно к доходу основного физического лица. Те же действия необходимо совершить с суммами налога, после чего следует удалить сведения о физическом лице-«двойнике» из формы отчета.

Если ошибок в личных данных не обнаружено, то программа предложит выбрать каталог, в который будет записан файл со справками 2-НДФЛ.

Расчет по форме РСВ-1 ПФР

Расчет за 2015 г. представляется по форме РСВ-1 ПФР, утвержденной постановлением Правления ПФР от 16.01.2014 № 2п (с изменениями, внесенными постановлением Правления ПФР от 04.06.2015 № 194п). Форма Расчета содержит как сведения о начисленных и перечисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование (ОПС) и на обязательное медицинское страхование (ОМС) в целом по организации, так и формы индивидуальных сведений на каждого сотрудника организации (персонифицированный учет). Исходя из требований, установленных пунктом 1 части 9 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», Расчет по форме РСВ-1 ПФР за 2015 г. необходимо представить не позднее 20.02.2016 в форме электронного документа.

Для автоматического формирования данного отчета в программе «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» предусмотрена обработка «Подготовка данных для ПФР» (вкладка «ПФР» рабочего стола).

Чтобы избежать ошибок при заполнении, перед составлением отчета РСВ-1 необходимо проверить следующее:

• введены ли верно и в полном объеме кадровые документы в программу;
• корректно ли производилось начисление страховых взносов (соответствующий документ должен быть введен после всех произведенных начислений);
• отражены ли суммы взносов, уплаченные в текущем периоде с помощью документа «Расчеты по страховым взносам» (вкладка «Налоги»).

По кнопке «Сформировать» программа сформирует разделы отчета РСВ-1. В соответствии с новыми требованиями Разделы с 1 по 5 формируются отдельно, Раздел 6 «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица» формируется отдельной пачкой.

В случае если у физического лица, на которого начислены страховые взносы, не введен страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС), программа выдаст предупреждение и не внесет его в пачку Раздела 6. При появлении указанного сообщения необходимо внести СНИЛС сотруднику и заново сформировать отчет по кнопке «Переформировать».

Частые ошибки в РСВ-1

Наибольшие трудности у бухгалтеров вызывают ошибки, связанные с распределением уплаченных страховых взносов по сотрудникам.

В программах «1С», рассчитывающих зарплату, перечисленные взносы распределяются по алгоритму, соответствующему требованиям ПФ РФ. Отчетность формируется автоматически по данным информационной базы на текущий момент. Но нужно учитывать, что при формировании отчетности «подтягивается» вся история взаиморасчетов с ПФР, начиная с 2010 г. Именно в этом году в формах отчетности появился показатель «уплачено взносов», а четкие инструкции по заполнению нового показателя в отношении каждого сотрудника на тот момент отсутствовали.

Решить эту проблему можно следующим образом: получить в ПФР информацию о состоянии задолженности по каждому сотруднику на начало текущего отчетного периода. Полученные данные нужно загрузить в программу. При очередном распределении уплаты эти суммы будут учтены. Кроме этого, реализован механизм перераспределения уплаты, в случае внесения ручных корректировок по отдельным сотрудникам.

Другой момент, который вызывает большие затруднения – формирование корректирующих сведений. Их необходимо представить в ПФР, если в сведениях персонифицированного учета обнаружены ошибки (п. 34 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н). Пользователи «1С:Предприятия 8» корректирующие или отменяющие сведения могут сформировать самостоятельно. В электронный формат для передачи в составе единого пакета они преобразуются автоматически.

Чтобы создать корректирующую или отменяющую формы, в специализированном рабочем месте «Подготовка данных для передачи в ПФР» к сформированным сведениям текущего периода нужно добавить корректирующие и (или) отменяющие.

После того как отчет сформирован, можно просмотреть каждый из разделов в отдельности по кнопке «Показать все разделы». Программа предложит записать данные отчета и выведет форму РСВ-1. Во время вывода отчета программа осуществляет проверку на корректность заполнения данных. Выявленные ошибки необходимо исправить и заново переформировать отчет (иначе Раздел 6 не будет сформирован). Если же все данные введены верно, программа выведет на экран все разделы отчета.

Как предоставлять отчеты

Учреждениям, представляющим Расчет в ПФР без использования ТКС (или использующих для электронного обмена с ПФР программы сторонних производителей), следует подготовить файлы для передачи в ПФР в электронном виде.

Если учреждение в полном объеме пользуется доступными сервисами, в частности, сервисом «1С-Отчетность», то можно прямо из программы, без промежуточной выгрузки в файл электронного представления и использования сторонних программ, выполнить все действия по представлению Расчета по форме РСВ-1 ПФР, Сведений по форме 2-НДФЛ в ИФНС в электронном виде с электронной цифровой подписью.