Порядок составления номенклатуры дел организации в 2024 году: все, что нужно знать

Бумажная работа кажется рутиной? Подумайте еще раз. В 2024 году правила изменились, и теперь грамотное составление номенклатуры дел — это не просто обязанность, а важный стратегический инструмент. Также нужно помнить, что порядок в документации — это не просто формальность, а шаг к успешному управлению и стабильности.

В данной статье подробно разберем порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации 2024 года.

• Немного теории
• Для чего нужна номенклатура дел?
• Как понять, какой из видов номенклатуры является обязательным для организации
• Правила составления номенклатуры

Немного теории

Начнем с определения, номенклатура дел – является документом, который в организации упорядочивает работу с любой документацией, при этом, для составления общей номенклатуры, потребуется составление номенклатуры в каждом подразделении. Обязательным условием является согласование и утверждение номенклатуры. В Законе не прописан порядок внесения изменений в номенклатуру дел организации, внесение изменений необходимо закрепить приказом организации, он может иметь произвольную форму.

Номенклатура дел является одним из основных учетных документов, разработанных для систематизации исполненных документов в дела. В документе указывается информация о том, в каком подразделении, какие документы необходимо вести, а также кто должен с ними работать, где и в течение какого времени их нужно хранить.

Для чего нужна номенклатура дел?

Она разработана в делопроизводстве с целью обеспечения правильного ведения и хранения документации, а именно:

• ведения индексации дел;
• обеспечения поиска документов;
• формирования дел и обеспечение порядка при подшивке документов в дела;
• ведения учета дел, которые были заведены в течение года в организации и ее структурных подразделениях.

Номенклатуру можно классифицировать на три вида:

• индивидуальную;
• типовую;
• примерную.

Рассмотрим каждый их них:

• Типовая номенклатура дел предусматривает перечень дел, которые ведутся в однотипных организациях. В основном, такая номенклатура разрабатывается в учреждениях с широкой сетью подведомственных организаций.
• Примерная номенклатура дел очень схожа по наименованию с типовой номенклатурой дел, она также разрабатывается для однотипных организаций, территориальных органов и подведомственных организаций.
• Индивидуальная номенклатура дел разрабатывается организацией в случае, если у организации нет типовой и примерной номенклатуры дел. В этом случае заголовки дел и сроки хранения документов полностью переносят в нее из типовой или примерной номенклатуры.

Такие виды номенклатурных дел установлены в п.8 Правил, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

Как понять, какой из видов номенклатуры является обязательным для организации

Обязательными, для ведения номенклатуры дел, являются организации, входящие в список источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами. Такой список указан в ч.2 ст.20, ч.3 ст. 21 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ.

Остальные работодатели самостоятельно решают вопрос о необходимости ведения номенклатуры дел в организации. В основном, такое решение принимается исходя из объема документооборота, количества структурных подразделений и других потребностей организации.

Рассмотрим, какие реквизиты должна содержать табличная часть номенклатуры дел в организации:

• индекс дела – его номер в номенклатуре;
• заголовок дела;
• количество томов (частей);
• срок хранения и номер статей по перечню;
• примечание.

В шапке документа необходимо указать сведения об организации и год, на который утверждается номенклатура.

Правила составления номенклатуры

В Методических рекомендациях Росархива от 19.07.2018 года даны рекомендации о порядке утверждения номенклатуры дел на следующий календарный год. Номенклатура дел организации утверждается в конце календарного года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

При составлении номенклатуры дел с нуля, необходимо начать с издания приказа. В нем укажите отдел или сотрудников, которые будут заниматься составлением номенклатуры дел, и срок, в течении которого необходимо разработать и составить документ.

После издания такого приказа, каждое структурное подразделение составляет свою номенклатуру дел. Ее необходимо оформить по форме из приложения 2 к Правилам, утвержденным приказом Росархива от 31.07.2023 №77. После этого документ согласовывается экспертной комиссией каждого структурного подразделения и подписывается руководителем.

Когда подразделения закончат процесс согласования и утверждения номенклатуры дел, они передаются руководителю службы делопроизводства организации. Он обобщает номенклатуры дел этих подразделений, вносит необходимые изменения и придает им свободную форму. Сводная номенклатура дел – это обобщенная номенклатура дел по организации.

Форма номенклатуры дел состоит из пять основных разделов:

• раздел 1 – индекс дела, он состоит из двух частей: номер (код) структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием организации и порядковый номер дела, сформированный в кадровой службе;
• раздел 2 – заголовок дела, в нем необходимо указать заголовки дел или папок всех документов, а также справочные и регистрационные материалы;
• раздел 3 – количество томов или частей;
• раздел 4 – срок хранения и номер статьи по перечню, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;
• раздел 5 – примечание, в этом разделе необходимо проставить отметки о заведении дел, о переходе дел, о выделении дел к уничтожению, о лицах ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию.

Составление номенклатуры дел — это не просто обязанность, а важный элемент успешного управления документами в организации. В 2024 году правильное оформление и утверждение номенклатуры может существенно облегчить работу с документацией, повысить оперативность и снизить риски потери важных данных. Следуя порядку и рекомендациям, которые мы рассмотрели в статье, вы сможете превратить этот процесс в эффективный инструмент контроля и оптимизации делопроизводства.