ОС для личного пользования в «1С»

Помимо форменного обмундирования сотрудникам учреждений в личное пользование могут выдаваться специальные и спортивные одежда и обувь, а также в целях выполнения своих служебных обязанностей вне учреждения — служебные телефоны, рации и другое имущество. Рассмотрим, как учитывать выдачу служебного имущества в личное пользование.

• Материальные запасы и основные средства, выданные в личное пользование: отличия в учете
• Примеры отражения операций
• Возврат объектов основных средств из личного пользования
• Начисление амортизации при нахождении основного средства в личном пользовании
• Передача основных средств в оперативном учете в личное пользование сотруднику

Материальные запасы и основные средства, выданные в личное пользование: отличия в учете

Для учета имущества, выданного сотруднику в личное пользование, согласно Инструкции № 157н применяется забалансовый счет 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)». Его применение расширено приказом Минфина РФ от 14.09.2020 № 198н. Теперь счет 27 применяется и для учета основных средств, выданных сотрудникам учреждения в личное пользование.

Есть существенное отличие в учете выданных в личное пользование сотрудникам материальных запасов, которые при выдаче списываются со счета 105 00 «Материальные запасы», и основных средств, которые при выдаче продолжают учитываться в составе счета 101 00 «Основные средства».

В п. 10 Инструкции по применению плана счетов бюджетного учета утвержденного приказом Минфина РФ от 06.12.2010 года № 162н в редакции приказа Минфина РФ от 28.10.2020 года № 246н приведены бухгалтерские записи по передаче объектов Основных средств в личное пользование сотрудникам для выполнения ими своих должностных обязанностей. Передача объектов основных средств стоимостью свыше 10 000 руб. сотрудникам учреждения, за исключением объектов недвижимого имущества, отражается по Дт соответствующих счетов аналитического учета счета 0 101 00 000 и Кт соответствующих счетов аналитического учета 0 101 00 000 с одновременным отражением на забалансовом счете 27 (п. 10 Инструкции № 162н). Аналогичный порядок введен приказом Минфина РФ от 30.10.2020 № 253н в пункт 10 Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, а также приказом Минфина РФ от 30.10.2020 № 256н п. 10 Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений.

Получается, что у выданных в личное пользование сотрудникам основных средств сохраняется инвентарный номер и продолжает начисляться амортизация. Также необходимо обратить внимание, чтобы в разделе 4 Инвентарной карты (ф. 0504031) отражался сотрудник, ответственный за сохранность переданного основного средства, у которого объект находится в пользовании: в документе «Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА» необходимо указать сотрудника учреждения, получившего этот объект основного средства в личное пользование.

Чтобы оформить выдачу объектов основных средств в личное пользование сотрудникам необходимо использовать документ «Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА» с видом операции «Перемещение собственных ОС, НМА, НПА» на балансе (101, 102, 103, 111.60) и типовой операцией Внутреннее перемещение.

В шапке документа заполняется «Отправитель» и «Получатель».

Реквизит «Отправитель» заполняется выбором из справочника «Центры материальной ответственности». Необходимо выбрать центр материальной ответственности, у которого находится объект основных средств.

Примеры отражения операций

Рассмотрим порядок отражения операций по передаче объектов основных средств в личное пользование сотрудникам для выполнения ими служебных обязанностей и их возврата из личного пользования на примере.

Пример.

На складе у кладовщика Иванова И.И. числится служебный телефон.

В реквизите «МОЛ/Место хранения» группы «Отправитель» необходимо указать Иванова И.И. В группе Получатель в качестве материально-ответственного лица Центр материальной ответственности, отвечающий за сохранность основного средства, выданного в личное пользование сотруднику.

Необходимо обратить внимание на то, что если по сотруднику не создан центр материальной ответственности, то необходимо заранее создать служебный центр материальной ответственности сотрудника, которому передается основное средство в личное пользование. Для этого необходимо открыть список ответственных лиц и мест хранения, нажать функциональную кнопку «Показать все» и в открывшемся справочнике «Центры материальной ответственности» ввести кнопкой «Создать служебный ЦМО» сотрудника, которому передается в личное пользование основное средство.

Учетной политикой учреждения было принято решение учитывать основные средства, которые переданы в личное пользование, у кладовщика Иванова И.И., в связи с этим в реквизите «Материально-ответственное лицо/Место хранения» группы «Получатель» необходимо указать Иванова И.И.

Через подбор необходимо подобрать необходимый объект основного средства, для этого следует на закладке «Основные средства» нажать функциональную кнопку «Подобрать». Все остальные реквизиты этой закладки оформляются без особенностей.

Для отражения выдачи имущества сотруднику в личное пользование необходимо включить флаг «Выдать в личное пользование» и указать необходимого сотрудника.

После проведения в документе сформируются следующие бухгалтерские записи:

• Дт счета 101.34.310 Кт 101.34.310

  — внутреннее перемещение основного средства на сумму балансовой стоимости.

• Дт счета 27.01.310

  — передача в личное пользование сотруднику на сумму балансовой стоимости основного средства.

Следует обратить внимание на то, что согласно Инструкциям № 162н, № 174н и № 183н установлено обязательное отражение на счете 101.00. Так что если учетной политикой учреждения в качестве материально-ответственного лица установлен кладовщик, то есть тоже материально-ответственное лицо, на котором числится основное средство передаваемое в личное пользование, то в учете отразится внутреннее перемещение данного основного средства на счете 101.00 по одному и тому же материально-ответственному лицу.

После включения флага «Выдать в личное пользование» в печатной форме документа добавляется поле «Получил в личное пользование» для подписания сотрудником, получившим основное средство.

Возврат объектов основных средств из личного пользования

Возврата объектов основных средств, как и выдача в личное пользование, оформляется документом «Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА» с видом операции Перемещение собственных ОС, НМА, НПА на балансе (101, 102, 103, 111.60) с типовой операцией «Внутреннее перемещение».

Заполняется этот документ аналогично документу «Внутреннее перемещение» при выдаче основного средства в личное пользование. В группе «Отправитель» в качестве материально-ответственного лица необходимо выбрать центр материальной ответственности, за которым числится основное средство, переданное сотруднику в личное пользование.

В примере выше служебный телефон числится на складе у кладовщика Иванова И.И. В группе «Получатель» необходимо выбрать центр материальной ответственности, который будет отвечать за дальнейшую сохранность основного средства на балансе. Служебный телефон предназначен для выдачи в личное пользование сотрудникам учреждения для выполнения ими должностных обязанностей, поэтому данный телефон будет числиться также у кладовщика Иванова И.И.

Закладка «Бухгалтерская операция» заполнилась автоматически типовой операцией «Внутреннее перемещение». Чтобы отразить возврат из личного пользования, необходимо включить флаг «Вернуть из личного пользования» и указать сотрудника, у которого находится в личном пользовании данное основное средство.

При проведении документ сформирует следующие бухгалтерские записи:

Дт 101.34.310 Кт 101.34.310

— внутреннее перемещение основного средства на сумму балансовой стоимости;

Кт 27.01.310

— отражение возврата основного средства из личного пользования на сумму балансовой стоимости основного средства.

При установлении флага в поле «Вернуть из личного пользования» в форме 0504102 добавится реквизит «Вернул из личного пользования» для подписания сотрудником, осуществившим возврат основного средства на склад.

Начисление амортизации при нахождении основного средства в личном пользовании

У выданного основного средства продолжает начисляться амортизация за весь период нахождения основного средства в личном пользовании, так же у этого основного средства сохраняется инвентарный номер.

Амортизация начисляется в стандартном порядке, в «1С:БГУ», ред. 2, используется документ «Начисление амортизации ОС и НМА».

Передача основных средств в оперативном учете в личное пользование сотруднику

Для отражения операций по выдаче и возврату основных средств выданных сотруднику учреждения, учитываемых на счетах группы 21, необходимо воспользоваться документом «Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА», порядок заполнения документа аналогичен его заполнению при выдаче и возврате основного средства из личного пользования, когда основное средство учитывается на балансовом счете 101.00.

Существует несколько вариантов:

• учет на счете 101.00 и на счетах группы 21 ведется по ответственному лицу. МОЛ-отправитель = МОЛ-получатель, а на счете 27.01 отражается сотрудник, получивший основное средство в личное пользование;
• учет на счете 101.00 и на счетах группы 21 ведется по получателю имущества. В этом варианте: МОЛ — отправитель — лицо, на котором числится основное средство в момент его передачи, а МОЛ — получатель сотрудник, который получил это основное средство в личное пользование, этот сотрудник будет отражен на счете 27.01.

Отличие между этими вариантами в том, что в документе «Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА» необходимо выбрать вид операции «Перемещение собственных основных средств в оперативном учете» (21), а на закладке «Бухгалтерская операция» автоматически определиться типовая бухгалтерская операция «Внутреннее перемещение (оперативный учет)».