Учитываем операции по централизованному снабжению

В процессе функционирования казенные учреждения большую часть своего имущества получают путем централизованного снабжения. О том, как отразить данные хозяйственные операции в бюджетном учете, расскажем в этой статье.

• Учет операций по централизованной поставке у заказчика
• Учет операций по централизованной поставке у грузополучателя

Учет операций по централизованной поставке у заказчика

Для осуществления полноценного процесса централизованного снабжения необходимо три участника:

1. Поставщик материальных ценностей – сторона, с которой заключается государственный (муниципальный) контракт (договор).
2. Заказчик - вторая сторона заключенного контракта (договора), обеспечивающая расчетную часть процесса.
3. Грузополучатель – сторона, в адрес которой поступят материальные ценности.

Отражение порядка оформления операций по централизованному снабжению закреплено в Инструкции №162н разд. 6 «Порядок учета операций по централизованному снабжению материальными ценностями».

Также проведение централизованных закупок и заключение контрактов с поставщиками регулируется Федеральным законом от 05.04.2013 №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

Заключение контракта (договора) и денежные расчеты при централизованном снабжении казенных учреждений берет на себя сторона заказчик, которая выступает их главным распорядителем (распорядителем) бюджетных средств. Сторона-грузополучатель только принимает материальные ценности.

Все текущие взаиморасчеты между заказчиком и грузополучателем оформляются извещениями в двух экземплярах согласно первичным учетным документам. (п.154 Инструкции №162н).

Первичный экземпляр извещения формируется заказчиком и уведомляет грузополучателя о том, что материальные ценности отправлены в его адрес, в свою очередь грузополучатель со своей стороны осуществляет внутренний контроль за принятием к учету материальных ценностей и уведомляет об этом заказчика ответным (вторым) экземпляром извещения о принятии к учету поступивших материалов. Согласно п. 155 Инструкции №162н, существует и вариант когда грузополучатель при получении материальных ценностей от поставщика самостоятельно оформляет извещение в двух экземплярах и направляет их заказчику для заполнения его части.

Принятие к учету поступивших материальных ценностей осуществляется на основании первичных документов учреждения-заказчика. Помимо первичных документов заказчика, содержащихся в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», необходимо указать следующие реквизиты:

• полное наименование заказчика;
• полное наименование грузополучателя;
• реквизиты контракта, по которому осуществляется централизованная поставка;
• код классификации расходов соответствующего бюджета, по которому принимаются и (или) исполняются бюджетные обязательства;
• иные реквизиты, предусмотренные заказчиком в рамках учетной политики.

Хозяйственные операции по централизованному снабжению на стороне заказчика могут отражаться двумя способами, в зависимости от условий заключения контракта (договора) с поставщиком.

Первый вариант, когда поставка материальных ценностей осуществляется напрямую грузополучателям. В этом случае заказчик отражает расчеты с поставщиками и грузополучателями и оформляет бухгалтерские записи на основании полученных от поставщиков оправдательных документов, которые будет подтверждать исполнение обязательств по поставке материальных ценностей грузополучателям и (или) извещений от грузополучателей, подтверждающих поставку.

Обращаю ваше внимание, что при условии формирования извещения заказчиком, стоимость материальных ценностей, которые были отгружены грузополучателям, должна учитываться на забалансовом счете 05 «Материальные ценности, оплаченные по централизованному снабжению» до момента их фактического получения грузополучателем. После того, как заказчиком будет получено извещение о подтверждении получения материальных ценностей грузополучателем, сумма со счета 05 подлежит списанию.

Второй вариант, когда поставка имущества осуществляется непосредственно заказчику для дальнейшей передачи грузополучателям. В этом случае вложения в данные материальные ценности заказчик отражает в бюджетном учете при его получении от поставщика. Затем заказчик передает имущество грузополучателям, высылая им извещение с приложенными первичными документами, представленных поставщиком в подтверждение исполнения им обязанностей по поставке материальных ценностей в рамках централизованного снабжения. При получении имущества грузополучатель должен направить второй экземпляр извещения заказчику с подтверждением получения материальных ценностей.

Для упрощения понимания отражения хозяйственных операций по централизованному снабжению, можно обратиться к таблице 1, где расписаны основные хозяйственные операции и бухгалтерские проводки для их отражения.

Учет операций по централизованной поставке у грузополучателя

А теперь рассмотрим порядок отражения хозяйственных операций по централизованному снабжению в бюджетном учете на стороне грузополучателя. Здесь есть условие поступления материальных ценностей:

1. Если имущество поступило грузополучателю до получения извещения от заказчика, то такое имущество нужно отразить на забалансовом счете 22 «Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению». Использование таких материальных ценностей в процессе хозяйственной деятельности до получения от заказчика извещения с прилагаемыми к нему первичными документами допускается только при наличии разрешения уполномоченного органа исполнительной власти, главного распорядителя бюджетных средств. После того, как извещение получено, второй экземпляр направляется заказчику с отметкой о получении материалов и все материальные ценности списываются с забалансового счета 22.
2. Если имущество поступило к грузополучателю после получения извещения от заказчика, то грузополучатель отражает его в составе нефинансовых активов в пути. Затем отражает сумму вложений материальных ценностей и направляет второй экземпляр заказчику с отметкой о получении.

Основные операции по централизованному снабжению материальных ценностей отражены в таблице 2.