ЭПД в бухгалтерии и ИТ: учет ГСМ, работа в «1С-ЭПД» и решение сложных ситуаций

С 1 сентября 2026 года применение электронных перевозочных документов (ЭПД) становится обязательным стандартом для большинства участников логистического рынка. Взамен устаревающих бумажных комплектов основной юридической формой для подтверждения факта перевозки и расчета расходов становится электронная транспортная накладная (ЭТрН).

Бумажные аналоговые формы остаются разрешены нормативными актами Минтранса строго в ограниченных случаях (перевозки для нужд Минобороны, международные и каботажные рейсы, работа с физическими лицами, технические сбои ГИС ЭПД и отсутствие сети Интернет в населенных пунктах из специального реестра Минцифры).

Переход на цифровые накладные – это совместная задача бухгалтерской службы и ИТ-департамента. Бухгалтерии необходимо обеспечить корректность списания затрат и подписи документов, а ИТ-специалистам – организовать технический обмен данными и бесшовную интеграцию учетных систем.

Организация учета ГСМ и путевых листов

Для бухгалтерской службы пересыхающий поток бумажных накладных означает перестройку ежедневных процедур. Внедряемые электронные ТТН и путевые листы формируют единый цифровой массив, обеспечивающий подтверждение расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ) для налогового учета.

Раньше списание топлива по фактическим рейсам сопровождалось задержками при сборе бумажных путевых листов. В цифровом формате электронный путевой лист (ЭПЛ) с отметками о прохождении медицинского и технического осмотра формируется до выезда автомобиля.

Сопоставление данных ЭПЛ с титулами ЭТрН позволяет системе в автоматическом режиме сверять:

• показания одометра и время нахождения в пути;

• нормативный и фактический расход топлива;

• соответствие маршрута заявленной точке выгрузки.

Полномочия и подписи: какая МЧД нужна для ЭПД

Юридическая значимость каждого титула в системе ЭПД обеспечивается правильным применением электронных подписей. На практике у участников процесса регулярно возникает вопрос: какая МЧД нужна для ЭПД сотрудникам склада, логистам и бухгалтерам?

Правила оформления подписей и доверенностей регламентированы следующим образом:

1. Сотрудники компании (кладовщики, операторы «1С», бухгалтеры):

   • Подписывают электронные документы с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) физического лица.

   • К каждой подписи прикладывается машиночитаемая доверенность (МЧД) формата B2B (или универсальный формат 003).

   • В доверенности должны быть явно указаны полномочия на формирование и подписание соответствующих титулов ГИС ЭПД.

2. Водители колесного транспорта:

   • Подтверждение приема груза (Т2) и передачи груза (Т4) водитель осуществляет с помощью простой электронной подписи (ПЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) через сервис «Госключ» в мобильном приложении.

   • Если водитель выступает в статусе индивидуального предпринимателя (ИП), ему требуется собственная УКЭП.

Практика работы в «1С-ЭПД» и настройка роуминга

С технической точки зрения ИТ-службе предприятия важно обеспечить стабильную работу пользователей без переключения между сторонними сервисами. Для решений на базе «1С» (1С:ERP, «1С:Управление торговлей», «1С:Бухгалтерия предприятия», «1С:Комплексная автоматизация») оптимальным выбором является модуль «1С-ЭПД» от ГК «Астрал».

Преимущества встроенного модуля «1С-ЭПД»

• Работа в едином окне: пользователи формируют, отправляют и подписывают документы напрямую из первичных справочников «1С».

• Автоматическая маршрутизация и роуминг: автоматический роуминг между операторами ИС ЭПД работает по ИНН контрагентов. Документ пересылается партнеру за несколько секунд вне зависимости от того, какого оператора использует противоположная сторона.

• Мобильное приложение для водителя: позволяет фиксировать этапы погрузки и разгрузки прямо на смартфоне. При отсутствии стабильного интернет-соединения на трассе приложение генерирует динамический QR-код, который считывается инспекторами ГИБДД специальными устройствами автономно.

Решение сложных и нештатных ситуаций через титулы ЭТрН

Процесс перевозки состоит из 8 последовательных титулов. Первые 4 титула (Т1–Т4) являются обязательными для завершения базового цикла транспортировки. Однако на практике возникают отклонения, требующие особого порядка оформления.

Понимание того, как работают титулы ЭТрН при возникновении нештатных ситуаций, позволяет избежать налоговых и логистических задержек:

• Приемка с недостачей или повреждением груза. Если грузополучатель принимает груз не полностью или с замечаниями, в титуле Т3 проставляется соответствующая отметка о расхождениях. На основании этих данных система автоматически формирует электронный акт установленного формата (аналог ТОРГ-2), который привязывается к текущей накладной.

• Изменение стоимости перевозки (Титулы Т5 и Т6). В ситуациях, когда время выгрузки превысило нормативное или изменился маршрут, стороны оформляют опциональные титулы Т5 (корректировка стоимости отправителем/перевозчиком) и Т6 (подтверждение изменения стоимости). Это избавляет бухгалтерию от необходимости выставлять отдельный бумажный Акт оказанных услуг.

• Переадресация и возврат груза (Титулы Т7 и Т8). При невозможности сдать груз первоначальному получателю грузоотправитель формирует титул переадресации (Т7) с указанием нового адреса или оформляет возврат товара на склад отгрузки.

• Учет и возврат оборотной тары. Правильное оформление электронных перевозочных документов позволяет указывать количество и тип многооборотной тары (паллеты, контейнеры) непосредственно в составе данных титула Т1. Возврат тары фиксируется в системе без необходимости составления дополнительных бумажных актов.

Порядок подготовки к запуску: тестирование на стенде

Чтобы запуск ЭПД не повлиял на график отгрузок, ИТ-служба и финансовый отдел должны провести совместную проверку бизнес-процессов. ГК «Астрал» предоставляет специализированный тестовый стенд для бесплатной отработки взаимодействия:

1. Техническое подключение: настройка тестового контура «1С-ЭПД» без отправки сведений в реальную базу ФНС.

2. Проверка справочников: тестовое заполнение карточек контрагентов, реквизитов водителей, МЧД и транспортных средств.

3. Отработка мобильного приложения: установка приложения на смартфонах водителей и прохождение полного цикла (формирование Т1 ➔ подписание Т2 ➔ приемка Т3 ➔ завершение Т4).

4. Проверка работы в условиях расхождений: искусственное создание нештатной ситуации (отказ от части груза, сброс связи) для проверки корректности формирования актов.

Комплексный подход, сочетающий правильную настройку сервисов «1С» и обучение персонала правилам работы с титулами, позволяет предприятию безболезненно перейти на электронный документооборот в установленные законодательством сроки.