Платежный календарь: как вести платежи в «1С»

Ситуацию, когда в компании не хватает денег на покрытие текущих расходов, называют кассовым разрывом. В основном он возникает в случае, если не планируются затраты с учетом объемов и сроков поступления доходов в организацию. Такое явление приводит к проблемам с финансовым планированием.

Избежать этого поможет платежный календарь в «1С».

Что такое платежный календарь

Платежный календарь – это внутренний план компании по организации денежного оборота. В нем отражаются реальные пути использования денег, сформированные как по приходу, так и по расходу. Здесь же доступна информация о наличии «свободных денег» в начале и конце дня.

Платежный календарь выполняет ряд важных для финансового планирования задач:

• контроль будущих расходов с учетом планируемых поступлений денег в компанию;
• формирование информационной базы сданными о движении денег в компании;
• анализ возможности возникновения кассового разрыва;
• поиск дополнительного финансирования, которое поможет покрыть возникший кассовый разрыв;
• учет изменений, происходящих в информационной базе каждый день;
• расчет потребности в кредитовании на короткий срок при временном несовпадении прихода и расхода;
• анализ финансового положения организации в расчете на определенную дату.

Платежный календарь позволяет планировать распределение и наличие денег их дальнейшее использование за выбранный промежуток времени.

Платежи в календаре бывают двух видов: срочные или отложенные.

• Срочные платежи. Перечисляются не позже срока, указанного в договоре или законодательстве.
• Отложенные платежи. Можно перечислить позже, к примеру, на несколько дней.

Вид платежа учитывается в календаре, чтобы пользователь не пропустил срочные платежи, которые, в отличие от отложенных, нельзя перенести на другую дату.

Календарь составляют на небольшой временной промежуток, к примеру, неделю, полмесяца или месяц. На выбор влияют особенности организации и количество планируемых входящих и исходящих платежей.

Обратите внимание

В платежном календаре важно указывать не только наличные деньги, но и деньги в безналичной форме.

Что нужно учесть при составлении платежного календаря

Платежный календарь состоит из двух разделов: план доходов и план расходов.

Соотношение между данными разделами должно стремиться к равенству, но лучше, если доходная часть превысит расходную. Это позволяет отложить деньги на будущие расходы без угрозы кассового разрыва.

Если ситуация обратная и расходная часть превышает доходную, то происходит тот самый кассовый разрыв, который не позволяет компании покрыть текущие затраты. В такой ситуации платежный календарь можно скорректировать: перенести некоторые отложенные платежи на другую дату, в которую планируется новое поступление денег.

В каких программах «1С» работает платежный календарь

Функционал платежного календаря включают несколько конфигураций «1С»:

• «1С:Бухгалтерия 8.3» 3.0;
• «1С:ERP Управление предприятием» 2.0;
• «1С:Комплексная автоматизация»;
• «1С:Управление торговлей»;
• «1С:Розница»
• «1С:Управление нашей фирмой».

Разберем платежи в «1С» на примере конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.3».

Работа с платежным календарем в программе «1С:Бухгалтерия 8.3»

Платежный календарь в данной конфигурации отображает следующие данные:

• просроченные платежи с подрядчиками, клиентами, работниками организации или контролирующими органами;
• планируемые поступления денежных средств в организацию реализацию товаров или услуг;
• планируемые взаиморасчеты с поставщиками товаров или услуг;
• прочие выплаты, к примеру, заработная плата, выплаты в бюджет и другие;
• остатки денег на счетах на начало и конец периода;
• ожидаемые денежные средства – деньги, отправленные организации, но еще не зачисленные на корпоративный счет.

Разберем подробнее процесс организации платежей в «1С».

Где находится платежный календарь

Календарь можно найти в группе «Планирование», которая находится в разделе «Руководителю».

Отображение ожидаемой даты платежей

Срок, в который планируется поступление денег на счета компании и их расходование, отображается в программе на основании ожидаемой даты. Эту дату указывают в счетах для потребителя товаров или услуг организации, а также документах реализации товаров, работ и услуг.

Если ожидаемая дата не указана, данные из документа реализации не попадут в платежный календарь.

Выглядит это следующим образом:

Данные об ожидаемых платежах

Платежный календарь отображает информацию об ожидаемых платежах до момента их реализации. Иными словами, эти данные не пропадут из календаря до проведения одного из документов: «Поступление на расчетный счет», «Поступление наличных (в кассу)», «Списание с расчетного счета» или «Выдача наличных (из кассы)».

Если погашена часть платежа, в календаре отображается остаток, который необходимо заплатить.

Чтобы включить функцию планирования, нужно проставить необходимые галочки в разделе «Функциональность программы».

Настройка сроков оплаты для поставщиков

Для того чтобы настроить необходимые сроки оплат поставщикам товаров или услуг, а также покупателям, можно с помощью раздела «Администрирование» в подразделе «Параметры учета».

Указанные в параметрах учета сроки можно менять в любом счете или документе поступления/реализации товаров, работ или услуг.

Информация об остатках денежных средств

Данные об оставшихся средствах организации в разрезе наличных и безналичных счетов можно найти по гиперссылке в платежном календаре, которая называется «Остаток денег».

При нажатии на нее открывается форма «Остатки денежных средств» на текущую дату. Здесь информация отображается в разрезе денежных счетов, их размещения и валюты.

Это основной путеводитель по работе с платежным календарем в «1С:Бухгалтерии 8.3». Разберем подробнее разделы календаря.

Разделы платежного календаря в «1С:Бухгалтерии 8.3»

В платежном календаре данной конфигурации есть несколько разделов:

• Оплата от покупателей;
• Прочие поступления;
• Налоги и взносы;
• Платежи поставщикам;
• Зарплата;
• Периодические платежи.

Раздел «Оплата от покупателей»

Здесь находится информация об ожидаемых поступлениях денежных средств (ДС). Источниками данных признают следующие системные документы.

• передача основных средств;
• счет покупателю;
• передача нематериальных активов;
• оказание производственных услуг;
• реализация в виде актов и накладных.

В данном разделе можно найти информацию о задолженностях на период формирования платежного календаря. Она отображается в остатках денежных средств.

В программе также доступна детализация данных о просроченных и будущих платежах от покупателей. Ее можно получить с помощью перехода в форму «Ожидаемая оплата от покупателей».

Здесь же можно менять срок оплаты по контрагентам. Для этого нужно выделить искомого контрагента в таблице и далее нажать кнопку «Изменить срок оплаты». После внесенного изменения нажимаем кнопку «ОК» и обновляем саму форму. Также можно напомнить контрагенту о просроченном платеже с помощью специальной кнопки.

Раздел «Прочие поступления»

В этом разделе отображены данные о еще не полученных финансах, которые обрабатываются банком или зависли на каком-либо этапе пути получения. Здесь источниками информация являются следующие документы:

• ПКО и РКО с видом документа «Инкассация».
• «Отчет о розничных продажах» с видом документа «Оплата проданных товаров платежной картой автоматизированной торговой точке (рознице)».
• Списание с расчетного счета с видом «Прочее списание».
• Счет учета под номером 57.22 или 57.02.

Раздел «Налоги в взносы»

В разделе отображаются отчисления в бюджет государства. Источники данных – задачи по уплате налогов в «Списке задач»: налоги, сборы и страховые взносы.

Задачи в этом разделе создаются автоматически, на основе уплаченных налогов, сформированных отчетов и деклараций для контролирующих органов.

Раздел «Платежи поставщикам»

Раздел включает данные о будущих и уже запланированных платежах поставщикам товаров или услуг. Источниками информации выступают документы:

• Поступление НМА.
• Поступление в форме актов и накладных.
• Счет от поставщика.
• Поступление дополнительных расходов.

Пророченные платежи отображены в начальных остатках.

Специальная форма «Оплата поставщикам» позволяет создавать платежные поручения. Они формируются по кнопке «Создать платежные поручения».

Раздел «Зарплата»

Информация в разделе заполнена данными на основе уже начисленной, но не выплаченной заработной платы. Источник информации – данные задачи по выплатам зарплаты сотрудникам в «Списке задач». Они появляются автоматически на основе документа «Начисление зарплаты».

Раздел «Периодические выплаты»

Информация в данном разделе – регулярные платежи, которые не являются обязательными. К примеру, это может быть плата за аренду помещения и коммунальные платежи.

Для того чтобы настроить регулярный платеж в календаре, нужно найти соответствующее платежное поручение и установить галочку в графе «Повторять платеж».

Эта статья может выполнять роль своеобразной методички по формированию платежного календаря и его возможностях для вашего бизнеса.

Платежный календарь позволяет контролировать активные финансы компании и не допустить кассового разрыва. Этот инструмент планирования доступен в самых популярных программах «1С» и прост в использовании даже для новичков в бухгалтерском деле.