Кому нужна ERP-система: риски и возможности

Как и любая технологическая система, ERP зависит от данных. Представьте, что каждый сотрудник вашей команды и каждый отдел ежедневно генерирует гигабайты информации. В маленькой компании руководитель может легко следить за всеми процессами и доступом к данным. Если же бизнес зависит всего от нескольких ключевых операций, тогда достаточно обзавестись базовыми цифровыми инструментами, такими как программное обеспечение для учета или CRM.

Однако по мере роста компании, даже самые простые задачи начинают генерировать огромные объемы данных. Эти объемы данных, взаимодействуя с другими операциями, превращаются в сложные информационные потоки, которые уже трудно синтезировать и анализировать без обширной административной поддержки. Вот почему системы ERP становятся жизненно необходимыми не для мелких, а для средних и крупных предприятий, стремящихся оптимизировать управление ресурсами.

Как узнать, что пора переходить на ERP-систему?

Эта история обычно начинается так: все вроде автоматизировано, но эффективности больше не становится.

В какой-то момент обнаруживается, что каждый процесс ведется в отдельной системе. Сотрудникам приходится вручную вводить данные в каждую из них, а руководству — вручную собирать эти данные для анализа. Такой подход работает до определенного момента. Важно понять, когда этот момент наступает, чтобы избежать кризиса и не менять все в спешке.

Ни одна система вам сама не подскажет, что пора переходить на ERP. Но есть четыре признака, которые помогут понять, что время пришло:

1. Недостаток данных для управленческих решений.

   Любое решение в бизнесе влияет на финансы — это либо убытки, либо доходы. Качество решений зависит от доступной информации. Если данные устарели, неполные или неверные, решения будут ошибочными или неоптимальными.

   Основные причины противоречивой информации:

   • Важная информация разбросана по разным сотрудникам и отделам.
   • Нет регламентов для сбора данных.
   • Данные собирают сотрудники с разными ролями и в разное время.

С ERP-системой, которая подходит вашему бизнесу, все данные централизуются. Каждый сотрудник и отдел работают в единой системе, где данные обновляются в реальном времени. Это гарантирует, что информация всегда точная и актуальная, доступная всем, кому она нужна.

Когда ERP-система становится необходимостью: выгоды для вас

Теперь давайте разберемся с проблемами, которые решает ERP-система.

Проблемы из-за недостатка интеграции

Многие компании сталкиваются с тем, что их различные IT-системы не синхронизированы. Разные форматы данных, различные технологии и языки программирования создают хаос. Сотрудники работают с этими системами, как будто говорят на разных языках, что замедляет процессы. ERP-система объединяет все функции в одном пространстве, обеспечивая взаимодействие и согласованность данных, как переводчик, владеющий всеми языками программирования.

Недовольные клиенты

Когда клиенты начинают жаловаться или уходить, это сигнал, что что-то идет не так. Проблемы могут возникать из-за несвоевременных поставок, медленного обслуживания или ощущения, что компании не хватает ресурсов. В таких случаях ERP-система может значительно улучшить качество обслуживания, превращая недовольных клиентов в лояльных.

Устаревшие системы

Согласно исследованию, устаревшие технологии являются главным барьером для цифровой трансформации бизнеса. Если компания все еще использует ручной ввод данных или бумажные документы, она рискует остаться позади. Даже современные, но не интегрированные IT-системы могут создавать проблемы, превращая отделы в информационные бункеры. Решение — переход на единую ERP-систему.

Преимущества внедрения ERP-системы

• Экономия на IT-системах. ERP позволяет заменить несколько разрозненных систем одной платформой, что сокращает затраты на поддержку, инфраструктуру, лицензии и обучение сотрудников. Она объединяет все необходимые модули, обеспечивая удобство работы для всех партнеров, поставщиков и клиентов.
• Полная прозрачность. ERP дает руководству доступ к данным всех подразделений в реальном времени. Например, можно ежедневно отслеживать запасы, что позволяет лучше контролировать оборотные средства.
• Автоматизация отчетов и планирование. ERP-система автоматически генерирует отчеты и аналитику, освобождая время для стратегического планирования и улучшения бизнес-процессов. Она помогает выявлять тенденции и анализировать показатели отделов.
• Рост эффективности. Правильно внедренная ERP-система снижает затраты времени и усилий на рутинные задачи, улучшая общую эффективность компании.
• Обслуживание клиентов. ERP позволяет сотрудникам быстро находить всю необходимую информацию о клиенте, улучшая качество обслуживания и удовлетворенность клиентов.
• Защита данных. ERP обеспечивает централизованное хранение и стандарты доступа к данным, что упрощает управление рисками. Собственная разработка ERP-системы повышает уровень безопасности, поскольку хакеры не смогут найти аналогичные системы для тестирования уязвимостей.
• Продуктивность совместной работы. Единая система устраняет барьеры для обмена данными между отделами и ускоряет внутреннюю коммуникацию.
• Единые бизнес-процессы. ERP-системы разрабатываются с учетом лучших отраслевых практик, что помогает стандартизировать процессы компании. Однако их настройка под конкретные бизнес-процессы может быть длительной и затратной. Альтернативой является разработка системы под собственные нужды.
• Масштабируемость. ERP-система легко адаптируется к изменениям в компании, будь то расширение клиентской базы, выход на новые рынки или внедрение новых продуктов и процессов.

Делаем вывод, что ERP-система — это инвестиция, которая приносит значительные преимущества и помогает компании расти и развиваться.

Кому нужно внедрять: 3 вида компаний

Обычно за внедрением ERP обращаются 3 категории заказчиков, для которых эта задача обоснована экономически и с точки зрения временных ресурсов.

Компания №1

Компании сталкиваются с необходимостью отказаться от программы «1С:Управление производственным предприятием». Обновления для этой программы выходят редко. К тому же, скоро, в 2025–2026 годах, компания «1С» планирует вообще прекратить поддержку этой программы, и тогда пользователи не смогут нормально сформировать нужные отчеты.

Какие риски? Есть риск, что руководство и сотрудники не захотят переходить на новую систему, особенно если они довольны старой. Из-за этого могут отторгать новые функции. Например, способы расчета себестоимости и планирования производства в 1С:ERP отличаются от тех, к которым они привыкли в «1С:УПП».

Что делать?

• Нужно изучить, что может 1С:ERP, и попытаться сделать из необходимых расходов на переход выгоду. Вероятно, придется изменить некоторые бизнес-процессы: посмотреть, что и как сейчас работает, найти слабые места, определить, к чему стремиться и как можно этого достичь с помощью новых функций. 1С:ERP соответствует всем правилам учета и легко сочетается с другими программами «1С».
• Работать с подрядчиком по гибкой методике. Подрядчик должен составить план так, чтобы вы быстро начали получать выгоду от новой системы, внедряя ее по частям. Это поможет быстрее окупить вложения.

Компания №2

Многие компании сейчас переходят с таких программ как SAP на «1С». Это особенно актуально для российских филиалов международных корпораций, которые могут отсоединить от централизованных облачных систем. У таких компаний, которые раньше работали с SAP, обычно все четко поставлено, и они умеют избегать типичных проблем при внедрении новых систем. Но если переходить на «1С» срочно, могут возникнуть свои сложности.

Какие риски? Эти компании привыкли к каскадной модели работы, которая хорошо работает в стабильных условиях, но может стать источником лишних расходов, если нужно быстро что-то менять или исправлять ошибки.

Также им может быть сложно привыкнуть к 1С:ERP из-за особенностей названий документов и проводок. Из-за этого на обучение и запуск системы может уйти больше времени, чем планировалось.

Что делать?

1. Нужно вместе с исполнителем составить план проекта и решить, какой подход использовать — классический или гибкий в зависимости от ситуации.
2. Поговорить о том, чтобы доработать систему так, чтобы она была удобнее для пользователей, которые привыкли к другим программам. Можно, например, перенести в 1С:ERP коды из SAP, чтобы упростить адаптацию.
3. Организовать обучение эффективно. Создать внутри компании Центр компетенции, который будет собирать все знания о системе и помогать пользователям. Сотрудники этого центра могут помогать обучать коллег вместе с профессионалами от исполнителя, что ускорит процесс обучения.

Компания №3

Часто средние, а иногда и крупные компании, которые раньше не использовали «1С», обращаются к этой системе. Ранее они могли работать на самодельных системах, которые создали 15–20 лет назад, или использовали разное программное обеспечение для разных задач — так называемую лоскутную автоматизацию. Со временем руководство начинает замечать, что старые инструменты уже не справляются с потребностями компании, которые расширяются и усложняются.

Подробнее проблемы таких компаний и их решения мы описали ниже. Сортировка выполнена по частоте обращений с данным вопросом.

Проблема: недостаточно данных для принятия решений

Ситуация:

• Системы не дают нужных данных.
• Владелец не может узнать точную себестоимость.
• Непонятно, что оптимизировать при падении прибыли.

Решение:

• 1С:ERP позволяет делать любые отчеты.
• Можно настроить нужную аналитику.Владелец не может узнать точную себестоимость.

Проблема: плохая интеграция IT-систем

Ситуация:

• Системы по-разному обрабатывают данные.
• Подразделениям сложно обмениваться информацией.
• Данные передаются медленно и часто теряются.

Решение:

• 1С:ERP объединяет все функции в одной системе.
• Информация централизована и быстро обновляется.

Проблема: нехватка IT-ресурсов для расширения производства

Ситуация:

• Компания увеличивает объемы производства.
• Появляются трудности с планированием, простои и пересортица.

Решение:

• 1С:ERP оптимизирует планирование с учетом отрасли.
• Автоматизирует важные участки работы.