Как выбрать программу для ведения учета?

Бизнес без подсчета расходов и доходов, может, и возможен – но совершенно точно недолговечен.

Поначалу можно заниматься учетом самостоятельно, обратиться в бухгалтерскую фирму. Если учет ведется внутри вашей компании, то придется задуматься и об учетной программе.

Как выбрать программу для учета? Об этом мы и расскажем вам в статье, потому что софт для учета – это наш конёк. Речь пойдет о самых распространенных решения для ведения учета и автоматизации – о программах «1С».

Только бухучет

Самый простой вариант, это когда у вас только одна организация и требуется только одно рабочее место для ведения бухучета (то есть одновременно работать с бухгалтерской базой будет только один человек). В этом случае можно купить«1С:Бухгалтерию 8» Базовую версию

Цена «1С:Бухгалтерии 8» Базовая – до 5400 руб. (в зависимости от поставки), лицензия бессрочная. Из плюсов стоит отметить также бесплатные обновления для программы.

Если покупаете базовую «1С:Бухгалтерию» в «ГЭНДАЛЬФ», то получаете еще и льготную цену на подключение Линии консультаций: 3 месяца за 500 руб. А это, поверьте, пригодится тому, кто начинает вести бухучет – на Линии консультаций подскажут, что и как нажать, чтобы все работало как следует, а также объяснят, куда жать не следовало. Оформлять льготное сопровождение нужно в течение двух недель после отгрузки программы.

Так выглядит интерфейс «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3.0

Эта программа – решение универсальное, но можно подобрать сразу настроенную версию под систему налогообложения (например, «1С:Упрощенка» для тех, кто применяет УСН) или программу, доработанную под ИП, – «1С:Предприниматель».

Однако у базовой версии «1С:Бухгалтерии» есть и ограничения. Она ставится только на 1 ПК, в одной базе может вестись только 1 организация и работать только 1 пользователь, и программа не дорабатывается под ваши нужды – хотя такая возможность есть в версиях ПРОФ и КОРП «1С». Она идеально подходит для начала бизнеса, но как только ваши амбиции возрастут, придется задуматься о переходе на новую версию программы.

Почему не Эксель?

У программы Microsoft Excel множество преимуществ, и да, она существенно упрощает расчеты – но создана она не для бухгалтерского учета.

Например, при расчетах с поставщиками нужно не только посчитать, сколько должны вы и сколько должны вам: вам надо учесть авансы, задолженности, проконтролировать документы, сроки, неустойку и так далее. Это, во-первых, требует более глубокого знания бухучета, во-вторых, добавляет много работы, которую «1С» выполняет автоматически. Ваше время стоит гораздо дороже – да и платить бухгалтеру лучше за другие задачи, а не за покраску столбцов в Экселе.

«1С:Бухгалтерия» версия ПРОФ – ваш выбор, если базой будут одновременно пользоваться два человека или более, а учет в базе нужно вести больше, чем для одной организации – когда у вас группа компаний или есть подразделения.

Удобная таблица для сравнения функционала и цен разных версий «1С:Бухгалтерии».

Скачать

У версии ПРОФ есть отличительная особенность: ее можно дорабатывать. Доработка позволяет менять формы документов, отчетов и затачивать программу под конкретно ваш бизнес. Такие доработки можно заказать у программистов, специализирующихся на «1С».

Например, нужно реализовать учет ГСМ, при этом приход и расход на склад считать в килограммах, а учет в местах хранения – в литрах, так как все нормы на списание утверждены в литрах. Решение: механизм корректировки остатка, которое добавляется в программу в виде обработки, которая автоматически все пересчитывает.

Важное преимущество «1С:Бухгалтерия» ПРОФ – это возможность оформить договор регулярного обслуживания программы (1С:ИТС), благодаря которому вы избавитесь от забот об установке обновлений программы – а в бухгалтерской программе это одна из важнейших составляющих, так как требования к бухучету в стране часто меняются. С ИТС вы получите гарантированную поддержку от сопровождающей компании, как в технических вопросах работы программы, так и по оформлению хозяйственных операций, и больше 20 дополнительных сервисов вроде электронного документооборота, проверки контрагентов, отправки отчетности и так далее.

О сервисах для «1С»

В «ГЭНДАЛЬФ» выгоднее оформить годовой договор сопровождения сразу после покупки программы – тогда 4 месяца из 12 вы получите бесплатно и сэкономите около 10 000 рублей.

Расчет зарплаты

Когда у вас появятся сотрудники, появится и одна из самых сложных задач бухучета – расчет зарплаты. В «1С:Бухгалтерии 8» функционал для расчет зарплаты есть, но только для самого необходимого. Пока в штате меньше 10 человек, можно ограничиться им.

А ведь зарплата – это не только назначить, сколько сотрудник получает в месяц, затем отсчитывать эти деньги вовремя. Сюда входят еще и расчет больничных, отпускных, страховых взносов и налогов с налоговыми вычетами.

Чтобы не заниматься этим вручную, в дополнение к «1С:Бухгалтерии» устанавливают «1С:Зарплату и управление персоналом 8», а между программами настраивается обмен данными (так как платить зарплату вы, скорее всего, будете из тех денег, что считаете в «1С:Бухгалтерии»). Для «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» также существуют версии Базовая, ПРОФ и КОРП. Базовую «Зарплату» стоит покупать по тому же принципу, что и «Бухгалтерию»: если в программе будет считаться зарплата только одной организации в базе и только одновременно одним пользователем.

Для торговли

Так уж сложилось, что в нашей стране новый бизнес в основном торговый. Поэтому у «1С» есть несколько простых решений, заточенных под торговлю: это  «1С:Розница 8» для небольших розничных магазинов и более функциональная конфигурация «1С:Управление торговлей 8», которую любят оптовики. Программы могут использоваться и вместе, а также дополнительно к «1С:Бухгалтерии 8».

В чем разница между «1С:Управление торговлей 8» и «1С:Розницей»? «1С:Розницу 8» скорее поставят на рабочее место кассира, чтобы вести учет проданному товару. Связи со складом у этой программы нет.  «1С:Управление торговлей 8» даст возможность не только учитывать, но и анализировать продажи, следить за перемещением товаров между торговыми точками и складами, вести управленческий учет и контролировать взаимоотношения с клиентами.

Монитор «1С:Управление торговлей 8» с помощью графиков и сообщений о критическом состоянии поможет контролировать прибыль торговой точки

Если у вас торговля, производство, услуги или одновременно опт и розница, подойдет «1С:Управление вашей фирмой»

Это комплексное решение для управления и учета в малом бизнесе. Подходит компаниям, оказывающим услуги и выполняющим работы, мелкосерийному и позаказному производству, также предусмотрен торговый функционал. Все, что нужно – в одной программе: продажи, закупки, склад, производство, финансы, зарплата, анализ состояния компании, отчетность и CRM.

Для ИП на УСН, ЕНПВД и ПСН в программе есть функционал по расчету и уплате налогов, а также отчетность в контролирующие органы, а для остальных организаций предусмотрена штатная синхронизация с «1С:Бухгалтерия 8».

Также «1С:УНФ» хорошо подойдет интернет-магазинам.

Ко всем перечисленным программным решениям можно подключать онлайн-кассы и другое торговое оборудование.

Еще одно решение для автоматизации производства - «1С:Комплексная автоматизация»

Программу выбирают для обеспечения контроля работы предприятия, управления торговлей и ведения бухгалтерского учета и налогового учета на высоком уровне.

«1С:Комплексная автоматизация» подходит:

• крупным оптовым компаниям;
• средним и крупным компаниям, оказывающим услуги и выполняющим работы;
• среднему производству;
• предприятиям, выполняющим гособоронзаказ.

Полная автоматизация с 1С:ERP

Максимальный функционал предлагают ERP-системы. 1С:ERP позволяет создать систему управления материального обеспечения производства (эффективной систему управления запасами), управления продажами и заказами на производство.

«1С:ERP» полноценно автоматизирует планирование и управление производством, создает прозрачную систему производственного, управленческого и оперативного учета.

Решение подойдет:

• средним и крупным производственным компаниям
• крупным торговым предприятиям и предприятиям, оказывающим услуги
• компаниям, ведущим учет с МСФО
• предприятиям, где используются расширенные спецификации, по которым необходимо формировать отчеты

Удаленная работа

Во всех перечисленных выше программах можно работать в облаке.

Для этого у «1С» есть решение «1С:Предприятие через Интернет» («1С:Фреш»). Благодаря «1С:Фреш» вы можете подключаться к «1С» через браузер, при этом доступны вам будут сразу несколько конфигураций, в том числе «1С:Бухгалтерия», «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Предприниматель» и другие. В стоимость включена возможность вести в базе неограниченное количество организаций, доступ для единовременной работы 5 пользователям и все сервисы 1С:ИТС.

Другой вариант удаленной работы – «1С:Готовое рабочее место», или аренда «1С». В отличие от «1С:Фреш», подписка открывает доступ только к одной выбранной конфигурации, но зато ее можно дорабатывать – в «1С:Фреш» вы используете только типовые конфигурации.

Список конфигураций, которые можно использовать в облаке

У баз «в облаке» есть свои преимущества – для использования «1С» не нужно мощное оборудования, потому что операции выполняются на серверах фирмы «1С», не нужно заботиться о резервном копировании баз и об обновлениях. Оплачивается при этом не единовременная покупка лицензии, а подписка на определенный срок, обычно от трех месяцев.

Что нужно знать при покупке любой учетной программы

Во-первых, планируйте количество рабочих мест – то есть число пользователей, одновременно работающих в программе. Это не только позволит сразу выяснить, базовая вам нужна версия или ПРОФ: в зависимости от этого вам могут понадобиться дополнительные лицензии или даже SQL-сервер.

Во-вторых, продумайте, сколько организаций будут вести учет в одной базе. Возможно, у вас сеть торговых точек, каждая из которых ведет свой учет – удобнее, если бухгалтерия будет считать их и сводить по ним отчетность в одной базе.

В–третьих, позаботьтесь о сопровождении «1С». Как мы писали выше, без договора 1С:ИТС программу версии ПРОФ нельзя будет обновить – а значит, и получить новые формы отчетности.

У вас есть вопрос?

Если у вас остались вопросы по подбору программы «1С» при открытии бизнеса, задайте из в форме ниже или любому онлайн-консультанту на сайте.