Фирма «1С» представила пользователям новый программный продукт на базе доработанной конфигурации «Архив».
Программа «1С:Архив» представляет собой универсальную систему для долговременного и неограниченного по времени хранения документов с гарантией юридической значимости.
Программа разработана на основе нормативно-правовых актов по архивному делу. Предусмотрены все операции по хранению документов: от перемещения их в архив, до полного уничтожения. Объем документов может быть любым.
«1С:Архив» может стать надежным местом для хранения бумажной и электронной документации, полученной из разных информационных систем. Программа позволит вести архивный учет в соответствии с требованиями Росархива, а также значительно снизит нагрузку на учетные системы организации.
Функции «1С:Архива»
К функциональным возможностям решения относятся:
Комплектование архива
- Загрузка документов из zip-контейнеров установленного формата;
- Загрузка нормативно-справочной информации из систем-источников (организации, подразделения, сотрудники и другие справочники);
- Выгрузка данных из программы «1С:Документооборот 3.0»
- Загрузка документов как с усиленной, так и с простой электронной подписью (ЭП). Поддерживаются квалифицированная и неквалифицированная ЭП;
- Загрузка карточек бумажных документов и их файлов;
- Загрузка связей между документами;
- Загрузка виз согласования, резолюций;
- Загрузка информации о персональных данных, содержащихся в документах;
- Предварительная проверка целостности пакета, проверка ЭП;
- Усовершенствование электронной подписи до формата архивного хранения CAdES-Av3;
- Автоматическое добавление в контейнеры копий файлов в формате PDF/A с визуализацией электронной подписи в случае их отсутствия (для файлов офисных форматов, для xml-форматов ФНС и CommerceML);
- Распознавание текстов файлов контейнера для полнотекстового поиска;
- Присвоение архивных шифров принятым документам и делам;
- Отправка файла-ответа для системы-источника.
Хранение документов в архиве
- Регулярная проверка документов: сверка файла метаданных xml с реквизитами карточки, проверка хеш-сумм файлов, проверка электронных подписей;
- Добавление в электронные подписи новых архивных меток времени по мере истечения срока действия сертификатов предыдущих меток;
- Ведение списка фондов;
- Формирование сводных описей и их годовых разделов;
- Ведение журнала передачи документов;
Группировка документов
Предусмотрены 2 возможных варианта группировки передаваемых документов в принимаемых файлах:
- как сдаточные описи со списком дел;
- как произвольные пакеты без указания дел;
Второй пункт также подразумевает несколько вариантов реализации:
- автоматическое определение дел для переданных документов по настраиваемым правилам;
- оформление сдаточных описей для передачи документов на архивный контур;
Использование архива
Доступ из карточки программы «1С:Документооборот» в соответствии с правами, установленными в программе «1С:Документооборот»:
- Возможность скачать контейнер с помощью веб-сервиса;
- Поиск документов;
- Выгрузка выбранных документов в каталог;
- Возможность просмотра документов в виде иерархии: «Фонд – Сводная опись - Годовой раздел описи – Дело»;
- Формирование печатных форм: «Лист фонда», «Книга учета поступлений документов», «Годовой раздел сводной описи дел» и так далее;
- Протоколирование действий с документами.
Уничтожение дел
- Автоматический подбор документов/дел к уничтожению;
- Возможность оформления уничтожения вручную;
- Передача информации об уничтожении для системы-источника:
- удаление файлов уничтоженного документа в «1С:Документообороте» и «1С:Архив».
Стоимость «1С:Архива»
На данный момент приобрести программу можно за 90 000 рублей.
.png)