Наверх
Gendalf Gendalf

Как сделать сотрудников на удаленке эффективными

2020-03-31

Ситуация меняется стремительно, и теперь даже те, кто не задумывался даже об организации дистанционной работы для сотрудников, вынуждены искать решения. Это значит, что наступило время учиться у тех, кто давно отказался от офисов.

Как контролировать сотрудников и получать результат, когда их нет в офисе?

Мы рассмотрим ответ на этот вопрос на примере одной из популярных стратегий под названием ROWE («Results Only Work Environment» — «рабочая среда только для результатов»).

ROWE — это стратегия управления человеческими ресурсами, совместно созданная Джоди Томпсоном и Кали Ресслером, в которой сотрудникам платят за результаты, а не за количество отработанных часов.

Прямо сейчас вам не придется менять систему оплаты труда, но вы получите подсказки, как контролировать работу, которая, кажется, «выходит из-под контроля» — когда сотрудник покидает офис.

Основная мысль: подчиненный — не ребенок, который всегда должен быть под присмотром. Он ответственный взрослый, которому можно доверять.

Стратегия ROWE ориентирована на результаты работы сотрудников, а не на то, сколько часов они тратят на работу каждый день. Ее используют в некоторых из крупнейших организаций в США, в том числе в Gap и в Белом доме.

Плюсы ROWE

  • Эта стратегия передает ответственность за работу непосредственно в руки сотрудников.

    Они смогут более очевидно вносить свой вклад в достижение большего блага, а значит, замотивированы работать лучше. Поскольку производительность сотрудников в конечном счете является их обязанностью, у них есть больше стимулов, чтобы выполнять работу хорошо и целесообразно.

  • Возможность работать в любом месте в любой обстановке.

    Это означает, что сотрудники могут с успехом работать из дома, и менеджеру не нужно заглядывать им через плечо. Для предприятий работа сотрудников на дому уменьшает объем используемого офисного пространства, что снижает расходы по всем направлениям.

Минусы ROWE

  • Всегда будут те сотрудники, которых не будут прилагать все усилия для их личного развития.

    В модели ROWE по-прежнему будут существовать бездельники и обманщики. Таких сотрудников придется отсеивать из-за низких результатов. Чтобы система работала, руководитель должен быть мягким по отношению к процессу — и жестким по отношению к результату.

  • Снижение коммуникаций.

    Для многих компаний все еще время, проведенное вместе в офисе, необходимо для совместной работы и эффективного достижения целей. Однако в условиях вынужденного карантина этот минус отпадает — у нас просто нет выбора, как общаться.

Снижая количество коммуникации, повышайте качество

То, что сотрудник или коллега всегда находится рядом в офисе, создает иллюзию «физической доступности». Это значит, что можно меньше прояснять деталей на старте и принимать размытые условия для выполнения задач.

Ведь потом можно уточнить!

В итоге ценных сотрудников используют в качестве «справочников», тратя их дорогое время — вместо того, чтобы сразу позаботиться о качественном техническом задании. Система ROWE делает общение более ценным: за ограниченный отрезок времени нужно прояснить максимум, будучи готовым, что в нужный момент коллега или сотрудник не будет доступен.

Есть 5 основных принципов успеха ROWE:

  1. Сотрудники должны понимать, какова их роль в компании.
  2. Сотрудники должны понимать, за что они несут ответственность.
  3. Сотрудники должны понимать, что такое измерение успеха.
  4. Сотрудники должны понимать последствия несоблюдения установленных критериев успеха.
  5. Сотрудники должны быть уверены, что последствия будут одинаково распределены среди других сотрудников (среди них не будет фаворитов).

Что применять из ROWE прямо сейчас

1. Наладить каналы коммуникации

Для начала придется протестировать все инструменты для связи с сотрудниками, настроить как систему общих оповещений, так и способы постановки разных задач. Лучше свести каналы получения информации к минимуму, потому что чем больше сотрудника будут «дергать» с разных сторон, тем менее он будет эффективен и тем сложнее ему будет расставлять приоритеты.

  • Мессенджер. Учтите его доступность для большинства сотрудников (например, не все знают, как использовать «Телеграм»), возможность не только чата, но и звонков, видеоконференций (WhatsApp, Skype). Если нужно, чтобы у сотрудников было единое пространство не только для общения, но и постановки задач, стоит использовать чаты корпоративных порталов (например, такой чат есть в «Битрикс24»).
  • Как сделать сотрудников на удаленке эффективными

  • Регламент общения. Введите правила приема звонков, допустимую скорость ответа в мессенджерах и в почте, обсудите детали: например, что в конференциях по скайпу сотрудники не используют видео, чтобы не перегружать канал, и отключают микрофоны, пока молчат и т.п.
  • Файлообменник. Заранее позаботьтесь о том, где будут храниться общие файлы — не всегда объема почты будет достаточно.

    При этом не забывайте о безопасности данных, которыми будут обмениваться сотрудники: поэтому просто создания папки в облаке «Яндекса» или «Гугла» может быть недостаточно, так как передача ссылки постороннему откроет доступ к вашим файлам широкому кругу лиц. Можно использовать хранилище данных на корпоративном портале, доступ к которому будет только у зарегистрированных пользователей. Там же нужные файлы можно будет прикреплять к проектам, а не просто хранить по папкам.

  • Как сделать сотрудников на удаленке эффективными

  • Техническая поддержка. Корпоративные каналы связи — почта, «Скайп для бизнеса» и др. — должны работать без перебоев. Если внутренних средств у компании на их поддержку нет, можно обратиться за IT-аутсорсингом и настроить удаленный доступ к каждому компьютеру.

2. Задавать четкие результаты и сроки

  • Четкие цели. У любой задачи есть цель в виде четко описанного результата и срока. Пока они неизвестны, цель по определению недостижима. Руководитель, который ставит задачу, должен свести к минимуму последующие уточнения.
  • Реалистичные сроки. Исполнитель может сам дать примерный срок, который потратит на выполнение задачи, однако руководитель должен быть достаточно компетентен, чтобы оценить, насколько верен расчет.

    При использовании планировочных инструментов можно опираться на прошлый опыт. Например, в каждой задаче исполнитель отписывается, сколько времени у него ушло на работу. При непрерывном решении можно запускать таймер. Дальше выбирается среднее время на решение подобных задач, к нему прибавляется небольшой запас на форс-мажор — это и будет реалистичным сроком на решение.

  • Как сделать сотрудников на удаленке эффективными

  • Промежуточные итоги. Так как над задачами часто трудится несколько человек, все они должны видеть промежуточные итоги каждого из исполнителей. Руководитель сможет оперативнее корректировать отклонения. Промежуточные сроки помогут понять, выполняется ли задача по графику.
  • Рука на пульсе. При необходимости для руководителя есть инструменты, которые помогут создать эффект присутствия. Например, программа «Стахановец»: полный контроль« позволит вести мониторинг активности сотрудников на рабочем месте. А программ Disciplina поможет проанализировать действия сотрудников на рабочем месте и отказаться от неэффективных затрат времени.

Одна из важнейших методик контроля работы, где менеджер «не стоит над душой» — это поощрение предупреждений и жесткое наказание за «утаивание».

Так как в руках сотрудника на удаленной работе куда больше ответственности, его задача — вовремя предупредить, если что-то пошло не так. Например, тот кто не успевает выполнить задачу, но заранее об этом предупредил, должен получить положительное подкрепление своего поступка, в то время как тот, кто опоздал без предупреждения, пусть и на меньший срок — должен быть наказан строже. Пусть и работая дистанционно и неся свою личную ответственность за результат, сотрудник все еще должен ощущать себя частью команды, которую он не вправе подводить.

3. Сформировать зависимость результата для оплаты труда

Это самый сложный шаг, но без него система не будет работать так эффективно, как следует. Учитывайте при этом действующие нормы трудового законодательства. Однако вы можете четко расписать, как теперь считается премиальная часть зарплаты ваших сотрудников. Не забудьте расставить приоритеты: например, премиальная оплата будет доступна только для тех задач, которые согласованы с руководителем.

Что почитать по теме: «Офис в стиле фанк. Манифест удаленной работы», Ресслер Кали, Томпсон Джоди.

Нам повезло: мы использовали принципы ответственности сотрудника за результат и работали с корпоративным порталом «Битрикс24» еще до того, как большой части компании пришлось уйти на удаленную работу в целях безопасности. И мы готовы делиться инструментами, которые позволили нам в один день перевести почти весь штат компании на дистанционную работу.

Получить инструменты для удаленной работы

Поделиться  
×