Наверх
Gendalf Gendalf

На массовой удаленке: как реальная компания оптимизировала работу

2020-05-13

Большинство компаний в нашей стране еще ни разу не работали в удаленном формате: поначалу все кажется непонятным и сложным. Но это не так. Перейти в удаленный режим работы проще, если почерпнуть опыт других организаций.

Давайте рассмотрим, какие задачи для перехода на удаленку стояли перед ООО «Сплит-системс».

Сплит-системс

О компании

ООО «Сплит-системс» занимается поставками теплового оборудования и сплит-систем на Юге России, осуществляет оптовые и розничные поставки оборудования.

Отдел оптовых продаж в компании

  • В отделе работает 4 человека, включая руководителя.
  • Отдел расположен в офисном здании на территории производственно-складского комплекса.
  • Целевые задачи отдела — обеспечение планового объема продаж и его рост, расширение клиентской базы.
  • Работа отдела организована в тесном взаимодействии с другими отделами: отделом закупок, складом, отделом доставки, экономическим, юридическим отделами, а также с бухгалтерией и канцелярией директора.
  • Основные процессы:
    • продажи постоянным клиентам по согласованным условиям;
    • согласование условий, договорная работа и продажи новым клиентам;
    • стимулирование продаж клиентам компании;
    • поиск новых клиентов.

Текущие процессы отдела оптовых продаж:

Процесс Участники процесса Текущая реализация процесса
Продажи постоянным клиентам
Регистрация заказа = клиента Менеджер
Клиент
Менеджер принимает заказ по одному из каналов:
  • на корпоративную электронную почту менеджера
  • на офисный телефон
  • на мобильный телефон менеджера
Проверка наличия и резервирование товаров Менеджер Выполняется в программе «1С»
Заказ товаров под заказ Менеджер
Отдел закупок
Менеджер отела продаж печатает бумажную заявку, идет в отдел закупок, и совместно с менеджером отдела закупок уточняет срок поставки. Менеджер отдела закупок проставляет на заявке срок поставки и подпись.
Согласование доставки Менеджер
Отдел доставки
Менеджер отдела продаж печатает бумажную заявку, идет в отдел доставки, и совместно с руководителем отдела доставки определяет время и конкретную машину под погрузку, которая вноситься в заявку с подписью руководителя отдела доставки.
Подготовка документов на отгрузку Менеджер
Руководитель отдела продаж
Склад
Менеджер печатает пакет документов на отгрузку:
  • складской ордер;
  • транспортная накладная;
  • УПД.
Документы подписывает по доверенности руководитель отдела продаж.
Менеджер лично относит документы на склад
Контроль отгрузки Менеджер
Склад
Менеджер лично приходит на склад в конце рабочего дня и забирает исполненные складские ордера и УПД подписанные клиентами, которые забирают товар самовывозом.
Контроль доставки Менеджер
Отдел доставки
Менеджер лично приходит в отдел доставки утром следующего дня и забирает транспортные накладные и УПД подписанные клиентом при получении.
Передача документов в бухгалтерию Менеджер
Бухгалтерия
Менеджер собирает пакет документов и относит лично в бухгалтерию.
Согласование условий, договорная работа и продажи новым клиентам
Регистрация первичного интереса клиента Менеджер
Клиент
Менеджер фиксирует интерес клиента в сотрудничестве, который поступает:
  • на корпоративную электронную почту отдела;
  • на офисный телефон.
Закрепление потенциального клиента за конкретным менеджером Руководитель отдела продаж
Коллеги по отделу продаж
Устно проводится совещание.
Определяется потенциальный оборот с клиентом (от него зависят бонусы менеджера) и потенциальные проблемы в работе с ним. Исходя из этого и текущей нагрузки, потенциальный клиент закрепляется за одним из менеджеров.
Подтверждение условий поставщиков для позиций, закупаемых под заказ Менеджер
Отдел закупок
Менеджер отела продаж печатает бумажную заявку, лично передает в отдел закупок.
Затем, лично получает отработанную заявку с ценовыми условиями и сроками поставки и подписью руководителя отдела закупок.
Формирование цен на позиции, отсутствующие в прайсе Менеджер
Экономический отдел
Менеджер отела продаж печатает бумажную заявку, лично передает в экономический отдел.
Затем, лично получает отработанную заявку с расчетом маржи и ценами с подписью руководителя экономического отдела.
Подготовка коммерческого предложения Менеджер
Руководитель отдела продаж
Клиент
Менеджер готовит и распечатывает коммерческое предложение. Руководитель отдела продаж его подписывает по доверенности. Менеджер отправляет скан клиенту.
Обсуждение условий Менеджер
Руководитель
Представители клиента
Очное совещание в переговорной организации или клиента.
Согласование условий Менеджер
Представители клиента
Юридический отдел
Экономический отдел
Отдел доставки
Отдел безопасности
Менеджер запрашивает у клиента карточку с реквизитами и копию выписки из ЕГРН.
Далее процесс четко не структурирован, ведется хаотичная переписка между менеджером, представителями клиента и согласующими лицами компании с пересыланием замечаний и предложений.
Визирование и подписание договора Менеджер
Юрист
Директор
Юрист распечатывает договор и визирует с обратной стороны.
Менеджер лично несет договор на визирование в экономический отдел и бухгалтерию, затем предает в приемную. После подписания договора забирает его, готовит сопроводительное письмо, упаковывает, заказывает курьера для отправки клиенту.

Как начинали?

Чтобы оперативно перевести бизнес-процессы в удаленный режим, ООО «Сплит-системс» распределила их по четырем группам и подобрала соответствующие шаги для успешной реализации.

Удаленный режим

Процессы, которые легко могут быть переведены в удаленный режим работы:

  • Прием звонков на офисный телефон и корпоративную почту
  • Проверка наличия и резервирование товаров
  • Подготовка коммерческого предложения (счета)

Шаги решения

1. Обеспечить дистанционный доступ сотрудника к корпоративной электронной почте, настроить единое пространство внутри компании.

Для этого был использован «Битрикс24.Офис». Сервис дал возможность удобно планировать расписание и встречи с коллегами, а также предоставил бесплатный доступ для неограниченного количества сотрудников.

2. Обеспечить дистанционный доступ к учетной программе.

В решении задачи помог облачный сервис «1С:Фреш». Бухгалтерию перевели в облако всего за 1 день.

3. Подготовить серверное оборудование для организации работы.

В этом помогла «1С:Облачная инфраструктура». Вместо офисного сервера использовали виртуальный, что позволило работать большому количеству пользователей с тяжелыми базами.

Также «1С:Облачная инфраструктура» избавила от рисков возросшей нагрузки на сервер из-за удаленки и отсутствия IT-специалистов рядом с сервером.

4. Настроить систему ведения клиентов и взаимодействие с ними.

Использовали «Битрикс24.CRM». Решение помогло усилить первичные и повторные продажи и отслеживать историю сделок: от первого запроса клиента (тексты писем, sms и чатов, записи звонков и встреч) до оценки им работы сотрудников.

Все звонки, письма, чаты с клиентами на сайте и в соцсетях сохраняются в CRM-системе, которая сама приводит клиента по воронке: от холодного контакта до успешной сделки.

Дистанционный режим

Процессы, которые нужно кардинально изменить для перевода в дистанционный режим работы:

  • Внутренний бумажный документооборот (заявки)
  • Проведение совещаний и переговоров
  • Подписание и передача клиенту бумажных документов

Шаги решения:

1. Отказаться от внутреннего бумажного документооборота, перевести его в электронную форму.

Чтобы перевести документооборот в электронный формат использовали «1С-ЭДО». Благодаря этому удалось значительно сократить затраты на печать и копирование, а также избежать томительного ожидания ценных документов.

Документы, принимаемые от контрагентов и отправляемые в налоговую, идентичны. Входящие документы формируются в программе автоматически, отправка происходит в 1 клик.

2. Наладить контроль бухгалтерских документов (возврат от поставщиков, перевод бумажных оригиналов в бумажные копии).

Чтобы не понести материальные убытки из-за потери и невнесения подтверждающих документов, ООО «Сплит-системс» использовала «Скан-Архив». Со «Скан-Архивом» потоки документов полностью под контролем и находятся в едином хранилище документов в «1С».

Есть возможность создавать отчет о наличии документов в базе. Отобрать документы можно либо по контрагенту, если это сверка, либо по типу документов — и выгрузить накладные, поступления или реализации. При подготовке к проверке отбор можно сделать по периоду и выбрать временные рамки. По заданным параметрам отчет покажет включенные и невключенные в «Скан-Архив» документы.

3. Обеспечить контроль задач и ведение проектов сотрудниками.

Использовали «Битрикс24». Для реализации проектов и контроля сроков в программе реализованы удобные методики планирования: список, план, канбан, диаграмма Ганта.

В «Битрикс24» есть чек-листы для успешной реализации задач. Одним кликом можно сформировать чек-лист из поэтапного списка дел. Назначить в нескольких сразу или отдельно в каждом пункте чек-листа своего исполнителя, наблюдателей, определяйте важность.

Красные счетчики показывают, на какие задачи обратить внимание: сделать или проконтролировать. Руководитель всегда видит счетчики по своим поручениям.

Нельзя перевести в удаленный режим

Процессы, которые нельзя перевести в дистанционный режим работы:

  • Подписание договора
  • Бумажный документооборот до внедрения ЭДО клиентами

Шаги решения:

1. Организовать подписание, и оборот бумажных документов дежурными сотрудниками.

Процессы, которые нужно выстроить заново:

  • Контроль текущих задач и результатов внутри отдела
  • Расширение клиентской базы

Шаги решения:

1. Разработать стратегию контроля сотрудников.

Разрабатывать с нуля не пришлось. За основу взяли одну из популярных стратегий под названием ROWE («Results Only Work Environment» — «рабочая среда только для результатов»).

ROWE — это стратегия управления человеческими ресурсами, совместно созданная Джоди Томпсоном и Кали Ресслером, в которой сотрудникам платят за результаты, а не за количество отработанных часов. Подробнее ROWE можно узнать на сайте.

2. Разработать стратегию контроля сделок с клиентами.

В качестве решения выбрали «Битрикс24.CRM». Система позволяет увидеть, сколько запросов в обработке, на какой стадии и кто ими занимается в настоящее время. Инструмент «Канбан» помогает контролировать все движения по сделкам.

В карточке CRM видна вся история сделки: от первого запроса клиента (тексты писем, sms и чатов, записи звонков и встреч) до оценки им работы сотрудников. В карточку заносятся комментарии и все запланированные дела по клиенту.

3. Выстроить процессы стимулирования продаж, автоматическую работу с клиентами.

Использовали «Битрикс24.CRM». Роботы CRM отправляют клиентам письма, sms, голосовые сообщения, показывают рекламу, ставят задания менеджерам. В системе уже есть готовые для работы шаблоны, но можно конструировать свои и отслеживать эффективность рассылок.

В «Битрикс24» есть специальный генератор продаж. Он создает повторные сделки с клиентами и передает их менеджеру в работу. Далее менеджер отправляет информацию с заманчивыми предложениями «старым» покупателям. Чтобы ускорить работу менеджеры «Сплит-системс» использует готовые пошаговые сценарии и скрипты.

Почему «удаленка» выгодна?

Экономический эффект от дистанционной работы весьма ощутим.

«1С-Битрикс» и J’son & Partners Consulting провели подсчеты, согласно которым экономия российских компаний за счет перевода сотрудников на дистанционную работу может составить 94 млрд за год.

«1С-Битрикс» занимает лидирующие позиции на российском рынке в области разработки систем управления веб-проектами и корпоративными порталами, входит в 11 самых дорогих компаний Рунета.

J’son & Partners (J&P) является лидирующим консультантом в сфере IT, телекоммуникаций и медиа в России, странах СНГ и Центральной Азии.

  • 27 млрд из них благодаря гибкой и эффективной организации рабочего времени.
  • 64 млрд из них за счет экономии на содержании рабочих мест (с учетом сдачи их в аренду).
  • 3 млрд из них за счет расширения географии найма и снижения затрат на оплату труда.

Таким образом, если вы решили перевести свою компанию в удаленный формат работы, то это принесет вам только пользу. Главное — приспособиться и правильно начать. А инструменты для этого уже есть.

Поделиться  
×