Большинство компаний в нашей стране еще ни разу не работали в удаленном формате: поначалу все кажется непонятным и сложным. Но это не так. Перейти в удаленный режим работы проще, если почерпнуть опыт других организаций.
Давайте рассмотрим, какие задачи для перехода на удаленку стояли перед ООО «Сплит-системс».
О компании
ООО «Сплит-системс» занимается поставками теплового оборудования и сплит-систем на Юге России, осуществляет оптовые и розничные поставки оборудования.
Отдел оптовых продаж в компании
- В отделе работает 4 человека, включая руководителя.
- Отдел расположен в офисном здании на территории производственно-складского комплекса.
- Целевые задачи отдела — обеспечение планового объема продаж и его рост, расширение клиентской базы.
- Работа отдела организована в тесном взаимодействии с другими отделами: отделом закупок, складом, отделом доставки, экономическим, юридическим отделами, а также с бухгалтерией и канцелярией директора.
- Основные процессы:
- продажи постоянным клиентам по согласованным условиям;
- согласование условий, договорная работа и продажи новым клиентам;
- стимулирование продаж клиентам компании;
- поиск новых клиентов.
Текущие процессы отдела оптовых продаж:
| Процесс | Участники процесса | Текущая реализация процесса |
|---|---|---|
| Продажи постоянным клиентам | ||
| Регистрация заказа = клиента |
Менеджер Клиент |
Менеджер принимает заказ по одному из каналов:
|
| Проверка наличия и резервирование товаров | Менеджер | Выполняется в программе «1С» |
| Заказ товаров под заказ |
Менеджер Отдел закупок |
Менеджер отела продаж печатает бумажную заявку, идет в отдел закупок, и совместно с менеджером отдела закупок уточняет срок поставки. Менеджер отдела закупок проставляет на заявке срок поставки и подпись. |
| Согласование доставки |
Менеджер Отдел доставки |
Менеджер отдела продаж печатает бумажную заявку, идет в отдел доставки, и совместно с руководителем отдела доставки определяет время и конкретную машину под погрузку, которая вноситься в заявку с подписью руководителя отдела доставки. |
| Подготовка документов на отгрузку |
Менеджер Руководитель отдела продаж Склад |
Менеджер печатает пакет документов на отгрузку:
Менеджер лично относит документы на склад |
| Контроль отгрузки |
Менеджер Склад |
Менеджер лично приходит на склад в конце рабочего дня и забирает исполненные складские ордера и УПД подписанные клиентами, которые забирают товар самовывозом. |
| Контроль доставки |
Менеджер Отдел доставки |
Менеджер лично приходит в отдел доставки утром следующего дня и забирает транспортные накладные и УПД подписанные клиентом при получении. |
| Передача документов в бухгалтерию |
Менеджер Бухгалтерия |
Менеджер собирает пакет документов и относит лично в бухгалтерию. |
| Согласование условий, договорная работа и продажи новым клиентам | ||
| Регистрация первичного интереса клиента |
Менеджер Клиент |
Менеджер фиксирует интерес клиента в сотрудничестве, который поступает:
|
| Закрепление потенциального клиента за конкретным менеджером |
Руководитель отдела продаж Коллеги по отделу продаж |
Устно проводится совещание. Определяется потенциальный оборот с клиентом (от него зависят бонусы менеджера) и потенциальные проблемы в работе с ним. Исходя из этого и текущей нагрузки, потенциальный клиент закрепляется за одним из менеджеров. |
| Подтверждение условий поставщиков для позиций, закупаемых под заказ |
Менеджер Отдел закупок |
Менеджер отела продаж печатает бумажную заявку, лично передает в отдел закупок. Затем, лично получает отработанную заявку с ценовыми условиями и сроками поставки и подписью руководителя отдела закупок. |
| Формирование цен на позиции, отсутствующие в прайсе |
Менеджер Экономический отдел |
Менеджер отела продаж печатает бумажную заявку, лично передает в экономический отдел. Затем, лично получает отработанную заявку с расчетом маржи и ценами с подписью руководителя экономического отдела. |
| Подготовка коммерческого предложения |
Менеджер Руководитель отдела продаж Клиент |
Менеджер готовит и распечатывает коммерческое предложение. Руководитель отдела продаж его подписывает по доверенности. Менеджер отправляет скан клиенту. |
| Обсуждение условий |
Менеджер Руководитель Представители клиента |
Очное совещание в переговорной организации или клиента. |
| Согласование условий |
Менеджер Представители клиента Юридический отдел Экономический отдел Отдел доставки Отдел безопасности |
Менеджер запрашивает у клиента карточку с реквизитами и копию выписки из ЕГРН. Далее процесс четко не структурирован, ведется хаотичная переписка между менеджером, представителями клиента и согласующими лицами компании с пересыланием замечаний и предложений. |
| Визирование и подписание договора |
Менеджер Юрист Директор |
Юрист распечатывает договор и визирует с обратной стороны. Менеджер лично несет договор на визирование в экономический отдел и бухгалтерию, затем предает в приемную. После подписания договора забирает его, готовит сопроводительное письмо, упаковывает, заказывает курьера для отправки клиенту. |
Как начинали?
Чтобы оперативно перевести бизнес-процессы в удаленный режим, ООО «Сплит-системс» распределила их по четырем группам и подобрала соответствующие шаги для успешной реализации.
Процессы, которые легко могут быть переведены в удаленный режим работы:
- Прием звонков на офисный телефон и корпоративную почту
- Проверка наличия и резервирование товаров
- Подготовка коммерческого предложения (счета)
Шаги решения
1. Обеспечить дистанционный доступ сотрудника к корпоративной электронной почте, настроить единое пространство внутри компании.
Для этого был использован «Битрикс24.Офис». Сервис дал возможность удобно планировать расписание и встречи с коллегами, а также предоставил бесплатный доступ для неограниченного количества сотрудников.
2. Обеспечить дистанционный доступ к учетной программе.
В решении задачи помог облачный сервис «1С:Фреш». Бухгалтерию перевели в облако всего за 1 день.
3. Подготовить серверное оборудование для организации работы.
В этом помогла «1С:Облачная инфраструктура». Вместо офисного сервера использовали виртуальный, что позволило работать большому количеству пользователей с тяжелыми базами.
Также «1С:Облачная инфраструктура» избавила от рисков возросшей нагрузки на сервер из-за удаленки и отсутствия IT-специалистов рядом с сервером.
4. Настроить систему ведения клиентов и взаимодействие с ними.
Использовали «Битрикс24.CRM». Решение помогло усилить первичные и повторные продажи и отслеживать историю сделок: от первого запроса клиента (тексты писем, sms и чатов, записи звонков и встреч) до оценки им работы сотрудников.
Все звонки, письма, чаты с клиентами на сайте и в соцсетях сохраняются в CRM-системе, которая сама приводит клиента по воронке: от холодного контакта до успешной сделки.
Процессы, которые нужно кардинально изменить для перевода в дистанционный режим работы:
- Внутренний бумажный документооборот (заявки)
- Проведение совещаний и переговоров
- Подписание и передача клиенту бумажных документов
Шаги решения:
1. Отказаться от внутреннего бумажного документооборота, перевести его в электронную форму.
Чтобы перевести документооборот в электронный формат использовали «1С-ЭДО». Благодаря этому удалось значительно сократить затраты на печать и копирование, а также избежать томительного ожидания ценных документов.
Документы, принимаемые от контрагентов и отправляемые в налоговую, идентичны. Входящие документы формируются в программе автоматически, отправка происходит в 1 клик.
2. Наладить контроль бухгалтерских документов (возврат от поставщиков, перевод бумажных оригиналов в бумажные копии).
Чтобы не понести материальные убытки из-за потери и невнесения подтверждающих документов, ООО «Сплит-системс» использовала «Скан-Архив». Со «Скан-Архивом» потоки документов полностью под контролем и находятся в едином хранилище документов в «1С».
Есть возможность создавать отчет о наличии документов в базе. Отобрать документы можно либо по контрагенту, если это сверка, либо по типу документов — и выгрузить накладные, поступления или реализации. При подготовке к проверке отбор можно сделать по периоду и выбрать временные рамки. По заданным параметрам отчет покажет включенные и невключенные в «Скан-Архив» документы.
3. Обеспечить контроль задач и ведение проектов сотрудниками.
Использовали «Битрикс24». Для реализации проектов и контроля сроков в программе реализованы удобные методики планирования: список, план, канбан, диаграмма Ганта.
В «Битрикс24» есть чек-листы для успешной реализации задач. Одним кликом можно сформировать чек-лист из поэтапного списка дел. Назначить в нескольких сразу или отдельно в каждом пункте чек-листа своего исполнителя, наблюдателей, определяйте важность.
Красные счетчики показывают, на какие задачи обратить внимание: сделать или проконтролировать. Руководитель всегда видит счетчики по своим поручениям.
Процессы, которые нельзя перевести в дистанционный режим работы:
- Подписание договора
- Бумажный документооборот до внедрения ЭДО клиентами
Шаги решения:
1. Организовать подписание, и оборот бумажных документов дежурными сотрудниками.
Процессы, которые нужно выстроить заново:
- Контроль текущих задач и результатов внутри отдела
- Расширение клиентской базы
Шаги решения:
1. Разработать стратегию контроля сотрудников.
Разрабатывать с нуля не пришлось. За основу взяли одну из популярных стратегий под названием ROWE («Results Only Work Environment» — «рабочая среда только для результатов»).
ROWE — это стратегия управления человеческими ресурсами, совместно созданная Джоди Томпсоном и Кали Ресслером, в которой сотрудникам платят за результаты, а не за количество отработанных часов. Подробнее ROWE можно узнать на сайте.
2. Разработать стратегию контроля сделок с клиентами.
В качестве решения выбрали «Битрикс24.CRM». Система позволяет увидеть, сколько запросов в обработке, на какой стадии и кто ими занимается в настоящее время. Инструмент «Канбан» помогает контролировать все движения по сделкам.
В карточке CRM видна вся история сделки: от первого запроса клиента (тексты писем, sms и чатов, записи звонков и встреч) до оценки им работы сотрудников. В карточку заносятся комментарии и все запланированные дела по клиенту.
3. Выстроить процессы стимулирования продаж, автоматическую работу с клиентами.
Использовали «Битрикс24.CRM». Роботы CRM отправляют клиентам письма, sms, голосовые сообщения, показывают рекламу, ставят задания менеджерам. В системе уже есть готовые для работы шаблоны, но можно конструировать свои и отслеживать эффективность рассылок.
В «Битрикс24» есть специальный генератор продаж. Он создает повторные сделки с клиентами и передает их менеджеру в работу. Далее менеджер отправляет информацию с заманчивыми предложениями «старым» покупателям. Чтобы ускорить работу менеджеры «Сплит-системс» использует готовые пошаговые сценарии и скрипты.
Почему «удаленка» выгодна?
Экономический эффект от дистанционной работы весьма ощутим.
«1С-Битрикс» и J’son & Partners Consulting провели подсчеты, согласно которым экономия российских компаний за счет перевода сотрудников на дистанционную работу может составить 94 млрд за год.
«1С-Битрикс» занимает лидирующие позиции на российском рынке в области разработки систем управления веб-проектами и корпоративными порталами, входит в 11 самых дорогих компаний Рунета.
J’son & Partners (J&P) является лидирующим консультантом в сфере IT, телекоммуникаций и медиа в России, странах СНГ и Центральной Азии.
- 27 млрд из них благодаря гибкой и эффективной организации рабочего времени.
- 64 млрд из них за счет экономии на содержании рабочих мест (с учетом сдачи их в аренду).
- 3 млрд из них за счет расширения географии найма и снижения затрат на оплату труда.
Таким образом, если вы решили перевести свою компанию в удаленный формат работы, то это принесет вам только пользу. Главное — приспособиться и правильно начать. А инструменты для этого уже есть.
