Работа с «1С:ERP» – как создать справочник номенклатуры

В базе данных «1С» информация может храниться в разных формах: в справочниках, документах, планах видов характеристик и расчета, бизнес-процессах, задачах, планах обмена и перечисления.

Справочники – это самые популярные объекты в «1С». Они хранят однотипные данные в списках и позволяют пользователям вносить в них изменения.

На примере справочника «Номенклатура» в программе «1:Управление предприятием» разберем создание и заполнение элементов.

Начало работы со справочниками в «1С:ERP»

Прежде чем начать работать со справочником, нужно понять его назначение и структуру.

Назначение справочника «Номенклатура» в «1С»

В справочнике «Номенклатура» хранятся данные о товарах, услугах и таре, включая их физические и юридические характеристики.

Структура справочников в «1С» включает фиксированный набор реквизитов (столбцы таблиц). Но в реальной жизни у каждого товара могут быть свои уникальные характеристики. Например, у услуги – цена и продолжительность, у товара – цвет, объем, масса. Поэтому в «1С» для таких характеристик используется справочник «Виды номенклатуры».

Давайте разберемся, что к чему.

Создание элемента в справочнике «Номенклатура» в «1С:ERP»

Справочник «Виды номенклатуры» в «1С» – это иерархический список. Значит, у каждого элемента есть «родитель» – другой элемент или группа элементов того же справочника.

Как создать новый элемент

Нажимаем кнопку «Создать» в левом верхнем углу списка. Откроется форма элемента, в ней все поля будут пустыми или заполнены значениями по умолчанию.

Далее нужно заполнить форму. Первым делом – указать тип номенклатуры. В «1С» доступны следующие типы:

1. Товар – продукция, которая закупается или производится.
   • без особенностей учета;
   • алкогольная продукция – здесь формируются декларации и осуществляется обмен данными с ЕГАИС;
   • содержащие драгоценные металлы или камни – требуется статистическая отчетность.
2. Многооборотная тара, которую можно вернуть поставщику или клиенту после использования. Обычно такая тара не хранится на складе.
3. Набор – комплект из нескольких товаров, который собирается при отгрузке. Наборы могут состоять из разных товаров. Все зависит от инструкций, полученных от производителя, или от требований клиента.
4. Услуги, которые можно произвести, закупить и продать. Особенность услуг заключается в том, что они не имеют себестоимости при продаже.

   Услуги делятся на:

   • выполняемые организацией-продавцом;
   • выполняемые по агентской схеме;
   • выполняемые партнером.

5. Работы или услуги, которые закупаются у поставщиков и продаются клиентам. Работы учитываются по количеству и себестоимости при закупке. Они не хранятся на складе, их учет ведет подразделение, которое их произвело или закупило.

Форма элемента может меняться в зависимости от выбранного типа номенклатуры. Например, если указан «Товар», то в форме можно будет настроить способ печати наименования в транспортной накладной. Если выбрали «Набор», то появится возможность указать способ формирования цены.

Пример создания элемента

Допустим, мы выбрали тип номенклатуры «Товар» с подпунктом «Без особенностей учета».

Так как справочник иерархический, нужно выбрать или создать группу. Назовем ее, к примеру, «Бытовая техника». В поле «Наименование» введем «Холодильник». Поле «Описание» можно оставить пустым, оно необязательно и не влияет на работу конфигурации.

При печати наименования в транспортной накладной будем использовать настройки из программы.

Продажа товара

Продажу можно оформить несколькими способами:

• Реализация товаров и услуг – для обычных товаров;
• Акт на передачу прав – для объектов интеллектуальной собственности.

В нашем случае выбираем «Реализация товаров и услуг».

Также есть два варианта товарных категорий:

• Настроены для этого вида номенклатуры – список категорий будет уникальным;
• Общие с другими видами номенклатуры – список категорий будет использоваться и для других видов.

Мы выберем вариант «Настроены для этого вида номенклатуры». Поле «Серии», которое позволяет ввести еще один уровень для складского учета, оставляем как есть.

Чтобы сохранить введенные данные, нажимаем кнопку «Записать». Вот и все, новый элемент создан!

Дополнительные реквизиты в «1С»

Как уже упоминалось, в «1С:ERP Управление предприятием 2» справочники содержат те данные, которые были определены при их создании. Однако иногда нужно хранить информацию с уникальными характеристиками. Для этого используют дополнительные реквизиты в справочнике «Виды номенклатуры». В предыдущем примере мы создали новый вид номенклатуры, но еще не добавили уникальные характеристики.

Откроем вкладку «Дополнительные реквизиты». Здесь есть шпаргалка по созданию новых реквизитов и список уже существующих. Чтобы добавить новый реквизит, нажимаем кнопку «Добавить». В поле «Наименование» вводим «Масса», тип значения – число (длина 10, точность 3, неотрицательное). Остальные поля оставляем без изменений. Не забудьте отметить «Заполнять обязательно».

Далее нажимаем «Записать и закрыть», чтобы завершить создание реквизита.

Шаблон наименования

Теперь создадим шаблон наименования. Объект может иметь два наименования:

• Рабочее – используется в программе;
• Для печати – используется в документах.

Шаблон наименования состоит из формулы, в которой перечислены реквизиты и строки.

Для редактирования шаблонов лучше использовать редактор формул. Нажимаем «Изменить» под текстовым полем и соглашаемся на запись изменений. В текстовое поле внизу вводим следующую строку:

«[ВидНоменклатуры.Наименование] + " " + [{ДР._ЦветОбщий2}.Наименование] + " " + [{ДР.Масса}] + " кг" »

Закрываем редактор формул, нажав на кнопку «Сохранить и закрыть».

Теперь в рабочем наименовании будут отображаться название вида номенклатуры (например, «Холодильник»), цвет и масса. В наименовании для печати будет только заданное при создании название.

Быстрый отбор в списках

База данных «1С» как правило содержит множество различных объектов. Чтобы упростить поиск, используются механизмы быстрого отбора. Рассказываем, как ими пользоваться.

В следующей вкладке формы объекта «Быстрый отбор в списках» составим список реквизитов, по которым можно будет фильтровать содержимое справочника «Номенклатура». Отбор может происходить по конкретному значению (для дискретных реквизитов) или по числовому отрезку (для численных реквизитов).

Нажимаем кнопку «Добавить» для открытия формы выбора. С помощью Ctrl + ЛКМ выбираем «Масса» и «Цвет (общий)». С помощью кнопок-стрелок можно задать порядок отображения реквизитов в окне отбора.

Видимость, контроль заполнения и уникальности

Эта вкладка позволяет задать параметры для реквизитов:

• Заполнение при создании объекта (отображаются на форме при создании);
• Доступность для просмотра при определенных условиях;
• Доступность для заполнения при определенных условиях;
• Обязательность заполнения при создании или редактировании объекта;
• Уникальность сочетания реквизитов при создании или редактировании объекта.

Чтобы задать необходимый параметр, нужно установить соответствующие отметки в таблице.

Для таких столбцов, как «Видимость» и «Доступность», можно вводить условия:

• равенство или неравенство значения поля заданному значению;
• вхождение или не вхождение значения в список;
• наличие или отсутствие значения в каком-то поле.

Помимо уже отмеченных реквизитов, поставим галочки в столбце «Отображать при создании» для «Массы» и «Цвета». Также отметим «Контролировать заполнение», чтобы не создать новый объект без этих значений.

Значения по умолчанию

Можно задать значения по умолчанию для некоторых реквизитов. Это полезно, если многие объекты будут иметь одинаковые значения.

В нашем случае зададим следующие значения:

• Ставка НДС – 20%;
• Единица хранения – шт.;
• Единица для отчетов – шт.;
• ОКПД2 – 27.51.11.110 (бытовые холодильники).

Дополнительные сведения

Последняя вкладка «Дополнительные сведения» предназначена для создания реквизитов, которые хранят внешнюю информацию, такую как идентификаторы в других системах.

Подведем итог

Как создать новый вид номенклатуры в «1С»: алгоритм

1. Нажимаем кнопку «Создать» в форме списка справочника «Виды номенклатуры»;
2. Заполняем поля вкладки «Основное»: тип вида номенклатуры, наименование, описание, принадлежность к группе и товарной категории;
3. Во вкладке «Дополнительные реквизиты» вводим уникальные характеристики;
4. Определяем реквизиты для быстрого отбора в списке справочника «Номенклатура»;
5. Настраиваем видимость реквизитов для пользователей «1С»;
6. Определяем условия доступности реквизитов для изменения;
7. Задаем реквизиты, обязательные для заполнения при создании или редактировании;
8. Указываем реквизиты, комбинация которых должна быть уникальной;
9. Задаем значения по умолчанию для основных реквизитов, если необходимо;
10. Вводим реквизиты для хранения внешней информации.

Результат

Давайте посмотрим, как взаимодействуют объекты из справочников «Номенклатура» и «Виды номенклатуры». Создадим несколько новых объектов.

Для начала, перейдите в форму списка справочника «Номенклатура» и нажмите «Еще» – «Создать» – «Группу видов номенклатуры». Здесь нужно указать наименование группы (обязательно) и, если нужно, группу-родителя. В нашем случае наименование будет «Бытовая техника», а группу-родителя оставим пустой. Поля «Наименование» и «Наименование 2» тоже можно оставить пустыми.

Теперь создадим сами объекты. Выделите новую группу в окне справа и нажмите «Создать». Откроется форма объекта справочника «Номенклатура». Выбираем вид номенклатуры – только что созданный «Холодильник». После выбора форма изменится.

Заполнение формы

Значения НДС и единицы хранения будут заполнены по умолчанию, как было настроено при создании вида номенклатуры. Во вкладке «Дополнительные реквизиты» видим поля «Цвет (общий)» и «Масса», которые помечены как обязательные при создании. Красный пунктир вокруг полей означает, что их нужно заполнить.

Заполняем поля: «Цвет (общий)» – белый, «Масса» – 50. Затем нажимаем кнопку рядом с полем «Рабочее наименование», чтобы создать наименование объекта по шаблону. В нашем случае это будет «Холодильник белый 50 кг».

В поле «Наименование для печати» вводим «Белый холодильник».

Нажимаем «Записать и закрыть». Чтобы создать еще несколько элементов того же вида, используем команду «Создать новый аргумент копированием текущего» и меняем реквизиты.

Быстрый отбор

Теперь обратим внимание на окно отбора в правом нижнем углу экрана. Мы можем настроить отбор по двум реквизитам: по интервалу для непрерывных значений или по конкретным значениям для дискретных.

Заключение

Итак, виды номенклатуры в «1С» нужны для классификации объектов и упрощения работы с ними. Они задают множество характеристик и дают возможность не только работать с ними, но и изменять их. Виды номенклатуры позволяют настроить характеристики объектов, что облегчает их создание и дальнейшую работу.

При создании видов номенклатуры в «1С» задаются значения по умолчанию для основных реквизитов и настраивается последовательность дополнительных. Это помогает учитывать использование объектов в будущем.