Документооборот в компании на новом уровне: как сделать его быстрым, простым и эффективным

Внешний и внутренний электронный документооборот представляют собой важные составляющие деятельности бизнеса, позволяющие эффективно взаимодействовать с внешними партнерами, клиентами и сотрудниками, а также внутри компании между ее подразделениями.

Эти процессы могут быть автоматизированы с помощью систем электронного документооборота, что обеспечивает удобство и эффективность в обработке и управлении документами.

Что такое внешний и внутренний электронный документооборот?

Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой работу с документами в электронном формате с использованием специализированных программ или облачных сервисов. ЭДО позволяет осуществлять все процессы работы с документами в электронной форме, включая регистрацию входящих, создание, поиск, контроль исполнения и ведение архива.

Внешний документооборот включает в себя обмен документами между представителями компании, их партнерами, клиентами и поставщиками. Это может быть обмен счетами-фактурами, актами, договорами и другими документами. Благодаря использованию электронной подписи, документы, созданные и обработанные в рамках внешнего электронного документооборота, приобретают юридическую значимость, а сам процесс сделки может быть полностью осуществлен в электронном виде.

Внутренний документооборот включает в себя обмен документами между сотрудниками и руководством предприятия. Это может быть обмен управленческими, кадровыми, складскими и производственными документами. Организация внутреннего электронного документооборота регулируется локальными нормативными актами компании.

Зачем и кому нужна автоматизация внутреннего документооборота?

Польза от внутреннего документооборота очевидна для всех участников бизнес-процесса. Он повышает эффективность работы сотрудников, сокращает временные затраты на обработку документов и улучшает контроль за бизнес-процессами внутри компании.

Отрасли и проблемы, которые решает внутренний ЭДО

• Строительство. Проблема: некоторые сотрудники, отвечающие за материальные ценности, работают непосредственно на стройплощадке, далеко от офиса. Поставщики доставляют материалы прямо на площадку, где документы подписываются и затем передаются в офис. В процессе передачи документы часто повреждаются и теряются.
• Оптовая торговля. Проблема: товары перемещаются между филиалами, разбросанными по всей стране. Участвующих в подписании документов сотрудников много, и они находятся далеко от централизованной бухгалтерии. Из-за этого трудно контролировать процесс подписания документов и их своевременное получение.
• Производство. Проблема: офис может располагаться в центре города, а склады и производственные цеха — на окраине. Сотрудники этих подразделений несут материальную ответственность. При этом создается множество документов о перемещении продукции, которые необходимо передавать в бухгалтерию. Если документ не будет подписан вовремя или не передан водителю, придется дополнительно связываться со складом. К тому же персонал работает посменно, и нужного сотрудника может не оказаться на месте.
• Хранение и складирование грузов. Проблема: склады разбросаны по разным регионам и часовым поясам, из-за чего бухгалтерии сложно контролировать процесс подписания документов. Оригиналы передаются с водителями на дальние расстояния, а также регулярно оплачиваются услуги почты и курьеров. Возврат подписанных бумажных документов занимает много времени, они часто теряются или требуют дублирования.

Плюсы и минусы автоматизации

Автоматизация внутреннего документооборота имеет свои плюсы и минусы. В этом разделе мы рассмотрим основные преимущества и потенциальные недостатки, чтобы вы могли лучше понять, как это повлияет на работу вашей организации.

К плюсам можно отнести следующие пункты.

• Меньше труда. Документы перемещаются между подписантами онлайн, сотрудники избавлены от необходимости лично относить их в другие отделы. Бухгалтерия не тратит часы на сбор оригиналов, сканирование и копирование при подготовке отчетности.
• Экономия средств. Уменьшаются расходы на канцтовары, копировальную технику и доставку документов.
• Снижение риска штрафов. Непредоставление документов, подтверждающих расходы, при налоговых проверках может привести к штрафам (ст. 120, 122, 126 Налогового кодекса РФ). Электронные документы проще систематизировать и контролировать, что снижает риск штрафов.
• Ускорение процессов. Документы подписываются онлайн за считанные секунды. Поиск в электронном архиве и мгновенная отправка также ускоряют работу.
• Безопасность. Электронная почта не гарантирует сохранность данных, ее могут взломать или получить доступ неуполномоченные лица. Система ДО позволяет передавать информацию по зашифрованным каналам с доступом по правам пользователя.
• Прозрачность. Все действия с документом фиксируются, его статус виден в реальном времени, что позволяет отследить, где возникла задержка. Документ невозможно потерять или подменить.
• Мобильность. Документы можно подписывать удаленно, используя электронную подпись вместо собственноручной.

Существует множество преимуществ, но некоторые компании все еще не готовы отказаться от бумажного документооборота. Давайте рассмотрим 3 главные причины.

• Необходимость обучения сотрудников. Нужно объяснить, как работает система, и дать возможность попрактиковаться. Это можно организовать на рабочем месте.
• Время на переход. Сроки зависят от масштабов проекта. В крупных компаниях это может занять месяцы, но в простых случаях достаточно согласиться с условиями лицензии, оплатить тариф и начать пользоваться. Для клиентов «1С» есть коробочное решение, где есть возможность быстрого старта.
• Стоимость. Некоторых может испугать стоимость программы, однако стоит помнить, что существует множество способов ее покупки, один из которых – аренда, что выйдет значительно дешевле коробочного решения.

Плюсы и минусы внутреннего документооборота

Электронный внутренний документооборот набирает популярность в бизнесе благодаря развитию технологий. Сейчас уже не нужно бегать из одного отдела с бумажками, или согласовывать по почту. Все это можно делать внутри программы. Рассмотрим, что это дает.

• Порядок в документации. Каждый документ в системе автоматически получает свой номер и не теряется, что уменьшает путаницу и риск потери важных бумаг.
• Быстрая обработка документов. Системы внутреннего документооборота позволяют нескольким сотрудникам одновременно работать над одним документом, что значительно ускоряет обработку и уменьшает необходимость многократной пересылки.
• Повышение дисциплины. Сотрудники всегда видят текущий статус документов и могут отслеживать сроки их обработки, что помогает избежать задержек и перекладывания ответственности.
• Единое информационное пространство. Все участники процесса могут совместно редактировать документы, при этом доступ к предыдущим редакциям сохраняется, что облегчает совместную работу и контроль версий.

Есть также и минусы. Переход не всегда прост: нужно купить и настроить специальное программное обеспечение, а еще переучить сотрудников. Если вы вводите систему управления электронными документами, придется изменить устоявшиеся рабочие процессы, что усложняет задачу. К тому же, за СЭД нужен особый уход, что может потребовать нанять администратора системы. Но если используется система на базе low-code, то обслуживать ее может даже бизнес-аналитик без опыта программирования.

Есть и вопросы конфиденциальности: электронные документы могут увидеть непосвященные сотрудники или хакеры, хотя и бумажные документы не застрахованы от кражи или потери. Также существует проблема утилизации бумаг, которую необходимо решать безопасно.

Наконец, простое внедрение СЭД не гарантирует революционных изменений в компании. Часто электронные документы обрабатываются теми же методами, что и бумажные, что не приносит новизны в процессы. Но в эпоху цифровой трансформации подход к документам меняется: идеальный документ теперь может быть не просто электронной копией бумажного, а виртуальной сущностью, которая получает форму только по необходимости, например, для соответствия требованиям регуляторов.

Если минусы вас не смущают, его внедрение может стать полезным рабочим инструментом для упрощения рутины. В качестве программы для оптимизации внутреннего документооборота многие компании используют программу «1С:Документооборот».

Какие у нее преимущества?

• Улучшенная защита данных. «1С:Документооборот» предоставляет надежные средства для контроля доступа к документам, что помогает предотвратить утечку конфиденциальной информации.
• Облегчение работы с бумажными документами. Система позволяет управлять как электронными, так и бумажными документами, что упрощает переходный период и помогает сохранить порядок в документации.
• Масштабируемость. «1С:Документооборот» легко масштабируется, подстраиваясь под потребности вашей компании по мере ее роста. Это значит, что система будет работать эффективно как для малого бизнеса, так и для крупных предприятий.
• Долгосрочная выгода. Внедрение этой системы является инвестицией в будущее компании. Она помогает упорядочить работу с документами и повышает эффективность бизнес-процессов.
• Интеграция с другими программами «1С». Это одно из ключевых преимуществ, так как обеспечивает бесперебойную работу с другими системами учета и управления, что способствует унификации бизнес-процессов в компании.
• Лицензии. Если у вас уже есть купленные лицензии к программам «1С», возможно вам не понадобится покупать лицензии для «1С:ДО», так как лицензии «1С» универсальны.

Как правильно организовать внутренний ДО

Внутренний документооборот

• Сначала посмотрите, как сейчас у вас все устроено, и решите, какие документы стоит перевести в электронный вид первыми.
• Выберите подходящую систему для внутреннего ЭДО, обратив внимание на цену, функционал и поддержку.
• Оформите нужные документы для работы системы и получите электронные подписи для сотрудников.
• Установите необходимое программное обеспечение или подключитесь к системе через интернет, настроите маршруты документов и права доступа.
• Постепенно переведите все остальные документы в электронный вид.

Переход может быть сложным при первых шагах, но со временем он значительно упростит работу и поможет сэкономить ресурсы, которые можно будет вложить в развитие компании.

Обоснована ли экономическая эффективность?

Экономическая эффективность автоматизации документооборота — это не миф, а вполне осязаемая реальность, особенно для крупных организаций с масштабным оборотом документации. Да, оценить эту эффективность количественно может быть сложно из-за множества влияющих факторов и большого объема информации, но рассмотрим ключевые аспекты, которые подтверждают пользу автоматизации:

• Экономия времени на рутинных операциях. Автоматизация уменьшает время, необходимое для обработки документов. Это освобождает сотрудников от монотонной работы, позволяя им заниматься более важными и творческими задачами.
• Оптимизация деятельности подразделений. Системы электронного документооборота способствуют лучшей координации между отделами. Это повышает общую продуктивность и помогает избегать задержек и ошибок, связанных с ручным вводом данных или потерей документов.
• Аналитика и поддержка управленческих решений. Современные системы предоставляют аналитические инструменты, которые помогают в принятии обоснованных решений. Анализ данных о документообороте может выявить узкие места и помочь оптимизировать процессы.
• Мониторинг и контроль за дисциплиной. Руководители получают инструменты для наблюдения за рабочей дисциплиной и производительностью сотрудников. Это обеспечивает возможность быстро реагировать на изменения в нагрузке и распределять ресурсы более эффективно.

Хотя сложно точно измерить в денежном эквиваленте, преимущества автоматизации документооборота вполне ощутимы и могут существенно повлиять на эффективность работы компании.