Продукты «1С: Предприятие 8.3» развиваются так быстро, что по своим возможностям превосходят многие российские и западные аналоги. При этом их стоимость, а также совокупная стоимость владения, значительно ниже, чем у других систем.
По официальным данным, более 95% организаций уже используют «1С» в своем бизнесе. Это свыше миллиона компаний – они не могут ошибаться!
Существует множество версий платформы «1С» (7.7, 8.0, 8.1, 8.2, 8.3), а также редакции и релизы внутри каждой версии.
Какая ситуация в вашей компании?
- Вы используете систему не на базе «1С» и планируете переход на «1С»?
- Вы используете старые версии «1С» (8.0, 8.1, 8.2) и хотите обновить систему?
- Вы хотите воспользоваться всеми преимуществами современной системы?
Новые редакции работают только на последних версиях платформы «1С», но некоторые могут использоваться в режиме совместимости с более старыми версиями.
Чем выше уровень обновления, тем сложнее переход. Обновить релиз проще, чем редакцию, а редакцию – проще, чем платформу.
При обновлении релиза конфигурации «1С» все достаточно просто. Подробную информацию об услугах и ценах на обновление или переход вы можете получить на бесплатной консультации. А вот обновление редакции конфигурации может быть сложнее.
Зачем нужен переход на «1С»
«1С» предлагает несколько версий своей платформы: 7.7, 8.0, 8.1, 8.2 и 8.3. Каждая версия имеет свои редакции, а внутри редакций – различные релизы. Релизы «1С» выходят каждые 1‒2 месяца, редакции обновляются ежегодно, а версии платформы – раз в 2 года.
Важно не забывать, что новые редакции работают только с последними версиями платформы «1С», но для некоторых предусмотрена совместимость с более старыми версиями. Чем выше уровень обновления и чем сложнее настройка вашей системы, тем труднее будет процесс обновления «1С».
«1С»: преимущества
Использование «1С» для бизнеса имеет множество преимуществ:
- настраиваемый интерфейс программы;
- учет для нескольких юридических лиц в одной системе;
- сервис проверки отчетов для налоговой с рекомендациями по исправлениям;
- удобство работы с различными системами налогового учета;
- соответствие стандартам бухгалтерского учета 18-02;
- гибкая настройка форм отчетности;
- учет товаров по партиям;
- быстрая обработка больших объемов данных и экономия времени на формировании отчетов;
- автоматическое создание рабочих документов;
- удобный сбор информации в одном окне;
- контроль за правильностью данных контрагента;
- возможность распределения побочных расходов по вашему усмотрению.
Переход на «1С:Бухгалтерию», например, или изменение конфигурации внутри «1С:Предприятия» может быть сложным процессом. Поэтому рекомендуется обращаться к специалистам для выполнения этих операций, а не пытаться делать это самостоятельно.
Когда можно переходить на «1С»
В начале года часто возникает необходимость переноса данных, особенно для информации о зарплатах и регламентированном учете. Это важно при строгом графике отчетности и помогает сократить рутинные операции. Для управленческой отчетности процесс проще, но многие предпочитают переносить данные в начале года. Нужно точно загрузить справочную информацию и заполнить остатки на конец периода. После закрытия года начальные остатки переносятся, старые документы удаляются, и можно продолжить работу в обычном режиме.
Некоторые компании откладывают переход на новую систему до завершения финансового года или даже до марта. После окончания отчетного года происходит перенос остатков и переход на новую программу. В случае необходимости корректировки в остатках на конец года это можно сделать вручную или повторно загрузить данные, если изменений много.
Переход в середине года может быть вызван внедрением управленческих проектов, таких как отчетность, складское управление или CRM, которые не связаны с налоговыми сроками. Иногда переход на «1С» в середине года происходит срочно, например, из-за миграции с иностранного ПО, поддержка которого была прекращена, или изменений в законодательстве. В таких случаях компания должна перенести всю историю с начала года до текущего момента для формирования годовой отчетности.
Перенос данных в середине года требует значительных временных и ресурсных затрат, что увеличивает общую стоимость процесса. Иногда клиенты желают перенести только часть данных, связанных с управленческими решениями, что также возможно, но требует дополнительных ресурсов.
Варианты переноса данных
Программа «1С»:ЗУП» предлагает два варианта переноса данных при переходе с версии 2.5 на 3.1.
1. Перенос с остатками (рекомендуемый)
Этот вариант включает перенос только текущих данных на момент начала учета. Это помогает избежать ошибок, так как лишняя информация и некорректные настройки не попадают в новую программу. Процесс перехода проходит быстро. Однако есть и минус: теряется история, и невозможно формировать отчеты за предыдущие периоды. Например, при переходе сохраняются только данные о сотрудниках на момент перехода и остатки по взаиморасчетам на выбранную дату. Результаты начислений и удержаний не переносятся. Этот сценарий также применим и для других конфигураций учета.
2. Перенос с документами
При этом варианте в новую программу переносятся все данные с полной историей. Преимущество в том, что можно отслеживать отчетность в динамике, учитывая предыдущие периоды. Однако перенос большого объема данных может вызвать ошибки. Чем больше компания, тем выше риск возникновения ошибок в процессе миграции.
Что важно
Перенос документов – это очень кропотливая задача. Нужно тщательно проверить каждый документ: от его наличия до корректности заполнения, правильного распределения по счетам и расходам, а также формирования отчетов. Все эти аспекты требуют тщательного анализа вплоть до каждого дня и всех видов данных.
Даже разные версии одной и той же программы могут сильно отличаться по концепции, структуре и технологиям. Методы контроля уникальности элементов справочника (договоры, номенклатура, контрагенты, ИНН), принципы формирования НСИ, реквизиты, количество знаков после запятой, методы округления и другие механизмы расчета могут быть разными. В версиях 2.5 и 3.1 программы «1С:ЗУП» возникнуть расхождения в расчетах среднего заработка, так как в новой версии премии учитываются по-другому. Все эти моменты нужно тщательно проанализировать и учесть перед началом переноса.
В старой системе могут быть ошибки, которые оставались незамеченными или исправлялись вручную. При переходе с «1С:ЗУП» версии 2.5 на версию 3.1 могут возникнуть проблемы с учетом НДФЛ. Например, если налог был рассчитан, но не удержан, новая программа может отразить это как задолженность. Также могут выявиться суммы без указания количества, количество без суммы и другие неточности. Здесь необходимо активное участие ключевых сотрудников, которые хорошо понимают внутренние процессы компании. Только они смогут помочь разобраться в происхождении несоответствий и принять правильные решения.
Переход в середине года: минимизация рисков
Если необходимо перейти на новую версию в середине года, важно согласовать с заказчиком все требования к переносу данных, учитывая его предпочтения, технические возможности системы и формат данных. На этапе моделирования аналитики создают модели процессов заказчика и проектируют решения, не обращая внимания на данные из старой системы.
Программисты разрабатывают инструменты для переноса данных и правила обмена. Перенос данных включает подготовку и итеративный перенос исторических данных из старых систем с последующими доработками и проверками.
На этапе обучения пользователей знакомят с работой в новой системе. Опытно-промышленная эксплуатация включает тестирование функциональных блоков с перенесенными данными в условиях, максимально приближенных к реальным. Затем система запускается в эксплуатацию.
На этапе сопровождения проводится анализ правильности учета, поиск и исправление ошибок, а также настройка и доработка системы.
Перенос истории
Этот процесс необязателен. При переходе на комплексный продукт в середине года – например, с «1С:УПП» на «1С» – можно сначала внедрить подсистемы, такие как торговля, склад, производственный учет, и настроить интеграцию между старой и новой системами. Расчет зарплаты, бухгалтерия и налоговый учет можно отложить до начала следующего года, чтобы не переносить большие объемы данных сразу.
Если старые данные нужны не постоянно, а лишь несколько раз в год, можно обращаться к предыдущей базе данных и вручную выгружать необходимые отчеты.
Подойдет ли вам?
Как понять, подойдет ли платформа «1С»:Предприятие» версии 8.3 для вашей организации?
Функционал платформы подойдет для автоматизации следующих областей:
- бухгалтерская деятельность, в том числе формирование разных видов отчетностей;
- розничная торговля;
- логистика и складской учет;
- кадровый учет;
- CRM-системы;
- ERP-комплексное управление предприятием;
- управление производством;
- автоматизация управленческих процессов;
- финансовые операции;
- автоматизация документооборота.
