Вредные советы по внедрению 1C:ERP. Часть 2

Продолжаем говорить об ошибочных убеждениях, которые могут испортить проект внедрения 1C:ERP. C предыдущей статьей по этой теме вы можете ознакомиться по ссылке.

«Инструкции – бесполезная трата времени и денег»

Мы уже рассказывали, что в нашей практике был пример, когда клиент отказался от этапа инструкций, чтобы сократить бюджет. Однако после того, как он начал работать в системе, эти инструкции понадобились, и в итоге на этом не получилось сэкономить, а наоборот – пришлось заплатить больше. Поскольку сначала был большой объем вопросов, который бы решили инструкции, а потом было принято решение написать инструкции.

Когда сотрудники увольняются, тех, кто приходит на их место, необходимо учить работе в программе практически с нуля. Речь идет об 1C:ERP – это не та программа, которую можно освоить за пару часов, необходима ежедневная теория и практика. В этом помогают инструкции, благодаря которым новый сотрудник сможет быстрее начать работать с программой и понимать функционал.

Польза инструкций ощущается еще в моменты, когда сотрудник не может вспомнить как делать ту или иную сложную операцию, потому что редко ее выполняет. Открыл инструкцию – посмотрел и сделал, все сразу становится понятно.

«Читать документацию по проекту бесполезно – все равно ничего не понятно»

Вся документация, которая составляется для реализации проекта, по факту, является сборником договоренностей между заказчиком и исполнителем о том, какой результат получится в итоге. Если заказчик и исполнитель не договариваются, ожидаемый результат для каждого будет свой. Если сотруднику не понятно, о чем идет речь в документации, необходимо разъяснить все моменты и добиться того, чтобы она была понята.

Первый показатель того, что заказчик не понял документацию, – быстрое подписание. А значит далее, после сдачи специалистами работ на каждом этапе, будут возникать вопросы.

«После запуска проекта на сопровождении пользователей можно сэкономить»

Речь идет об этапе промышленной эксплуатации, когда отключили старую систему и работа ведется в новой. Пользователи полагают, что после пройденных обучений и тестового периода работы с программой можно отказаться от сопровождения специалистов. Это убеждение ошибочно и может повлечь за собой риски.

Промышленная эксплуатация – это неотъемлемая часть проекта внедрения 1C:ERP. Важно, чтобы вы и ваши сотрудники выполнили согласованный со специалистами ряд операций в новой системе, например, сдача отчетности за квартал. Так можно будет наверняка убедиться в том, что работа в программе освоена и функционал работает стабильно и правильно.

Как показывает практика, на этапе промышленной эксплуатации пользователи задают тысячи вопросов и заполняют пробелы в знаниях в теоретическом и практическом смыслах.

Если возникающие вопросы пользователей не решать своевременно и оперативно, то может получиться саботаж работы в системе, так как проблемы накопятся и дойдут до критического уровня. И в итоге получится, что готовая система не заработала, пользователи не смогли в ней работать, а итог всего этого – выброшенные на ветер деньги.

«Новая программа будет эффективно работать на имеющемся оборудовании»

Такое заблуждение встречается все реже. Большинство заказчиков понимают, что новые современные системы требуют больше ресурсов компьютера. Помимо внедрения самой программы, необходимо также обновить аппаратную часть и корректно настроить работу сервера (даже если он быстрый и новый).

В нашей практике был случай, когда клиент приобрел «космически» быстрый сервер, но специалисты, к которым он обратился, не произвели правильную настройку, в результате чего система при небольшом количестве пользователей работала медленно. Это в свою очередь вызвало недовольство сотрудников, которые с этой системой работают. Медленная работа сервера чревата также простоями в работе в случае большого количества операций.

«Цели и задачи проекта можно зафиксировать «как-нибудь потом»

Цель – это основной ориентир достижения результата проекта. К цели нужно обращаться в любой конфликтной ситуации, и смотреть какое решение поможет ее достигнуть.

Какие можно поставить цели?

• Увеличить оборачиваемость товарных запасов на 20%.
• Сократить время на подготовку отчетности по МСФО с 2-х недель до 4-х часов.
• Унифицировать учет в группе компаний, с целью получения консолидированных данных о финансовом результате.

Как исполнитель, так и заказчик должны ориентироваться на поставленные цели и на каждом этапе сверяться с ними. Каждое выполняемое действие должно приближать проект к цели.

«Сотрудники сами захотят работать в новой программе, работать с возражениями не нужно»

Так бывает не всегда. Зачастую сотрудникам сложно начать работать в новой программе, и они чувствуют себя некомфортно. Сотрудники привыкли к старой учетной системе, а привыкать ко всему новому – это сложный процесс. Чтобы подбодрить сотрудников, можно ввести финансовую мотивацию ключевых участников проекта или наградить премией за успешное завершение проекта.

Рядовым сотрудникам необходимо сообщать позитивную информацию о новой системе, несмотря на то, что будет период, когда работать с новой программой будет сложнее. Но он пройдет – поддержите персонал. Если будет «бунт», чего лучше не допускать, нужно его подавить, иначе целей проекта не достигнуть.

«Если на проблему, конфликт, противоречие во время проекта «закрывать глаза», она решится сама»

Такая теория не работает в данной ситуации. Нельзя допустить, чтобы накопившиеся вопросы и трудности превратились в «снежный ком». Если среди участников проекта возникают конфликтные моменты, не бросайте все на самотек – примите участие, решите волнующие вопросы. В противном случае есть риск сорвать сроки внедрения 1C:ERP. Нерешенные конфликты также могут привести к увольнению.

«Не нужно анализировать объем работы исполнителя – он же профессионал, знает лучше»

Еще как нужно! Можно оценить опыт исполнителя по следующим критериям:

• сколько времени он потратит на выполнение поставленных задач;
• сколько времени он проведет у вас на предприятии;
• сколько времени он будет общаться с вашими сотрудниками;
• сколько времени планирует поддерживать ваших сотрудников после запуска системы.

Пример – как нужно анализировать

Стоимость функционального блока – 1 500 000 руб.

Нужно реализовать 30 отчетов.

Предположим, стоимость часа – 2 000 руб. Получаем – 750 часов работы. 25 часов на 1 отчет.

Таким образом, за 3 дня исполнитель должен:

• узнать требования к новому отчету;
• составить и согласовать техническое задание;
• произвести разработку;
• произвести тестирование;
• провести контрольный пример;
• составить инструкцию;
• обучить пользователя;
• проконсультировать во время опытной и промышленной эксплуатации.

Полученные расчеты нужно сопоставить со здравым смыслом и понять, на сколько выполнима задача в такие сроки. А если вопросы появились, обязательно задать их подрядчику.

«Долгое согласование – показатель активной работы»

Затягивание согласований – лишняя трата времени при учете того, что новая информация быстро забывается. Решайте вопросы здесь и сейчас, чтобы не нарушать сроки каждого этапа проекта. Можно привлечь еще сотрудника, который будет контролировать сроки согласований и напоминать согласующим о необходимости посмотреть тот или иной документ.

Все разногласия фиксируйте в письменном варианте.

«Не проверяйте качество кода и не спрашивайте об этом»

Не стесняйтесь выяснить у исполнителя, как он проверяет качество написанного кода, как тестирует доработки, каким функционалом пользуется. Будьте уверены, что эта работа ведется, договоритесь о том, как сможете видеть промежуточные итоги.

Тестирование – залог работы функционала.

Совет

Отнеситесь к внедрению 1С:ERP с максимальной серьезностью – это дорогостоящий проект, который важно довести до конца, чтобы получить то, что вы планируете на старте. Все перечисленные выше убеждения не просто ошибочны, они говорят в первую очередь о низкой заинтересованности и халатности заказчиков, в следствии чего они расплачиваются за эти ошибки своим бюджетом.

Перед внедрением 1С:ERP изучите внимательно все нюансы – цели и сроки внедрения, этапы, особенности взаимодействия со специалистами по внедрению и с сотрудниками компании. Чтобы внедрение прошло успешно, рекомендуем перед стартом выполнить предпроект или получить консультацию экспертов.