Как законно контролировать рабочее время сотрудников?

Зачем контролировать сотрудников?

Контроль за работой сотрудников полезен и необходим как руководителям, так и самим работникам. Это поможет создать команду, которой можно доверять, и которая не подведет в случае форс-мажорных ситуаций.

Разберем пользу контроля для каждой из сторон.

Для руководителей

• Улучшает производительность. Контроль позволяет увеличить количество задач. Которые сотрудников может выполнить в свое рабочее время.
• Выявление и предотвращение проблем. Помогает обнаружить ошибки на ранних стадиях и исправить их, сокращая затраты.
• Повышение лояльности. Четкие правила и справедливые санкции увеличивают уважение и лояльность сотрудников к руководству.

Для сотрудников

• Мотивация и развитие. Организация контроля способствует развитию компании, что в свою очередь мотивирует сотрудников и гарантирует стабильность.
• Ясные требования и правила. Понятные KPI и последствия их неисполнения делают работу более предсказуемой и менее стрессовой.
• Признание заслуг. Правильно организованный контроль акцентирует внимание на успехах, стимулируя развитие каждого в команде.

Преимущества контроля работы сотрудников

Давайте перечислим основные преимущества, которых помогает добиться контроль рабочего времени:

• дает сотрудникам ясность в понимании их целей, способов их достижения и возможных последствий за несоблюдение правил;
• создает условия для исполнительной дисциплины и предотвращает просчеты в выполнении задач:
• мотивирует придерживаться установленных сроков и способствует достижению поставленных результатов вовремя, что положительно сказывается на развитии бизнеса, укрепляет доверие с партнерами и способствует расширению их кругозора;
• способствует укреплению адаптивности и гибкости в коммуникации между руководством и сотрудниками, что в свою очередь ведет к стабилизации бизнеса;
• мотивирует сотрудников на более высокую производительность и лояльность.

Применение баланса между стимулированием и наказанием помогает оптимизировать процессы, сроки выполнения работ и распределение нагрузки.

Также контроль предупреждает риски, связанные с действиями инсайдеров и мошенников, которые могут нанести ущерб ресурсам компании.

Риски, которые могут грозить компании без должного контроля

Риск 1. Даже если сотрудники показывают 100% эффективности и выполняют планы, это совсем не означает, что они не могут навредить компании. Очень многое остается за спиной руководства: общение с конкурентами, поиск дополнительной работы, публикация важных данных на сторонних ресурсах и другое.

Риск 2. Когда дисциплины нет, это плохо сказывается на работе всей команды, включая руководителей. Возникают следующие проблемы.

• Сотрудники начнут лениться. По-человечески, всем нам хочется делать работу попроще и побыстрее, чтоб сил меньше тратить. Это может привести к тому, что задачи будут сделаны не в полном объеме, а кто-то вообще может отложить работу на потом (читайте как: на долгие месяцы вперед).
• Не увидите, кто не справляется. У кого-то из сотрудников может не хватать опыта для сложных задач или возникают личные проблемы, которые мешают работе – это нормально. Но без контроля такие моменты легко пропустить, и это может привести к провалам в рабочих задачах.
• Не увидите, когда начальники не справляются. У руководства бывают проблемы. Кому-то может не хватать знаний, кто-то может начать злоупотреблять властью, несправедливо относиться к подчиненным, а то и прятать информацию, чтобы показать себя в лучшем свете и получить бонус.

Когда все под контролем, проще следить за тем, как работает каждый в команде, и оценивать вклад честно. Это мотивирует сотрудников стараться, потому что они знают: хорошая работа не останется незамеченной

Методы контроля сотрудников

Организация краткосрочных собраний

Краткосрочные собрания — это распространенный метод для организации и мониторинга деятельности персонала. Они могут проходить ежедневно, еженедельно или раз в месяц в зависимости от установленного расписания.

На таких встречах обсуждают текущее положение дел, выявляются проблемы и обсуждаются возможные решения. Преимущество этого формата в том, что вся команда собирается вместе, что позволяет обговорить все аспекты работы отдела.

Эти мероприятия способствуют не только контролю за работой сотрудников, но и укреплению командного духа. Встречи могут проводиться в неформальной обстановке или сопровождаться традициями, например, общим кофе после совещания.

Ведение отчетности

Это один из методов, способствующих формированию дисциплины среди сотрудников и позволяющих руководству контролировать ход выполнения задач.

Простейший вариант — это когда сотрудники отправляют письменные отчеты о проделанной за день или неделю работе. Альтернативный метод — это создание общедоступной онлайн-таблицы, куда команда вносит выполненные дела. В отчетах следует указывать как завершенные задачи, так и те, что были запланированы, но не выполнены, а также фиксировать проблемы, требующие вмешательства руководства.

Применение KPI

Это один из наиболее популярных подходов к оценке производительности сотрудников.

KPI дают возможность планировать и отслеживать деятельность организации, а также анализировать достигнутые результаты за определенный период. Необходимо установить конкретные показатели и цели для каждого работника.

Определение и контроль выполнения задач через KPI не только позволяет оценить эффективность работы, но и стимулирует сотрудников достигать поставленных целей. Однако крайне важно, чтобы установленные показатели были достижимыми, поскольку нереалистичные цели приведут к снижению мотивации.

Каким бывает контроль: основные виды

Чтобы правильно следить за работой сотрудников, начальнику важно понять, что важнее для конкретной задачи: как все делается или конечный результат. В зависимости от этого, можно выбрать один из пяти способов контроля: итоговый, предварительный, поэтапный, периодический или выборочный.

• Итоговый контроль. Тут сотрудник сам занимается задачей до самого конца, а начальник проверяет только результат. Это экономит время начальника и мотивирует работника, но, если задача поставлена неверно или у сотрудника проблемы с дисциплиной, может все пойти не по плану. Подходит для простых задач и самостоятельных сотрудников.
• Предварительный контроль. Тут начальник проверяет работу за треть времени до дедлайна, оставляя две трети времени на самостоятельную работу. Это создает доверие и учит инициативности, но требует больше времени на проверки и все равно есть риск, что что-то пойдет не так.
• Поэтапный контроль. Этот способ хорош для долгих задач, которые можно разбить на части. После каждой части нужно делать проверку.
• Периодический контроль. Значит регулярные проверки, например, каждое утро или в конце месяца. Это может быть скучно и демотивировать сотрудников, но хорошо поддерживает дисциплину и помогает быть в курсе дел.
• Выборочный контроль. Тут сотрудник не знает, когда его будут проверять. Это удобно для начальника, но может рассорить команду и создать атмосферу недоверия. Но если нужно точно следить за соблюдением правил, такой контроль может пригодиться.

Возможности систем мониторинга

Помимо традиционных способов контроля, сейчас все чаще используют технологии и программы, чтобы следить за работой сотрудников. Эти инструменты могут действовать как самостоятельно, так и вместе с другими методами.

В качестве примера рассмотрим систему «Стахановец». Что она умеет?

• Следит за временем работы. Понимает, когда сотрудник реально работает, а когда просто сидит за компьютером без дела. Так вы узнаете, сколько времени работник действительно посвящает задачам.
• Анализирует работу сотрудников. Проводит глубокий анализ деятельности сотрудников, анализирует их уровень участия и производительность на основе различных критериев, после чего выводит полученные данные в формате наглядных графиков.
• Проверяет деятельность за компьютером. Смотрит, какие программы использует сотрудник, какие сайты посещает, сколько писем отправляет и так далее. И это лишь часть данных, которые система может предоставить..

С помощью «Стахановца» можно не только наблюдать за работой персонала, но и анализировать кадровую составляющую более глубоко.

Если захотите, можно дать доступ к этим данным и самим сотрудникам. Увидев свои отчеты по эффективности, они смогут понять, сколько времени уходит на ненужные вещи, что положительно повлияет на их мотивацию.

Выбор между использованием дополнительных модулей или отдельных конфигураций зависит от уникальных требований вашего бизнеса и специфики работы с системой 1С:ERP.

Сотрудник – союзник или враг?

Читать статью

Первый вопрос работодателя, когда он задумывается о контроле работы сотрудника с помощью дополнительного ПО – а насколько это законно? В такой ситуации важно обратиться к действующему законодательству или юристу, чтобы получить правильный ответ на свой опрос.

Ниже мы собрали подборку самых популярных вопросах о работе систем мониторинга, ответы на которые подготовил практикующий юрист.

Вопрос 1. Могут ли сотрудники заниматься личными делами на работе и кто владеет результатами их труда?

Ответ: занятие личными делами в рабочее время на рабочем месте запрещено. Все, что создано сотрудником в рамках его рабочих обязанностей, является собственностью работодателя. Личные данные должны отсутствовать в рабочей зоне, допускается только служебная информация.

Подробности указаны во внутренних документах компании и трудовом договоре, согласно статьям 15, 16, 21, 22 Трудового Кодекса РФ и статье 1295 Гражданского Кодекса РФ. Статья 23 Конституции РФ не применяется в этом контексте.

Вопрос 2. Вправе ли работодатель отслеживать действия работника для контроля качества работы?

Ответ: Да, закон позволяет работодателю обрабатывать данные о работнике для оценки качества и объема работы, а также для защиты имущества компании, согласно п.1 статьи 86 Трудового кодекса РФ.

3 вопрос. Должен ли работодатель уведомлять сотрудников о введении системы мониторинга? Ответ: Закон не требует прямого уведомления о мониторинге рабочих мест, но рекомендуется включить такое уведомление в трудовой договор или правила внутреннего распорядка во избежание юридических рисков по обвинениям в нелегальном наблюдении. Основывается на Постановлении Конституционного Суда РФ №3 п. от 31.03.2011.

Вопрос 4. Нужно ли согласие работника для обработки его персональных данных?

Ответ: Да, закон требует получения свободного добровольного согласия работника для сбора и обработки его персональных данных, согласно п.1 п.1 статьи 6 и п. 1 статьи 9 152-ФЗ «О персональных данных».

Вопрос 5. Может ли работодатель вовлечь третью сторону для обработки информации?

Ответ: Да, работодатель имеет право привлекать к обработке данных третьих лиц в соответствии с законодательством, как указано в Федеральном Законе № 152 «О персональных данных».

Как работает «Стахановец»: реальная ситуация от пользователей

Мы рассмотрим кейсы с конкретными проблемами, которая намного опаснее для компании, чем сотрудники, мило болтающие за чашечкой чая в рабочие часы.

Среди различных типов работников, особенно опасны не те, кто просто ленится, а те, кто активно вредит компании, используя её ресурсы в своих корыстных целях. Эти «враги внутри» могут красть данные, клиентов и даже финансы организации.

Пример 1. Нечестный бизнесмен в строительном бизнесе

Компания со строительным уклоном, базирующаяся в Саратове, располагает двумя офисами на территории области. Финансовые показатели одного из офисов вызвали подозрения, хотя нарушений в отчетности обнаружено не было.

Служба безопасности обнаружила, что продолжительность звонков, совершаемых некоторыми менеджерами, была подозрительно короткой, что было нехарактерно для другого филиала.

Проверка аудиозаписей разговоров показала, что менеджеры перезванивали клиентам с личных номеров после первого звонка на корпоративный. Путем анализа содержания разговоров выяснилось, что они предлагали клиентам секретные скидки за личную выгоду, несмотря на наличие официальной системы скидок для VIP-клиентов.

В итоге было принято решение уточнить процедуру предоставления скидок и запретить частные переговоры, а также провести увольнение нарушителей.

Пример 2. Необычные действия секретаря в страховой компании

В Новосибирске секретарь высокопоставленного менеджера страховой фирмы привлекла внимание службы безопасности, перекопировав большой объем документов на рабочий стол.

Это поведение, зафиксированное системой «Стахановец», оказалось тревожным сигналом. Хотя скопированные файлы не содержали секретных данных, оперативное вмешательство предотвратило возможную утечку. После разговора с секретарем выяснилось, что конкуренты пытались получить от неё информацию в обмен на денежное вознаграждение.

Пример 3. Ситуация с поиском работы в консалтинговом агентстве.

По инициативе директора в компании была установлена система контроля «Стахановец», задачу мониторинга возложили на IT-отдел.

Система выявила активность одного из сотрудников, связанную с поиском работы у конкурентов, включая отправку конфиденциальной информации на личную почту. В ответ на это компания заблокировала доступ к его компьютеру, фактически ускорив его уход.

Пример 4. Сотрудник пытался украсть базу клиентов компании

Применение системы мониторинга «Стахановец» открыло глаза компании уже в первую неделю использования. Они обнаружили сотрудника, который пытался украсть базы клиентов. Также руководство заметило, что многие предпочитали времяпровождение в социальных сетях работе. Благодаря «Стахановцу», компания значительно улучшила работу своего отдела продаж.

Пример 5. Злоупотребление правами доступа

Сотрудник туристической компании уволился, но, перейдя под крыло более крупной организации, сохранил расширенные права доступа. Эти права позволили ему устанавливать на рабочем компьютере нежелательное ПО, скачивать музыку, создавая тем самым риски для коммерческой информации компании. Система «Стахановец» помогла руководству увидеть эту проблему и принять соответствующие меры.

Пример 6. Проблемы с информационной безопасностью

До внедрения системы «Стахановец», компания сталкивалась с постоянными нарушениями в области информационной безопасности и случаями недобросовестного выполнения обязанностей сотрудниками. К примеру, был зафиксирован случай, когда один из работников провел свыше 100 часов за компьютерными играми на служебном ПК.