Как начать работать в CRM Битрикс24: инструкция для новичков

Битрикс24 не первый год является одной из самых популярных платформ для создания сайтов ведения бизнеса. Особенно ее полюбили коммерческие компании, которым дополнительный функционал необходим не меньше, чем воздух. Главное — Битрикс24 позволяет использовать его даже на бесплатном тарифе.

Интерфейс Битрикс24

Внутри Битрикс24 пользователя ждет широкий спектр CRM инструментов для бизнеса. Они позволяют руководителю и сотрудникам контролировать все внутренние бизнес-процессы. В основу интерфейса Битрикс24 входит колонка левого меню, где хранятся определяющие категории программы. К ним относится насколько позиций.

• Живая лента. Представляет собой новостной раздел, в котором собраны все действующие задачи организации. Каждую из них можно обсуждать в режиме реального времени.
• Календарь. Используют для согласования задач и планирования встреч, а также звонков. Есть опции напоминания и возможность синхронизации с календарем Google.
• Время и отчеты. Здесь пользователь видит графики работы и отсутствий сотрудников компании. Также с помощью этого раздела можно назначать локальные собрания и регулярные планерки, иметь доступ к просмотру рабочих отчетов.
• Задачи. Это раздел, где находится список задач, их сроки и планы. Портал прост в использовании и позволяет оперативно создавать и изменять задачи, а также общаться с работающими с данными задачами сотрудниками.
• Звонки и чаты. Необходимы для коммуникации сотрудников между собой и с поставщиками услуг. Доступна возможность совершения внутренних звонков среди сотрудников или подключения контрагентов к единому чату.
• Почтовый сервис. Данный раздел помогает осуществлять внешнюю связь сотрудника с клиентами. Почта имеет уникальный интерфейс, который позволяет отправлять и получать данные сразу с нескольких почтовых ящиков, а также подключать рассылки CRM-маркетинга.
• CRM. Включает несколько важных инструментов, которые улучшают коммуникацию сотрудников с клиентами и повышают эффективность продаж. С помощью инструментов CRM пользователь может обрабатывать корпоративные задачи и организовывать сделки.
• CRM-маркетинг. Важный инструмент для продвижения товаров или услуг и работы с базой клиентов. В этом разделе пользователь может запускать профильные рассылки на электронную почту или в социальных сетях. Также здесь можно выполнять задачи, связанные с рекламными кабинетами.
• CRM-аналитика. Необходимый раздел для анализа эффективности рекламных кампаний и используемых маркетинговых инструментов. Инструменты CRM-аналитики дает возможность контролировать работу менеджеров и следить за воронкой продаж. Это позволяет прогнозировать результаты продаж.
• 1С + CRM Битрикс24. Представляет собой синхронизацию и обмен информацией между несколькими программами.
• Сотрудники. В этой колонке находится вся доступная информация о сотрудниках организации. Здесь можно настроить и просматривать структуру компании в виде оргсхемы и найти информацию о конкретном человеке в компании.
• Группы. Этот раздел позволяет хранить информации о всех проектах компании в одном месте. Пользователь создает группу для конкретного проекта и добавляет туда все документы компании, файлы, списки задач и сообщений работников. Удобно, что группы могут быть не только открытого, но и закрытого типа.
• Диск. Представляет собой большое хранилище для информации пользователей. Здесь можно найти все данные и файлы, которые сотрудники ранее загружали в Битрикс24. Диск можно синхронизировать с решениями от фирмы «1С» а доступ к нему имеют все подключенные к системе пользователи.
• Сайты. Раздел включает список всех рабочих сайтов организации. Пользователь может вносить изменения и настраивать сайты или коммерческие площадки.
• Контакт-центр. Включает всевозможные все способы общения сотрудников с клиентами в системе CRM. Здесь происходит синхронизация данных клиента со любыми чатами, социальными сетями, мессенджерами или формами захвата с сайта.
• Телефония. Представляет собой модуль работы с рабочими телефонными разговорами в организации. Здесь можно подключать телефоны, получать детализацию звонков или контролировать баланс.
• Сквозная аналитика. Совокупность всех используемых рекламных каналов с анализом их пользы в продажах. Этот инструмент позволяет проводить глобальную аналитику.
• Лаборатория AI. Инструменты для работы с голосовыми помощниками или интерактивными приложениями. При необходимости, с помощью этого инструмента возможно оптимизировать бизнес-процессы внутри компании и увеличить количество способов продаж.
• Центр продаж. Инструмент для запуска платежных решений и системы анализа проведенных финансовых операций на всех этапах продажи.
• Мой тариф. Является программным дополнением для получения информации о действующем тарифе. Здесь также можно приобрести платную подписку на Битрикс.
• Приложения. Включает несколько видов приложений от разработчиков платформы для расширения функционала Битрикс24. Доступны бесплатные и платные варианты решений.

Одним из важных преимуществ работы с Битрикс24 считают бесплатное использование CRM малым бизнесом со штатом до 12 сотрудников.

Как начать работать в Битрикс24

Получите демо-доступ к тарифу «Профессиональный» от Битрикс24 на 15 дней бесплатно

Получить

Регистрация и запуск

Для того чтобы зарегистрировать CRM, пользователю нужно зайти на сайт Битрикс24 и выбрать подходящий и самый удобный способ авторизации. Далее нажимаем кнопку «Продолжить регистрацию». Система сама создаст новый аккаунт в Битрикс, а также присвоит уникальное цифровое имя для вашей организации.

После регистрации программа предлагает пользователю выбрать вариант работы с ее функционалом. Ваш выбор будет основой для автоматической настройки интерфейса системы. Не обязательно выполнять этот шаг на этапе регистрации — его можно отложит на более удобное время.

Задаем имя для компании

Важный этап — присвоение имени и домена конкретной организации. Сделать это можно с помощью кнопки в левом углу экрана. После ее нажатия выпадает окно, где можно ввести имя компании и выбрать домен. В случае, если желаемый домен занят, система предложит альтернативные варианты.

Обратите внимание

При использовании платных решений у пользователей есть возможность переименовать домен в экосистеме Битрикс24. К примеру, изменить доменное имя можно в рамках тарифа «Компания».

Создание команды и приглашение сотрудников

После регистрации и выборе домена можно приступать к созданию команды и добавления всего актуального штата сотрудников на корпоративный портал компании.

Отправить приглашение конкретному сотруднику можно через главное меню нижней левой или в верхней правой части интерфейса. При необходимости можно отправить приглашение сообщением или поставить задачу.

Приглашение также можно отправить через быструю ссылку, по sms или по электронной почте. Если нужно, пользователь может установить форму для регистрации новых сотрудников, а также текст письма, которые они будут получать.

На этом этап настройки и регистрации окончен и можно приступать к работе.

Пошаговая инструкция о работе в Битрикс24

Огромный плюс Битрикс24 — интуитивно понятный и простой интерфейс. Это позволяет новичкам быстро освоиться в системе. Однако большое количество разных функций зачастую вводит в ступор при первом использовании Битрикс.

Создание задачи

Начать работу в Битрикс24 нужно с проставления задач сотрудникам. Для создания задачи нужно перейти в раздел «Задачи» и нажать на кнопку «Добавить задачу».

В открывшемся окне пользователь может внести текст задачи, прописать там конкретное техническое задание, указать сроки выполнения и ответственных за эту задачу сотрудников. Если задача типовая, в верхнем углу экрана можно выбрать подходящий шаблон, что значительно сокращает время постановки задач.

Посмотреть все актуальные задачи сотрудник может в одноименном разделе «Задачи». Здесь он видит, кто поставил задачу и до какого срока нужно ее выполнить. Интерфейс раздела можно настраивать индивидуально.

Чат и звонки

Данный раздел помогает наладить коммуникацию между сотрудниками внутри компании. Технические возможности раздела позволяют пользователю выполнять следующие действия:

• обмениваться сообщениями в общем или закрытом чате компании;
• просматривать «живую ленту» с новостями компании.
• звонить и осуществлять и многоканальную связь;
• просматривать любые уведомления с портала;

Работа с группами

В группах можно объединять несколько категорий сотрудников, к примеру, работающих над одним проектом. Также с помощью групп можно выстраивать вертикаль управления организацией.

Интерфейс раздела «Группы» позволяет пользователям создавать как открытые группы с общим доступом для любых сотрудников, так и закрытые группы для конфиденциальных проектов.

Для создания новой группы нужно найти и выполнить соответствующую команду в меню системы.

Далее нужно выбрать тип группы, после чего откроется окно для редактирования. В этом окне можно настроить права для руководителя или модератора группы, обозначить ее цели и добавить в нее сотрудников.

Когда группа создана и запущена, ее участники могут организовать обмен сообщениями и важными документами по теме группы.

Рабочее время

Учет рабочего времени доступен в платном режиме «Компания», но это очень важный управленческий инструмент. Учет рабочего времени позволяет руководителю видеть, сколько часов сотрудник тратит на свои задачи и оценивать эффективность его работы. Кроме этого, функционал позволяет составлять ежедневные отчеты.

К функциям этого инструмента относится:

• контроль за нарушениями графиков работы конкретного отдела или сотрудника;
• просмотр глобальной статистики;
• контроль за работой сотрудников с помощью просмотра часов рабочего времени каждого из них;
• анализ и фильтр для всех рабочих дней.

Для того чтобы создать новый или редактировать уже существующий рабочий график, нужно кликнуть на шестеренку в правом верхнем углу.

Календарь

С помощью календаря сотрудники могут контролировать все бизнес-процессы компании, добавлять и удалять встречи, выстраивать свой личный график работы.

Категория под названием «Мой календарь» необходима для планирования личных задач и встреч. Категория «Календарь компании» предназначена для контроля всех этапов сделок и переговоров сотрудников с клиентами. Календарей для работы можно создавать в любом количестве.

Документооборот

Для осуществления документооборота в системе Битрикс24 есть раздел «Диск». Здесь есть возможность размещения и сортировки файлов для каждого конкретного сотрудника или на отдельный общий диск.

Битрикс24 позволяет пользователю работать с любыми форматами файлов. Также можно подключать различные сетевые хранилища.

Для того чтобы работа с документами была более удобной, их можно загрузить на диск для Windows или macOS, а также подключить отдельный сетевой диск. Доступ сотрудников к документам можно настроить с помощью команды «Настройка прав».

ВАЖНО

Битрикс24 не удаляет ваши документы сразу. В первую очередь они попадают в корзину хранилища. Кроме этого, важным преимуществом системы является безопасная очистка пространства с помощью команды «Очистка места».

Телефония

В данном разделе руководители могут подключать телефонные линии к порталу и запустить работу полноценного колл-центра. Здесь же можно запустить интеграцию приложений и виджетов с сайта компании.

Также пользователю доступна выгрузка детализации по звонкам сотрудников, что позволяет произвести оценку совершения сделки изучить эффективность продаж.

В коробочной версии Битрикс24 в рамках тарифов «Старт+», «CRM+», «Команда» и «Компания» есть возможность распределения прав доступа к телефонии компании. Такая функция позволяет определить права сотрудников на:

• прослушивание звонков и сообщений;
• звонки на внешние номера;
• маршрутизацию звонков;
• аренду номеров.

Управлять правами доступа сотрудников может главный администратор, используя путь «Телефония» — «Права доступа».

Итоги

Функционал CRM в Битрикс24 значительно упрощает жизнь сотрудникам бизнеса, позволяет планировать свой рабочий график на день, неделю и даже месяц. CRM не только призван координировать всей работу компании, но и помогает оценивать рентабельность бизнеса, повышать продажи и улучшать методики коммуникации с клиентами.

Битрикс24 позволяет настроить CRM-систему индивидуально для каждого сотрудника так, как ему комфортно с ней работать. Интуитивно понятный интерфейс не вызывает сложностей при использовании и подходит абсолютным новичкам.

С CRM в Битрикс24 легко контролировать бизнес и улучшать его там, где это необходимо.