Как правильно вести архив документов в организации

Ведение архива документов – процесс, с которым так или иначе сталкиваются почти все организации. Бумажных документов со временем становится настолько много, что для них выделяют отдельную комнату, создавая из нее архив. Как его вести? На что обратить внимание сотрудникам архива?

Зачем нужно вести архив документов

Если компания небольшая, то с бумажным архивом может справиться и один человек, к примеру, бухгалтер. Однако, если речь идет о крупном предприятии, то создание отдельного архива – важная мера, которая поможет сохранить большой объем документов.

Архив документов требует к себе такого же внимания, как и любой другой отдел организации. Здесь есть свои правила, которые делают архив удобным средством хранения важных бумаг. Если их соблюдать, данное помещение не принесет неудобств.

Основные правила ведения архива документов

Выделяют несколько правил ведения архива документов.

Правило 1. Определите, как будет функционировать архив

Архив документов функционирует на правах:

• Отдельного самостоятельного структурного подразделения. При таком выборе общей деятельностью архива документов организации заведует ее непосредственный руководитель, а ответственный за корректную ежедневную работу архива — руководитель отдельного структурного подразделения.
• Структурного подразделения в составе службы делопроизводства предприятия. В таком случае архивом документов руководит начальник службы делопроизводства и конкретного структурного подразделения.

Это шаг поможет сразу определить тех, кто будет регулировать работу архива, а также упростит выполнение следующих правил.

Правило 2. Назначьте ответственного за архив сотрудника

После определения уровня функционирования архива документов, важно выбрать сотрудников, которые будут его ежедневно контролировать.

Руководителя архива или архивариуса – ответственного за архив сотрудника, назначают специальным приказом. Его должность должна обязательно отражаться в штатном расписании организации.

Выбранный сотрудник должен:

• Организовать корректную работу архива.
• Брать на себя ответственность за хранящиеся в архиве документы, в том числе и уголовную. Такие ситуации возникают, если документы украдут, уничтожат, повредят или заведомо скроют (ч. 1 ст. 325 УК РФ).
• Отвечать за все процессы, которые происходят в архиве.

К стандартным задачам архивариуса также относится:

• ведение списков структурных подразделений предприятия, которые укомплектовывают архив документов;
• прием сформированных согласно номенклатуре дел, а также архивных дел от других структурных подразделений предприятия;
• учет и обеспечение целостности принятых в архив документов;
• организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений предприятия в отношении содержания документов архива;
• организация использования документов по запросам структурных подразделений организации и частных лиц, ведение учета и анализа их использования;
• проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях предприятий;
• создание и поддержание актуального состояния научно–справочного аппарата к документам архива;
• участие в проведении экспертизы ценности документов, а также обеспечение комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
• составление номенклатуры дел предприятия и ее структурных подразделений;
• участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива;
• обеспечение методической и практической помощи прочим подразделениям предприятия по вопросам работы с документами;
• разработка нормативных и методических документов, связанных с ведением архива, а также по документационному обеспечению управления внутри предприятия.

Важно

Для удобной работы желательно составить должностные инструкции архивариуса, где указаны виды работ, которые он будет исполнять в соответствии с его основными обязанностями.

Правило 3. Создайте и утвердите положение о ведении архива

Положение о ведении архива документов значительно упростит управление им. Обычно оно состоит из нескольких частей:

• общие положения о ведении архива;
• структура архива предприятия;
• функции и задачи архива;
• список находящихся в архиве документов;
• права, взаимоотношения с другими отделами и общая ответственность.

Полезно знать

Основная информация, связанная с ведением архива документов, изложена в ГОСТ Р 7.0.8-2013. К ней относится основная терминология, а также сроки хранения тех или иных документов.

Правило 4. Определите основные функции архива

Функции архива напрямую зависят от целей предприятия. Его можно использовать для бухгалтерского учета или хранения огромного количества важных бумаг группы компаний. Выделяют несколько функций архива документов.

• Прием документов. Зачастую это основная цель ведения архива. С ростом компании количество документов также растет, и их необходимо оперативно принимать и оформлять. Архив поможет быстро принять все поступающие бумаги и навести в них порядок.
• Учет в организации. Когда документы уже приняли и оформили, они пригодятся для учета. Архив помогает контролировать всю работу с документами: для чего используются, куда переданы и вернулись ли обратно из бухгалтерии.
• Работа с государственными органами. Иногда архив работает с внешними государственными органами. В таком случае из него в контролирующие органы передается информация о хранящихся документах и их учете в организации.

Эти функции чаще всего используют вместе, чтобы получить больше пользы от созданного архива. Кроме них есть еще ряд задачи, которые решает этот инструмент.

• Обмен документами между архивом и иными структурами предприятия, а также контрагентами.
• Экспертиза документов, которые временно находятся в архиве.
• Обеспечение сохранности хранящихся документов.
• Поддержание надлежащей информационной базы по вопросам ведения архива и хранения документов.
• Навигация в поиске документации архива.
• Работа с документами внутри архива при необходимости.
• Учет документов по различным обращениям и запросам, поступающим на предприятие.
• Полное ведение учета по всем операциям, совершаемым с документами архива.
• Разработка и внедрение поисковых регистров.
• Участие в создании документов из уставных положений предприятия, по всем вопросам, относящимся к архиву.
• Помощь службе делопроизводства при организации номенклатуры документов, их группировании и оформлении.
• Работники часто помогают другим отделам подготовить документы к отправке в архив.

Функций может быть больше, если этого требует масштаб и цели предприятия.

Правило 5. Подробно изучите права сотрудников архива

Чтобы ведение архива не принесло никаких проблем, нужно четко обозначить права его сотрудников в организации.

Основное право, которым обладают ответственные за архив сотрудники – внесение рекомендаций в утвержденные правила ведения архива. Кроме этого, архивариус имеет право запрашивать любые документы, необходимые для работы.

К правам сотрудников архива также относится требование документов от других подразделений.

Правило 6. Переходите на электронный архив

Бумажный архив кажется нестареющей классикой. Однако он не гарантирует сохранности документов и их возврат от контрагентов.

Электронный архив не только поможет вам обезопасить документы предприятия, но и сэкономит много рабочего времени. Сотрудникам больше не придется часами вручную искать нужную бумагу, а руководитель может быть уверен в их возврате от контрагентов.

Для создания электронного архива подойдет современная программа «Скан-Архив». С ее помощью сотрудник архива загружает бумажные документы в базу и может в любой момент выгрузить необходимый скан.