От документооборота в организации зависят многие рабочие процессы. Его правильная организация даст больше возможностей для скорости работы и прозрачности бизнес–процессов. Как сделать его удобнее?
Почему это важно
В зависимости от масштаба организации количество документов может быть разным. В любом случае, контролировать процесс их обработки не так сложно, как кажется на первый взгляд.
Регламентация документооборота – первый шаг к его контролю. В новых и небольших организациях такой потребности может и не быть, но со временем, когда количество документов станет в разы больше, внедрить такую технологию контроля все равно придется. Если вести документооборот правильно с самого начала, в будущем это откликнется отсутствием путаницы и просроченных документов.
Путаница
Рост числа контрагентов заставляет сотрудников организации сталкиваться с большим потоком неструктурированной информации, которую они получают в виде документов. Это ведет к путанице в отделах, срыве сделок и поставок, отсутствии согласования важных документов в срок и еще много других негативных последствий.
Инструкция по ведению документооборота поможет создать единую систему обработки информации и четкое распределение документов между конечными получателями.
Дисциплина
Очевидно, что отсутствие регламента работы порождает и отсутствие дисциплины в коллективе. Если каждый сотрудник будет работать с документами так, как считает нужным, процесс их обработки может затянуться надолго. Это происходит из-за несогласованности действий, то в дальнейшем приведет к потере документами своей актуальности.
Важно
Обучение сотрудников ведению документооборота поможет исключить риск неверного оформления документов и обеспечить корректную работу внутри организации.
Автоматизация не пройдет
Отсутствие регламента ведения документооборота не позволяет провести его автоматизацию. Если организация большая, то существенный минус для ее успешности.
Проблемы с законом
Неисполнение должностных обязанностей, связанных с согласованием документов, грозит организации штрафами или даже лишением права на работу. Регламент будет главной инструкцией сотрудников, на которую они смогут ориентироваться и тем самым обрабатывать документы в срок.
Бизнес под контролем
Любая законная деятельность сопровождается официальными документами. Контролируя их ведение от начала до конца, сотрудник контролирует и связанный с ним бизнес–процесс.
Как создать регламент ведения документооборота
Ряд экспертов выделяет определенные этапы создания регламента:
- разработка форм первичных документов;
- создание рабочих групп для контроля документооборота;
- формы и регламенты, позволяющие оперативно согласовывать документы.
- закрепление списков документов за отделами;
Важный пункт – частью регламента должны стать методы, которые помогут каким-либо образом ускорить ведение документооборота. Так сотрудники экономят рабочее время.
Регламентов моет быть несколько, если бизнес масштабный. К примеру, если конкретный отдел постоянно получает какие-либо документы, он может ввести свой регламент работы с ними. Важно, чтобы с этим регламентом ознакомились все сотрудники отдела и смежных отделов, имеющие отношение к этим документам.
Важно
Регламент одного отдела ни в коем случае не должен противоречить такому же документу другого отдела. Чтобы избежать такой ошибки, изменения регламентов нужно обязательно обсуждать со всеми ответственными сотрудниками.
Один из часто используемых регламентов – регламент договорной работы. Здесь указывают инициатора контракта, работы, которые нужно провести в рамках договора, какие документы требуются от контрагента, срок их согласования и ответственных сотрудников.
Другой вид регламентов для контроля документооборота ¬– планово-бюджетные. Они включают порядок и сроки формирования бюджетов организации, состав сотрудников, работающих с данными бюджетами, их функции, ответственность, а также способы корректировки бюджетов и контроль исполнения.
Обратите внимание
Составить регламент недостаточно. Нужно также позаботиться о его использовании внутри организации. Если какой-то пункт регламента неактуален, его нужно оперативно убрать и оповестить об этом сотрудников. Также поступайте и с нововведениями.
Другие инструменты для контроля документооборота
В некоторых организациях для успешного ведения документооборота внедряют и другие инструменты контроля. К ним относятся:
- Отметки на документах. Для ускорения процессов согласования документов секретарь ставит отметки на те документы, которые нужно обработать в первую очередь. Так руководитель точно знает, какие документы важно подписать в ближайшее время
- Бланк идентификации документов. Этот инструмент контроля помогает быстрее определить, кто должен получить документ и когда. На специальном бланке сотрудник указывает что это за документ, кто его составил, к какому проекту он относится и прочая необходимая информация. Данный бланк переедают вместе с документом ответственному сотруднику.
- Критерии согласования. Сотрудники заранее составляют критерии, по которым далее оценивают полученные или отправляемые документы. В качестве критериев может выступать время обработки документа, дата согласования или его состав.
- Реестр передачи документов. Если документооборот масштабный, данный инструмент поможет его упорядочить и проще контролировать. В реестре отмечаются документы и этап согласования на данный момент. Создать реестр можно как в электронном, так и в бумажном виде. Реестр позволяет собрать определенную статистику для дальнейших правок в регламент ведения документооборота.
Важные правила для контроля документооборота
Главная функция ведения документооборота – обеспечение контроля первичных документов на всех контрольных точках: у контрагента, у менеджера, у бухгалтера. Чтобы этот процесс был быстрее, нужно соблюдать 6 важных правил.
Правило 1
Ответственность – главным спутник при работе с документами. Без соблюдения этого пункта есть большая вероятность совершить ошибку и потратит на ее исправление много рабочего времени.
Чтобы такой ситуации не произошло, лучше назначить ответственного за ведения документооборота сотрудника или несколько сотрудников. Это касается всех документов, которые попадают в организацию. Такое решение обеспечит контроль входящего и исходящего документооборота.
Кроме минимизации рисков данный шаг освобождает от ведения документооборот остальных работников организации. Ответственные сотрудники отвечают за регистрацию и учет документов, их проверку и переадресацию, маркировку и прочие рутинные задачи, которые отнимают рабочее время других работников.
Правило 2
Предварительная оценка входящей документации поможет сократить рабочее время, которое вы планировали потратить на ее обработку. Для этого нужно заранее выделить типы документов для конкретного получателя: руководителя, бухгалтера или других сотрудников. Так документы сразу попадут к тому, кто должен его согласовать, минуя заместителей.
Грамотное распределение входящего потока документооборота поможет избежать путаницы и обеспечить быстрое попадание документов непосредственно к получателю.
Правило 3
Залог успешного дела – порядок. Поэтому стоит соблюдать его и при ведении документооборота в организации. Для этого любой документ – входящий и исходящий, нужно регистрировать в ответственном за него подразделении не больше 1 раза – когда он только поступил в организацию. Не занимайтесь регистрацией повторно, если нужно отдать документ на дополнительное рассмотрение специалистам.
Правило 4
Согласование документов нередко занимают большую часть времени, отведенного на их обработку. Поэтому к принятым в организации правилам ведения документообороте важно добавить регламент по согласованию документов. Он включает сроки согласования документов, а также ответственных за этот процесс сотрудников.
Таким образов документы не теряют свою актуальность из-за очень долгого согласования.
Правило 5
Если на почту организации приходит много рекламных и прочих материалов, не требующих регистрации, отведите им минимум времени. Как правило, такие письма можно сразу отдавать получателю без лишних этапов согласования.
Правило 6
Когда подписать документы может лишь руководитель, это очень замедляет документооборот в организации. Делегирование данного право заместителям значительно ускорить процессы согласования.
Обратите внимание
Это правило также поможет освободить больше рабочего времени руководителя организации для других, не менее важных задач.
Правило 7
Если делить документацию на потоки, обработать ее получится быстрее и проще. Они идут по одному маршруту и всегда попадают к нужному получателю.
Как правило, в организациях выделяют 3 вида потоков документооборота – входящие, исходящие и для использования внутри компании. Здесь распределяют документы в зависимости от структуры предприятия: к примеру, если есть какие-либо филиалы, нужно дополнить регламент ведения документооборота потоком «для филиалов».
Все материалы будет идти по определенному регламентированному маршруту. Это упростит процесс передачи документов и также не допустить путаницы в них.
Указанные правила помогут сделать документооборот в организации проще, за счет сокращения времени, потраченного на обработку входящего и исходящего потока.
Контролировать ведение документооборота важно, чтобы обрабатывать их в срок и своевременно доставлять их адресатам. Используя указанные рекомендации, организация сделает документооборот проще, быстрее и удобнее для своих сотрудников.
Как выбрать систему автоматизации документооборота?
Если вы хотите выбрать правильную систему автоматизации документооборота, следуйте простым шагам, приведенным ниже.
- Определите свои потребности. Сначала подумайте, какие задачи должна решать система. Если у вас нет специалиста, который мог бы помочь, обратитесь к внешнему эксперту. Полезно также почитать обзоры в специализированных журналах и на ИТ-сайтах.
- Изучите предложения. Ознакомьтесь с доступными решениями от различных поставщиков. Важно не только наличие нужных функций, но и возможность расширения системы в будущем.
- Проконсультируйтесь с технарями. Обсудите техническую сторону вопроса с вашим техническим специалистом. Узнайте, какие базы данных поддерживаются, можно ли организовать работу на нескольких рабочих местах и легко ли интегрировать систему в вашу текущую ИТ-инфраструктуру.
- Убедитесь в гибкости и безопасности. Выбирайте систему, которая легко настраивается и расширяется, чтобы ваши инвестиции были защищены. Она должна быть удобной в использовании и иметь интуитивно понятный интерфейс.
- Тестируйте перед покупкой. Попробуйте систему на практике. Многие производители предлагают демоверсии или временные лицензии. Установите систему и проверьте ее работу, прежде чем принять окончательное решение.
- Начинайте с малого. Не стоит сразу покупать сложную и дорогую систему. Начните с простой версии и постепенно добавляйте новые функции и возможности по мере необходимости.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете выбрать систему автоматизации документооборота, которая будет соответствовать вашим требованиям и легко интегрируется в вашу рабочую среду.
Как оптимизировать документооборот в организации с «1С:ДО»
Программа «1С:Документооборот» - это более доступное и универсальное решение для вашего бизнеса. Она легко адаптируется под любые потребности и не требует покупки дополнительных лицензий при наличии основной программы «1С».
5 причин выбрать «1С:Документооборот»
- Быстрый поиск и обработка документов. Вы сэкономите время, находя нужные документы за считанные секунды.
- Контроль сроков и выполнения задач. Это удобный мониторинг дедлайнов и результатов выполнения заданий.
- Информационная безопасность. Надежная защита данных вашей организации.
- Эффективная коллективная работа. Удобные инструменты для совместной работы и обмена документами в группе.
- Централизованное хранение документов. Все документы хранятся в одном месте, обеспечивая удобный доступ и управление.
Как «1С:Документооборот» решает конкретные проблемы в бизнесе
- Оптимизация бизнес-процессов на основании мониторинга
- Ситуация: некоторые документы постоянно отправляются на повторное согласование, что приводит к потере времени. Проблема может быть вызвана загруженностью ответственного сотрудника или ошибками в шаблоне.
- Решение: «1С:Документооборот» позволяет отслеживать и анализировать маршруты документов. Система выявит узкие места в процессе согласования и предложит оптимальные пути их устранения, например, перераспределение задач или корректировку шаблонов.
- Управление мероприятиями и совещаниями
- Ситуация: в компании часто проводятся встречи и совещания, но выполнение договоренностей после них не контролируется должным образом.
- Решение: с помощью «1С:Документооборот» можно вносить данные о каждом мероприятии, фиксировать договоренности и контролировать их исполнение. Система напомнит о сроках и ответственных лицах, обеспечивая соблюдение всех решений.
- Данные об исполнительной дисциплине в форме отчета
- Ситуация: сотруднику поручено множество задач, и все они разрознены по разным источникам. Руководитель нуждается в достоверной отчетности по срокам и качеству исполнения.
- Решение: «1С:Документооборот» собирает все задачи в одном месте и предоставляет руководителю полный отчет о статусе их выполнения. Это позволяет контролировать сроки и качество работы сотрудников, своевременно выявлять и устранять проблемы.
- Работа с документами любых типов
- Ситуация: в компании используется большое количество различных типов документов: офисные документы, изображения, проектные документы, тексты, архивы, аудио и видеофайлы и другие.
- Решение: «1С:Документооборот» поддерживает работу с любыми типами файлов. Это упрощает их хранение, поиск и использование, обеспечивая удобный доступ к необходимым материалам независимо от их формата.
