Как бухгалтеры «УралИнтерьер» разобрались с документами и перестали терять время

Компания «УралИнтерьер» занимается оптовыми поставками строительных материалов. Главный офис в Екатеринбурге, филиалы в Тюмени, Уфе, Челябинске. Ассортимент — 22 640 товаров, число партнеров — 54 бренда, объем работы — 900 звонков и 700 заявок в день. Все процессы контролируются через бухгалтерию, а значит, через документы.

Счета, накладные, договоры, акты — их столько, что даже опытные сотрудники с трудом справлялись с потоком. Годовой документооборот перевалил за 100 000 единиц, а значит, поиск, учет и контроль требовали огромных ресурсов.

Пока сделки шли без сбоев, казалось, что все в порядке. Но достаточно было одного запроса на проверку, чтобы работа превращалась в хаос. Бухгалтерия теряла часы, разбирая архивы, сверяя реестры и восстанавливая потерянные бумаги. В какой-то момент стало очевидно: пора менять подход.

Почему без автоматизации стало невыносимо

Бумажные реестры, папки, шкафы — это было главное рабочее пространство бухгалтерии. Все документы регистрировались вручную, а поиск нужных бумаг напоминал квест.

Сотрудники жаловались.

• Поиск документа занимал от 30 минут до нескольких часов. Особенно если он оказался не в той папке или затерялся среди похожих бумаг.
• Потеря документов приводила к восстановлению копий через контрагентов, что занимало дни.
• Отчетность требовала недельной подготовки — ведь каждую бумагу нужно было отыскать, проверить, отсканировать и передать в нужную инстанцию.

Одна из главных проблем – работа с контрагентами. Отправленные документы не всегда возвращались вовремя. Накладные, акты – иногда их приходилось запрашивать повторно, напоминая, объясняя, доказывая.

Когда компания начала масштабироваться, этот процесс стал критическим. Бухгалтерия тратила слишком много времени не на учет, а на поиск и перепроверку.

Решение пришло само собой: внедрение штрихкодирования, адресного хранения и «Скан-Архива».

Штрихкодирование: больше никакого ручного поиска

Первый шаг к упорядочиванию — штрихкодирование документов. Этот метод давно использовался на складах, но в «УралИнтерьере» решили: почему бы не использовать его и в бухгалтерии?

Теперь в компании работает четкая схема:

1. Документ создается в «1С» и автоматически получает уникальный штрихкод.
2. При печати этот код наносится на бумажную копию.
3. Документ уходит контрагенту, но остается в системе — теперь он не потеряется.
4. Когда бумага возвращается подписанной, бухгалтер просто сканирует код, и система мгновенно находит ее в базе.

Что это изменило?

• Искать вручную больше не нужно. Достаточно ввести код — документ сразу перед глазами.
• Контроль возврата. Теперь бухгалтер видит, какие бумаги вернулись, а какие еще у контрагентов.
• Ошибки исключены. Все документы фиксируются, дубликаты не появляются, путаницы нет.

Теперь поиск накладной занимает секунды, а не часы.

Адресное хранение: никаких лишних движений

Штрихкодирование решило проблему с электронным учетом, но что делать с бумажными копиями? Архив все еще оставался хаотичной массой папок, где даже самые организованные сотрудники не могли быстро найти нужные бумаги.

Чтобы исправить ситуацию, внедрили адресное хранение. Чем это помогло?

• Каждому документу назначили место — стеллаж, полка, папка, номер.
• Эта информация фиксируется в «1С» — теперь по штрихкоду можно сразу увидеть, где лежит оригинал.
• Документы распределены по категориям — никакого перемешивания, только четкая структура.

Результат — все на своих местах. Если раньше бумага могла «затеряться» среди других документов, то теперь нужный акт всегда можно найти по точному адресу.

«Скан-Архив»: документы теперь всегда под рукой

Финальным этапом стало внедрение «Скан-Архива» — цифрового архива, в который загружаются все документы.

До этого бухгалтерия работала «по старинке»: если филиалу в Уфе нужен был документ, который хранился в Екатеринбурге, приходилось писать запрос, ждать, пока коллеги найдут и отправят скан. Это занимало от нескольких часов до пары дней.

Теперь все иначе.

• Документы оцифрованы и загружены в систему — доступ к ним есть у всех филиалов.
• Не нужно поднимать архив вручную — достаточно открыть «Скан-Архив» и найти документ по номеру или штрихкоду.
• Любая проверка проходит быстрее — документы не надо искать, они уже готовы к выгрузке.

Бухгалтерия больше не тратит время на пересылку сканов. Теперь все документы находятся в одном цифровом пространстве и доступны в любую минуту.

Что изменилось после внедрения «Скан-Архива»

После перехода на автоматизированный учет работа с документами перестала быть проблемой.

Было:

• Потерянные бумаги, которые искали неделями.
• Долгая подготовка отчетов.
• Проблемы с возвратом подписанных документов.
• Бардак в архивах.

Стало:

• Документы находятся за секунды — по штрихкоду, в «Скан-Архиве» или по адресу хранения.
• Бухгалтерия работает быстрее — никаких рутинных поисков и ручного ввода данных.
• Все офисы синхронизированы — документы доступны из любого филиала.
• Готовность к проверкам — отчетность выгружается мгновенно.

Теперь сотрудники компании тратят время не на поиски, а на работу.

Вывод: стоит ли внедрять «Скан-Архив» и автоматизацию?

Если бухгалтер тратит по 30 минут в день на поиск документов, за месяц это уже 11-12 часов впустую. За год — целый рабочий месяц!

«УралИнтерьер» больше не теряет это время. Они работают быстрее, точнее, эффективнее.