Рекомендации по закрытию зарплаты за декабрь 2023 года

Согласно п. 4 ст. 226 Налогового кодекса РФ, с 2023 года доходы, полученные сотрудниками, теперь фиксируются в отчетности не по месяцу начисления, а по месяцу выплаты доходов. Следовательно, для того чтобы вся зарплата и НДФЛ за декабрь 2023 год «попали» в отчетность за 2023 год, необходимо произвести выплату зарплаты за декабрь не позднее 29.12.2023 г.

Рассмотрим несколько вопросов, касающихся выплаты зарплаты, а также удержания и перечисления НДФЛ за декабрь 2023 года и отражения этих операций в годовом отчете 6-НДФЛ.

Что рекомендуют аудиторы?

Ситуация

В организации заработная плата за первую половину месяца выплачивается 20-го числа, а за вторую – 8-го. Как можно без нарушения законодательства выплатить заработную плату за декабрь 2023 года?

Рекомендации по решению

1. Если срок выплаты заработной платы попадает на период с 30 декабря 2023 года по 8 января 2024 года, ее необходимо выплатить 29 декабря 2023 года.
2. Если срок выплаты зарплаты не попадает на этот период или выплата планируется раньше 29 декабря, то работодателю лучше установить правило о переносе даты выплаты зарплаты за декабрь в локальных документах.
3. Если до следующей выплаты зарплаты (аванса) остается больше половины месяца, необходимо производить промежуточную выплату.

Обоснование основывается на статьях Трудового кодекса РФ и письмах Минтруда России, которые определяют сроки и порядок выплаты заработной платы работникам. Согласно установленным правилам, заработная плата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, а конкретные сроки выплаты должны быть определены внутренними документами организации.

Если срок выплаты зарплаты совпадает с нерабочими праздничными днями или выходными, согласно законодательству, это может быть перенесено на следующий рабочий день. Тем не менее, перенос выплаты заработной платы без уважительных причин может повлечь ответственность работодателя перед работниками и трудовой инспекцией.

Подчеркивается, что ранняя выплата зарплаты не нарушает права работника, но следует учитывать, что последующая выплата, если она будет проведена существенно позже, может вызвать претензии. Рекомендуется провести дополнительную выплату заработной платы между этими датами во избежание проблем.

Также предлагаются альтернативные варианты для решения ситуации с выплатой заработной платы в период праздников или выходных дней, например, введение дополнительной выплаты в конце текущего месяца или начале следующего с учетом фактически отработанного времени.

Общее направление рекомендаций заключается в установлении четких правил выплаты заработной платы внутри организации, учитывая законодательство и обеспечивая защиту интересов как работников, так и работодателя.

Ситуация

Как оплатить и учесть налог на доходы физических лиц (НДФЛ) с зарплаты за декабрь, выплаченной 29 декабря 2023 года?

Рекомендации по решению

Если зарплата выплачивается 29 декабря 2023 года, НДФЛ должен быть уплачен в бюджет не позднее этой же даты. Этот налог должен быть отражен в уведомлении по НДФЛ, подаваемом не позднее 29 декабря 2023 года, а также в расчете 6-НДФЛ и в справке о доходах физического лица за 2023 год.

В отчетах предыдущих периодов действовало правило: если НДФЛ был удержан с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца, его необходимо уплатить в бюджет до 28-го числа текущего месяца. Это правило не применяется в декабре, а именно: если НДФЛ удержан с 23 по 31 декабря, его нужно уплатить в бюджет не позднее последнего рабочего дня календарного года (согласно п. 6 ст. 226 Налогового кодекса РФ), то есть 29.12.2023 г.

Отметим, что НДФЛ с зарплаты за вторую половину ноября, выплаченной 05.12.2023, и НДФЛ с зарплаты за первую половину декабря, выплаченной 20.12.2023, должны быть уплачены в бюджет не позднее 28 декабря 2023 года.

Обратите внимание! Уведомление по НДФЛ в декабре 2023 года подается дважды (трижды, если организация предоставляет промежуточное добровольное уведомление).

1. Первое уведомление подается не позднее 25.12.2023. В нем отражается НДФЛ, удержанный с 23 ноября по 22 декабря. В этом уведомлении указываются:
   • сумма НДФЛ с заработной платы за вторую половину ноября и с аванса за декабрь (суммы НДФЛ по выплатам с 23 ноября по 22 декабря 2023 года);
   • отчетный (налоговый) период (код)/номер месяца (квартала) – 34/03;
   • отчетный (календарный) год – 2023.
2. Второе уведомление подается не позднее 29.12.2023. (последний рабочий день 2023 года). В нем указывается НДФЛ, удержанный с 23.12.2023 по 31.12.2023.
   • сумма НДФЛ с заработной платы за декабрь (и другие суммы НДФЛ по выплатам с 23 по 31 декабря 2023 года);
   • отчетный (налоговый) период (код)/номер месяца (квартала) – 34/04;
   • отчетный (календарный) год – 2023.

Порядок заполнения расчета 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ за 2023 год представляется по форме, утвержденной приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (далее – Порядок), с учетом изменений, внесенных приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@.

Описание разделов и строк расчета 6-НДФЛ позволяет структурировать информацию для корректного внесения данных:

Раздел 1:

• по строке 021 – НДФЛ, удержанный за период с 23 сентября по 22 октября;
• по строке 022 – НДФЛ, удержанный за период с 23 октября по 22 ноября;
• по строке 023 – НДФЛ, удержанный за период с 23 ноября по 22 декабря;
• по строке 024 – НДФЛ, удержанный за период с 23 декабря по 31 декабря.

При этом сумма налога, подлежащая перечислению за последние три месяца отчетного периода, указывается по строке 020 и должна соответствовать сумме значений строк 021 –024.

Раздел 2:

• Строки 110 и 112. Сумма начисленного дохода нарастающим итогом с начала года, включая заработную плату за декабрь и предыдущие выплаты за год.
• Строка 140. Сумма НДФЛ с заработной платы за декабрь (включая первую и вторую половины месяца), а также НДФЛ с заработной платы за ноябрь и других выплат до 31.12.2023 года.
• Строка 160. Сумма удержанного НДФЛ с выплат, осуществленных до 31.12.2023 года, включая удержания с заработной платы за декабрь.

Справка о доходах (приложение № 1 к расчету 6-НДФЛ)

В данной справке содержатся сведения о доходах физических лиц за прошедший налоговый период, суммах налога, исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджет.

Из пункта 5.5 Порядка следует, что справка указывает общие суммы начисленного и фактически полученного дохода, исчисленного, удержанного и перечисленного налога за прошедший календарный год. Соответственно, зарплата за декабрь 2023 года, выплаченная в 2023 г. должна быть отражена в этой справке как часть расчета 6-НДФЛ за 2023 год для полноты данных о доходах и уплаченных налогах.