Как понять, что что-то идет не так с учетом зарплаты?

Предлагаем вам ознакомиться с памяткой для пользователей «1С:Бухгалтерия 3.0». Данная инструкция даст возможность разобраться, все ли у вас в порядке с учетом заработной платы или есть проблема, которую нужно решить, и на что она может повлиять.

Памятка по проверке учета заработной платы для пользователей «1С:Бухгалтерия 3.0»

Шаг 1. Проверьте корректность выплаты заработной платы

Для этого создайте новую ведомость на выплату зарплаты через банк/кассу и нажмите кнопку «Заполнить» (наиболее показательно будет создать ведомость за будущий месяц, за который заработная плата сотрудникам еще не начислялась и не выплачивалась).

Посмотрите на колонку «К выплате». Если рядом с суммой есть приписка «В т. ч. долг за …», это повод заподозрить, что заработная плата выплачивалась с какими-то нарушениями за прошлые периоды.

Для проверки нажимаем на эту гиперссылку и смотрим на суммы.

Несмотря на то, что часть сумм может «схлопываться» по месяцам в «ноль», например, Январь 2018 г. на рисунке (- 5 002 /+ 5 002), они появляются к выплате каждый месяц потому, что в документах основания выбрана разная аналитика (в нашем примере – разные документы «Начисление заработной платы»).

Такое поведение программы приводит к тому, что в итоге, из-за большого количества повторяющихся строк, можно не заметить ошибку и выплатить неверную сумму работнику за месяц. А это, в свою очередь, может привести не только к увеличению количества ошибочных записей «В т. ч. долг за …», но и к неверному формированию отчетности по НДФЛ, так как этот налог напрямую зависит от сумм выплаченной заработной платы.

Как правило, в строках с долгами по зарплате неверно считается и сумма самого налога НДФЛ.

Также корректность выплаченной заработной платы можно проверить, сформировав «Расчетную ведомость» (Т-51), например, за текущий месяц (или за будущий). Если в колонке Сумма задолженности стоят суммы по одному работнику в обоих колонках (за работником/за организацией) – значит заработная плата в каком-то из периодов была выплачена неверно, или с неверной аналитикой.

Есть несколько вариантов исправления данной ситуации:

Исправление в документах прошлых периодов. Обратите внимание, если дело не только в аналитике, но и в суммах, то это может повлечь изменение взаиморасчетов с сотрудниками, что не допустимо. Нужно делать это аккуратно.
Сверка базы на начало года. И в созданных операциях убрать все записи прошлых периодов, оставив только те, которые нужно оставить. Например, невыплаченную заработную плату за декабрь.
Услуги консультанта по обрезке и исправлению зарплатных регистров. Стоимость услуги – от 5 400 руб., в зависимости от количества работников и объема работ.

Шаг 2. Проверьте корректность начисления страховых взносов

В этом поможет отчет «Проверка расчета взносов» (меню «Зарплата» – «Отчеты по зарплате»). Проверьте отчет по всем строкам и колонкам – в нем не должно быть красных сумм, как на рисунке ниже.

РСВ. Поскольку каждый последующий отчет РСВ проверяет не только суммы взносов, указанные непосредственно в нем, но и сверяется с суммами в отчетах за предыдущие кварталы с начала года, то в этом случае он не пройдет проверку по контрольным соотношениям.

Чтобы исправить данную ситуацию необходимо пересчитать взносы за месяц, в котором возникла ошибка и проверить все последующие месяца. Скорее всего в этом случае понадобится подача корректирующих отчетов РСВ.

Обратите внимание, корректировки нужно отправлять последовательно. Каждый следующий отчет отправляется только после того, как принят предыдущий, иначе – будет та же ошибка, так как сверка идет по предыдущим отчетам с начала года.

Шаг 3. Проведите анализ НДФЛ на корректность удержания и отражения в отчетности

Для этого формируем отчет «Анализ НДФЛ по документам-основаниям». Если заработная плат и НДФЛ считались и выплачивались верно, то по каждому документу-основанию (по каждой строке) суммы начисленного и выплаченного дохода должны быть равны, так же, как и суммы исчисленного и удержанного налога.

Если по какой-то строке суммы не совпадают – они так же неверно отобразятся и в отчетности. В частности, в отчете 6-НДФЛ.

Начисленный доход и исчисленный налог попадают в отчет из документа Начисление заработной платы. А выплаченный доход и удержанный налог – из ведомости на выплату заработной платы, при условии, что документ заполнен верно/автоматически, во всей соответствующей аналитикой.

Чтобы исправить данную ситуацию, необходимо расшифровать неверную сумму до документа-основания и исправить в нем аналитику на верную (по какому документу-основания выплачена сумма дохода и удержана сумма налога). При автоматическом заполнении документов – все суммы и аналитика проставляются автоматически верно.

Обратите внимание!

Не исправляйте сумму к выплате просто так прямо в табличной части документа «Ведомость в банк/в кассу». Это повлечет за собой неверное отражение зарплаты в следующих месяцах.

Если вам необходимо выплатить сумму меньше той, которая становится к выплате автоматически (например, не хватает денег на расчетном счете), необходимо открыть «Расшифровку выплаты» (следующая колонка после суммы) и там исправить сумму на меньшую. Не исправляйте сумму в бо́льшую сторону, лучше выплатите ее как аванс.

Описанный вариант исправления подходит для тех, у кого нет долгов по зарплате в ведомостях за прошлые периоды. Наши специалисты могут их «отсечь» на начало года или квартала, например, чтобы в дальнейшем не появлялись.