Как правильно отвечать на требования от ФНС, ФСС и ПФР

Почти каждый бухгалтер в процессе своей деятельности хоть раз получал письмо с каким-либо требованиями от контролирующего органа – ФНС, ФСС или ПФР. Как правильно ответить? Какие вообще требования могут быть?

Какие сложности ожидают при составлении ответа

Общение с контролирующими органами, почти всегда является стрессовой ситуацией как для бухгалтеров, так и для владельцев компаний, вне зависимости от рода деятельности и «скелетов в шкафу». Иногда вопросы, которые присылают ФСС, ФНС и ПФР ставят в тупик или требуют большого количества времени для поиска ответа.

К примеру, вам может поступить вопрос о расхождении в 5 миллионов, когда в декларации указана сумма в 3 миллиона. Кто это прописал? Почему тут появилась эта сумма? Как это согласовали и приняли? Это первый этап. Далее на вопрос нужно правильно ответить.

Какими могут быть требования контролирующих органов

Вид требований зависит от того органа, который его задает.

ФНС

Налоговая обычно передает несколько видов требований.

• Что-то заплатить. Как правило, это требование об уплате какого-то конкретного налога.
• Что-то поясните. Здесь речь идет о предоставлении документов или прояснении какого-либо вопроса, волнующего сотрудников контролирующего органа.
• Сдать отчетность. Нередко происходят ситуации, когда организация или ИП не сдает отчетность РСВ-1, ссылаясь на отсутствие начислений наемным сотрудникам. Это ошибочное мнение, которые, естественно, заинтересует контролирующий орган. Если компания или ИП выступают в роли работодателя и это зафиксировано в ФНС, но не сдают расчеты РСВ-1, налоговая в обязательном порядке выставляет требование о представлении данной отчетности.

Вид требований с пояснениями часто вызывает вопросы. Вопрос в требовании может завести бухгалтера в тупик или для поиска нужной информации нужно задействовать всю компанию, что существенно отнимает время.

Но бывает и вариант проще. Налоговая может прислать сведения, которые предприниматель должен принять к сведению. Отвечать на это письмо не нужно.

Как правильно ответить на требование ФНС

Каждый вид имеет свой порядок составления ответа.

• Когда нужно пояснить. На такое требования отвечают только в письменном виде. Также нужно в обязательном порядке зафиксировать передачу своего ответа. Для этого используют квитанцию оператора ЭДО (если передаете электронно) или подпись, штамп инспектора ФНС. При необходимости, к пояснениям можно приложить соответствующие документы, однако это необязательно.
• Когда нужно предоставить документы. Налогоплательщик предоставляет не оригиналы документов, а их заверенные копии. При этом нотариально заверять документ не нужно. Если документов несколько, то на каждой копии обязательно указывают подпись «копия верна» а также дата, должность, подпись и расшифровка подписи того человека, который является ответственным за это лицом (владельцем предприятия, если это ООО, или владелец ИП). Если речь идет о большом количестве документов, их заверяют один раз – в месте прошивки.

Через оператора ЭДО можно отправлять лишь те документы, которые изначально были электронными и подписаны действующей электронной подписью. В некоторых случаях это могут быть сканы, также заверенные ЭП.

Важно

Документы нужно передавать по описи, чтобы доказать выполнение своих обязательств перед контролирующим органом.

Когда нужно ответить на требования ФНС

Налоговая четко определяет сроки, в которые хочет получить ответы на свои требования от организаций.

• Электронный формат. Как только предприниматель получает требование, у него есть 6 рабочих дней чтобы заявить о его приеме, используя квитанцию. В случае, если это не исполнить, налоговая вправе заблокировать расчетный счет нарушителя через 10 рабочих дней после истечения срока. После отправки квитанции о приеме, начинается отчет времени для передачи ответа на требование. Если дело касается документов, то на это выделяется 10 рабочих дней, для пояснений – 5 рабочих дней. Все сроки указаны в самом требовании.
• Отправка почтой. Если требование получено через почтовое отделение, ФНС автоматически посчитает его полученным адресатом через 6 рабочих дней.

Обратите внимание

Любые неполадки на самой почте: задержка доставки, отсутствие возможности выдать документ и так далее, являются проблемами налогоплательщика, а не контролирующего органа. При любой ситуации налоговая начнет ожидать ваш ответ через 6 дней после отправки требования.

• Передача требования инспектором. Такая процедура в обязательном порядке сопровождается подписью документа обоими сторонами. Получатель должен расписаться в экземпляре требования, которое потом забирает инспектор ФНС. Второй экземпляр забирает сам налогоплательщик. Срок предоставления ответа на требования начинается именно с момента подписания.

Срок передачи ответа можно продлить. Для этого нужно составить письменное заявление в ИФНС с просьбой об отсрочке. Заполнять его нужно по утвержденной налоговым органом форме, где сказано о невозможности предоставить данные или документы в указанный срок. Передать заявление можно как электронно, так и непосредственно лично. Важно, чтобы отправка была подтверждена: подписью инспектора, принявшего документ или же квитанция от оператора ЭДО.

Важно

Контролирующий орган не обязан предоставлять дополнительные дни для ответа на требования. Если сотрудники контролирующего органа посчитают этот пункт необязательным для вашей организации, отсрочку получить не удастся.

Что будет, если проигнорировать требование вовсе?

В такой ситуации недобросовестным налогоплательщикам светит штраф.

ФСС

Чаще всего ФСС направляет требование, если возникли вопросы по итогам камеральной проверки. Такая необходимость наступает, если:

• страхователь применяет льготный тариф;
• ФСС зафиксирован рост заболеваемости среди сотрудников компании-страхователя;
• в ходе проверки обнаружены ошибки в заполнении отчетности или несоответствия в данных в документах;
• неверный порядок уплаты страховых взносов, расходования средств обязательного социального страхования, а также обязательного социального страхования от несчастных случаев при производственных процессах и профессиональных болезнях.
• проверка листа нетрудоспособности сотрудника.

Разберем варианты ответа на все указанные выше вопросы.

Страхователь применяет льготный тариф

В этом случае сотрудник ФСС проверяет показатели таблиц 4, 4.1, 4.2, 4.3 формы 4-ФСС. В качестве требования контролирующий орган запрашивает документы, которые позволяют страхователю использовать льготный режим.

Ответить на данное требование, а именно предоставить документы, нужно в течение 10 рабочих дней после получения.

ФСС зафиксирован рост заболеваемости среди сотрудников компании-страхователя

Сотрудник ФСС проверит количество дней нетрудоспособности, которые описаны в отчетности 4-ФСС, в таблице 2, графе 3, строках 1–6, 12. Полученные показатели ФСС сравнит с нынешним показателем заболеваемости по региону страхователя.

Ответить ФСС на вопрос о причинах роста заболеваемости сотрудников нужно в течение 5 рабочих дней после получения требования.

Формат ответа – письменная форма с пояснением. К примеру, страхователь может указать причиной роста заболеваемости длительным больничным одного из сотрудников. В случае, если действительно есть массовая заболеваемость, нужно приложить копии больничных листов конкретных сотрудников.

Обратите внимание

В некоторых случаях ФСС запрашивает копии трудовых книжек сотрудников, так как стаж напрямую влияет на сумму пособия по временной нетрудоспособности гражданина.

В ходе проверки обнаружены ошибки в заполнении отчетности или несоответствия в данных в документах

Сотрудника ФСС в первую очередь интересны показатели отчетности в форме отчетности 4-ФСС. Контролирующий орган анализирует информацию по контрольным соотношениям. Также сотрудники сверяют из текущего расчета с теми данными, которые указаны в предыдущем периоде.

Ответ на данное требование нужно дать в течение 5 рабочих дней или же предоставить уточненный расчет по форме 4-ФСС.

В качестве объяснения страхователь в первую очередь проверяет показатели, которые указаны в предъявленном требовании. Это связано с тем, что ФСС иногда по ошибке не приводит в своей базе только свежие платежи.

Если эта ситуация коснулась вас, необходимо подготовить соответствующее пояснение с приложенными к нему копиями платежных поручений.

Неверный порядок уплаты страховых взносов, расходования средств обязательного социального страхования, а также обязательного социального страхования от несчастных случаев при производственных процессах и профессиональных болезнях

Такие ситуации встречаются редко. В рамках этого требования ФСС проверяет своевременность уплаты компанией страховых взносов, а также важность и правильность затрат по целям социального страхования.

Подготовить пояснение для этого требования нужно в течение 10 рабоичх дней со дня получения информации.

Для ответа на данное требование страхователю нужно предоставить в ФСС следующие документы:

• расчетные ведомости;
• копии платежных поручений;
• заверенные копии документов, которые обосновывают правильность затрат страхователя, а именно – листки нетрудоспособности, справки о зарплате и другие.

Проверка листа нетрудоспособности сотрудника

В некоторых случаях у сотрудников контролирующего органа возникают сомнения в подлинности больничного листа сотрудника. Если страхователь считает это заявление ложным и может это доказать, ему необходимо отправить запрос на проверку больничного листа в сам ФСС.

Обратите внимание

Даже если больничный лист заполнен нестандартно, страхователь все еще может подать запрос в ФСС на проверку данного документа.

Срок, через который ФСС назначает пособие по нетрудоспособности, составляет 10 календарных дней с того момента, когда предприятие страхователя его получает. По этой причине важно подать заявление на проверку листа сразу, чтобы Фонд назначил пособие своевременно.

ПФР

Пенсионный фонд, как и предыдущие контролирующие органы, предъявляет несколько видов требований по следующим причинам:

• расхождения информации в отчетности с данными Фонда;
• низкий уровень заработной платы;
• нарушение контрольных соотношений и правил составления отчетности;
• отчетность не сдана в Фонд;

Разберем подробнее.

Расхождения информации в отчетности с данными Фонда

Иногда ПФР неверно рассчитывают и вносят платежи граждан в свою систему. Очередной отчет РСВ-1 обычно решает эту проблему, но бывает, что и сама организации неверно заполнила данные, часть платежей не попадает в расчет, и получилось расхождение. Проблема также нередко кроется в расхождениях в суммах входящих остатков страховых взносов.

В рамках проверки для составления требования сотрудники ПФР проверяют строки 100, 140, 141, 142 и 143 раздела 1 расчета РСВ-1.

В качестве ответа Фонд просит пояснить причину, по которой появилось расхождение, или же внести свое исправление.

В ответе нужно указать ожидаемое ПФР значение и фактическую сумму расхождения. Если в расчетах ошиблись вы, то просто сдавайте уточненный расчет, а если ошиблись в ПФР – укажите найденные ошибки в своем пояснении.

Низкий уровень заработной платы

Если сотрудники ПФР обнаруживают, что у кого-то из сотрудников компании заработная плата ниже МРОТ, работодатель получает требование, с просьбой обосновать эту ситуацию. Это связано с выявлением незаконных выплат в обход налогов – «серой» зарплаты или оплате «в конверте».

Фонд проверяет и сопоставляют показатели, находящиеся в форме отчетности РСВ-1. Для этого сотрудники рассчитывают среднюю заработную плату в проверяемой компании с помощью формулы деления общей суммы всех выплат на среднесписочную численность сотрудников.

Сведения о численности работников компания пишет сразу на титульнике расчета, а готовые выплаты – в разделе № 2.

Для ответа на данное требование можно ориентироваться на 2 основные причины.

• Вариант 1. В отчетный период один из работников компании ушел в отпуск за свой счет, то есть без сохранения заработной платы. Этот сотрудник включен в среднесписочную численность, однако его доход равен нулю. Таким образом общее количество выплат в качестве вознаграждения, очевидно, снизится в рамках предприятия.
• Вариант 2. Работники могут работать неполный день, или неполную неделю. Режим работы, который они выбирают, отражается в трудовом договоре. Если количество рабочих часов уменьшилось после заключения трудового договора, для исправления ошибки важно использовать дополнительное соглашение с данными сотрудниками. Отработанные работниками часы отражают в табеле согласно выбранному режиму.

Нарушение контрольных соотношений и правил составления отчетности

В данном случае ПФР вновь интересует отчетность РСВ-1. Сотрудники Фона проверяют контрольные соотношения, указанные в распоряжении Правления ПФР от 31.07.2014 № 323Р. Здесь ПФР ориентируется на 5 групп ошибок, которые могут влияет на отчетность:

• Коды 10 и 20. Ими обозначают несерьезные ошибки. ПФР примет отчет, однако, с кодом 20 нужно будет приложить пояснение.
• Коды 30, 40 и 50. Эти ошибки уже более серьезные, с ними ПФР не примет ваш расчет и потребует сделать уточненный.
• Код 30. Этот код говорит об отсутствии или же неправильном сочетании необходимых элементов отчета.
• Код 40. Используется, если в отчете найдены недопустимые символы.
• Код 50. Такой код означает, что нарушена структура файла.

Мы разобрали основные требования, которые предъявляют контролирующие органы – ПФР, ФНС и ФСС. Теперь разберем, как работать с этими требованиями в «1С».

Как отвечать на требования в сервисе «1С–Отчетность»

Процесс ответа на требования контролирующих органов можно автоматизировать. Уже не первый год в этом деле законопослушным предпринимателям помогает сервис «1С–Отчетность».

Разберем ответ на примере требования от ФНС.

В первую очередь важно обратить внимание на несколько факторов:

При представлении документов по требованию ИФНС следует обратить внимание на следующее:

1. Если документ, который вы передаете в ФНС, имеет утвержденный формат, его можно отправить в формате xml. Использовать этот формат могут только компании, которые использую электронный документооборот для обмена документами с контрагентами, если они имеют утвержденный налоговой формат.
2. Если в компании не используют электронный документооборот для работы с контрагентами или предоставленные документы не имеют утвержденного формата, такие документы отправляют в ФНС в виде сканов.

Перечень документов, которые можно отправить xml формата органичен. К ним относятся:

Поскольку перечень документов, имеющих утвержденный ФНС формат, ограничен, в виде xml-файла можно передавать только следующие документы:

• счет-фактура;
• корректировочный счет-фактура;
• товарная накладная (ТОРГ-12);
• акт приемки-сдачи работ (услуг);
• документ о передаче товара при торговых операциях;
• документ о передаче результатов работ (об оказании услуг);
• счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру;
• корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру;
• книга покупок;
• книга продаж;
• дополнительный лист Книги покупок;
• дополнительный лист Книги продаж;
• журнал полученных и выставленных счетов-фактур.

Сканом же можно отправить любой документ, который запрашивает ФНС.

Получение требования и его приемка в «1С»

Полученные от контролирующих органов письма и требования автоматически отражаются в форме «1С-Отчетность», конкретно в разделах «Входящие» и «Новое».

В процессе электронного документооборота при подготовке ответа на требование, в работе появляются технологические электронные документы:

• Подтверждение даты отправки.
• Квитанция о приеме.
• Уведомление об отказе в приеме.
• Извещение о получении электронного документа.

ФНС считает требование принятым с момента, когда инспектор получает квитанцию о приемке, подписанную электронной подписью налогоплательщика.

Эту квитанцию отправляют в течение 1 рабочего дня с момента получения. Если не подтвердить получение в течение шести рабочих дней с даты отправления, то ФНС заблокирует расчетный счет получателя.

Подтвердить прием в сервисе «1С–Отчетность», нужно воспользоваться кнопкой «Подтвердите прием» или формой требования, нажав кнопку «Подтвердить прием».

Далее пользователь формирует ответ на требования по утвержденной форме в электронном формате.

Формирования ответа на требование в «1С»

Документ, который требует ФНС, составленный в электронном виде должен включать актуальные реквизиты требования подписан заверенной электронной подписью и направлен в налоговую по ТКС.

После подготовки нужных документов для отправки ответа на требование используем кнопку «Отправить». Перед отправкой сервис просит подписать документ.

При получении нужных документов в электронном формате, ФНС, присутствии основания для отказа, сформирует свою квитанцию о приеме ответа в течения 1 рабочего дня со дня получения.

Если же сотрудники ФНС имеют причину для отказа налогоплательщику, они формируют уведомление об отказе в приеме, которое отправляется адресату.

Реакция ФНС на ответ налогоплательщика на требование указана в графе «Состояние» в разделе «Письма».

Как мы видим, процесс передачи ответа на требование довольно прост и не требуют особых усилий.

Отвечать на требования нужно своевременно, чтобы не получить штраф и оставаться на хорошем счету в контролирующих органах.