Как бухгалтеру-новичку не завалить испытательный срок?

Перед каждым выпускником, получившим диплом, стоят две важные задачи: найти работу и начать на ней работать — то есть не завалить испытательный срок.

Есть вариант попасть в организацию, которая работает много лет, но можно и в новую фирму, которой еще нет и года. Что хуже? Не известно. Дело в том, что в организации, которой много лет, можно перенять опыт старших коллег. А в новоиспеченной и подсказать будет некому.

Худшее, что может быть — это если вы только устроились работать, а уже отчетность надо сдавать.

Без паники! Рассказываем, что делать

Когда приходишь на новое место работы, первым делом нужно принять дела. Это не всегда происходит официально с актом и подписями с обеих сторон. Если предыдущего работника, место которого вы заняли, нет на месте, придется все проверять самостоятельно.

Проверка наличия документов

Убедитесь, что в наличии:

• все отчеты за последние 3-5 лет;
• накладные, акты, счет-фактуры входящие;
• документы реализации;
• кассовая книга;
• авансовые отчеты;
• личные дела сотрудников: карточка Т-2, трудовой договор, заявление о приеме на работу, на вычеты, на отпуска, на материальную помощь и т.д. ситуативно;
• расчетные и платежные ведомости, расчетные листки;
• больничные и расчеты по ним;
• банковские выписки (уточните, сколько счетов у организации и каких — расчетный, кредитный, депозит, специальный счет, валютный и т.п.);
• другие первичные документы (они хранятся, как правило, не менее 5 лет, связанные с кадрами 50/75 лет).

Проверка доступов

Убедитесь, что у вас есть доступ к учетной программе и что она заполнена. Тут же можно проверить учет на корректность, зачастую такие программы дают такую возможность. Проверьте, нет ли нарушения нумерации документов, отрицательного остатка в кассе, списания материалов, отсутствующих на складе и т.д.

У вас также должны быть логины и пароли от всех рабочих сервисов, например: почты, программы для сдачи отчетности, онлайн-банка, личного кабинета ФНС и др.

Проверка исходящей и входящей первички

На предмет ее наличия — это не трудно сделать. Просто распечатайте реестр документов из программы и сверьте с наличием.

Со входящей посложнее. Первым делом разберитесь с актами сверки с поставщиками, разошлите их по электронной почте, а еще лучше и быстрее с помощью ЭДО.

Проверка входящей корреспонденции

Посмотрите, нет ли неотвеченных требований и запросов от ФНС, ПФР, ФСС. Разберитесь, какие письма и от каких инстанций зачастую поступают в организацию.

Ознакомьтесь также с основными документами: учетной политикой, положениями об оплате труда, командировками и т.п.

Заказ выписки из ЕГРЮЛ

Закажите свежую выписку и проверьте, что все данные в ней соответствуют реальности. Советуем также зайти в личный кабинет организации на сайте налоговой и проверить, какая используется система налогообложения.

Составление акта по результатам проверки

После выполненных шагов проверки составьте акт. Укажите в нем текущее положение дел. Обратите внимание руководства на то, что, по вашему мнению, требует внимания.

Далее попросите начальника подписать составленный вами акт в двух экземплярах, один их которых оставьте у себя.

Что еще нужно сделать?

Сделав анализ дел в компании, вы увидите слабые места. Чтобы исправить их, важно сразу выстроить взаимодействие. Например, потребовать своевременного предоставления документов, составить график документооборота и подписать его у руководителя.

Сложных схем для этого не понадобится. Просто укажите наименование документа, срок предоставления и ФИО ответственного. С графиком необходимо будет ознакомить всех сотрудников.

Если сотрудники будут нарушать сроки и после внедрения нового графика, сообщите директору. Скажите, что от соблюдения данного графика зависит своевременная и правильная подача отчетов и актуальность данных (которыми пользуется сам руководитель).

Рекомендуем автоматизировать свою работу по максимуму. Залог подготовки отчетности в срок и без ошибок — автоматизированный учет: ввод первички, загрузка выписок, обмен документами с контрагентами, расчет зарплаты, формирование кадровой документации.

И еще одно, не бойтесь ошибок. Все начинающие специалисты их допускают. Да и опытные тоже, только в меньшем количестве.