Мы на Workspace
Наверх
Gendalf Gendalf
283

«1С» для государственных и бюджетных организаций: все о возможностях базовых программ

Узнайте, какие программы выбрать для работы в государственных и бюджетных организациях.

Содержание

Сегодня автоматизация - ключ к успешной работе любого учреждения, в том числе государственного. Первый шаг к реализации этого процесса - понять основные принципы автоматизации и определить, что именно вы хотите улучшить в своей организации. Далее – выбрать программу, которая подойдет по всем выделенным параметрам.

В этой статье мы расскажем о двух самых базовых программах, которую можно использовать в государственном секторе – «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения».

«1С:Бухгалтерия государственного учреждения»

Программа поставляется в трех вариантах, самые подходящие из которых – ПРОФ и КОРП версии. Давайте подробнее разберем, на что способна каждая из версий.

«1С:БГУ» ПРОФ

Версия ПРОФ помогает:

  • сохранять документы в электронном виде;
  • подписывать их разными электронными подписями, показывая нужные штампы;
  • позволяет нескольким людям подписать документ по очереди;
  • контролировать документы, которые нужно подписать, через специальный раздел;
  • отменять или аннулировать электронные документы, если нужно.

Чтобы включить работу с электронными документами в «1С:БГУ» ПРОФ, зайдите в «Администрирование» и в настройках учета поставьте галочку напротив «Использовать внутренние электронные документы».

Настройка параметров учета

Можно настроить, как будут подписаны документы: кто и в каком порядке их подписывает, а также добавьте необходимые электронные подписи. В настройках организации нужно указать для каждого типа документа, как он будет подписываться.

Маршруты подписания (БГУ)

Документы, которые надо подписать, вы найдете на главной странице или в разделе «Органайзер», где есть ссылка на «Внутренние документы пользователя». Подписанные документы хранятся в «Архиве внутренних документов».

Чтобы подключить сертификат электронной подписи (ЭЦП), достаточно просто следовать инструкциям в разделе «Настройка электронной подписи и шифрования» в меню обмена электронными документами.

Важно: добавьте квалифицированные электронные подписи для тех сотрудников, которые будут их использовать.

«1С:БГУ» КОРП

Это идеальный инструмент для крупных учреждений, головных офисов с филиалами, централизованных бухгалтерий и учреждений, работающих в облаке. Эта программа позволяет настроить эффективный внутренний электронный документооборот.

С ее помощью можно:

  • обрабатывать документы пошагово с несколькими ответственными исполнителями;
  • разделять ответственность за разные части документа;
  • использовать электронные подписи для подтверждения документов, обеспечивая их защиту от изменений.

Прежде чем начать, нужно настроить шаблоны для всех типов документов. Это делается в разделе «Органайзер», где можно указать, какие документы и в каком порядке должны подписываться, и выбрать тип подписи.

Важно: эти функции доступны в версии программы 2.0.

Сравнение «1С:БГУ» ПРОФ и КОРП версий

Сравнительная таблица поможет вам определить, какие потребности бизнеса способна закрыть каждая из версий.

Требования «1С:БГУ» ПРОФ «1С:БГУ» КОРП
Внутренний ЭДО Функция электронной подписи документов. Инструмент для заполнения и подписи электронных документов.
Документ должен быть заполнен перед процессом подписания. До начала подписания документ может быть незаполненным и дополняться в ходе работы.
Один документ подписывается всеми участниками. Каждый участник добавляет свои данные к уже существующим.
Бизнес-процесс Маршрут подписания ЭДО. Шаблон для обработки документа, включающий этапы подписания.
Все шаги в рамках процесса соответствуют этапам подписания. Пользователи могут настраивать этапы бизнес-процесса, создавая новые с уникальными действиями.
На каждом этапе необходимо подписать документ или отказаться от подписания. Указание на обязательность электронной подписи для отдельных действий.
Маршрутизация Процесс идет строго последовательно, без отклонений или возвращений. Персонализированная настройка маршрута документа, включая возможные ветвления и возвраты.
Если кто-то отказывается подписать, документ отправляется назад куратору процесса. Возможность отправки документа на доработку на любой этап.
Любые изменения в документе требуют повторного процесса подписания с начала. При изменении информации в документе нужно повторить только затронутые этапы.
Статусы документов Статусы документа могут быть: Возможность пользовательской настройки статусов документа.
— не начат; Действия на каждом этапе могут изменять статус документа.
— требуется подписание; Различные статусы документа:
— требуется уточнение; — новый;
— завершен; — на доработке;
— аннулирован; — на подписании в ЦБ;
Статус «Требуется подписание» появляется, когда документ ждет подписи от любого из участников. — на утверждении руководителем;
— отражен в учете и т.д.
Адресация Только прямая (пользователям). Использование специализированных функций для определенных этапов, например, голосование.
Для документов, требующих различных подписей, необходимо задавать индивидуальные маршруты или вручную выбирать подписывающих. Создание единого шаблона для документов одного типа с автоматическим определением исполнителей.
Ролевая адресация Эффективен в крупных организациях для объединения исполнителей по ролям.
Распределение рабочей нагрузки между участниками одной роли.
Возможность ручного назначения задач при отсутствии инициативы среди исполнителей.
Уточнение адресата задачи среди исполнителей одной роли.
Использование специализированных функций для определенных этапов, например, голосование, согласование.
Предмет подписи Табличный документ (mxl-файл). Набор реквизитов (xml-файл).
Дополнительная настройка не требуется. Необходимость включения данных в зону ответственности исполнителя на определенном этапе.
Для отображения документа в нужном формате достаточно данных из подписанного файла. Подписание присоединенных файлов.
Формирование документа на основе данных, а не подписанного файла.
Защита данных от изменения Во время подписания электронных документов можно настроить просмотр формы прикладного документа только в режиме чтения. Предусмотрена защита от изменений подписанных данных.
Пользователь с доступом к настройкам ЭДО может редактировать документ в процессе его подписания. Невозможность изменения данных, подписанных на предыдущих этапах.
Нет защиты от изменений в документе на уровне его записи. Защита данных на уровне записи документа.
Настройка доступа к данным документа на каждом этапе.
Рабочее место исполнителя Раздел «Внутренние документы пользователя» включает: «Мои задачи для обработки документов».
Список документов, ожидающих подписи от пользователя. Актуальный список задачи пользователя
Список документов, за которые пользователь несет ответственность. Список задач пользователя с возможностью просмотра выполненных задач.
Возможность одновременного подписания нескольких документов. Расширенные возможности для поиска и организации задач.
Отображение дополнительной информации по документам в виде колонок. Отображение дополнительных колонок со значениями реквизитов документов.
Выполнение зависимых шаблонов Нет. Можно настроить, чтобы действия в одном документе автоматически влияли на процессы других документов, продвигая их по бизнес-процессам.
Выполнение прикладной логики Нет. Реализация специфической логики в ходе выполнения задач возможна с помощью дополнительных обработчиков.
Эти обработчики предварительно создаются в системе и затем выбираются для использования на конкретных этапах процессов.
Предусмотрено три варианта:
— клиент;
— сервер до транзакции;
— сервер в транзакции;
Дополнительные колонки списков задач Нет. Возможно добавление в списки задач дополнительных колонок, основанных на данных документов, аналогично настройке в системе «1С».
Настройки дополнительных колонок могут быть обменяны между схожими конфигурациями.
Эти колонки позволяют улучшить поиск, выборку и сортировку задач.
Дополнительные колонки списков задач Нет. Возможность указания срока выполнения задачи:
— отдельных этапов
— по нормативу;
— групп этапов (регламентных интервалов);
— срок по регламенту.
Импорт/экспорт шаблонов процессов Нет. Шаблоны процессов можно обменивать между аналогичными системами, что облегчает централизованную настройку и обновление.
Внедрение и сопровождение Не нуждается в дополнительной установке и обслуживании. Внедрение и поддержка системы необходимы, особенно на начальных этапах создания шаблонов процессов.
Настройка подсистемы не вызывает сложностей. Настройка системы может быть сложной.
Эксплуатация системы В процессе использования может потребоваться больше усилий: часто приходится вручную обновлять список подписывающих и следить за актуальностью электронных документов. Эксплуатация настроенной системы более простая: после утверждения бизнес-процессов и настройки ролевой модели, обеспечивающей строгий контроль за документами, ее использование становится проще.

Расскажем больше про «1С:БГУ»

На бесплатной консультации от нашего эксперта.

Получить консультацию

«1C:Зарплата и кадры государственного учреждения»

Программа «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» разработана на основе опыта работы множества предприятий и находит применение в HR-службах, бухгалтериях и других отделах, занимающихся вопросами:

  • управления персоналом;
  • учета труда сотрудников;
  • создания систем мотивации и наград;
  • соблюдения норм и правил по охране труда;
  • выполнения кадрового документооборота, расчета заработной платы, взносов и формирования отчетности по зарплате. Применение этой программы в таких подразделениях предоставляет обширные возможности для эффективной работы.

Разберем функции программы на примерах работы различных государственных структур.

Для государственных и муниципальных служащих

В программе реализован функционал расчета зарплаты для гражданских и муниципальных служащих.

Также доступны функции для:

  • создания контрактов для государственных и муниципальных служащих и перевода их на трудовые договоры;
  • начисления окладов по должности и классному чину, а также различных дополнительных выплат;
  • учета отпусков, включая специальные виды отпуска по закону, с возможностью указания дней отпуска в документе приема на работу или в справочнике должностей;
  • ведения учета служебного стажа и автоматической проверки данных для расчета зарплаты при приеме на работу.

Программа автоматизирует процесс аттестации, включая формирование комиссии, планирование и протоколирование, с учетом законодательных требований.

Для отчетности по государственным и муниципальным служащим предусмотрена классификация должностей и формирование реестров сотрудников с необходимыми данными.

Правоохранительные органы

«1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» облегчает расчет заработка сотрудников правоохранительных органов. Ниже описаны возможности программы для данной сферы.

  1. Описание должностей соответствует их принадлежности к составу вооруженных сил или правоохранительных органов.
  2. В процессе описания должностей принимаются во внимание как воинские, так и специальные звания сотрудников.
  3. Специальная документация регистрирует следующие процессы:
    • Назначение сотрудника правоохранительных органов под командование определенного руководителя;
    • Начало исполнения должностных обязанностей сотрудником;
    • Освобождение сотрудника от занимаемой должности;
    • Служебное перемещение в пределах структуры;
    • Исключение сотрудника из списка членов коллектива;
    • Перевод стажера с договорных отношений на контрактную основу работы.

Программа позволяет назначать сотрудникам фиксированные начисления, такие как оклады, надбавки за риск, квалификацию, конфиденциальность, стаж, а также премии за выполнение обязанностей. Начисления устанавливаются в соответствии с законодательством.

Расчет выплат производится через документ «Начисление зарплаты и взносов».

Военнослужащие

Обеспечивает расчет денежного довольствия для военных. В программе реализованы функции:

  • классификация должностей по военной службе;
  • учет воинских и специальных званий;
  • регистрация кадровых документов: назначения на должность, освобождение, переводы, исключения из частей, переход с призывной на контрактную службу.

Также программа ведет учет служебного стажа.

В расчет денежного довольствия входят типичные для военной службы начисления:

  • оклады за воинскую должность и звание;
  • надбавки за стаж, особые условия службы, секретность, классность, риски за здоровье и жизнь;
  • премии за исполнительность, автоматически начисляемые согласно настройкам.

Дополнительные начисления могут быть настроены индивидуально. Расчеты выполняются через документ «Начисление зарплаты и взносов».

Для медицины

Программа «1С:ЗКГУ» эффективно автоматизирует кадровый учет и расчет заработной платы в медицинских учреждениях. Особенности программы:

  • Федеральный регистр медработников. Интеграция с федеральным регистром позволяет обновлять и выгружать данные, облегчая учет персонала.
  • Тарификация. «Отчет по тарификации» упрощает формирование тарификационных списков, помогая планировать фонд заработной платы и контролировать финансы в соответствии с нормативами.
  • Аттестация. Программа поддерживает весь процесс аттестации, включая создание аттестационных комиссий и подготовку документации, что обеспечивает надежный учет результатов и планирование.
  • Работа с наркотическими средствами. Учет и контроль за работой с наркотиками автоматизирован, включая получение необходимых разрешений и соблюдение законодательства.

Эта система расширяется и адаптируется для соответствия требованиям медицинских учреждений, повышая эффективность управления персоналом и финансами.

Не нашли нужной функции? Расскажите нам об этом

Специалист программы разберет ситуацию и подберет для нее решение.

Оставить заявку

Для образования

Программа обеспечивает расчет зарплаты преподавателей в зависимости от их рабочей нагрузки, например, по количеству часов ведения занятий. В справочнике должностей указывается, если должность относится к педагогическим.

Для учета работы преподавателей в образовательных учреждениях программа предусматривает:

  • создание документов о распределении нагрузки для определения месячной оплаты с учетом нагрузки, надбавок и коэффициентов;
  • автоматическое формирование начислений, специфичных для сферы образования, как при начальной настройке, так и при расчете зарплаты; к ним относятся оплата за оклад, классное руководство, проверку тетрадей;
  • ввод необходимых показателей, таких как оклад, норма и фактические часы работы, проценты за дополнительные обязанности.

Расчет зарплаты после учета всех параметров производится стандартно в документе «Начисление зарплаты и взносов».

Также в программу внедрена система для гибкого расчета окладов педагогов, позволяющая учитывать различные параметры работы. Оклады могут формироваться как на основе документов тарификации, так и с использованием индивидуально настроенных формул. Это позволяет отделять расчетные данные от информации об учебном процессе и делать расчеты более точными и гибкими.

Поддерживается расчет окладов для разнообразной учебной деятельности и учет составных частей оклада с возможностью привязки к различным параметрам и элементам справочников.

«1С:ЗКГУ» для подразделений учреждений государственного сектора

Для бухгалтерии

Предусмотрены обширные возможности для автоматизации расчетов зарплаты, налогов, взносов и формирования отчетности, упрощая взаимодействие с «1С:Бухгалтерия 8».

  • Автоматизация расчета зарплаты. Программа включает разнообразные системы оплаты и премирования, позволяя настраивать доплаты и компенсации исходя из индивидуальных показателей.
  • Расчет НДФЛ и отчетность. Автоматизированный расчет НДФЛ учитывает статус сотрудника и позволяет формировать и отправлять отчеты прямо из программы.
  • Страховые взносы. Расчет взносов автоматизирован, с учетом страхового статуса и специфики СОУТ, с возможностью отправки электронной отчетности в контролирующие органы.
  • Взаимодействие с ФСС. Облегчается подача отчетов по использованию средств ФСС, включая электронные больничные.
  • Взаиморасчеты с персоналом. Управление взаиморасчетами включает выплаты через кассу и банк, депонирование и расчет компенсаций.
  • Аналитическая отчетность. Формирование статистической и аналитической отчетности по зарплате и взносам обеспечивает глубокий анализ финансовых показателей.
  • Синхронизация с «1С.Бухгалтерия 8». Обмен данными между программами минимизирует ручной ввод и ускоряет процесс формирования бухгалтерских записей.

Для отдела подбора персонала

Программа «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» версии КОРП обеспечивает комплексный подход к управлению персоналом в организациях, включая подбор кандидатов, обучение, аттестацию, оценку персонала, мотивацию, учет медосмотров и ДМС.

  • Подбор персонала. Программа упрощает ведение базы кандидатов, облегчает связь с потенциальными сотрудниками и увеличивает эффективность подбора за счет интеграции с рекрутинговыми платформами.
  • Развитие персонала. Позволяет разрабатывать и проводить электронные обучающие курсы, тестирования, отслеживать результаты обучения и планировать карьерное развитие сотрудников.
  • Оценка персонала. Включает инструменты для создания профилей должностей, планирования оценок и адаптационного обучения, обеспечивает проведение комплексной оценки персонала.
  • Аттестация сотрудников. Автоматизирует процедуру аттестации, от подготовки документации до учета результатов и планирования следующих аттестаций.
  • Охрана труда. Контролирует своевременность прохождения медосмотров и обучений по безопасности, автоматизирует взаимодействие со страховыми компаниями по ДМС.
  • Мотивация. Позволяет настраивать систему оценки и вознаграждения сотрудников, включая KPI и льготы, для различных категорий персонала.
  • Учет медосмотров и ДМС. Облегчает подготовку к медосмотрам, учет полисов ДМС сотрудников и мониторинг актуальности страховых программ.

Эти функции делают программу мощным инструментом для эффективного управления персоналом, адаптируемым под нужды современных организаций.

Для экономического отдела

Программа предоставляет комплексные инструменты для управления и анализа рабочего времени, учета труда, формирования и исполнения бюджета затрат на персонал, а также оценки эффективности использования ресурсов.

Анализ и учет рабочего времени: Автоматизация графиков работы и учет рабочего времени позволяет анализировать причины потерь рабочего времени и управлять переработками и отсутствиями сотрудников.

Учет труда и формирование ФОТ: Настройка систем оплаты труда с учетом различных показателей, включая KPI, обеспечивает точность расчетов и позволяет анализировать бюджет затрат на персонал, его исполнение, экономию и перерасход средств.

Документирование СОУТ: Упрощает подготовку и проведение специальной оценки условий труда, автоматизируя формирование соответствующей документации и деклараций для предоставления в инспекцию по труду.

Учет медосмотров: Ведение учета медицинских осмотров работников, включая подготовку направлений и расчет затрат на медосмотры, способствует контролю за состоянием здоровья сотрудников.

Регистрация и анализ инструктажей по ТБ и несчастных случаев: Полная автоматизация процесса учета инструктажей и управления информацией о несчастных случаях на производстве помогает повысить безопасность труда.

Штатное расписание и грейдирование: Управление штатным расписанием, включая его изменения и анализ, а также внедрение системы грейдирования на основе балльно-факторного метода улучшает организацию труда и планирование карьерного роста сотрудников.

Учет затрат на заработную плату: Автоматизированное планирование и отчетность по затратам на персонал обеспечивает эффективное управление финансовыми потоками и соответствие бюджетной дисциплине.

Таким образом, программа обеспечивает полный спектр инструментов для комплексного и эффективного управления персоналом, безопасностью и здоровьем на рабочем месте, а также оптимизацию затрат на персонал.

Для аппарата управления

Версия КОРП также предлагает руководителям комплекс инструментов для всестороннего управления персоналом, включая мотивацию, анализ затрат и мониторинг эффективности.

  • Управление кадрами. Предоставляет средства для развития структуры компании и управления подчинением, что позволяет руководству принимать обоснованные решения и следить за их исполнением.
  • Эффективность кадровых процессов. Дает возможность анализировать каждый аспект управления персоналом, от подбора до кадрового резерва, и оценивать работу всех служб.
  • Мотивация и льготы. Поддерживает создание мотивационных схем, настроенных на разные показатели эффективности, и учет льгот для сотрудников.
  • Оценка производительности. Руководство может использовать отчеты для детализированного изучения производительности труда и достижения целей компании.
  • Взаимодействие с сотрудниками. Личный кабинет сотрудника упрощает общение и позволяет сотрудникам самостоятельно получать необходимую информацию и отправлять заявления.
  • Квалификация персонала. Автоматизация аттестаций и оценок квалификации, включая метод 360 градусов, предоставляет полное представление о подготовленности персонала и позволяет принимать кадровые решения на основе данных оценок.

Для кадровой службы

Решение предоставляет кадровым службам инструменты для комплексной автоматизации работы с персоналом.

  • Учет персонала. Централизованное хранение данных о сотрудниках, их графиках и отпусках, облегчает управление и анализ кадровых ресурсов.
  • Регламентированный кадровый учет. Автоматическая генерация документов, включая электронные трудовые книжки и отчеты для ПФР, упрощает соответствие законодательным требованиям.
  • Подбор и адаптация персонала. Инструменты для создания трудовых договоров, включая дистанционную работу, и учет условий ученических договоров способствуют гибкой организации подбора и адаптации сотрудников.
  • Учет рабочего времени. Формирование графиков работы и учет рабочего времени помогают оптимизировать загрузку персонала и повысить продуктивность.
  • Учет остатков отпусков и отгулов. Эффективное планирование и учет отпусков и отгулов способствуют соблюдению прав сотрудников и оперативному управлению отпускным графиком.
  • Воинский учет. Ведение учета сотрудников, подлежащих воинскому учету, и автоматизация отчетности упрощают соблюдение требований военкоматов.

Обратите внимание

С введением закона № 404-ФЗ от 1 октября 2023 года, который значительно увеличивает штрафы за нарушения в ведении воинского учета, бухгалтерам и специалистам по кадрам необходимо внимательно отнестись к учету и документированию сведений о сотрудниках, подлежащих воинскому учету.

Для охраны труда

Программа облегчает работу отдела охраны труда и техники безопасности, предлагая инструменты для комплексного учета и документирования важных аспектов безопасности труда:

  • Декларация соответствия условий труда. Позволяет формировать декларации по результатам специальной оценки условий труда (СОУТ) для предоставления в инспекцию по труду, упрощая процесс подготовки и регистрации результатов.
  • Учет медосмотров. Ведет учет прохождения работниками медосмотров, автоматизирует подготовку направлений и учет затрат на медицинские осмотры.
  • Регистрация инструктажей по технике безопасности. Автоматизирует процесс учета и контроля проведения инструктажей, позволяя настроить способы и периодичность проведения по различным рабочим местам.
  • Расследование несчастных случаев. Обеспечивает возможность фиксации и хранения информации о несчастных случаях на производстве, включая данные расследований и прикрепление соответствующих документов.

Остались вопросы?

Мы готовы проконсультировать вас по работе базовых программ «1С» для бюджетных организаций.

Получить консультацию
Поделиться  

Рейтинг статьи:

4.9

(на основе 11 голосов)