Мы продолжаем интервью с Калачевой Ариной, которая ведет в Учебном центре «ГЭНДАЛЬФ» курсы по «1С:Бухгалтерии предприятия», «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», а также рассказывает, как освоить бухгалтерию с самого начала. Она уже рассказала, можно ли освоить профессию бухгалтера на курсах «1С». Но ведь на курсы приходят и опытные бухгалтеры со стажем больше 10 лет работы. Нам стало интересно узнать, зачем.
– Зачем курсы нужны опытным бухгалтерам, которые уже давно работают в программе «1С»?
– На курсах для опытных бухгалтеров мы решаем другие задачи.
Например, разрабатывая какую-то новую конфигурацию, фирма «1С» упрощает во многом деятельность бухгалтера, однако каждая новая конфигурация приносит сильные изменения в отражение операций. Раньше, например, бухгалтер создавал реализацию, на основании этой реализации мог сделать оплату. А в новой конфигурации принцип изменили, убрали кнопку «Создать на основании». Или наоборот, раньше в производстве нужно было отдельно списывать материалы, отдельно выпускать какие-то полуфабрикаты, отдельно – продукцию. А сейчас облегчили задачу, сделали дополнительную функцию: вбиваем спецификацию, и один документ «Отчет производства за смену» нам сразу дает и списание, и выпуск.
Документ «Отчет производства за смену» заменил сразу несколько документов
Конечно можно самостоятельно сесть, разобраться в вопросе – но сколько же времени это займет?
Бухгалтер, который ведет постоянно учет – занятой человек, у него и так своих операций на работе достаточно, когда ему заниматься поисками решения? Вот нет теперь списания материалов, а куда же его дели…
Куда проще прийти туда, где тебе наглядно покажут, а вот у нас теперь из этого формируется это, сюда мы подбиваем, вот здесь у нас новая вкладка появилась, поскольку с этой вкладкой вы сразу списываете материалы. Или, например, контрагент. У него новые гиперссылки появились. И пройдя по этой гиперссылке, вы раньше вручную выбирали все документы, которые связаны с этим контрагентом, а сейчас это дополнительная вкладка, мы туда заходим и видим весь перечень документов, в которых как субконто указан данный контрагент.
То есть в первую очередь курсы помогут сэкономить время практикующего бухгалтера. Ему выгоднее прийти на курс и быстро увидеть сразу, как правильно по-новому заполнять документы.
– Есть что-то, о чем чаще всего спрашивают опытные бухгалтеры на курсах по «1С»?
– Есть – никто не умеет пользоваться отчетами. Я столкнулась тем, что бухгалтеры, ведя бухгалтерию в «1С», составляют кучу отчетности в Excel. Раздел «Отчетность» и разные формы отчетов и формирование отчетов под свои требования – это сложный момент. И мало кто до него доходит.
Встроенные отчеты в «1С» помогут разобраться со сложными налогами
В общем, если с первичкой люди как-то разбираются, либо им помогают разобраться коллеги, то до отчетов не доходит практически никто.
У составления отчетов есть своя специфика, и пару раз потыкав по кнопкам, человек просто говорит: «Ладно… До меня пять лет вели в экселе начисления резерва на отпуск, и я буду делать так же». А можно в программе нажать на отчет, и он автоматически все посчитает.
А мы на курсах рассматриваем отчеты по всем абсолютно операциям. Это первое, за что говорят спасибо: «Боже мой, это столько лет я вел этот отчет, а тут, оказывается, можно поставить пару галочек, найти какие-нибудь отборы, и он будет формироваться автоматически?..» Причем это касается как бухгалтерии, так и кадров.
– Кстати, о кадрах. Вы ведете курсы и по «1С:Бухгалтерии», и по «1С:Зарплата и управление персоналом». Но ведь в «1С:Бухгалтерии» можно вести учет зарплаты, зачем вообще нужна дополнительная программа, зачем ее изучать?
– Программа «1С:Бухгалтерия 8» предполагает упрощенный расчет заработной платы. Говорить о том, что программа посчитает все сама, увы, невозможно. То есть никаких сложных начислений, никаких расчетов конкретно отработанного времени. В программе «1С:Бухгалтерия 8» вообще нет таких понятий, как табель или график работы, программа просто делает бухгалтерскую проводку по отражению начисления заработной платы, как если бы сотрудник отработал весь месяц.
Обычно говорят, что «1С:Бухгалтерия 8» рассчитана на ведение бухгалтерии для предприятия со штатом до 60 человек. Но по своему опыту могу сказать, что даже если у фирмы 20 человек, и эти 20 человек работают не на окладе, у них разные сложные варианты начислений. Например, они работают по разному графику, есть сверхурочные, есть коэффициенты, надбавки, какие-то вознаграждения, которые рассчитываются от чего-то (отработанного времени, продаж, выручки и т.д.). То вести учет заработной платы в программе «1С:Бухгалтерия 8» становится сложно.
Деятельность бухгалтера застопорится, она будет начислять зарплату несколько дней. Потому что это все это придется отразить вручную, делая кучу начислений. Нужно создавать отдельно каждое начисление и отражать, отражать, отражать… Потом смотреть документ начисления заработной платы, то, что там не отразилось, вносить, корректировать, устанавливать конкретное количество дней, вручную отражать, какая же сумма должна быть начислена.
А если предприятие занимается не только торговлей, но и производством, сразу возникает большая проблема при расчете зарплаты. Еще один очень большой пласт ручной работы, ручного доисторического труда. Бухгалтеру же надо все это помнить, где-то вести, кто сколько отработал. Мне кажется, в цифровую эпоху это уже некий моветон.
Поэтому «1С:Зарплата и управление персоналом» – это идеальный вариант для бухгалтера, который хочет рассчитывать заработную плату с удовольствием. Особенность «1С:ЗУП» в том, что там предусмотрено все. Если вы правильно ведете кадровый учет, подбираете все графики, создаете индивидуальные, понимаете, каким образом задать начисления, будут ли они исчисляться формулой или процентом от другого начисления, то программа будет считать все автоматически. А в «1С:Бухгалтерии предприятия» нужно самостоятельно расписывать, какой процент больничного должен получать сотрудник, там нет возможности ввести стаж. Если есть отпуск, «1С:БП» не скорректирует начисления зарплаты с учетом того, что сотрудник часть месяца был в отпуске. Она начислит зарплату и покажет отпускные.
Бухгалтеру нужно все время вести параллельно какие-то расчеты, какие-то первичные документы учитывать вне программы. «1С:Зарплата и управление персоналом» поможет от этого полностью отказаться.
– Есть отдельные курсы по переходу на новую редакцию программы. С какими сложностями можно столкнуться, если меняется редакция?
– Со сложностями я первый раз столкнулась в связи с тем, что «1С» перестала поддерживать предыдущую версию «1С:ЗУП». Все стали переходить в ускоренном режиме на редакцию 3.0, причем организации попытались осуществить переход самостоятельно.
Однако надо понимать, что программы «1С» меняются во благо бухгалтера, упрощают его работу – и зачастую в новые редакции добавляется механизм, который включает сразу несколько документов или делает сразу несколько проводок, или там есть какая-то новая группировка, которая дает возможность что-то туда подсоединить. Но бухгалтер-то об этом еще не знает. Он пытается взять новый документ и сформировать старым способом. В итоге документ выдает неправильную сумму.
Затем не закрывается месяц… Естественно, это вызывает раздражение и вопросы, зачем вообще нужна новая редакции, «до этого пять лет работали и ничего», ну и что, что половина учета велась на коленке.
В большинстве своем те организации, которые попытались перейти самостоятельно, столкнулись с проблемой, что в старой базе вести учет нельзя, потому что «1С» вообще не поддерживает формирование правильных форм отчетности, они не обновляются. А в новую базу они еще не научились выводить правильную информацию, и она не полностью отражается.
А некоторые часть каких-то начислений до сих пор ведут в «семерке» («1С:Бухгалетрии 7.7» – прим. ред.). Может, просто не понимают, как правильно отразить что-то в «1С:Бухгалтерии 8» – а это уже автоматизировано, и тут вообще ничего не надо делать, и, например, при закрытии месяца сформируется отдельная справка-расчет, которая автоматически выдаст нужную информацию.
Приходится помнить, что ведение бухучета – правильное и своевременное – по нашему законодательству является не возможностью юридического лица, а его обязанностью. Поэтому если нужно, чтобы бухгалтер правильно и своевременно отражал хозяйственные операции, то лучше пусть он неделю походит на курсы, разберется в новой программе.
Работодатель должен понимать, что это не только его затраты, но и его подстраховка себя как хозяина предприятия. Потому что в большинстве случаев у нас ответственность за отчетность несет генеральный директор. Составляется она главным бухгалтером, а подписывается генеральным директором. И его подмога в этом – это хорошо обученный персонал, который все ведет в одной конфигурации и может любую информацию по требованию руководителя или налогового органа при проверке вывести из программы.
В Учебном центре «ГЭНДАЛЬФ» в Ростове-на-Дону можно пройти курсы по работе в различных конфигурациях «1С» («1С:Бухгалтерия 8», «1С:Зарплата и управление персоналом 8», «1С:Розница и т.д.), курсы по переходу на новые редакции программ или связанные с изменениями в законодательстве – например, по переходу на новую ставку НДС, курсы по нахождению ошибок в учете и многие другие. В расписании можно подобрать курс, нужный именно вам. Помимо этого, Учебный центр «ГЭНДАЛЬФ» проводит и корпоративные курсы для предприятий.
