Управление перевозками: от фактов к решениям. Шесть Ключевых показателей эффективности для транспортной логистики

Оценка деятельности компании по показателям результативности бизнес-процессов — признак управляемости предприятия. Традиционно опирались на финансовые результаты: доход, прибыль, убытки. В современных условиях ожидать итоговых квартальных цифр — значит, реагировать на проблемы с опозданием.

Для безошибочных решений нужны данные в режиме реального времени. Эту задачу решают ключевые показатели результативности.

В логистике такие показатели позволяют перевести абстрактную работу транспорта в конкретные цифры для анализа. Рассмотрим, что именно включают данные показатели.

Выполненный заказ: индекс совершенного заказа

Заказ считается выполненным идеально, если все операции совершены без ошибок и в строгом соответствии с условиями договора. Индекс совершенного заказа — это интегральный показатель. Он рассчитывается как произведение трех величин.

• Своевременность.
• Укомплектованность (клиент получил именно тот объем и номенклатуру, которые заказывал).
• Безошибочность (нет повреждений грузов, документация составлена корректно).

Своевременность доставки

Это один из наиболее важных показателей результативности, напрямую влияющий на удовлетворенность клиента. Что важно учитывать при расчете?

• Уровень расчета. Показатель можно считать на уровне рейса или на уровне конкретной накладной. Российские ритейлеры, например, требуют контроль своевременности доставки для каждого документа.
• Индивидуальные условия. Для каждого получателя своевременность определяется индивидуально. Прибытием в срок может считаться доставка в определенное время, в период работы склада или в рамках жесткого временного окна (с 01:00 до 02:00). Так компании управляют очередностью разгрузки.
• Метод фиксации. Отправитель и получатель могут фиксировать время по-разному: по факту прохода КПП, по моменту передачи документов или после отметки в системе.

Своевременность оформления документов

Товарно-транспортные накладные заверяют печатями и выписывают в нескольких экземплярах. Движение документов должно быть синхронизировано с движением транспорта. При перевозках на большие расстояния возврат документов отправителю может занимать недели. Если водитель сразу берет следующий заказ, расчет между компаниями затягивается. Мониторинг этого показателя позволяет оптимизировать документооборот и ускорить поступление оплаты.

Средняя стоимость единицы перевозимой продукции

Себестоимость транспортировки включает не только бензин. Это сумма нескольких этапов.

• Расходы на подготовку и погрузку.
• Оплату тарифов на перевозку, страхование, таможенных пошлин.
• Расходы на хранение грузов в транзитных точках.
• Затраты на выгрузку и доставку со склада до двери получателя.

Соотношение расходов на перевозку и продаж

Этот показатель дает понять финансовую эффективность логистики для бизнеса в целом. Рассчитывается просто: затраты на перевозку делятся на объем продаж в денежном выражении. Для понимания картины нужно отслеживать этот показатель в динамике, наблюдая, как меняется соотношение при росте или падении продаж. Это позволяет отделить объективные рыночные факторы от внутренней неэффективности управления.

Уровень утилизации транспорта

Показатель эффективности использования ресурса. Это соотношение фактического объема или веса перевозимого груза к полной вместимости транспортного средства. Уровень утилизации вычисляется в процентах от оптимальной загрузки.

Как собирать данные для подсчета показателей результативности

Чтобы правильно сформировать показатели результативности, нужно организовать мониторинг с исходными данными. Важно собирать информацию оперативно и без ошибок. Многие до сих пор используют электронные таблицы или калькуляторы. Это трудоемко и чревато ошибками обработки.

Современные системы управления перевозками позволяют автоматизировать эти расчеты и хранить результаты в единой базе. Рассмотрим возможности такого подхода на примере отраслевого решения.

«1С:TMS Логистика»: работа с показателями

Программный продукт «1С:TMS Логистика» предназначен для компаний, которым нужно решать задачи транспортной логистики. Это перевозчики, экспедиторы, логистические операторы, а также грузовладельцы с собственным парком (производственные и торговые предприятия). Система актуальна, если автопарк насчитывает от 10 транспортных средств или объем обработки достигает от 100 заявок в день.

Транспортная логистика сегодня требует согласованной работы всех участников. Решение обеспечивает эту согласованность в трех ключевых областях.

• Техническая сопряженность: система учитывает параметры различных типов транспортных средств, задействованных в цепочке перевозки.
• Технологическая сопряженность: применяется единая технология транспортировки, адаптированная для всех видов транспорта в цепочке.
• Экономическая сопряженность: реализована общая технология построения тарифной системы для всех звеньев перевозки.

Возможности программы

Основное назначение решения — планирование грузоперевозок. Программа позволяет управлять нескольких процессами сразу.

• Сборными и комплектными перевозками грузов.
• Доставкой «последней мили» (планирование городской доставки).
• Мультимодальными перевозками, где задействованы разные виды транспорта (например, морской, железнодорожный, автомобильный при доставке из Китая в Россию).
• Цепочкой логистических процессов совместно с различными подразделениями компании.
• Выбором исполнителя и вида перевозки (отдельное ТС или сборный груз).
• Автоматическим планированием региональной и местной доставки для большого количества заявок.

Функциональность программы реализована через набор специализированных подсистем. Каждая подсистема решает конкретные задачи пользователя и поставляет данные для аналитики.

Подсистемы для ежедневной работы

В зависимости от структуры компании в конфигурации настраиваются рабочие места для менеджера отдела продаж, менеджера отдела закупок, сотрудника отдела логистики и сотрудника транспортного подразделения. Рассмотрим ключевые подсистемы.

• Управление нормативно справочной информацией. Базовая подсистема, обеспечивающая работу всех остальных. Здесь создается и хранится информация о валютах, организациях, деловых партнерах (агенты, перевозчики, заказчики), контактных лицах, адресах, правилах тарификации и классификации грузов, номенклатуре, пользователях, группах тарифов и маршрутах.
• Управление потребностями в перевозке грузов. Подсистема предоставляет пользователю возможность регистрации предварительной потребности в перевозке и контроля ее последующей обработки. Реализованы функции регистрации потребности, контроля ее обработки и регистрации взаимодействий.
• Управление заданиями на перевозку грузов. Здесь регистрируются Задания на перевозку грузов и контролируется их исполнение. Подсистема позволяет рассчитать плановую стоимость перевозки для клиента, контролировать исполнение задания и регистрировать взаимодействия.
• Формирование рейсов. Подсистема для автоматического и ручного формирования комплектных и сборных рейсов. В один рейс могут быть включены звенья из разных Заданий. Планируются затраты на выполнение рейсов и контролируется их исполнение. Для рейса можно сформировать пакет печатных форм, соответствующих требованиям законодательства.
• Управление ресурсами для обеспечения рейсов. Подсистема предназначена для обработки заявок на выделение или поиск транспортных средств и сотрудников. Она контролирует потребности в ресурсах, анализирует заявки на выделение транспортного средства и позволяет использовать бизнес-процесс согласования заявки.
• Контроль выполнения рейсов. Подсистема фиксирует факт прохождения точек маршрута и осуществляет общий контроль за процессом выполнения рейсов. Эти данные ложатся в основу расчета показателя своевременности.
• Управление тарифной политикой Компании. Подсистема фиксирует тарифную политику для услуг компании и правила расчета собственных затрат. Реализованы функции формирования правил расчета и установки тарифов в разрезе видов транспорта и групп тарификации.
• Управление доступом. Ролевая модель позволяет настраивать права доступа пользователю. Роль определяет, какие действия и над какими объектами может выполнять сотрудник. Роли могут соответствовать должностям или конкретным функциям.
• Получение аналитической отчетности. Подсистема предоставляет пользователю информацию по оценке ключевых показателей эффективности выполненных перевозок. Проводится анализ статистических данных с различной степенью детализации. Форма отчетов настраивается.
• Визуализация информации на электронных картах. Для удобства диспетчера при составлении маршрута используется картография.
  • OpenStreetMap: бесплатная WEB-картография для контроля фактических маршрутов (например, по данным ГЛОНАСС). Работает под ОС Windows и Linux.
  • ITOB:Картография: платный сервис (требуется приобретение лицензий у правообладателя) для построения маршрутов по правилам дорожного движения, подходит для всех регионов. Работает под ОС Windows и Linux. Подсистема позволяет визуализировать адреса, зоны, плановые и фактические маршруты, а также рассчитывать расстояние.
• Интеграция и обмен данными. «1С:TMS Логистика» не существует изолированно. Для построения комплексной информационной системы реализован обмен данными:
  • С решениями 1С:ERP, «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Управление торговлей» (обмен нормативно-справочной информацией и регистрация потребностей в перевозке).
  • С «1С:WMS Логистика. Управление складом» (онлайн-обмен для синхронизации складской и транспортной логистики: склад планирует погрузку с учетом порядка выгрузки, а транспорт в реальном времени видит статус готовности заданий).
  • С «1С:Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS» (расширенный мониторинг: контроль местоположения, фактического пробега, расхода топлива, оповещения о событиях, контроль соблюдения маршрутов и скоростного режима, сигнал SOS).
  • С мобильными устройствами на ОС Android. Спланированные доставки передаются водителям. Через мобильное приложение (например, бесплатное «ITOB:Мобильный клиент») сотрудники принимают задания, отражают статус выполнения, обмениваются сообщениями и фотоотчетами. Диспетчер в реальном времени видит траекторию движения.
  • С сервисами обмена сообщениями. Настроены оповещения персонала о сходе с маршрута, опозданиях, задержках, срабатывании тревожной кнопки или изменении температурного режима. Также можно информировать конечных клиентов о времени получения товара.

Эффективное управление перевозками требует перехода от интуитивных решений к управлению на основе данных. Ключевые показатели результативности — это инструмент, который позволяет увидеть слабые места и точки роста, но ручной сбор показателей отнимает время и не гарантирует точности.

Использование специализированной программы, такой как «1С:TMS Логистика», автоматизирует сбор, обработку и анализ данных по каждому рейсу. Программа не просто фиксирует факты, но и предоставляет инструменты для планирования, контроля и оптимизации, позволяя руководителю сосредоточиться на развитии, а не на решении текущих проблем.