Когда обороты компании растут, появляется опасная иллюзия контроля. Кажется, если менеджеры постоянно звонят, склады загружены, а клиенты платят деньги, значит, система работает исправно. В реальности бизнес может медленно уходить на дно просто потому, что владелец принимает решения «на глаз».
История Алексея, собственника небольшой компании в сфере оптовая торговля, типична. Два года он управлял продажами и закупками через учет в Excel. Ему казалось, что он полностью контролирует процесс: менеджеры заняты работой, топ продаж регулярно обновляется, а оборотные средства крутятся в деле.
Кейс из практики
«Два года я был уверен, что мы стабильно растем. Но когда в конце месяца на счетах снова не оказалось свободных денег на закупки, я решил перенести данные из таблиц в «1С:Управление нашей фирмой». За один вечер я изучил, что такое стандартная управленческая отчетность и понял: все это время мы продавали много, но зарабатывали с этого копейки»
— Алексей, владелец оптовой компании.
Оказалось, что ручное сведение данных прятало от него реальные проблемы: убыточные позиций, низкая эффективность менеджеров по продажам и огромная дебиторская задолженность.
Почему владельцы бизнеса часто не видят реальную картину своей компании
Большинство предпринимателей в сегменте малого и среднего бизнеса сталкиваются с одинаковым барьером: автоматизация малого бизнеса откладывается на потом. В итоге вся критически важная информационная база оказывается разбросана по разным источникам:
-
Таблицы в Excel, которые каждый менеджер ведет по-своему;
-
Записи в блокнотах и личные чаты с клиентами;
-
Неактуальные остатки на складах и разрозненная аналитика продаж.
Учет в Excel неизбежно ведет к человеческому фактору. Когда происходит ручное сведение данных, ошибки становятся закономерностью. Вы видите общую сумму выручки, но не видите, из чего она состоит. Без сведения цифр в единую систему невозможно оперативно отследить взаиморасчеты с контрагентами, корректно рассчитать себестоимость с учетом логистики и оценить, какова реальная рентабельность товара.
В результате собственник управляет компанией «на ощупь». Чтобы избавиться от иллюзий, бизнесу нужна не сложносочиненная BI-система с привлечением штата программистов, а понятная встроенная аналитика.
5 отчетов «1С:УНФ», которые показывают бизнес без иллюзий
Программа «1С:УНФ» содержит глубокий аналитический блок, который доступен сразу после ввода базовых первичных документов. Рассмотрим «1С:УНФ» отчеты, которые открывают руководителю глаза на происходящее в его компании.
Отчет №1: «Валовая прибыль по номенклатуре»
Этот отчет валовая прибыль «1С:УНФ» показывает, какие позиции формируют реальный финансовый результат, а какие просто занимают место на складе и морозят деньги.
-
Что показывает. Выручка, прямая себестоимость, валовая прибыль и рентабельность товара по каждой позиции.
-
Что увидел Алексей. Два товара из двадцати обеспечивали 60% всей чистой прибыли компании. При этом абсолютный «хит продаж», на который делался основной упор, из-за скрытых расходов на логистику и закупку имел нулевую доходность.
-
Управленческое решение. Вывод из ассортимента убыточных позиций, пересмотр условий закупок и смещение фокуса маркетологов на высокорентабельные товары.
Отчет №2: «Валовая прибыль по менеджерам»
Стандартный отчет по продажам в «1С:УНФ» в разрезе сотрудников позволяет объективно оценить вклад каждого продавца в итоговый результат.
-
Что показывает. Какую валовую прибыль принес конкретный сотрудник с учетом себестоимости проданных им товаров.
-
Что увидел Алексей. Менеджер с наименьшим количеством сделок приносил компании больше всего денег, так как продавал маржинальные позиции. В то же время его коллеги показывали высокий уровень активности, но продавали дешевку с минимальной маржой. Здесь же помогла конверсия звонков в продажи, показавшая просадку в скриптах.
-
Управленческое решение. Изменение системы показателей и мотивации персонала. Перевод фокуса отдела продаж с валовой выручки на маржинальность сделок.
Отчет №3: «План-фактный анализ продаж»
Инструмент для контроля выполнения показателей и своевременной коррекции работы коммерческого отдела.
-
Что показывает. Запланированные показатели, фактические отгрузки и абсолютное отклонение от плана продаж в денежном и процентном выражении.
-
Что увидел Алексей. Общий план казался выполненным на 90%, но детальный план-фактный анализ показал провал на 40% по ключевой товарной категории. Общий объем добирался за счет неликвида со скидками.
-
Управленческое решение. Оперативная корректировка плана, перераспределение менеджеров на приоритетные направления.
Отчет №4: «Валовая прибыль по номенклатуре» (с сортировкой по количеству)
Специализированный отчет по прибыли «1С:УНФ», настроенный на рейтинг объемов отгрузок.
-
Что показывает. Точный топ продаж в физическом выражении (штуки, килограммы, метры).
-
Что увидел Алексей. Какие именно позиции вымываются со склада быстрее всего, а какие залежались и требуют уценки.
-
Управленческое решение. Точная корректировка плана на закупки на следующий месяц. Избавление от избыточных запасов и исключение дефицита ходовых позиций.
Отчет №5: «Отгрузка и оплата по заказам»
Инструмент для прозрачного контроля денежных потоков и обязательств.
-
Что показывает. Состояние каждого заказа — отгружен ли товар, поступила ли оплата, где образовалась дебиторская задолженность.
-
Что увидел Алексей. Несколько крупных клиентов получили отгрузки, но «забыли» внести оплату. В результате оборотные средства компании оказались заморожены в долгах контрагентов.
-
Управленческое решение. Ужесточение регламента предоставления отсрочек, своевременная претензионная работа, прозрачные взаиморасчеты с контрагентами.
Сводный разбор: 5 главных отчетов для руководителя в «1С:УНФ»
| № | Вопрос бизнеса | Отчет в 1С:УНФ | Что показывает на практике |
|---|---|---|---|
| 1 | Что реально приносит деньги, а что лежит грузом? | «Валовая прибыль по номенклатуре» | Реальная рентабельность товара и валовая прибыль с учетом себестоимости |
| 2 | Кто из сотрудников реально зарабатывает для компании? | «Валовая прибыль по менеджерам» | Эффективность менеджеров по продажам и их личный вклад в доход |
| 3 | Выполняется ли утвержденный план продаж? | «План-фактный анализ продаж» | Точное отклонение от плана продаж по группам товаров |
| 4 | Какие товары продаются лучше всего? | «Валовая прибыль» (сортировка по кол-ву) | Формирование топа продаж и корректировка плана на закупки |
| 5 | Кто из клиентов до сих пор не оплатил товар? | «Отгрузка и оплата по заказам» | Контроль просрочек, дебиторская задолженность и оборотные средства |
Что бизнес теряет, пока считает вручную в Excel
Работа по старинке в таблицах — это всегда осознанный риск и скрытые убытки. Когда в компании отсутствует единая управленческая отчетность, собственник сталкивается со следующими проблемами:
-
Потеря времени. Ручное сведение данных из разрозненных файлов занимает десятки часов рабочего времени бухгалтера или самого директора.
-
Принятие решений по интуиции. Без точных цифр руководителю кажется, что бизнес развивается, хотя на деле себестоимость съедает всю доходность.
-
Заморозка капитала. Неконтролируемые закупки приводят к затовариванию склада, а неконтролируемые отгрузки — к тому, что растет дебиторская задолженность.
-
Низкая конверсия. Без аналитики непонятно, где именно теряются лиды и какова конверсия звонков в продажи.
Обратите внимание
Все описанные «1С:УНФ» отчеты являются стандартными. Это встроенная аналитика программного продукта «1С:Управление нашей фирмой». Чтобы получить такую отчетность, не нужно нанимать программистов, писать технические задания или внедрять дорогие сторонние BI-системы. Данные формируются автоматически на основе базовых первичных документов (накладных, счетов, актов).
Как быстро увидеть такую картину по своему бизнесу
Переход от работы «на ощупь» к точным цифрам не требует месяцев сложного внедрения. Чтобы понять, как работает программа «1С:Управление нашей фирмой» и какую пользу она может принести вашей компании, не обязательно сразу покупать лицензии.
Вы можете протестировать функционал на своих реальных или демо-данных. Оформите тестовый доступ к «1С:УНФ», чтобы оценить возможности системы, увидеть реальные цифры своего бизнеса и принимать управленческие решения на основе точной аналитики, а не интуиции.
Получите бесплатный тестовый доступ к «1С:УНФ» уже сейчас
Подробнее
 1.png){kind=icon}
.png){kind=icon}