«1С:Документооборот» для вашего бизнеса: выбираем подходящую версию

Если в вашей компании много бумажных и электронных документов, то работа с ними может превратиться в настоящий хаос.

Часто теряются важные бумаги или их обработка занимает слишком много времени? Это не только создает финансовые риски, но и может подорвать доверие клиентов. Чтобы избежать таких неприятностей и сделать работу с документами удобной и быстрой, создана программа «1С:Документооборот», версии ПРОФ и КОРП, а также «1С:Документооборот государственного учреждения».

Давайте посмотрим, что может эта программа, какие задачи она решает, и разберемся в отличиях между версиями ПРОФ и КОРП.

Возможности «1С:Документооборота»

«1С:Документооборот» – это инструмент, который помогает компании держать все документы в порядке и контролировать выполнение важных задач. Благодаря этому сотрудники могут меньше отвлекаться на рутину и больше сосредотачиваться на действительно значимых вещах.

Вот некоторые из наиболее популярных функций программы.

«1С:Документооборот 8» («1С:ДО») значительно упрощает работу с договорами. Программа предлагает шаблоны для их создания, а также инструменты для согласования, подписания и выполнения всех необходимых процессов. Автоматический контроль исполнения обязательств и проверка наличия всех нужных документов делают управление договорной документацией более эффективным.

Программа также помогает автоматически продлевать договоры, следить за подписанием документов и контролировать сроки их действия.

В «1С:ДО» вы найдете шаблоны с нужными реквизитами и бланки, которые соответствуют корпоративным стандартам вашей компании. Также можно отслеживать изменения и версии каждого документа, контролировать качество их подготовки и местонахождение бумажных версий, а также сканировать необходимую документацию.

«1С:ДО» обеспечивает полный цикл работы с документами – от согласования и утверждения до исполнения, помогая поддерживать исполнительскую дисциплину на высоком уровне.

«1С:Документооборот» легко подружится с другими решениями на платформе «1С:Предприятие 8». Вот несколько примеров, с чем он может работать:

• «1С:Зарплата и управление персоналом 8»;
• «1С:Управление торговлей 8»;
• «1С:Бухгалтерия 8»;
• «1С:ERP Управление предприятием»;
• «1С:ERP. Управление холдингом»;
• «1С:Управление холдингом 8»;
• «1С:Управление производственным предприятием 8»;
• «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8».

Вы можете использовать «1С:Документооборот 8» на любом устройстве, будь то компьютер, планшет или телефон. Это возможно благодаря бесплатному мобильному приложению и доступу через веб-браузер, что избавляет вас от привязки к конкретному рабочему месту.

Встроенный почтовый клиент позволяет вам работать с электронной почтой прямо в системе, не переключаясь на другие программы. Это удобно, когда нужно использовать несколько почтовых ящиков, создавать задачи прямо из писем, связывать переписку с документами и прикреплять письма к задачам. Отправка документов из системы – дело одного клика.

С помощью «1С:Документооборота» вы легко сможете вести документацию по проектам, отслеживать переписку и поддерживать связь с участниками на всех этапах проекта. Программа также помогает контролировать выполнение задач и предоставляет аналитические данные о прогрессе ваших проектов.

Руководитель всегда в курсе, на что сотрудники тратят свое рабочее время, – программа позволяет учитывать затраты времени по разным проектам и видам работ, что помогает эффективнее распределять ресурсы.

Встроенный календарь – еще один плюс: с его помощью можно планировать задачи, просматривая их в разных режимах, например, на день, неделю или месяц. Это помогает оптимизировать загрузку каждого сотрудника.

В «1С:Документообороте» предусмотрены функции для удобной совместной работы. Вы можете бронировать помещения, быстро оповещать участников о месте и времени встреч, а система сама синхронизирует эти события с личными календарями всех участников, подбирая подходящее для всех время. Кроме того, программа позволяет отслеживать выполнение договоренностей, участвовать в групповых обсуждениях, голосованиях и даже анализировать эффективность мероприятий с помощью специальных отчетов.

Программа помогает оптимизировать рабочие процессы, предлагая как стандартные, так и настраиваемые процедуры. С ее помощью можно установить четкую систему маршрутизации документов и автоматизировать запуск процессов при наступлении определенных бизнес-событий.

Вы сможете отслеживать, как устроены и взаимосвязаны процессы, объединяя их в последовательные цепочки. Это позволит обеспечить правильный порядок действий, а также анализировать эффективность сотрудников, оценивая их по таким критериям, как соблюдение сроков, успешность выполнения задач, количество задержек и результаты согласования.

«1С:Документооборот» – виды. Что выбрать?

«1С:Документооборот» представлен в двух основных версиях – ПРОФ и КОРП. Каждая из них предлагает разный набор функций и подходит для различных типов организаций.

ПРОФ версия имеет на 30% меньше функций по сравнению с КОРП. Это идеальный выбор для малых и средних предприятий, а также для бюджетных организаций с простой организационной структурой. Если ваша компания не нуждается в большом количестве функций для управления документами, ПРОФ станет отличным решением: она доступна по цене и проста в освоении.

«1С:Документооборот КОРП» создана для средних и крупных компаний, включая холдинги. Эта версия разработана с учетом более сложных требований к документообороту и организационной структуре. КОРП предлагает расширенные функции для комплексного управления документацией, что особенно важно для организаций с большими объемами работы и высокими требованиями к процессам.

Версия ПРОФ не включает некоторые возможности, доступные в КОРП, такие как:

• Проектный учет: управление проектами с диаграммами Ганта, автоматический расчет планов, сводные отчеты и контроль сроков.
• Встроенная почта: быстрый поиск писем, общие списки рассылки и доступ руководителей к почте подчиненных.
• Система внешнего документооборота: обмен документами с контрагентами в формате ГОСТ Р 53898-2013.
• Синхронизация справочной информации: интеграция с другими приложениями «1С».
• Учет многосторонних договоров: ведение договоров с участием нескольких сторон.
• Мониторинг документов: отслеживание согласования, утверждения, регистрации и исполнения документов одновременно.
• Штрихкодирование: упрощенный поиск документов с использованием штрихкодов.
• Выполнение задач по почте: возможность исполнять задачи прямо из почтового клиента, например, Outlook.
• Мобильный клиент: доступ к системе с мобильных устройств для управления задачами, просмотра почты и календаря, а также контроля документов вне офиса.

Если вам необходимы эти дополнительные возможности, КОРП версия станет для вас идеальным выбором.

Возможности «1С:Документооборота КОРП»

Версия КОРП программы «1С:Документооборот» предлагает расширенные возможности для управления документами и проектами что делает ее идеальным выбором для крупных организаций. Вот что она включает:

• Учет по отдельным проектам, с автоматическим планированием и контролем сроков выполнения.
• Удобное составление и согласование договоров, даже если в них участвуют несколько сторон.
• Присвоение штрихкодов документам и файлам для упрощения работы с ними.
• Отслеживание состояния документов на каждом этапе их обработки.

Кроме того, КОРП версия позволяет арендовать программу в облаке и поддерживает печать регистрационных штампов на документах.

Для компаний с множеством подразделений и проектов КОРП предлагает:

• Мониторинг проектов и задач, возможность их принятия к исполнению.
• Настройку ограничений по определенным параметрам.
• Управление задачами через электронную почту, включая отметки об их выполнении.
• Возможность приостанавливать задачи, останавливать их и создавать иерархии работ.
• Использование шаблонов и настройку маршрутов документооборота для сложных процедур согласования.

В сфере проектного учета КОРП обеспечивает автоматизацию планирования, составление сводных отчетов по нескольким проектам, учет трудозатрат и контроль сроков.

Дополнительные функции включают:

• Проверку контрагентов по ИНН через базу ФНС без необходимости сторонних сервисов.
• Автоматическое внесение данных об организации из ЕГРЮЛ при оформлении документов.
• Возможность использования онлайн-карт, связь через Skype и интернет-телефонию.
• Учет работы с физическими лицами, включая фотографии и протоколирование действий сотрудников.

Все эти возможности делают версию КОРП отличным выбором для крупных компаний и холдингов. В то же время для малых и средних предприятий, которым не требуется такой широкий функционал, вполне подойдет «1С:Документооборот» ПРОФ с базовым набором возможностей.

«1С:Документооборот» для государственных учреждений 8

«1С:Документооборот государственного учреждения 8» – это специализированное программное решение от компании «1С», созданное для упрощения и автоматизации работы с документами в госучреждениях. Оно помогает ускорить процесс утверждения и согласования, обеспечивает высокий уровень безопасности и контроль над всеми документами.

Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, в которой содержатся все необходимые реквизиты, соответствующие ГОСТ и требованиям государственной системы документооборота. Программа учитывает рекомендации Росархива и традиции делопроизводства, что делает ее особенно полезной для систематизации входящих и исходящих документов, обращений граждан и прочих внутренних бумаг.

• Управление входящими и исходящими документами. Система позволяет легко регистрировать и отслеживать различные виды документов – от писем до приказов и резолюций.
• Электронное согласование. Благодаря программе документы можно быстро согласовать между сотрудниками, что значительно ускоряет принятие решений.
• Внутренний и внешний документооборот. Программа помогает организовать как внутренний, так и внешний обмен документами, обеспечивая удобство и контроль над информационными потоками.
• Учет исполнения документов. Система позволяет следить за статусом и выполнением документов, контролировать сроки и задачи.
• Автоматизация процессов. Встроенные функции для настройки автоматических уведомлений и напоминаний помогают оптимизировать работу с документами.
• Безопасность и контроль доступа. Программа обеспечивает высокий уровень защиты данных и позволяет настроить доступ к документам по уровню полномочий.
• Интеграция с другими системами. «1С:Документооборот государственного учреждения 8» легко интегрируется с другими продуктами «1С» и сторонними приложениями, что делает обмен информацией еще проще.

Это решение – отличный выбор для госучреждений, которым нужно оптимизировать и систематизировать работу с документами, соблюдая все необходимые стандарты и требования.

Каждый документ в системе имеет учетно-регистрационную карточку, которая полностью соответствует ГОСТам, требованиям ГСДОУ и рекомендациям Росархива, а также принятым стандартам делопроизводства. Программа позволяет эффективно учитывать и регистрировать входящие и исходящие документы, обращения граждан, справочные материалы и другие виды документов.

Все внутренние документы и файлы организованы в структурированные папки с учетом прав доступа. Эти права можно настроить в зависимости от типа документа и его классификации, что позволяет контролировать, кто может читать, добавлять, редактировать или удалять определенные файлы.

Программа также предоставляет удобные функции для регистрации и учета входящих и исходящих писем, включая возможности сканирования, печати штрихкодов и других элементов документов. Особое внимание уделено обработке обращений граждан в соответствии с законом №59-ФЗ. Для этого создано отдельное рабочее место, где сотрудники могут видеть всю информацию по заявкам, историю переписки и сопроводительные данные. Встроенные отчеты, такие как «Исполнение обращений граждан» и «Динамика количества обращений», помогают анализировать и контролировать процесс работы с обращениями.

«1С:Документооборот государственного учреждения» поддерживает обмен документами через МЭДО, соответствующий стандартам ГОСТ. Программа также включает почтовый клиент для работы с письмами напрямую в системе. Для обеспечения безопасности совместной работы с файлами внедрен механизм блокировки, предотвращающий конфликты при одновременном редактировании.

Система поддерживает сертифицированные механизмы электронной подписи (ЭП), что обеспечивает надежное шифрование документов. Процесс согласования в программе отображается через визы согласования, что позволяет легко отслеживать статус документа и видеть причины, если он не был согласован. Полнотекстовый поиск доступен не только по полям карточек, но и по содержимому документов, что значительно упрощает работу с большими объемами информации.

Программа также предоставляет возможности для коллективной работы через бизнес-процессы: рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение и поручения. Для каждого процесса можно выбрать подходящий шаблон, а все процессы удобно группируются и отображаются в хронологическом порядке.

Для контроля работы сотрудников доступна ежедневная отчетность, где отображается информация о времени, затраченном на выполнение задач и работу над проектами. Учет рабочего времени позволяет руководителям принимать обоснованные управленческие решения и оптимизировать рабочие процессы.

В комплекте с программой вы получаете:

• платформу «1С:Предприятие 8.3»;
• прикладное решение «1С:Документооборот государственного учреждения»;
• регистрационную карточку и лицензионное соглашение для использования программы на одном рабочем месте;
• конверт с пин-кодами для защиты программы;
• текущий выпуск информационно-технологического сопровождения (ИТС) и бесплатный доступ к материалам портала 1С:ИТС на три месяца;
• пин-код для регистрации продукта на сайте поддержки пользователей;
• почтовый конверт для отправки регистрационной анкеты.