«1С:Документооборот 8»: одна программа для всех бизнес-процессов

«1С:Документооборот 8» («1С:ДО») – это мощная система управления корпоративным контентом (ECM), которая объединяет в себе инструменты для работы с документами, бизнес-процессами и взаимодействием сотрудников. Программа сертифицирована в соответствии с требованиями законодательства РФ к оформлению документов и регулярно обновляется.

Бизнес-процессы в «1С:Документообороте»

В «1С:ДО» можно настроить процессы под конкретные нужды компании. Можно создать как простой процесс согласования с одной или несколькими задачами, так и сложный, многоуровневый процесс с большим количеством условий и разветвлений.

Бизнес-процессы в «1С:Документообороте» – это последовательность заранее определенных задач, которые выполняются разными сотрудниками. Когда один пользователь завершает свою задачу, программа автоматически назначает следующую задачу следующему сотруднику.

Задачи в системе служат средством коммуникации между сотрудниками и помогают автоматизировать рабочие процессы, что ускоряет работу организации и облегчает достижение конечных целей. Задачи создаются только в рамках определенных процессов, и исполнителями могут быть конкретные сотрудники, роли или автоматически подобранные сотрудники.

Виды бизнес-процессов в «1С:ДО»

В «1С:Документообороте» предусмотрен стандартный набор шаблонов процессов для работы с документами:

• Исполнение – внутренние или входящие документы направляются на исполнение одному или группе сотрудников, а также проверяющему для контроля выполнения задач, сроков и соблюдения регламентов.
• Ознакомление – документы и файлы (внутренние, входящие или исходящие) отправляются одному или нескольким пользователям для ознакомления.
• Рассмотрение используется для получения резолюции руководителя о дальнейшем исполнении или отказе от исполнения внутренних или входящих документов.
• Регистрация – процесс, который отправляется секретарю для присвоения документу регистрационного номера, чтобы придать ему официальный статус.
• Согласование – процесс для согласования различных документов и файлов с указанными респондентами.
• Утверждение/Подписание используется для утверждения или подписания внутренних или исходящих документов определенными сотрудниками.
• Обработки входящего/исходящего/внутреннего документа предназначены для создания более сложных схем обработки документов, где объединяются несколько базовых процессов в одну цепочку.
• Комплексный процесс автоматизирует свободный маршрут обработки документа. Состоит из последовательности заранее запланированных действий (типовых процессов), которые запускаются в заданном вами порядке или при определенных условиях. Эти действия можно создать как по шаблону, так и с нуля.

Каждый из них имеет свою схему работы, которую легко настроить под нужды вашего предприятия. Например, процесс согласования может проходить параллельно, последовательно, в смешанном режиме или по определенным условиям. Расскажем о нем, а также о других наиболее распространенных процессах подробнее.

Процесс «Согласование» используется для согласования исходящих и внутренних документов, файлов, а также для решения других вопросов, требующих одобрения. Этот процесс поддерживает три варианта маршрутизации:

• Параллельное согласование: все участники рассматривают документ одновременно.
• Последовательное согласование: документ проходит согласование по очереди.
• Смешанное согласование комбинирует параллельный и последовательный подход.

В качестве согласующих лиц можно указать конкретного пользователя или роль, например, «Юрист». Срок согласования может быть общим для всех или индивидуальным для каждого участника.

В процессе согласования возможны следующие решения:

• «Согласовано».
• «Согласовано с замечаниями».
• «Не согласовано».

Если документ не был согласован, после его доработки процесс можно запустить снова. Все циклы согласования фиксируются, включая историю всех виз на каждом этапе. Результат согласования может быть подписан электронной подписью.

Процесс «Рассмотрение» используется для передачи документа ответственному лицу на ознакомление, например, входящих документов или служебных записок.

Рассмотреть документ можно тремя способами:

• Ввести резолюцию текстом, которая затем будет обработана инициатором и вручную превращена в поручения для конкретных исполнителей.
• Лично направить на исполнение – указать исполнителей, сроки и задания для выполнения.
• Лично направить на ознакомление – указать список сотрудников для ознакомления и установить сроки.

После завершения процесса документ получает статус «Рассмотрен», а принятая резолюция отображается в его карточке. Резолюцию можно подписать электронной подписью. При направлении на рассмотрение сотрудник может предложить проект резолюции. Для удобства можно быстро выбрать текст резолюции из заранее подготовленных шаблонов.

Процесс «Исполнение» предназначен для передачи документов или других поручений на выполнение. Контроль за успешностью исполнения осуществляет проверяющий, если он назначен. Исполнителями могут быть как конкретные пользователи, так и роли, например, «Секретарь».

Для процесса предусмотрены три варианта маршрутизации:

• Всем сразу: параллельное исполнение, когда все участники работают одновременно.
• По очереди: последовательное исполнение; каждый участник приступает к работе после завершения предыдущего.
• Смешанное исполнение: сочетание параллельного и последовательного подхода с возможностью указания порядка выполнения задач (одновременно или поочередно).

Сроки исполнения можно задавать несколькими способами:

• Общий срок для всех исполнителей.
• Индивидуальный срок для каждого исполнителя.
• Комбинация общего срока для всех и персональных сроков для некоторых исполнителей.

Срок исполнения можно установить с точностью до минут. Один из исполнителей может быть назначен ответственным за результат выполнения всего процесса.

Настройка процессов в «1С:Документообороте»

В программе «1С:Документооборот» бизнес-процессы могут быть комплексными. Это означает, что вы можете настроить маршрут обработки документа любой сложности, который будет состоять из произвольной последовательности простых процессов, условий маршрутизации и различных скриптов.

Бизнес-процессы в «1С:ДО» можно создавать следующими способами:

• произвольно – для создания инициативной задачи и фиксации результатов ее выполнения;
• на основании предмета – когда нужно связать процесс с документами, файлами, контрагентами или другими объектами конфигурации;
• в качестве подзадачи – если нужно детализировать работу, создать дополнительную задачу на основе основного процесса или привлечь дополнительных согласующих и исполнителей.

При создании любого процесса в «1С:Документообороте» вы можете воспользоваться помощником, который ускорит выбор подходящего шаблона для поставленной задачи. Помощник предложит только те шаблоны, к которым текущий пользователь имеет доступ.

Типы запуска процессов

Типы запуска процессов делятся на:

• ручные – запускаются вручную по необходимости;
• предлагаемые системой – запускаются при создании или регистрации документа;
• автоматические – запускаются системой автоматически при выполнении определенных условий.

Новый бизнес-процесс, связанный с конкретным документом, можно создать на основе этого документа.

Для любого типа бизнес-процесса можно настроить шаблон, чтобы автоматизировать повторяющиеся маршруты и сократить рутинные операции.

Шаблон может включать следующие элементы:

• Шаги или действия.
• Сроки выполнения.
• Исполнители, контролеры, проверяющие.
• Ограничения по доступу.
• Предметы процесса.
• Общее и индивидуальное описание.
• Условия запуска и другие параметры.

Исполнители задач выбираются в зависимости от их роли в процессе, с использованием пользователей, ролей или автоподстановок.

В «1С:Документообороте» при запуске любого бизнес-процесса создается уникальный экземпляр, включающий блок-схему процесса. Это позволяет участникам в любой момент увидеть, на каком этапе находится процесс, кто уже выполнил свою задачу, а кто еще нет.

Бизнес-процессы в «1С:ДО»

Бизнес-процессы в «1С:ДО» состоят из одного или нескольких шагов, которые представлены в виде задач. Задачи – это интерактивные точки принятия решений в рамках процесса, и они не могут существовать отдельно от него. Для работы с задачами доступны следующие функции:

• принять задачу к исполнению;
• перенаправить задачу другому исполнителю;
• отменить выполнение, если процесс остался на текущем этапе;
• отправить уведомление ответственным лицам о новой задаче или изменениях через электронную почту, SMS или всплывающее окно;
• произвести учет трудозатрат на выполнение задачи;
• создавать дополнительные вопросы сотрудникам по задаче и официально переносить сроки ее исполнения.

Внедрение «1С:Документооборота»

Внедрение «1С:Документооборота» поможет организовать самые разные бизнес-процессы предприятия, обеспечить прозрачность ведения документации, что в свою очередь позволит:

• повысить качество управления организацией путем получения актуальной информации и возможности оперативно на нее реагировать;
• повысить качество работы сотрудников путем анализа и контроля над исполнением;
• повысить производительность труда из-за отсутствия траты времени на поиск документов, потери документов в кипах бумаг и перемещений их из рук в руки, хождений из кабинета в кабинет;
• снизить недобросовестное поведение сотрудников, так как не будет возможности сказать «Не видел», «Не знаю», ведь все действия пользователей в базе возможно отследить;
• ограничить доступ к информации в зависимости от должностей, от функциональных задач;
• для крупных компаний, имеющих филиалы в разных городах, – объединить информацию в единую базу.

В заключение стоит отметить, что «1С:Документооборот» обладает мощными возможностями для автоматизации бизнес-процессов любой сложности. Система поддерживает создание процессов с множеством условий, используя скрипты, которые выполняют различные действия в зависимости от ситуации. При этом нет ограничений по количеству шагов или этапов выполнения.

Проведем демонстрацию под ваш запрос

Оставить заявку