Работа в программе «1С:Документооборот»: согласование документов

Работа с договорами и сопутствующими документами – это основа деятельности любой компании. Мы привлекаем клиентов, поставщиков и партнеров, устанавливаем с ними взаимовыгодные отношения. Все эти взаимодействия оформляются через договора, соглашения, счета и акты.

Однако работа с документами редко вызывает восторг. Более того, в каждой компании есть свои скелеты в шкафу: потерянные договора и ошибки, которые приводили к судебным разбирательствам, огромным убыткам и увольнениям сотрудников.

Проблему не решить приказами, штрафами, наймом дополнительного персонала или отдельными улучшениями – слишком много участников и процедур, требующих согласования. Без целостного и системного подхода процесс будет тормозить и приводить к сбоям, тянуть компанию вниз.

Последствия внедрения «1С:ДО» – что изменится?

Создание договоров и согласование документов будут проходить гораздо быстрее.
Проблемы с невозвращенными договорами от контрагентов уйдут в прошлое.
Договоры будут автоматически продлеваться.
Настроится контроль прохождения всех этапов работы с документами.
Вы сможете отслеживать не только договора, но и все сопроводительные документы: акты, накладные, счета и т.д.

Автоматизация процесса сама по себе упорядочит работу в компании. Придется:

четко разделить обязанности, права и ответственность;
определить сроки выполнения каждого действия, чтобы система могла сигнализировать о просрочке;
привести в порядок библиотеку шаблонов документов;
сегментировать клиентов и сделки, чтобы определить разные сценарии работы с ними.

Это может вызвать недовольство у тех, кто привык к старым методам: «Мы и так хорошо работали! Гибкость – наше преимущество, не нужно нас загонять в рамки регламентов!» Такое вы обязательно услышите.

Но беспорядок и хаос мешают компании развиваться. Новички не могут разобраться в процессе и быстро уходят, а сотрудники тратят силы на преодоление ежедневного беспорядка, который стал нормой.

«1С:Документооборот» изменит ваш взгляд на управление документами.

Создание договора

Начнем работу в программе «1С:Документооборот». Договор создается просто и быстро. Вам не понадобится много времени или усилий.

Есть карточка договора с обязательными полями, которые нельзя пропустить. Главное – у вас будет библиотека шаблонов рамочных договоров (да, ее нужно создать самим). Это значительно ускоряет создание договоров для типовых сделок и контрагентов.

Во-вторых, к карточке договора можно прикрепить любые сопутствующие документы:

черновики;
коммерческие предложения;
файлы расчетов.

И тут же в форме форума можно обсудить спорные моменты договора, если они возникнут.

Процесс согласования в «1С:Документообороте»

В программе «1С:Документообороте» согласование может быть использовано как самостоятельный инструмент для согласования договоров перед их подписанием, заявок на оплату или закупку ТМЦ. В некоторых случаях можно настроить автоматическое согласование, что упростит ежедневную рутину. Также его можно использовать как часть комплексного процесса для многошаговой обработки документов.

Чтобы настроить шаблон процесса, перейдите в раздел «Управление процессами» и выберите «Шаблоны процессов». Откроется рабочее место администратора бизнес-процессов для настройки шаблонов. Заметьте, что эта функция доступна только пользователям с особыми полномочиями.

Создадим новый шаблон процесса на примере согласования документа «Заявка на расходование средств». Для этого:

Перейдите в раздел «Согласование» и нажмите «Создать». Откроется окно создания нового процесса согласования.
Введите уникальное название шаблона. Если нужно ограничить доступ к шаблону, укажите рабочую группу. Пользователи этой группы смогут изменять шаблон.
На второй вкладке настройте основные параметры процесса согласования. Укажите название процесса, которое будет видно пользователю в задачах. Рекомендуем использовать понятное имя предмета. Добавьте расширенное описание, чтобы пользователи точно понимали, что нужно сделать.
Настройте маршрут согласования. Выберите тип согласования: все участники сразу, по очереди или смешанно. Укажите участников процесса из списка пользователей системы и установите сроки исполнения для каждого. Сроки могут быть указаны в днях, часах или минутах.

Установленные сроки исполнения помогут контролировать дисциплину и при необходимости подключать эскалацию решений. Для подбора исполнителей можно использовать как конкретных пользователей, так и встроенный механизм автоподстановок.

Автоподстановки – это встроенный механизм системы, который автоматически подставляет значения реквизитов связанных объектов. Добавить свои автоподстановки можно только с помощью программирования.

Еще один «умный» механизм подбора участников процесса – ролевая адресация. Роли исполнителей настраиваются в разделе «Управление процессами». Использование автоподстановок и ролевой адресации предпочтительнее при построении маршрутов бизнес-процессов, так как это значительно упрощает администрирование.

Если для согласования заявок требуется подбор согласующих, воспользуйтесь настройкой маршрутизации бизнес-процесса. Условия можно настроить по сложным алгоритмам, используя практически все реквизиты объектов системы или встроенный язык программирования.

На третьей вкладке настройки шаблона маршрута согласования можно настроить предметы процесса. Предметы могут быть разными по типу:

Если в процессе используется несколько предметов, можно настроить порядок их отображения. В табличной части вкладки можно регулировать видимость каждого предмета на каждом шаге процесса. Для заполняемого предмета настраивается шаг процесса, на котором пользователь должен его заполнить.

На последней вкладке настройки маршрута согласования можно задать условия, при которых пользователь сможет выполнить свою задачу. Эта настройка условий похожа на настройку условий маршрутизации.

На первой вкладке не забудьте назначить созданный шаблон определенному виду документа, например, Заявке на расходование средств. Здесь же можно настроить механизм эскалации задач, чтобы оптимизировать бизнес-процессы и минимизировать ошибки.

Правила эскалации позволяют автоматически завершать шаг процесса или перенаправлять невыполненную задачу, например, непосредственному руководителю исполнителя, в зависимости от временных условий.

Как показывает этот пример, даже настройка простого шаблона маршрута согласования требует от администратора знаний и опыта работы с системой, понимания внутренних механизмов и зависимостей объектов. Настройка более сложных процессов, таких как согласование договоров, потребует значительного времени и знаний, особенно если включены повторные согласования или отмены на разных этапах.

Для решения таких задач, особенно на этапе внедрения системы, когда нужна методологическая и консалтинговая поддержка, стоит привлечь профессионалов. Они имеют достаточный опыт и знания, что поможет избежать ошибок, добиться положительных результатов в короткие сроки и сэкономить бюджет компании.

Контроль наличия договоров и сопроводительных документов

Сроки и этапы договоров

Многие договоры бывают «бессрочными», предполагающими долгосрочное сотрудничество без конкретного срока окончания. Для таких договоров можно настроить автоматическое продление. Но бывает и так, что система подает сигнал о завершении срока действия, и пользователю нужно решить, продлевать ли договор.

Особенно это актуально для проектных договоров, где важно отслеживать завершение этапов. Здесь может понадобиться оформление дополнительных документов: счетов, актов, накладных.

Время от времени работы не укладываются в сроки, и нужно заключить дополнительное соглашение или запустить процесс взыскания пени. Система помогает избежать ошибок и предотвратить серьезные последствия, которые могут оставить неприятные воспоминания и убытки.

Расторжение договоров

Иногда договоры приходится расторгать. Важно вести статистику причин расторжения, для этого в системе предусмотрены поля для отметки причин и отчеты для анализа.

Система позволяет проводить аналитику по разным аспектам договорной работы. Можно создавать отчеты:

«1С:Документооборот» поможет вам эффективно управлять сроками и этапами договоров, минимизируя риски и ошибки.

Управление договорами в «1С:Документообороте»